會展亟待信息化“脫貧”

21世紀是信息的時代，得信息者得天下，已是不爭的事實。目前，互聯(lián)網(wǎng)正以強勁的信息傳播能力，方便快捷的即時商務(wù)服務(wù)功能，成為商家獲取信息和服務(wù)的重要途徑。據(jù)UFI主席胡明峰介紹，2010年全球有80％以上的參展企業(yè)和組展商是通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行溝通的。電子郵件、企業(yè)網(wǎng)頁、電子支付手段和網(wǎng)絡(luò)身份安全認證等信息技術(shù)都已滲透到會展業(yè)的各個經(jīng)營環(huán)節(jié)中，給會展業(yè)帶來了翻天覆地的變化。這無疑在告訴人們，在信息時代，誰掌握了信息就等于掌握了制勝了利器。

與國際水平差距大

展會信息化是指利用信息化技術(shù)管理展會各個環(huán)節(jié)的技術(shù)，建立主辦方、參展商和專業(yè)觀眾交換信息和互動的平臺。在展會的各個環(huán)節(jié)中加強信息化的進程和普遍程度，不僅加快和完善了展會的媒介功能，也促使展會服務(wù)內(nèi)涵的拓展，為參展商和觀眾提供更多的方便。當然展會信息化并不是簡單的“電腦+網(wǎng)絡(luò)”，而是一場深刻的思想變革。

國外展覽會在信息化方面向來投入巨大，展出面積在5000平方米以上的展會項目中，85％都具備利用網(wǎng)站門戶來向客戶提供服務(wù)。例如展會資訊的發(fā)布都是通過展會的網(wǎng)上信息化平臺進行和完成，60％的展位銷售也是通過互聯(lián)網(wǎng)完成，專業(yè)觀眾則完全通過網(wǎng)上信息化平臺來注冊參會，參展商通過展會網(wǎng)上信息化平臺標準表格提交參展所需的各種資料，展覽會組織者還通過網(wǎng)上信息化平臺完成準確的觀眾數(shù)據(jù)收集和分析，不斷地通過網(wǎng)上信息化平臺為參展商提供更詳細準確的客戶資源。

例如，2011年3月1日開展的德國漢諾威國際信息及通訊技術(shù)博覽會，其信息化平臺為參展商提供了周全的服務(wù)，包括層位在線定制、市場宣傳策劃、服務(wù)商定向管理、新聞發(fā)布、各類文件下載等。博覽會還為專業(yè)觀眾提供了詳細的主題會議注冊，參展商名稱與產(chǎn)品檢索，互動展位圖指引、酒店在線預(yù)訂等服務(wù)。

相比之下，中國會展業(yè)的信息化水平相對落后。MeetExpoIn創(chuàng)始人叢遠華指出，目前國內(nèi)會展業(yè)的信息化程度還處于一個非常原始的階段。據(jù)有關(guān)的市場調(diào)查顯示，目前國內(nèi)2000多展會中，有主題網(wǎng)站，并能提供基本的業(yè)務(wù)和服務(wù)功能的只占5％，但應(yīng)用層面操作復(fù)雜；35％的展覽會有網(wǎng)站，伹技術(shù)手段落后，專業(yè)性極差，僅能提供的簡單業(yè)務(wù)服務(wù)；而多達60％以上的展覽會只有幾頁簡單的靜態(tài)頁面，或根本就沒有網(wǎng)站，這與我國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和會展行業(yè)的發(fā)展極不相稱。科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力，把會展業(yè)的發(fā)展納入到依賴科技進步的軌道上來已是當務(wù)之急。

信息化促使會展升級

時間就是金錢，速度決定成敗。信息化提高了展會信息傳播的速度和廣度。廣州會展產(chǎn)業(yè)研究所所長劉松萍認為，信息技術(shù)的介入改變了傳統(tǒng)的信息傳播方式，提高了政府、會展場館、會展企業(yè)、參展企業(yè)四者之間的信息交流速度，在規(guī)范行業(yè)發(fā)展，推動產(chǎn)業(yè)升級，提高展會綜合競爭力等方面意義重大，

提供參考數(shù)據(jù)，有利于決策人員的正確決策。展覽面積，參展人數(shù)、層位等數(shù)據(jù)是評估一個展會優(yōu)劣的重要指標，當然也是重要決策依據(jù)。由于我國還沒有權(quán)威的會展數(shù)據(jù)認證機構(gòu)，因此虛假信息大行其道，嚴重侵害了參展商和觀眾的知情權(quán)。而展會信息化建設(shè)的目標正是為展會評估提供重要的參數(shù)，為參展商和觀眾選擇展會提供科學的依據(jù)。此外精確的展會數(shù)據(jù)使行業(yè)監(jiān)管有據(jù)可依，有利于主管部門在多個項目中選優(yōu)汰劣，為會展市場的科學化管理奠定基礎(chǔ)，在區(qū)域競爭中意義極為明顯。

提高參展效率，增加經(jīng)濟效益，信息化的介入使展會各個環(huán)節(jié)上的信息收集和處理效率空前提高。例如，展會現(xiàn)場通過互聯(lián)網(wǎng)和計算機系統(tǒng)架構(gòu)的現(xiàn)場信息查詢系統(tǒng)，可以迅速引導(dǎo)觀眾到達指定的展位，參展商查詢系統(tǒng)則提高了觀眾與參展商達成協(xié)議的效率。此外，現(xiàn)在的展會主辦方都推出了網(wǎng)上訂票、網(wǎng)上咨詢、網(wǎng)上預(yù)約和網(wǎng)上下載資料等服務(wù)。所以網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使主辦方、參展商和觀眾之間的聯(lián)絡(luò)手段從傳統(tǒng)的電話、傳真、信件中解放出來，降低了各方的投入費用，提高展會各方的經(jīng)濟效益。

在信息化時代，如果一個展會不能充分利用信息技術(shù)來為客戶提供快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，那么將在激烈的競爭中被淘汰，這已是不爭的事實。然而當前我國的展會信息化卻存在這樣一個悖論，在一些人看來信息化似乎不是展覽的核心要素。因為許多奉土的展會都是由最初的小公司發(fā)展而來，往往三五個人守著一堆數(shù)據(jù)打電話就能招來展商，也就能帶來利潤，那么信息化還有什么必要呢?甚至許多有條件發(fā)展信息化的大型展覽公司，也在信息化的門口止步不前。正是會展企業(yè)對信息化的認識不足，直接影響了我國展覽行業(yè)的技術(shù)進步。

完美蛻變需意識先行

雖然與會展強國相比較，我國會展業(yè)的信息化進程緩慢，但是從發(fā)展勢頭和成績來審定，又是一番生機勃勃之景象。從技術(shù)上，我國會展企業(yè)并不落后，但在戰(zhàn)略意識上的差距仍需未來重點彌補。

會展企業(yè)要用信息化武裝發(fā)展觀念。之所以信息化程度不高， “罪魁禍首”便是落后的觀念。如同電子商務(wù)剛“出道”不被大眾所認同一樣，中國的商家同樣不明白信息化會給展會和相關(guān)的企業(yè)帶來什么，因此敢于吃“螃蟹肉”的人遲遲沒有成批出現(xiàn)，信息化的概念就出現(xiàn)灌輸不到位、普遍程度不高的不良后果，意識先行，與會展產(chǎn)業(yè)相關(guān)的企業(yè)和個人，必須充分認識到信息化的重要作用和影響，用以指導(dǎo)日后具體的展會活動。

強化政府引導(dǎo)。政府作為市場經(jīng)濟的規(guī)劃者和調(diào)控者，在信息化的普及中應(yīng)當擔負起引導(dǎo)的職能。因為會展業(yè)的信息化建設(shè)是一項耗資、耗物、耗人、耗時的工程，只有政府才有調(diào)配這些資源的權(quán)力。所以，在會展業(yè)信息化的進程中，如果能夠得到政府的鼎力支持，那么遇到的阻力便會大大削減，獲得事半功倍的效果。

軟件開發(fā)水平亟待提高。作為信息化的主要運作平臺，軟件開發(fā)的水平直接決定了展會信息化的水平。因此展軟件開發(fā)者要加強技術(shù)創(chuàng)新，深入了解展會運作的程序，站在用戶的角度來考慮功能設(shè)置和使用界面，生產(chǎn)出性能穩(wěn)定、維護成本低廉、操作簡單和信息準確的展會軟件，以提高使用者對信息化的信心和積極性。

現(xiàn)代展覽業(yè)是一個開放的、競爭激烈的行業(yè)，行業(yè)要充分意識到信息技術(shù)對會展業(yè)帶來的變革和影響。近年來，盡管中國的會展經(jīng)濟突飛猛進，從硬件到軟件都有了顯著的改善，但在信息化上與國外相比仍然“囊中羞澀”，會展業(yè)亟需信息“扶貧”是一個不爭的事實。但是我們也應(yīng)該看到，自改革開放以來我國的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成就巨大，為會展業(yè)的信息化進程鋪就了一條高速公路?，F(xiàn)在我們所需要的就是更新觀念、緊抓機遇、整合信息資源，讓展會業(yè)早日實現(xiàn)信息“脫貧”。