重大活動檔案進館后管理問題

　　蘭臺新兵：重大活動檔案，是指在重大活動中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實物等不同載體的歷史記錄。按照重大活動檔案管理辦法要求，重大活動結束后一定期限內，承辦單位應將形成的重大活動檔案移交進館保存。進館后，該如何劃定其檔案全宗?是劃入承辦單位全宗，還是另立全宗?如劃入承辦單位全宗，對紙質文件材料以“件”為單位進行整理時，如何與承辦單位形成的文書檔案進行區分?
　　追夢人：我認為，重大活動檔案進館后應當劃入承辦單位全宗，不應單獨另立全宗。重大活動是由主辦單位牽頭開展的，是一項階段性活動，沒有必要為此增加一個全宗。至于紙質文件材料以“件”為單位整理后，如何與文書檔案進行區分，我覺得，應根據各單位的整理方案來確定，通常以不打亂整個活動的材料為前提，從籌備到結束形成的文件材料按先后順序編號排列，可作為一個問題專盒存檔。
　　蘭臺新兵：按追夢人所說，歸入承辦單位全宗，作為一個問題專盒存檔。那么，如果一個單位采用的是“年度——組織機構——保管期限”分類方法，或者“年度——保管期限”分類方法，豈不是有點亂套?就像N年前，教育部門搞“普九”檢查，硬生生造了一個新的檔案門類——“普九檔案”。
　　追夢人：同一全宗內的分類方案是保持不變的，不論采用的是“年度——組織機構——保管期限”分類方法或者“年度——保管期限”分類方法，都是相對穩定的，不是說單獨裝一個盒內完事，而是根據檔案的整理規則進行整理，不改變其完整性。
　　蘭臺新兵：如果按單位制定的分類方案進行整理，那涉及重大活動檔案資料必然要歸入相應類目中。我們知道，歸檔文件整理是在分類方案中最低一級類目中進行編號排列。請問：這些重大活動檔案資料怎么編號(件號)?同一年度形成的檔案分年度移交接收，是否合理?
　　錢慧娟：我認為，重大活動檔案應單獨設立新全宗，并歸屬于專門檔案。原單位的檔案按照“年度——組織機構——保管期限”正常歸檔，單獨把重大活動這塊兒挑出來，另設全宗，一來代表這部分檔案的重要性、專門性，二來查找方便，畢竟數量有限。
　　秋葦：南陽市檔案館對重大活動檔案的整理是另立全宗，以“件”為單位整理。重大活動檔案是作為專門檔案來管理的，在我館保存在特色庫房里。
　　田潤：濮陽市檔案館對重大活動檔案全部按專門檔案管理，我贊成這種做法。重大活動承辦單位一般都是幾個，有一個牽頭單位。不能將其檔案劃入某個單位全宗，不便于查找。比如“建市20周年”慶典檔案，應由市委宣傳部牽頭，查找時，易感覺是市辦公室牽頭，如專列出來較好。不必有全宗號，有目可查，存放適當即可。我館的一些活動檔案分出保管期限，我認為不必要，按先后順序編排即可，否則，影響查找效率。有些短期如“簡報”類記錄著重大活動，但檔案館一般不接收。重大活動檔案檢索工具要專柜存放，實體檔案要根據館內實際統一存放，每個活動檔案按時間順序歸檔完整即可。
　　白樺：我認為，重大活動檔案進館后，應另立全宗比較合適。例如，“5·12”汶川大地震的援建工作。震后，為完整留存這一特殊時期的珍貴檔案，成都市檔案局多次到各重災區開展調研，并與援建省市聯系、協商，擬定了“建全宗、多套制、屬地化”的基本思路?，F都江堰市已建立多個專題全宗卷，明確了對文書、聲像等一般性檔案采取“兩套制”的方法進行收集整理，待援建結束后，分別向上海市和都江堰市綜合檔案館移交；援建項目檔案則采用“四套制”的方法，由上海市檔案館、都江堰市檔案館、都江堰市城建檔案館及項目使用方分別保管。按照屬地化原則，援建項目檔案工作的業務監督指導與服務由都江堰市檔案館具體負責。不難看出，另立全宗能更好更便于檔案的利用。我認為，還應建立健全相關重大活動檔案管理的法律法規，讓重大活動有法可依，并形成長效機制，使管理歸檔過程中有抓手；同時，要由本區域內的上一級檔案部門牽頭加強督導，統一協調，明確主體單位和配合部門，實行屬地管理、聯合互動、配合協調等機制，不斷探索管理歸檔活動的新方法、新程序，使各類檔案完整收集、集中管理、有效利用。
　　一井水：重大活動主辦單位一般都是臨時機構，但工作內容涉及很多部門和單位。比如，現在從省市到縣區都在搞“三年大變樣”，拆遷工作成為重中之重，拆遷檔案也就成為接收的重點。那么，從我區來講，拆遷工作涉及大部分機關、團體、事業單位，組成八個工作隊，深入拆遷一線，形成大量的拆遷檔案。但主辦單位應該是城市建設管理委員會、拆遷戰役指揮部。我們單獨設置一個全宗，對這些檔案進行收集、整理、編目，集中進館。
　　Ycdg：湖北宜昌采用的是單設全宗的方法，也分幾種情況：1.傳統文書，我們給重大活動1個全宗號，不同的重大活動再分別給目錄號。2.簡化文書，2002年，《歸檔文件整理實施細則》實行后，終止了第一種的用法，現采用一個重大活動給一個全宗號的方法，但也有問題：第一，全宗號會無限地增多，第二，每年都舉行一次的重大活動不好處理。我提點個人建議：重大活動還是給一個全宗號，然后，根據不同活動給個代字，再加上年度。
　　味道：但凡是重大活動，只要主辦單位稍微有點檔案意識都會建立專卷的，比如，體育局組織的重大賽事一般都有專卷。對于立檔單位來說，利用也很方便。我出去指導的時候，也是主張建專卷，即使你不主張，人家也會主動建專卷的，畢竟好管理，而且，還省了檔案部門的事，何樂而不為?
　　一井水：同意味道的這一觀點，只要加強督導，讓主辦單位收集齊全，整理規范，及時移交本單位檔案室即可。像上述提到的有主辦單位的單項活動，提前收集進館，既不利于檔案館日常管理，也容易造成將來重復進館。所以，不主張提前收集。對于設立臨時機構、活動涉及全局、由多家單位共同完成的工作，應由臨時機構在撤銷之前，收集、整理、編目，全部整合后移交進館，單設全宗，單獨管理。
　　火草：重大活動到底有哪些?哪位能詳細列舉一下?在接收重大活動檔案時，好些人無從下手。
　　一井水：重大活動應該有個原則：一是在當地影響重大(如“非典”、大地震、自然災害)；二是涉及范圍廣(如“區成立周年”慶典)；三是有臨時機構(如“拆遷戰役”指揮部)。
　　郭東升：重大項目檔案進館后的整理，須依從項目文件材料的實際，站在項目檔案全局與館藏全局來權衡、決策。1999年，臨清市上了一個城區古運河改造項目，到現在仍未完成。當時，我們響應上級檔案部門號召，以嚴格執法的姿態將市政府、城區古運河改造指揮部的文件強行收進館。也帶來了麻煩，除了城區古運河改造指揮部這個臨時機構的檔案外，還有市政府、建設、設計、施工單位的。建設、設計、施工單位的當時尚不能進館。我把它們歸到了市城建局全宗里，市政府的文件也歸入，現總覺得不妥。重大項目檔案如有主從部門單位的，應歸入主導、牽頭部門單位全宗。無主從部門單位的，其時間長、文件多的項目檔案，以建新全宗為宜。時間短、文件少的，可考慮建重大項目全宗群，分類依次組織子全宗，使全宗結構更系統、整齊。
　　寧靜：目前，重大活動檔案的收集與整理都太簡單，大多是文件材料裝訂成冊，等同文件合訂本。有原檔案形成部門圖省事、不負責任的原因，更主要的是檔案管理部門沒有提前介入，缺乏應有的檔案監督指導。尤其是聲像方面的檔案更是少之又少。
　　小魚兒：重大活動檔案移交進館應本著“便于管理、方便利用、便捷服務”的原則。首先，重大活動檔案的前端介入，是檔案工作者的重中之重。其次，活動結束后，業務部門也要跟蹤指導檔案的歸檔整理，以確?；顒硬牧系臍w檔質量。再次，重大活動檔案的整理宜按“卷”不宜按“件”，重大活動檔案應歸入專門檔案，切合實際，便于操作。便于進館后的管理和利用。最后，進館檔案不應單設全宗，每個檔案館的全宗設置就是為了保管、查找方便，如有明顯的主管單位，應歸入主管單位全宗，如無明顯主管單位，應歸入牽頭單位全宗。
　　飛熊：如何理解和界定重大活動和全部整理重大活動所形成的各類文件材料很關鍵。所謂“重大活動”，是相對帶有全局影響性、突發或發生頻率并不高且社會力量或資源參與度較高的活動(事件)，具有不可重復性；重大活動的材料范圍，是在重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、聲像等不同形式的歷史記錄。重大活動檔案進館后，其全部檔案材料應獨立構成全宗，檔案館應按照相關規定對接收到的檔案材料進行編目、鑒定。
　　周小麗：很多重大活動都是臨時抽調人員組成領導小組或辦公室，活動一結束，各回各家。形成的一堆文件材料，由檔案部門收拾殘局。有些即使整理了也不符合規定，能否在活動開始就與檔案業務部門結合，制訂整理方案，做到有始有終。單獨設全宗，個人認為沒必要，歸入主辦部門全宗即可。
　　譯之：河南省明確規定，河南省區域內重大活動檔案由河南省檔案局負責管理，并在省檔案館單設全宗，專人管理。林州市為遵循“上下協同一致”的原則，也規定，凡是本行政區域內的重大活動檔案由林州市檔案局負責管理，單設全宗，專人管理。凡是列為省里重大活動項目的檔案，由省檔案局負責管理，地方保存復制件，縣級檔案局只負責管理除省、地級市已管理之外的本縣重大活動檔案。
　　馬帥章：我認為，重大活動的檔案確實應該獨立設為一個全宗。從理論上講，符合客體全宗的要求，是客體全宗的一種重要表現形式?？腕w全宗的設置，是站在“同一件事”的基礎上進行的。另外，重大活動的開展涉及的單位不止一個，形成的文件和檔案也會多門類、多部門。在此基礎上設置一個主體全宗，會造成相關單位文件的交錯和混亂，不便于統一化管理。應圍繞一個主題，將整個活動中涉及單位產生的，關于該項活動的所有文件檔案，按照主題活動的發生過程進行整序。檔案經過序化后，可達到活動內容的完整拼接，便于今后活動檔案的檢索和利用，為今后活動起到積極的借鑒作用。
　　滄海一粟：重大活動檔案移交進館后的管理問題，個人認為，應根據各地實際情況而定，不應“一刀切”。相比較而言，我較認同錢慧娟的看法，即：“重大活動檔案建立兩套，一套單獨設立新全宗，且應歸屬于專門檔案；另一套進入原單位全宗。”并都應以“收集齊全完整、方便查找利用”為原