河南省市級檔案網站建設情況調查分析

　　摘要：從檔案網站的基本信息、主要內容、功能三方面入手，對河南省市級檔案網站建設進行調研，以掌握其建設的基本狀況，進而提出相關建議。
　　關鍵詞：檔案網站；網站建設；河南
　　
　　2010年10月2日～11月20日，筆者對河南省18個省轄市的檔案網站建設情況進行了調研。通過網站瀏覽的方式，對各網站基本信息、主要內容和功能作出統計和分析。
　　
　　1　檔案網站的基本信息
　　
　　1.1　是否設立網站。根據河南省檔案信息網提供的鏈接，通過百度、Google等搜索引擎的補充搜索，可以找到鄭州、洛陽、開封、焦作、漯河、周口、鶴壁、三門峽、南陽、濟源、新鄉、許昌等12個城市的檔案網站，占被調研檔案局(館)總數的66.7％。由于各種原因，一直無法找到濮陽、安陽、駐馬店、平頂山、信陽、商丘等6個城市的檔案網站，占被調研檔案局(館)總數的33.3％。其中，安陽檔案局(館)、濮陽檔案局(館)存在檔案網站域名，但無法打開。
　　
　　1.2　網站名稱及域名。被調研的12個檔案局(館)網站名稱有以下6種：①××檔案信息網，多數檔案局(館)采用此種模式，如鄭州檔案信息網、新鄉檔案信息網等。②××市檔案信息網，如許昌市檔案信息網、周口市檔案信息網等。⑧××市史志檔案信息網，如漯河市史志檔案信息網。④××市檔案局(館)，如鶴壁市檔案局(館)。⑤××檔案，如開封檔案。⑥××檔案網，如焦作檔案網。由此可以看出，檔案網站的命名突出了“檔案”和“信息”兩詞，這既體現了其獨特的專業性，又強調了檔案作為社會重要信息資源的地位。
　　域名是企業、政府、非政府組織等機構或者個人在網絡上的名稱。它是一種富于邏輯、便于記憶、便于理解的Internet地址。一般情況下，域名能夠正確反映網站的性質或特征。被調研的12個網站域名，呈現以下特征：①除了三門峽、新鄉之外，其余檔案局(館)的網站域名均有WWW，這說明它們獨立注冊了檔案網站域名。②網站域名格式不統一。目前河南省檔案網站域名的后綴形式有4種：.coln；.gov.cn；.com，cn和行政區域名，cn。其中，有7個檔案網站的二級域名是gov，正確反映了其作為政府機構的性質，占被調研網站總數的58.3％。具體調研情況如表1所示。的訪問人數統計數據。網站訪問率反映了公眾對網站的關注程度，說明了網站建設的質量，也是檔案部門不斷完善檔案網站建設的重要指標。在調研的12個網站中，鄭州、漯河、許昌、開封、新鄉、焦作6市的檔案網站提供了訪問人數統計，占被調研網站總數的50％；洛陽檔案底端有訪問統計字樣，但無任何數據。訪問率(人／天)=訪問人數2一訪問人數1／兩次訪問間隔天數。各網站的訪問統計見表2。
　　
　　
　　
　　1.4　網站更新速度。檔案網站內容的及時更新，有助于公眾獲取檔案工作的最新動態。檔案網站內容的更新應以事件為契機，不定期進行。在調研中發現，多數檔案網站存在更新時不標注日期的問題，讓公眾無法立即了解這是何時的新聞，如開封檔案、鶴壁市檔案局(館)就存在這樣的問題。在調研的12個網站中，更新比較迅速的有鄭州、焦作、許昌、漯河和三門峽，占被調研網站總數的41.7％。如表3所示。
　　
　　
　　1.5　一級類目設置。任何網站都是通過一級類目來反映它的主要內容，檔案網站自然也不例外。從調研結果看，一級類目的設置不合理，缺乏規范性。在一級類目的數量上，最少的是三門峽檔案信息網，其數量為7個；而濟源檔案信息網多達14個。在一級類目名稱上，有網站首頁、政務公開、信息公開、館藏指南、檔案匯編、政策法規、檔案查詢、網上展廳等，多達70余種。
　　
　　1.6　版本設置。隨著改革開放的進一步深入，檔案事業的快速發展，檔案交流活動不再局限于國內，國家之間的檔案交流也得到加強。檔案網站作為檔案工作者之間、用戶之間、檔案工作者與用戶之間的交流工具，外文版本、繁體版本的設置已成為必然。在所調研的網站中，只有鄭州檔案信息網有英文版本、繁體版本的設置，但英文版本還處于建設階段，缺乏實際應用意義。因此，檔案局(館)應加快外文版本、繁體版本的設置，豐富網站內容。
　　
　　1.7　網站導航系統。用戶可通過網站導航系統，快速了解網站的布局及主要內容，達到節省時間、提高效率的目的。在調研的12個網站中，只有周口、三門峽2市的網站提供了導航系統，占被調研網站總數的16.7％。其中三門峽檔案信息網的網站導航系統位于網頁的最底端，利用者不易察覺。
　　
　　2　檔案網站的主要內容
　　
　　2.1　檔案局(館)的職能信息。主要包括本局(館)的基本職能、機構設置、工作職責、主要領導、歷史沿革等介紹性信息。所調研的12個檔案網站都設立“局館簡介”用于介紹本局(館)的職能信息，但名稱不統一，有局館介紹、局館指南、局館概況、局館簡介、本局概況、單位概況、檔案局7種之多。其中，鄭州、焦作、許昌、漯河、三門峽、濟源、周口、開封、南陽、鶴壁10市的檔案網站將其設立為一級類目，占被調研網站總數的83.3％；洛陽、新鄉則將其設立在一級類目政務公開的二級類目中，占被調研網站總數的16.7％。這充分反映設置這一欄目的重要性和必要性。
　　
　　2.2　檔案工作信息。主要包括國家、外省市及國外檔案工作動態信息，國家與地方的檔案政策法規信息，全國檔案工作的統計數據，檔案會議信息，檔案展覽信息，檔案刊物信息等檔案工作新聞。
　　2.2.1　工作動態。所調研的12個檔案網站，都設立了“工作動態”這一欄目，并以圖文形式介紹本局(館)的最新工作動向。但只有半數網站能提供本館的最新工作動態，分別是鄭州、焦作、許昌、漯河、三門峽、洛陽6市的檔案網站；而開封、南陽、新鄉、鶴壁4市超過3個月沒有更新網站內容。
　　2.2.2　政策法規。檔案政策法規是建設和發展檔案事業的基本保障。在12個檔案網站中，除南陽市檔案信息網外，其余的均設立了“政策法規”、“法規標準”或“以法治檔”這一欄目用于介紹檔案政策法規信息，占被調研網站總數的91.7％。其中，鄭州、洛陽、開封、濟源、新鄉、許昌、三門峽、鶴壁、漯河、焦作10市的檔案網站將其設置為一級類目，占被調研網站總數的83.3％，這表明大多數網站都意識到設置這一欄目的重要性。但多數網站內容普遍比較單一，只有少數網站的這一欄目包括了國家級、省級、市級的檔案政策法規信息，如鄭州檔案信息網、三門峽檔案信息網。
　　2.2.3　網上展廳。從調研結果看，檔案局(館)對網上展廳的建設不夠重視。在12個檔案網站中，鄭州、焦作、濟源、許昌、洛陽、漯河6市的檔案網站設置了“網上展廳”這一欄目，占被調研網站總數的50％。其中，洛陽檔案只提供了簡短的視頻，沒有任何圖文說明；濟源檔案信息網只提供一些圖片，沒有文字說明；漯河市史志檔案信息網只以文字形式介紹了劉義權、張樹勛的先進事跡。網上展廳辦得好的只有鄭州、焦作、許昌3市的檔案網站。焦作檔案網以圖文形式展示了中國共產黨歷史上領袖人物、先烈英模、先進人物的典型事跡，具有深刻的教育意義。鄭州檔案信息網將網上展廳分為“綜合展廳”和“專題展廳”，“綜合展廳”展示了鄭州解放前后發生的巨大變化，特別是改革開放三十年以來所取得的建設成就；“專題展廳”展示了張國治、任長霞、朱和平等人的先進事跡。許昌市檔案信息網以圖片、文字、視頻的形式展示了館藏珍品以及近年來該市在經濟、社會、文化建設方面所取得的巨大成就。
　　
　　2.3　利用服務信息。主要包括檔案館的查檔指南、查檔時間、查檔手續、開放目錄等。從調研結果看，這一欄目的設置有三個特點：①大多數檔案網站都意識到設置這一欄目的重要性。在調研的12個網站中，除了周口市檔案信息網、漯河市史志檔案信息網將其設置為二級類目，其余的均設置為一級類目，占被調研網站總數的83.3％。②缺乏統一的名稱，有業務交流、開放檔案、保管利用、利用服務、檔案館、在線查檔、查檔服務、文件查詢中心8種之多。③從內容上看，多數網站都提供了查檔手續、查檔方法、查檔時間、開放目錄等信息。比如，鶴壁市檔案局(館)的“檔案查詢”除了提供開放目錄、專題指南、查檔須知三方面的信息外，還增添了檔案利用事例。這有助于增強公眾的檔案意識，提高公眾利用檔案的積極性。
　　
　　2.4　館藏資源信息。主要包括檔案館的館藏范圍、類型、全宗名冊、特色館藏等信息。
　　2.4.1　館藏介紹。從調研結果看，多數檔案網站不重視該方面的建設，主要表現在兩個方面：①從內容上看，濟源、三門峽、鶴壁、洛陽、漯河、新鄉6市的檔案網站均無相關館藏信息的介紹，占被調研網站總數的50％。焦作、開封的檔案網站只概括說明了館藏情況，未提供全宗名冊、聲像檔案。南陽市檔案信息網只提供了全宗目錄，未對館藏情況進行介紹。鄭州、周口、許昌做得比較好，占調研網站總數的25％。其中，周口市檔案信息網提供了館藏資料和全宗介紹；鄭州檔案信息網提供了館藏介紹、全宗名冊、照片檔案以及名人檔案；許昌市檔案信息網提供了全宗名冊、專題目錄以及照片檔案。②在類目設置上，許昌、周口、新鄉將其設為一級類目，鄭州、開封、漯河將其設為二級類目，但新鄉、漯河兩市檔案網站的“館藏情況”打開后，無任何內容。
　　2.4.2　特色檔案。特色檔案應是檔案部門收集(征集)的反映當地歷史文化、風土人情、民俗民風、特殊事件、名人、名勝、名優特產等特色的各種形式和載體的記錄材料。它反映了一個地區的民俗風情和歷史地理，具有重要的歷史文化價值。在調研的12個網站中，多數網站均有對特色檔案的介紹。比如，許昌市檔案信息網的“許昌春秋”、周口市檔案信息網的“古今周口”、濟源檔案信息網的“新農村檔案”等。
　　
　　2.5　檔案學術研究信息。從調研結果看，多數檔案網站缺乏學術研究方面的信息。
　　在12個檔案網站中，周口、漯河、新鄉、焦作、三門峽5市的檔案網站沒有檔案學術研究方面的信息。濟源檔案信息網的“經驗交流”、開封檔案的“理論探討”只是偶爾涉及檔案學術研究的信息。洛陽、許昌、鶴壁、鄭州、南陽5市做得比較好，占被調研網站總數的41.7％。比如，鄭州檔案信息網的“蘭臺論壇”，提供了劉延龍、黃霄羽、王星光、劉越男等檔案名家的視頻講座，給公眾提供了一個很好的學習平臺。
　　
　　3　檔案網站的功能
　　
　　3.1　檢索功能。檔案網站作為提供檔案查詢利用服務的重要窗口，應當具備檢索功能。從調研結果看，多數檔案網站不具備檢索功能。其中，周口、開封、三門峽、新鄉、鶴壁、鄭州、南陽、洛陽(提供了現行文件和歷史檔案檢索，但一直無法打開)8市的檔案網站不具備檢索功能，占被調研網站總數的66，7％。許昌市檔案信息網只具備對現行文件進行目錄檢索，漯河、焦作、濟源3市的檔案網站可對現行文件和歷史檔案進行目錄檢索，占被調研網站總數的25％。如表4所不。
　　
　　
　　3.2　交互功能。檔案網站可通過設立領導信箱、網上調查、在線咨詢等方式，收集檔案用戶的反饋意見，征詢社會各界對檔案局(館)服務工作的建議，并答復用戶的問題，進而提高網站的建設水平和服務質量。在調研的12個網站中，多數網站通過設置“領導信箱”，初步具備了交流互動功能。其中，鄭州檔案信息網除了設置“領導信箱”外，還有“網上調查”、“在線咨詢”、“檔案論壇”3個欄目，具有很好的借鑒意義。
　　
　　3.3　鏈接功能。通過與國內外檔案機構、新聞媒體、政府部門等網站的鏈接，可以擴大信息資源，豐富網站內容，增強吸引力，進一步增加網站的點擊率和實用性。12個檔案網站均設立了鏈接，但在數量和質量上存在著很大的差異。具體調研情況見表5。
　　從表5可以看出，多數網站的鏈接個數和鏈接有效率都較低，只有鄭州、開封、洛陽、鶴壁、周口5市的檔案網站做得比較好。其中，洛陽檔案的鏈接有效率達到了91.7％；鄭州檔案信息網的鏈接個數達到186個，鏈接范圍包括國內外檔案機構網站、新聞媒體網站、政府部門網站等，鏈接有效率達到82.2％。
　　
　　3.4　休閑功能。檔案網站可通過提供一些知識性、趣味性的檔案信息，以增加用戶利用檔案的次數，拓寬檔案利用的范圍。在調研的12個網站中，多數檔案局(館)都意識到加強檔案網站休閑功能建設的重要性，比如，許昌市檔案信息網的“許昌春秋”、鶴壁市檔案局(館)的“淇河神韻”、鄭州檔案信息網的“檔案博覽”等。這些欄目的設置既體現了網站的專業性，又增添了網站的趣味性，同時也會使人們的身心得到愉悅和放松。
　　
　　4　總結
　　
　　4.1　更新觀念，提高認識。在河南省的18個省轄市中，有6個尚未建立檔案網站，已建成的檔案網站在內容建設、網站設計上也存在著諸多問題，這與檔案部門領導的重視程度有關。檔案部門的領導應當更新觀念，提高對檔案網站建設重要性的認識，加大人力、物力、財力的投入，切實做好檔案網站建設工作。
　　
　　4.2　制定檔案網站建設標準與規范。檔案網站建設的標準與規范是其健康發展的保障。目前河南省尚缺乏統一的檔案網站建設標準與規范，網站建設隨意性很大。以一級類目名稱為例，有網站首頁、政務公開、信息公開、館藏指南、檔案匯編、政策法規、檔案查詢等，多達70余種。因此，河南省檔案行政主管部門應在大量調研的基礎上，制定出切實可行的檔案網站建設標準與規范。
　　
　　4.3　加強網站信息資源建設。目前多數檔案網站內容單一，主要是檔案局(館)的職能信息、工作信息和利用服務信息，檔案館藏資源信息、學術研究信息相對較少。檔案部門應利用現代信息技術，大力推進檔案信息化進程，加強館藏資源數字化建設，逐步豐富網站信息資源。
　　
　　4.4　完善網站服務功能。在調研的12個網站中，普遍存在導航功能不突出、檢索功能不健全、鏈接功能差等缺點。檔案部門應引進專業人才，提供技術支持，逐步建立起快捷的導航系統、人性化的檢索系統和有效實用的鏈接系統，進一步完善網站的服務功能。
　　
　　參考文獻
　　[1]張照余，檔案網站：定位、內容、建站與運行模式[J].北京檔案，2001(9)：24-25.
　　[2]李寶玲，地方特色檔案建設的含義及特點[J].檔