論中小企業財務信息化的期末自動轉賬

摘要：中小企業在我國經濟中的地位日益突出，成為國民經濟的重要組成部分，它在促進市場競爭、推進技術創新、方便群眾生活、創造就業機會、保持社會穩定、推動專業化分工等方面發揮著重要的作用。許多中小企業開始采用現代化的手段參與經營管理，全面提升企業的綜合競爭力。然而，期末自動轉賬功能運用不夠深入，使得財務信息化工作未充分發揮出它應有的功效。文章通過闡述中小企業財務信息化自動轉賬的優勢，結合實際工作中自動轉賬存在的問題和矛盾，提出一系列應對措施，拋磚引玉，以期實現中小企業財務信息化的飛速發展。

關鍵詞：財務信息化 中小企業 自動轉賬

1 問題的提出

隨著市場經濟體制的不斷深化，信息技術手段的日益提高，許多中小企業開始采用現代化的手段參與經營管理，全面提升企業的綜合競爭力。財務軟件以其獨特的魅力和強大的功能贏得許多財務人員的青睞，在財務工作中得到廣泛應用。它使財務人員從繁雜的手工會計操作中解放出來，大大提高了工作效率。

期末自動轉賬正是財務軟件中一項強大的特殊功能。它不同于傳統的手工轉賬，而是根據會計期末工作的特點，利用計算機處理數據的優勢，將繁瑣的期末手工轉賬轉化為信息化自動轉賬。它的運用更加適應了現代高節奏的企業財務工作特點，以最簡便的方式最大限度地滿足企業財務的要求。

筆者通過對江陰地區部分中小企業財務信息化建設的實地調查，有近60%的企業對期末自動轉賬不了解也并未運用。而40%的中小企業對財務軟件中的期末自動轉賬功能有一定了解，但也僅僅是借助商家的協助部分運用，普遍認為最困難的是公式的設置和修改。究其原因，一是對自動轉賬的作用和功能缺乏足夠的認識，二是自動轉賬的設置有一定的技術難度。針對上述情況，本文在介紹財務信息化建設中期末自動轉賬作用、內容的同時，分析了目前中小企業實施期末自動轉賬的現實矛盾，提出了一些可行性的路徑。

2 中小企業期末自動轉賬的重要意義

財務軟件是實現人與計算機的緊密結合協同工作的人一機軟件，利用計算機的強大計算、存儲等功能，收集、加工、處理會計信息，以滿足現代企業會計信息管理和經營的需要。而其中的期末自動轉賬功能將給企業財務軟件的具體運用帶來歷史性的變革。自動化轉賬應用的設置是一項一次定義、多次反復應用的初始化工作。憑證模板建立以后，相關參數不用再調整，或只在業務變化以及會計核算方法變更時作少量修改即可。

2.1 可以加快期末業務處理速度

中小企業實現財務信息化之后，除了原始憑證到記賬憑證的編制和確認仍需要人工處理之外，會計循環中的記賬、算賬和報表編制均由系統自動實現，憑證一旦錄入系統，馬上就能在賬簿和報表中得到反映，從而能夠及時提供會計信息。尤其由電子商務或企業內部產生的憑證大多為無紙化的電子憑證，這種憑證幾乎在經濟業務發生的同時即可通過網絡進入會計系統，反映到財務報告中來，大大提高了會計數據處理的時效性。而在會計業務處理中，通過自動轉賬生成記賬憑證具有明顯的優勢。如果會計人員能巧用自動轉賬功能，繁瑣憑證輸入將得到大大緩解，處理企業內部自動化轉賬的效率大大提高，期末業務處理的速度有也有效提高，起到事半功倍的作用。

2.2 可以提高記賬憑證的正確率

在人工做賬時遇到錯誤是在所難免的，而采用計算機處理后，會計循環中的大量數據處理工作均由計算機自動完成，不但能將會計人員從繁雜、單調的事務中解脫出來，而且減少手工會計經常出現的抄寫、計算錯誤，使會計處理的結果更加準確、真實和可靠，從而提高會計核算的水平和質量。中小企業使用信息化自動化轉賬，程序由電腦控制，使信息化自動轉賬得到保證，并由此改善了信息處理的質量，提高了記賬憑證的正確率。

2.3 可以促進會計工作進一步發展

財務信息化正在推動會計技術、方法、理論創新和觀念更新。有時在手工會計中行之有效的一些會計方法或模型不一定適合于計算機處理環境，甚至由于無法充分利用計算機的信息處理能力而被摒棄。例如，存貨計價的先進先出法不太適合計算機處理，而手工計算復雜的移動平均法在計算機中卻非常得心應手。計算機處理條件下，數據采集和處理能力得到極大提高。不僅加強了企業財務與企業內其他業務部門的聯系，對信息資源進行統一管理和實現數據的高度共享，而且可以通過遠程處理與網上支付，實現網絡財務管理。促使財務管理從靜態走向動態，有利于中小企業的實時管理，進一步促進了會計工作的發展。

3中小企業期末自動轉賬的內容及方式

每個會計期間終了，企業經常重復做一些轉賬業務，比如結轉各種收入費用、計提工資和福利費、計提折舊、計提借款利息等。這些業務都可以通過財務軟件中的自動轉賬功能來實現。自動轉賬是指在計算機中預先一次性定義好各個轉賬分錄，然后由計算機自動編制憑證，將指定賬戶的發生額或余額利用自動轉賬公式轉入另一些指定賬戶。

但由于各企業的經濟業務、處理方式不同，其轉賬憑證也各不相同。為滿足各類企業的不同需求，通用財務軟件提供了幾種期末自動轉賬的方式，主要有以下幾種：

3.1 自定義結轉

自定義結轉是根據企業實際業務情況的需要，對收入成本的結轉、費用的分配、分攤、提取各種費用、稅金的計算和輔助核算（客戶、供應商核算、個人核算、部門核算、項目核算）的結轉，結合賬務函數來定義借貸方科目的金額公式。這種方式比較靈活，適用范圍廣，一般情況下在轉賬中只要涉及到計算以及用到有關賬戶發生額的都可以使用自定義結轉。但是公式設置要求復雜，各類函數的運用也有一定限制。

3.2 期間損益結轉

期間損益結轉是在一個會計期間終了時將所有的損益類賬戶余額結轉到本年利潤賬戶，從而及時地反映企業的盈虧情況。期間損益自動轉賬功能的設置明顯體現了自動轉賬的便利之處，大大減少了會計人員的工作量，而且金額準確。

由于期間損益結轉的金額來源于損益類賬戶賬簿上的發生額，并非憑證上的金額，所以期間損益結轉的前提條件是在結轉前，將所有憑證審核記賬，即無未記賬憑證，才能使得當前會計期間所發生的所有損益被順利結轉，生成正確的轉賬憑證。

3.3 銷售成本結轉

在生產企業中，銷售成本的計算比較復雜，尤其當企業銷售多種產品，而且必須分別計算各種產品的銷售成本時，若采用傳統的手工方式編制銷售成本轉賬憑證，匯總時經常會產生重復或遺漏。為解決此類問題，通用財務軟件可能會提供銷售成本的自動轉賬功能，準確、快速地實現銷售成本的自動計算和結轉。

4 中小企業財務信息化期末自動轉賬的現實問題分析

4.1 對財務信息化的認識不到位

許多中小企業的相關財務負責人對財務信息化的認識不到位，思維比較傳統，沒有充分意識到企業管理與財務信息化的關系，對企業財務信息化期末自動轉賬與企業工作效率之間的關系認識不到位，無法做出科學的決策，使得許多中小企業財務信息化應用并不充分，達不到預期效果。

4.2 缺乏財務信息化專業人才

復合型人才是實現財務信息化的瓶頸。實際工作中許多中小企業財務人員的專業技能并不到位，只能操作財務軟件做一些與手工會計類似的工作，如核算，記賬等，對于更深層次的功能，如期末自動轉賬等技能不能靈活運用，使得期末自動轉賬工作難以順利進行。

4.3 會計軟件存在缺陷，期末自動轉賬工作難度大

財務的質量是財務信息化工作的物質基礎，決定著電算化工作的深入程度，也關系到能否順利做好“甩賬”工作。但目前財政系統使用的軟件還存在著諸多問題和不足，許多軟件不能給用戶帶來安全感，在軟件的安全性與保密性方面做的不夠完善，對于各個模塊的銜接也有一定缺陷，進一步加大了期末自動轉賬工作的難度。

4.4 具體操作上的技術失誤

4.4.1 結轉順序混亂

在手工轉賬中處理的轉賬業務時為保證數據正確，它的順序是：工資、折舊等費用計提，輔助生產成本的結轉，制造費用結轉，生產成本結轉，產成品結轉，銷售成本、費用、收入結轉。它們之間的數據結轉是有先后順序的，財務軟件的期末自動轉賬如果不按這些順序進行，則會造成取不到數或數據不正確等錯誤。

4.4.2 多張重復憑證

由于技術不熟練而造成對同一筆轉賬定義的分錄，進行了多次結轉，生成了多張相同的自動結轉憑證，從而造成重復取數，嚴重的將形成下一筆業務取數基數的不準確。

4.4.3 公式編輯有誤

公式編輯是期末自動轉賬設置的關鍵，根據自動轉賬定義無法正常生成憑證，常常提示取不到數或定義公式有誤。究其原因主要是對公式的財務函數運用不熟悉，公式格式的設置不正確。

5 如何不斷完善中小企業財務信息化自動轉賬

5.1 提高認識水平，制訂科學的發展規劃

中小企業財務信息化的開展實施，除了有國家的引導政策以外，更需要企業領導的扶持力度。企業相關負責人必須對財務信息化的重要性和迫切性有深刻的認識，認識到財務信息化是提升企業核心競爭力的有效措施。把財務信息化納入企業全面管理信息化的一個重要組成部分，結合企業的實際情況和需要制訂總體規劃，制訂切實可行的分步實施方案，從而大膽推進財務信息化工作的各項具體工作，實現企業價值最大化。

5.2 與時俱進，積極培養“復合型”人才

加大對“復合型”財務信息化人才的培養力度。在吸納高校財務信息化畢業新生的同時，還應選拔具有一定計算機知識的會計業務骨干到高校進修計算機專業，進行一對一重點培訓。加強和軟件供應商的密切聯系，進行技術服務的同時加強技術指導，不斷提高企業財務軟件操作員的實踐操作能力，更有效地推動財務信息化工作開展。

5.3 不斷完善企業應用軟件體系

由于目前許多財政系統實施電算化還屬初級階段，會計軟件的開發應立足于會計人員素質的現狀，盡力開發軟件，簡化操作和去掉不必要的功能。編輯自動轉賬的公式，插入系統中，將自動化轉賬工作分布進行，建立起完善的會計軟件服務體系，對用戶使用中存在的問題及時解決，并針對用戶反饋的意見和要求對軟件進行修改和完善。研究開發與之相一致，使會計軟件更上一層樓，軟件設備更加完善。

5.4 提高期末自動轉賬的實踐操作能力

在實踐工作中，不斷提高對期末自動轉賬函數的理解和運用。保證相關經濟業務的會計憑證已經記賬的前提下，遵循準確、簡捷、順序的原則，注意結轉方向，函數設置格式，保證數據提取的完整性，進而保證自動生成轉賬憑證的正確。

6 結論

自動轉賬功能是財務軟件期末處理中極其重要的一部分，很好地理解并運用其處理相應的結轉業務，充分發揮財務軟件的優勢，能迅速、便捷、準確地為企業提供各種會計信息，為企業的經營管理決策提供財務分析支持。

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本文為江蘇江陰職業技術學院科研課題文章，課題編號為：10-A-GL-02，項目負責人為高悅；本文為江蘇省大學生實踐創新項目課題文章，課題編號為：JSCX2010-2，項目負責人為程燕，導師高悅。