開辟新時期檔案館服務的新途徑

　　一所新世紀的高等院校，不僅需要公共圖書館等標志性文化設施，也需要與之相適應的公共檔案館作為高校文化新翼及校領導親師、愛生和為民服務的新平臺。高校檔案館在詮釋高校歷史、展示高校文明、提高師生員工素質、保障公民權益中，具有無可替代的作用。高校檔案館在實行了檔案開放政策多年后的今天，由于過去歷史條件下形成的封閉、保守、片面、為政治服務舊習慣的影響，同社會上檔案館一樣，與大眾之間仍不同程度地存在相脫離的情況，使檔案館對社會的吸引力與同類型的博物館比起來，在社會性、文化性以及休閑功能方面相對薄弱。因此，在以經濟建設為中心的和諧社會建設中，從帶有濃厚機關衙門色彩的封閉型檔案館轉型到現在的開放型能接納社會大眾的公共檔案館，這是歷史性的跨越。面向未來，我們必須摒棄一切有悖于“公共”與“服務”的傳統理念，采納和開辟一切能體現“公共”與“服務”的新思路與新途徑。筆者認為：應在檔案館的社會性、文化性以及休閑型上有所突破。
　　1.影響高校檔案館公共服務的因素
　　1.1社會性因素
　　宣傳工作不到位：多年來，高校檔案館也曾開展了多層次、多形式的宣傳活動，但這些宣傳活動一般是針對檔案法規及檔案工作自身而展開的，而對檔案館的公共服務的宣傳卻未能到位。另外，我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，高校檔案館工作人員更是如此，缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識，必然影響社會對檔案館的認知程度。
　　館藏匱乏：從館藏結構上看，就檔案館來說，雖是“門類齊全”，但文書檔案占大多數，科技、聲像檔案卻很少；就圖書館而言，電子圖書以及相應配套的閱讀工具遠跟不上形勢的發展。從館藏內容上看，反映高校官方機構運作的歷史以及高校宏觀方面的較多，對當前由社會發展而悄然興起的有關人生、家世、個人業績、高校名人等檔案卻很少。
　　服務水平不高：主要表現在：一是利用方式單一，被動服務是當前的主要服務方式，而結合館藏內容，開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式，卻沒有真正付諸實施。二是工作效率和編研質量不高，由于檔案館的檢索工具、服務設施、閱覽環境以及編研產品等一系列問題，導致檔案館利用效率的降低，使利用者望而卻步。
　　1.2文化性因素
　　社會歷史原因：檔案館長期以來強調政治性、機密性，也有其特定的歷史原因，使檔案館并沒有真正地將自身作為國家法定的文化事業機構看待，而更多地是成為政治機構的附屬品，是作為黨政機關的機要基地。
　　館藏信息原因：檔案橫貫自然和社會兩大領域，蘊含著古今人類社會活動的各種社會信息。多年以來，檔案館由于受社會因素的影響，在自然、個人的信息量方面不是很豐富，使檔案館的文化屬性沒有完全顯示出來。
　　館區環境原因：目前我國高校檔案館大多數還沒有從政治附屬物脫解出來，檔案館建筑同博物館、圖書館、美術館、科技館相比，其標志性公共文化設施被視為現代高校文明象征還沒有受到公眾格外的尊重和普遍的認可。
　　1.3休閑型因素
　　檔案館的政治性：檔案自古以來就被認為是鞏固統治的武器，雖然多年來檔案館一直希望淡化行政色彩，加深文化色彩，但檔案為政權機關服務的特征依然明顯。
　　館藏的載體特征：館藏中絕大部分檔案的載體是文字紙張，形式比較單一，而不像博物館大多以文物和標本為基礎，具有實物性和直觀性。根據心理高和認知高的原理，人們對各種載體的敏感度表現為實物＞圖片＞文字。因此，檔案的文字特征決定了檔案館休閑功能的發揮和體現程度。
　　觀念落后：許多檔案工作人員仍然有意無意地將檔案館看成是為上級機關、領導服務的機構，沒有使檔案館服務對象平民化。而相比之下，博物館紛紛利用雙休日和法定節假日開館，成了許多人休閑、休假的首選之地。
　　檔案意識薄弱：檔案休閑與一般休閑服務業相比對受眾有更高的文化要求。我國國民文化總體素質較低，生產力水平還不是很高，讓一個為衣食住行奔忙的人到檔案館去休閑，無異于跟一個沒有解決溫飽的人說，“你需要節食減肥了”。因此檔案館休閑的普及需要一個循序漸進的過程，是社會經濟發展到一定程度才能夠實現的。
　　2.高校檔案館公共服務的新途徑
　　2.1開發檔案館的社會服務功能
　　豐富館藏：豐富館藏的意義并不僅僅是增加數量，還必須以質量為保證，堅持數量與質量并重，二者不能偏廢，這就要求從嚴把好檔案進館這一關，去“粗”取“精”，強調優化。同時要適當擴大檔案的接收面，改善館藏內容和結構的單一狀況：在檔案的種類方面，其一是非公務性檔案。這里主要指加大對涉及私人事務如家譜、族譜、地籍、婚姻、醫療、戶籍等方面的檔案的收集、征集、購買力度，其二是特色檔案。這里所指的“特色檔案”不是泛指一般意義上的地方特色檔案，而是專指各個單體檔案館館藏中，富有個性特點互補型的地方特色的檔案，因為這類檔案能為公眾提供一種根源感、身份感和地方感。第三是珍品檔案。即那些年代久遠，最具價值，含金量高的鎮館之寶。在檔案的載體方面，既要收集傳統的紙質檔案，同時還要收集現代的膠片、磁帶、磁盤、光盤以及電子形式的檔案。這些不同來源、內容、形式和載體的檔案，互相補充，互相印證，可使檔案館豐富多彩，如此才能給檔案館的公共服務提供必要的物質基礎。
　　加大宣傳：高校檔案館應抓住每一個機會，利用多種形式向社會展示自己，強化公眾對檔案館的認識。一是利用各種現代傳媒手段向公眾宣傳自己，普及檔案知識，激發大眾的檔案保護、利用意識，擴大檔案館的社會知名度和影響力；二是把向教師和學生服務作為推廣公共服務的重點來抓，檔案館工作人員可利用培訓班等形式為高校各個部門的檔案工作人員進行檔案、檔案館知識講座，在學生中可利用開設選修課的形式進行，培養和訓練教師、學生對應用檔案解決實際問題、開展歷史研究的興趣和能力。三是設立檔案宣傳專欄，將檔案工作、館藏內容定期向公眾介紹，還可組織師生員工以及校外相關人士參觀檔案館、聽取館藏介紹、觀看電腦查檔演示圖等，讓公眾熟悉、了解高校檔案館，進一步提高檔案館的開放度。
　　搞好檔案的開放：檔案的開放，就是在無損于國家和個人利益的前提下，將檔案向社會公眾開放，最大限度地體現檔案的價值，發揮檔案的作用。開放時一定要嚴格依照《檔案法》及有關法規，認真篩選，審慎鑒定，符合開放條件的檔案必須向社會開放，另外，還要做好開放檔案的宣傳工作，通過發布公告等方式，向社會公眾公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內容，以便社會公眾知曉，為開放檔案創造條件。
　　加強編研工作：編研工作是開發館藏檔案信息資源的重要手段，編研水平的高低，直接影響檔案館社會功能的發揮。從目前各高校實際工作來看，一是要加強編研力量，增加人、財、物的投入，為編研工作的開展創造良好的條件。二是提高編研質量，編出具有較高使用價值、實用性強、大眾化的易于傳播的史料。
　　開發計算機網絡功能：利用計算機高效、準確的性能，實現計算機檢索，同時建立信息網絡，實現檔案信息資源共享。高校檔案館應盡快加入公共信息網絡，使檔案信息的利用具有更廣泛的社會性，最大限度地發揮高校檔案館的社會功能。
　　2.2創建高校檔案（圖書）館文化事業機構保障體系
　　法律政策保障。檔案館文化性的發揮，首先取決于國家政策的保障。《中華人民共和國檔案法》第二章第八條明確規定“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構。”從而，賦予檔案館文化性的法律保障，而各級各類檔案館文化功能的具體架構，還須相應的各級政府予以政策上的扶持。如在制定高校發展戰略時，要切實地將檔案館作為不可或缺的重要組成部分納入其中，并予以經濟上的扶持和必要的政策傾斜。此外，隨著社會形勢的不斷發展變化，逐步修訂和完善符合時代要求的法律、法規和政策，為檔案館開展公共服務提供有力的法律支持和政策保障。
　　思想觀念保障。更新觀念，增強檔案的開放和服務意識，擺脫檔案館傳統的“衙門”或“機要重地”的影響，實現檔案館文化性的思想定位，是檔案館走出“象牙塔”、融入社會、與社會大文化合流的必由之路。
　　管理者素質保障。檔案事業要適應社會的需要，抓檔案教育，抓人才培養是永恒的主題。此外，檔案工作者還要有崇高的敬業精神和良好的職業道德，這需要檔案館工作人員對自身所從事的職業要從心底由衷的熱愛。只有這樣才會從主觀上增強提高自身文化素質、思想政治素質的自覺性，使自己成為一個真正的“文化人”。
　　2.3改善高校檔案館工作服務方式
　　隨著社會文明程度以及國民文化程度的不斷提高，大眾的休閑時間逐漸的多了起來，休閑制度和休閑理念在我國逐步地得以建立和完善。由于國民的整體素質不斷提高，人們對于信息的價值認識就會比較深刻，就能夠善于運用各種獲取信息的手段，并逐漸使整個社會把利用檔案信息視為日常生活中不可缺少的一部分，成為人們不可或缺的休閑場所。營造高校檔案館休閑利用氛圍，應從以下幾方面考慮：
　　應將檔案館建于遠離高校機關、易于師生員工以及廣大公眾接近的地方。
　　檔案館要加強內部管理，做到“內緊外松”，營造休閑寬松的場館氛圍。
　　利用雙休日、節假日向公眾開放，讓不同層次的人有機會到檔案館來。
　　變被動索取的靜態服務方式，為主動提供的動態服務方式。
　　總之，檔案館這個曾經神秘而機要的地方，如今正以不可逆轉的趨勢走向大眾，只要我們能夠積極地思考，合理地創新，充分發揮檔案和檔案館的優勢，把整個社會和全體公民看作是自己的服務對象，不斷創新服務機制，增強信息開發服務功能，擴大窗口利用服務的領域，正確認識并大力弘揚檔案館的社會性、文化性以及休閑功能，就能夠創建起高效、便捷的現代化公共服務體系，以滿足社會各階層人士多樣的需求，更好地為人類的政治、經濟、科教、文化、教育服務。