淺談重點工程建設項目前期資料的收集

　　管道儲運公司是中國石化集團公司中以輸油(氣)管道建設與管理為主營的企業。管道工程建設既不同于煉化企業的煉化裝置安裝工程，也不同于油田的勘探開發、油氣開采工程。管道工程建設既有所有工程的共性，又有其自身的個性。隨著國家建設的快速發展，我公司的重點建設工程越來越多，企業與地方各單位之間的溝通、協作也很密切，雙方或多方聯系的過程中，前期資料的重要性正逐步凸顯。本文對管道建設工程前期資料的收集與管理進行了探討。
　　
　　1　工程前期資料的含義及所包含的內容
　　
　　“工程前期資料”，顧名思義，就是每項工程在開工前的準備階段所形成的和工程建設有關的所有資料。包括文字、圖片、音像等不同載體的原始材料。
　　工程前期資料所涵蓋的范圍很廣，它主要是指從工程項目立項開始，一直到工程項目開始施工這個過程中所產生的所有資料。比如，項目建議書或項目統籌計劃、可行性研究報告、初步設計或基礎設計、招投標資料、地質詳勘報告、施工與建設許可證、地貌狀況，等等。每個相關環節所產生的文件、資料，形成了一條有序的鏈條，不論缺失哪一件，工作流程就會出現缺口，給工作造成不便，輕者延誤工程建設的進展，重者造成經濟損失和不利的社會影響。
　　
　　2　工程前期資料的收集與管理
　　
　　工程前期資料的收集與管理是項繁瑣而細致的工作，必須建立健全各項管理制度，并根據建設項目的具體情況，制定出相應的收集和管理辦法。我認為，前期資料的收集可有三種情況：一是由檔案館收集。前提是檔案館人員較充足，能隨時跟蹤各項目部。二是由檔案館與項目部結合收集。三是由項目部收集。
　　對于管道工程建設，我認為，第二種方式比較適用。因為，許多前期工作都是在工程建設項目部成立之前就開始運作了。前期資料的形成時間早于項目部的成立時間。如果這一部分由項目部來收集，相對困難一些。前期工作大部分是由機關相關部門操作，由檔案館負責收集相對而言更及時一些。當工程建設項目部成立后，資料收集的重點就開始轉移到項目部。
　　每一個工程建設項目部在成立伊始，都應配備一名專門的檔案資料員，重點負責該項目全部資料的收集與管理。較大的工程建設項目還設置了許多相關分部，每個分部也對應地設置了兼職資料員。對于施工地點相對集中的建設工程，可采取由項目部檔案員定時收集的方式，而對于施工戰線較分散的建設工程，則可采用由項目分部的兼職資料員及時收集，定期向項目總部移交的管理方式。當然，無論采用什么方式，都應對收到的文件、資料登記造冊，出具完備的移交手續，確保前期資料的齊全完整和安全。項目總部的資料員應定期向檔案館發送收集到的文件目錄，以備公司相關部門查閱，使檔案館了解工程動態，及時把握工程前期資料的收集概況和齊全度。
　　設立專人管理資料的好處，是可以保證資料的齊全完整和安全，較大的工程項目施工工期相對較長，人員變動較頻繁。如采取“散放”方式難以保證最后驗收時文件資料的完整性。公司檔案館應加強與各項目部間的聯絡與溝通，給予相關的業務指導與監督。在檔案館人員相對充足的情況下，定期到工程項目部檢查其資料的收集管理現狀，提出整改意見，確保項目資料不漏項、不缺項，符合集團公司的驗收標準。
　　
　　3　收集工程前期資料的重要性與必要性
　　
　　真實性是資料憑證性的依據和基礎，失去真實性，就失去了憑證作用，因而也就失去了保存的價值。及時收集前期資料就是要確保其真實性與重要性。
　　絕大多數的工程前期資料是在開工前的準備階段形成的，它所記載的就是在辦理該項工程相關工作過程中的整個軌跡。這個軌跡上的每一點，都記載著它的操作流程與結果，如果軌跡無斷裂，就表明工作是完善的，如果有漏點，就可以追根溯源，不斷進行完善。人們常說“有理有據”，這里的“據”就是我們在工作過程中所產生的全部資料，其齊全完整與否，關乎著憑據是否真實。一張紙，一份圖，一段視頻，可能就是最關鍵的憑據，我們在收集資料時，絕不能因其細小而忽略。例如，在施工過程中出現地基下沉的情況，就需要調閱地勘資料，查閱相關數據，看是設計還是施工的問題。如資料收集得不及時，輕者延誤工期，重者可能造成重大事故。還有土地賠償等問題，都是易產生矛盾的方面，必須引起高度重視。
　　綜上所述，無論是地點相對集中的建設工程還是跨域較大的管道工程，其前期資料都是很重要的。它是一項建設工程得以正常施工的依據所在，其齊全完整是工程施工合法性與可行性的保證。重視工程前期資料的收集，不僅是對企業負責，更是對子孫后代負