事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理

　　［中圖分類號］G27 ［文獻標識碼］ Ａ ［文章編號］ １００９ — ２２３４（２０１1）０４ — ０１72 — ０１
　　
　　檔案工作是適應社會實踐的需要產(chǎn)生和發(fā)展的。各機關行政事業(yè)單位在工作和生產(chǎn)活動中不斷形成大量文件，各項工作的繼續(xù)和發(fā)展，就需要對這些文件進行管理。檔案管理是行政事業(yè)單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度對當代社會對于行政事業(yè)單位的發(fā)展來說極為重要。在一個行政事業(yè)單位中，檔案工作的規(guī)范化、標準化是事業(yè)單位檔案管理的關鍵，是整個行政事業(yè)單位協(xié)調、掌握、高效管理運行的有效保證。所謂行政事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理建設，就是按照規(guī)范化的質量和效率，強化系統(tǒng)思維意識以適應行政事業(yè)單位標準化、規(guī)范化、科學化運行的需要，不斷提高檔案工作的現(xiàn)代管理水平具有積極意義。
　　1.檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，是檔案工作的起點，通過收集工作為檔案工作提供實際的管理對象。檔案的手工做是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項重要內容和首要具體措施，收集工作的規(guī)范與否，工作質量的高低直接關系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。收集及時，檔案材料完整系統(tǒng)，鑒選得當，則為檔案管理的各個環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好條件，廣泛的開展檔案的利用工作。如果檔案收集的很少，或者只收集了一些殘損零亂的和實用價值不大的檔案材料，不僅會給整理、編目、鑒定、保管等一系列的工作在很大程度上造成無效勞動，而且更重要的是不能提供檔案為各項工作服務，這對工作的開展是極為不利的。大量的經(jīng)驗證明，收集工作是檔案業(yè)務基礎工作中的基礎，做好檔案工作首先必須從檔案的收集工作做起。檔案的收集，既然是行政事業(yè)檔案室取得檔案的一種手段，要開展收集工作，就必須要與各行政事業(yè)單位內個相關部門，有關的工作人員以至社會各界人士進行直接接觸。在收集的過程中就要處理好這些關系。行政事業(yè)單位檔案室的檔案收集工作的主要途徑，是建立和健全行政事業(yè)單位內文件的歸檔工作。各行政事業(yè)單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件材料，處理完畢后，經(jīng)由文書部門人員整理立卷，定期移交給檔案室集中保存，即歸檔。它是文書工作最后一個環(huán)節(jié)，又是檔案工作開始的一個環(huán)節(jié)，兩者交接的一個環(huán)節(jié)。行政事業(yè)單位內文件的歸檔是檔案室檔案的主要來源，也是檔案室收集工作的經(jīng)常任務。所以，行政事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，建立和健全歸檔制度是非常重要的。因此，行政事業(yè)單位要做好檔案的收集工作，應該以主要力量組織好事業(yè)單位內部文件的歸檔。檔案的收集工作政策性較強，做好收集工作，必須提高政治水平，加強法制和政策觀念，并應注意經(jīng)常不斷的做好宣傳工作，不斷總結工作經(jīng)驗，講究工作方法。
　　2.收集工作之后就是檔案的整理。檔案整理工作，就是將需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合和編目，組成有序的體系。檔案整理工作，在檔案整理管理中具有重要意義。繁瑣的檔案，若不進行科學的整理，在查詢檔案時便如同“大海撈針”一樣困難。而且不能把檔案聯(lián)系組合起來，就不能充分體現(xiàn)檔案的特點，就會影響檔案的利用價值。只有把檔案組成條理化的體系，才能客觀的反映出各種活動的本來面貌，便于系統(tǒng)的調查研究。所以，檔案的系統(tǒng)整理，是檔案利用、開發(fā)，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。規(guī)范化檔案管理工作，這就要求我們在這一環(huán)節(jié)要優(yōu)化檔案整理工作，促進檔案工作系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的良性運動和協(xié)調發(fā)展。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量，以便及時改善和調整。檔案經(jīng)過系統(tǒng)的整理和基本編目，為全面鑒定檔案的價值奠定了科學基礎，而且這幾項工作往往可以結合進行。只有整理好的檔案，才能為檔案的統(tǒng)計和檢查提供一個完整的體系，便于維護檔案的完整。所以，檔案整理工作是開發(fā)檔案信息的重要基礎，檔案整理規(guī)范化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
　　3.檔案的鑒定工作，就是鑒別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，去掉無須保存的檔案予以處理。可根據(jù)檔案材料的價值，確定其保管的期限，揀出無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀或其他相應的處理。檔案鑒定是去粗取精，提高管理效益的科學措施。隨著工作時間的推移，社會實踐和各項工作的成果發(fā)展，檔案的數(shù)量不斷增長，有些檔案失去了保存價值，就要及時按照相關規(guī)定進行處理。檔案的鑒定是鑒定其是否具有保存價值和具有怎樣的保存價值，首先應該明確，檔案的保存價值是由什么決定的。概括來說，檔案的保存價值是由檔案是否對于本單位的發(fā)展有積極的作用決定的，是否有利用的需要。檔案的鑒定工作也許是檔案管理中最困難和最重要的一項專業(yè)判斷。因此，開展檔案鑒定工作必須嚴肅認真，而且要求具備較高的專門知識和業(yè)務水平，以最大限度的保證鑒定的準確性。
　　4.檔案的保管。檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定的條件下具有決定性的影響。檔案保管的好，就為整個檔案工作的進行提供了參考對象，如果不能有效的延長檔案壽命，那就會使整個檔案工作喪失最起碼、最基本的物質前提。如果保管的雜亂無章，也都會影響整個檔案工作的秩序。檔案保管工作是整個檔案工作有機組成部分之一，它與檔案工作其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開其他環(huán)節(jié)而孤立進行，要想做好檔案保管工作，就必須與檔案工作的各個環(huán)節(jié)密切配合，掌握檔案工作各環(huán)節(jié)對保管工作的影響，并注意在進行其他各環(huán)節(jié)工作中保護檔案。在行政事業(yè)單位，對檔案的利用是長期的，要求檔案的內容系統(tǒng)化，完整化。但是由于一些種種因素，可能使檔案材料遭到損毀，保證檔案能夠完整的留存，這就需要檔案的保管工作來解決了。保管員要了解和掌握檔案損壞規(guī)律，通過工作經(jīng)驗，采取有效的技術措施，最大限度的防止和減少檔案的損毀，維護檔案的系統(tǒng)性和完整性。例如，可安放除潮機，空調等設備，檔案室要避光通風。保管員要學習和掌握有關的科學技術知識，具有高度的政治警惕性和嚴格的紀律性，使檔案的保管處于最佳狀態(tài)。
　　以上是檔案規(guī)范化管理的一些基本流程，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住有利時機，緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的新任務、新特點、新要求，加強學習，形成系統(tǒng)的檔案管理思想和觀念，更好的適應檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。