現代化城建檔案管理特點及實現途徑

摘要：隨著城市化進程的不斷推進，城市建設事業與檔案工作的關系日益緊密，二者已構成包括城市規劃、建設、管理的配套網絡工程，廣泛涉及到城市道橋，給水、排水、環衛、綠化、公交、人防、房屋建設等各個方面，如何保護和再現新奇變幻、特色鮮明、風格迥異、反映時代變遷的城市建設事業，己成為一個現實急待解決的問題，這就要求檔案工作與城市建設同步邁入現代化、科技化、信息化時代，以確保兩者之間的協調發展關系。這從根本上使檔案管理工作跨上了一個新臺階，確實有效地減少了工作中的重復勞動，節省了大量時間和人力、物力，大大提高了工作效率。

關鍵詞：城建檔案 管理 現代化 特點 途徑

0 引言

知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案價值的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

1 城建檔案管理現代化的基本含義

1.1 管理現代化的內涵

檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰，為促進社會現代化而進行的變革傳統檔案歸展現代檔案管理的過程。關于它的內涵，現階段檔案管理現代化的內涵應包括：檔案管理觀念現代化、檔案管理發展水平現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等五個方面。

1.2 檔案管理現代化的本質

檔案管理現代化是讓檔案管理從傳統邁向現代，而與現代社會同步。但由于現代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現代化當以這些特征作為努力方向。①檔案管理現代化既是硬件建設工作，同時又是軟件建設工作；②它是一個整體工作而不是局部的工作，應進行整體規劃；③它是長期持久的工作，不可能一蹴而就；④它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在社會之后亦步亦趨，現代化與未來化是相結合的；⑤它固然要探討社會發展的實際狀況，也要進行價值判斷，選擇其中有價值的成分來確立努力的目標。⑥它不是單純以國外社會發展作為衡量指標，也要考慮國內社會發展狀況來判定檔案管理發展的取向?？梢姡瑱n案管理現代化是一個改革、創新、發展的過程，也是一個系統工程；既是長期的，又是動態的，在本質上表現為對社會的順應和超越。

1.3 檔案管理現代化與社會現代化的關系

現代化本身是一個發展的概念，是一個動態的趕超先進的過程。美國學者瓦爾馬認為：“現代化就是帶著方向性的變革過程?！睓n案管理現代化不是一種孤立的現象，它是社會主義現代化逐步實現的檔案管理系統和檔案管理制度的全面進步，是通過培養人，最終為實現社會主義現代化服務。檔案管理現代化和社會現代化是相互依賴、互為條件的。一方面，沒有社會主要構成要素（如政治、經濟、文化、教育、科技等）的現代化，檔案管理現代化是不可能的；另一方面，檔案管理現代化又是社會現代化的基礎，是社會現代化的重要組成部分。

2 現代化城建檔案管理的特點

從檔案工作的角度看，現代化城建檔案管理具有以下特點：

2.1 現代化城建檔案管理系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點。

現代化檔案管理系統應用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，組成企業檔案管理系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。

2.2 現代化城建檔案管理工作需要高素質的專職工作人員擔任。

城建檔案主要是為城市建設服務的，其內容的多樣性要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識，既要有城市建設方面的知識，又要有檔案管理方面的知識；同時準確和系統的城建檔案是建設和管理城市的必要條件之一，這就要求我們的檔案員需具備細致和認真的工作態度。城建檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內容，這樣，才能做好城建檔案管理的各項工作。從當前全國的情況來看，檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象。21世紀是信息時代，要跟上社會發展，解決檔案事業發展中的問題，必須重視整個檔案工作者隊伍素質的提高，不斷調整更新檔案人員專業結構和知識結構。如何進一步提高檔案工作者整體知識水平以適應檔案事業的迅速發展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。

2.3 現代化檔案管理存在的不足和需要改進之處。

現代化的檔案管理方式雖然具有無可爭議的種種優點，但作為現代科學技術的一項新生事物，仍有諸多不夠完善和亟待改進的地方：首先，隨著計算機技術在各項工作中的使用，產生了大量電子文件，檔案載體大部分變為磁介材料或其他載體，信息記錄方式也由原來的筆寫文字或圖形變成了只有機器才能識別的數碼，新型檔案載體的產生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題。國家目前尚沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規范標準，也沒有從法律上予以明確規定。電子文件易修改性、拷貝性、真實性和完整性、歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理學理論予以深入研究并做出指導。

其次，電腦管理部門的積極協助和支持是做好檔案管理工作的基礎，電腦管理部門應對本單位城建檔案文件的形成、積累、鑒定、審核、拷貝、歸檔檢驗及檔案的保管過程進行全面的技術指導和監督，以確保檔案的有效、完整與安全。

再者，現代化城建檔案管理作為一項新生事物，對于如何實現檔案信息資源共享并及時、準確定位、提供社會服務等方面仍存在很多不夠完善的地方，這是檔案管理工作所面臨的新問題。

3 如何實現城建檔案管理現代化

3.1 必須更新檔案管理觀念

檔案管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，還是不能解決現有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統檔案管理觀念的基礎上構筑檔案管理現代化的大廈。

3.2 必須構建與現代化相適應的現代檔案管理體系

在今后一個時期的努力目標是：①建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設、溫濕度控制、防火防盜報警、蟲霉防治、檔案裝具方面達到國家標準規范，有條件的檔案館、室要建立庫房自動控制系統；②以縮微、裱糊、翻拍、光盤存儲等技術手段進行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質量；③抓好計算機應用工作，注重檔案數據庫基礎建設，有條件的檔案館要建立局域網，向數字化檔案館、網上檔案館發展；④加快現代化技術人才的引進和培養，使之成為能擔當起新世紀檔案管理現代化建設的中堅力量。

隨著科技的發展和進步，經過千千萬萬檔案工作者的不懈努力，城建檔案管理工作一定會在更高、更廣、更深的領域得到發展，為國民經濟的發展做出一定的貢獻。