事業單位檔案的規范化管理

　　［中圖分類號］G27 ［文獻標識碼］ Ａ ［文章編號］ １００９ — ２２３４（２０１1）０４ — ０１72 — ０１
　　
　　檔案工作是適應社會實踐的需要產生和發展的。各機關行政事業單位在工作和生產活動中不斷形成大量文件，各項工作的繼續和發展，就需要對這些文件進行管理。檔案管理是行政事業單位穩定高效發展的重要保證。建立系統、科學、民主的管理制度對當代社會對于行政事業單位的發展來說極為重要。在一個行政事業單位中，檔案工作的規范化、標準化是事業單位檔案管理的關鍵，是整個行政事業單位協調、掌握、高效管理運行的有效保證。所謂行政事業單位檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應行政事業單位標準化、規范化、科學化運行的需要，不斷提高檔案工作的現代管理水平具有積極意義。
　　1.檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環節，是檔案工作的起點，通過收集工作為檔案工作提供實際的管理對象。檔案的手工做是貫徹集中統一管理原則的一項重要內容和首要具體措施，收集工作的規范與否，工作質量的高低直接關系到檔案工作的其他環節。收集及時，檔案材料完整系統，鑒選得當，則為檔案管理的各個環節創造良好條件，廣泛的開展檔案的利用工作。如果檔案收集的很少，或者只收集了一些殘損零亂的和實用價值不大的檔案材料，不僅會給整理、編目、鑒定、保管等一系列的工作在很大程度上造成無效勞動，而且更重要的是不能提供檔案為各項工作服務，這對工作的開展是極為不利的。大量的經驗證明，收集工作是檔案業務基礎工作中的基礎，做好檔案工作首先必須從檔案的收集工作做起。檔案的收集，既然是行政事業檔案室取得檔案的一種手段，要開展收集工作，就必須要與各行政事業單位內個相關部門，有關的工作人員以至社會各界人士進行直接接觸。在收集的過程中就要處理好這些關系。行政事業單位檔案室的檔案收集工作的主要途徑，是建立和健全行政事業單位內文件的歸檔工作。各行政事業單位在工作活動中不斷產生的文件材料，處理完畢后，經由文書部門人員整理立卷，定期移交給檔案室集中保存，即歸檔。它是文書工作最后一個環節，又是檔案工作開始的一個環節，兩者交接的一個環節。行政事業單位內文件的歸檔是檔案室檔案的主要來源，也是檔案室收集工作的經常任務。所以，行政事業單位檔案的規范化管理，建立和健全歸檔制度是非常重要的。因此，行政事業單位要做好檔案的收集工作，應該以主要力量組織好事業單位內部文件的歸檔。檔案的收集工作政策性較強，做好收集工作，必須提高政治水平，加強法制和政策觀念，并應注意經常不斷的做好宣傳工作，不斷總結工作經驗，講究工作方法。
　　2.收集工作之后就是檔案的整理。檔案整理工作，就是將需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合和編目，組成有序的體系。檔案整理工作，在檔案整理管理中具有重要意義。繁瑣的檔案，若不進行科學的整理，在查詢檔案時便如同“大海撈針”一樣困難。而且不能把檔案聯系組合起來，就不能充分體現檔案的特點，就會影響檔案的利用價值。只有把檔案組成條理化的體系，才能客觀的反映出各種活動的本來面貌，便于系統的調查研究。所以，檔案的系統整理，是檔案利用、開發，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。規范化檔案管理工作，這就要求我們在這一環節要優化檔案整理工作，促進檔案工作系統各個環節的良性運動和協調發展。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量，以便及時改善和調整。檔案經過系統的整理和基本編目，為全面鑒定檔案的價值奠定了科學基礎，而且這幾項工作往往可以結合進行。只有整理好的檔案，才能為檔案的統計和檢查提供一個完整的體系，便于維護檔案的完整。所以，檔案整理工作是開發檔案信息的重要基礎，檔案整理規范化的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。
　　3.檔案的鑒定工作，就是鑒別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，去掉無須保存的檔案予以處理。可根據檔案材料的價值，確定其保管的期限，揀出無保存價值和保管期滿的檔案，按規定進行銷毀或其他相應的處理。檔案鑒定是去粗取精，提高管理效益的科學措施。隨著工作時間的推移，社會實踐和各項工作的成果發展，檔案的數量不斷增長，有些檔案失去了保存價值，就要及時按照相關規定進行處理。檔案的鑒定是鑒定其是否具有保存價值和具有怎樣的保存價值，首先應該明確，檔案的保存價值是由什么決定的。概括來說，檔案的保存價值是由檔案是否對于本單位的發展有積極的作用決定的，是否有利用的需要。檔案的鑒定工作也許是檔案管理中最困難和最重要的一項專業判斷。因此，開展檔案鑒定工作必須嚴肅認真，而且要求具備較高的專門知識和業務水平，以最大限度的保證鑒定的準確性。
　　4.檔案的保管。檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定的條件下具有決定性的影響。檔案保管的好，就為整個檔案工作的進行提供了參考對象，如果不能有效的延長檔案壽命，那就會使整個檔案工作喪失最起碼、最基本的物質前提。如果保管的雜亂無章，也都會影響整個檔案工作的秩序。檔案保管工作是整個檔案工作有機組成部分之一，它與檔案工作其他環節有著密切的聯系，不能離開其他環節而孤立進行，要想做好檔案保管工作，就必須與檔案工作的各個環節密切配合，掌握檔案工作各環節對保管工作的影響，并注意在進行其他各環節工作中保護檔案。在行政事業單位，對檔案的利用是長期的，要求檔案的內容系統化，完整化。但是由于一些種種因素，可能使檔案材料遭到損毀，保證檔案能夠完整的留存，這就需要檔案的保管工作來解決了。保管員要了解和掌握檔案損壞規律，通過工作經驗，采取有效的技術措施，最大限度的防止和減少檔案的損毀，維護檔案的系統性和完整性。例如，可安放除潮機，空調等設備，檔案室要避光通風。保管員要學習和掌握有關的科學技術知識，具有高度的政治警惕性和嚴格的紀律性，使檔案的保管處于最佳狀態。
　　以上是檔案規范化管理的一些基本流程，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住有利時機，緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求，加強學習，形成系統的檔案管理思想和觀念，更好的適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。