小議城建檔案信息化工作的主要內容

摘要：城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。面對新形勢，城建檔案工作如何運用現代信息技術，加快數字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數字化和網絡化，最大限度地發揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，我們必須加快推進城建檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供高效、優質的公共服務。為此，探討城建檔案問題是至關重要的。

關鍵詞：城建檔案 信息化工作 建設 思考

我國城建檔案信息化建設經過多年的發展，信息技術在城建檔案中的應用已得到廣泛認可，通過對全國城建檔案信息化現狀的理性審視，可以認為，城建檔案館在信息化建設過程中，存在信息資源開發不足，信息交流與共享程度低的問題，對信息化重要性的認識有待普及和深化，信息服務水平和質量有待進一步提高，城建檔案信息化總體應用水平低，信息化建設還處于初步發展階段。

1 城建檔案信息化的內涵

城建檔案信息化的內涵，這是啟動信息化工作之前應明確的問題。目前理論界對此并無系統的分析研究，也無明確統一的結論。作者認為，圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的，利用是檔案管理工作的價值所在。那么，城建檔案信息化就是在新的時代背景下，為了達到有效利用城建檔案信息資源的目的而進行的系列的綜合的科學的管理工作。具體來說，城建檔案信息化是指:通過運用現代信息技術，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據城建檔案信息化的標準規范體系，以城建檔案網絡為平臺，依托高素質的信息人才，有效地開發和利用城建檔案信息，實現城建檔案管理與服務的現代化和高效化，為城市建設、規劃和管理活動提供優質服務的動態的系統化的管理工作。

2 城建檔案信息化工作的主要內容

2.1 做好城建檔案的計算機輔助管理工作，此為技術支撐和基礎保障因素。

①應有符合計算機設備運行要求的工作場地及滿足城建檔案管理軟件運行性能要求的計算機設備與相應的輔助設備。

②城建檔案管理軟件的開發研制與功能設計必須符合國家有關城建檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準；城建檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合國家有關安全保密法規與標準。

③城建檔案管理軟件應具備數據管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統維護等基本功能，覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統計六大環節。

④城建檔案管理軟件應具有良好的實用性、通用性及可擴展性，并做到界面友好，用語規范，操作簡單，使用方便；城建檔案管理軟件應考慮檔案管理電子化、遠程化、協同化、圖文一體化的趨勢，擴充電子檔案管理、與地理信息系統相結合、遠程管理等其他功能或預留相應接口。

⑤城建檔案管理軟件應具備較強的數據獨立性，確保在軟、硬件環境發生變化時數據的完整、安全遷移及有效利用。

2.2 逐步建立和完善城建檔案信息數據庫，此為物質基礎因素。

①通過文字信息著錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數字化、電子文件轉換與裝載等多種手段，做好城建檔案信息基本數據庫的建庫工作，構建城建檔案目錄庫、城建檔案基本信息庫、城建檔案原件庫、城建檔案多媒體庫等各種基礎數據庫。

②在基礎數據庫的基礎上進行數據的挖掘、提煉與整合，形成各種專題數據庫，提高城建檔案信息的針對性與效用度。

③數據庫中的城建檔案信息應保持真實性、完整性與有效性，提高城建檔案信息的權威性。

④城建檔案信息庫數據結構設計應符合檢索優先的原則，能夠以DBF文件格式或通過XML及其他通用格式文檔進行數據交換，并具備安全、合理、高效、靈活等特性。各種不同類型的城建檔案數據，其文件格式均應盡量采用通用文件格式。推薦的通用文件格式為:文字型數據采用XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖像數據采用JPEG、TIFF格式；視頻數據采用MPEG、AVI格式；音頻數據采用MP3、WAV等格式。

2.3 通過信息化手段，做好城建檔案利用工作，充分發揮城建檔案信息的作用。此為目的因素。

①應提供簡單易用的檔案信息檢索系統，對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求。

②應實現由單一的文字信息向圖文聲像一體化信息利用的轉變，設置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能。

③應實現由封閉型利用向開放型利用的轉變，改專用檢索查詢系統為通用檢索系統，改專用設備定點查詢為遠程查詢利用。

2.4 探索對城建電子檔案的接收與管理，加速城建檔案信息化進程，此為當前信息化工作的重要內容。

①提前介入城建電子文件的管理，對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程的管理與監控，保證城建電子檔案的質量。

②根據城建電子檔案載體的特性，創造適宜的庫房保管條件，做好保管工作，并根據信息技術的發展情況，做好城建電子檔案的遷移工作。

③充分利用城建電子檔案的數字化優勢，通過直接復制數據及數據轉換等手段和必要的安全措施，縮短檔案接收到檔案利用之間的時間，做好利用工作。

④探索利用互聯網進行遠程城建電子檔案接收與管理，增加檔案接收途徑。

2.5 研究城建檔案信息與地理信息系統的結合，拓寬城建檔案信息的應用前景，此為目的因素的派生因素。

①做好一般的城建檔案信息與地理信息系統的結合，發揮城建檔案的歷史記載功能與地理信息系統的綜合分析優勢，對城建檔案信息進行分析與整合，形成針對性強、綜合性高的專題信息，提高城建檔案信息的權威性。

②做好地下管線檔案信息等與地理信息系統密不可分的城建檔案信息的分析與整合，使之得到更有效的應用。

2.6 加強領導與組織、交流與溝通，發展壯大自身。

①加快制訂信息化工作的法規政策、標準規范，統一思想，綜合協調，大力推進信息化工作的進程。

②加強城建檔案管理部門與歸口管理部門之間、城建檔案管理部門與建設單位之間的縱向溝通聯系，爭取更多的支持與理解，同時也通過信息化建設提供更有效的服務，提升自身的作用與地位。

③加強各級城建檔案管理部門之間、城建檔案管理部門與相關政府機關及企事業單位之間的橫向交流與合作，通過資源共享、業務協同、優勢互補等措施，形成合力，共同推進信息化工作的順利開展。

④利用互聯網的信息溝通優勢，加強對外宣傳，擴大自身影響，提高全社會對城建檔案事業的關注。

建設數字化檔案館是檔案信息化發展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發展的方向，數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作并有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發和應用過程中應該堅持統籌規劃，量力而行、循序漸進、使用有效、安全保密的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。