外方采購代表處存在的問題及其對策研究

摘要：經濟全球化使企業在一個快速變化的新世界和新經濟秩序中生存與發展。隨著中國外貿的不斷發展，外貿行業的分工越來越細，外方采購代表處以其獨特的模式在外商對華貿易和投資中充當不可替代的重要角色。然而，由于自身的各種局限性使其管理上存在各種不足。本文通過了解外方采購代表處的性質和現狀，分析其存在的問題并提出相關對策。

關鍵詞：外方采購代表處 對華貿易和投資 局限性

1 外方采購代表處概述

外方采購代表處是外商企業代表處的一種，專門負責國外企業在中國地區的國際采購業務。外商企業代表處，又稱外國(地區)企業常駐代表機構，是外國企業設立在中國的，代表母公司進行業務聯絡的機構，首席代表通常由海外人士擔任。外方采購代表處往往是針對在中國有大量采購業務的國外企業，方便其在華聯系合作伙伴、考察市場、研討市場或者管控產品質量，培養人才等而設立的代表機構。目前，外國企業來華設立的代表處已逾10萬家。

美國著名經濟學家克里斯多夫講過這樣的話：“市場上只有供應鏈而沒有企業，真正的競爭不是企業與企業之間的競爭，而是供應鏈與供應鏈之間的競爭。”為此，外方采購代表在外企國際采購過程中的重要地位不容忽視。隨著經濟的全球化發展以及跨國集團的興起，現代產業鏈圍繞一個核心企業的一種或多種產品，形成上游與下游企業的戰略聯盟，其中涉及到供應商、生產商與分銷商，它們可能在國內，也可能在國外，在這些企業之間的商流、物流、信息流、資金流一體化運作。對一些剛剛進入中國試探市場的外資企業，設立代表處是一個比較好的解決辦法。

上世紀末，由于香港具備了地理環境、人才、語言等各種優勢，許多的海外對華貿易的采購代表處設立在香港。比如香港高士維亞洲有限公司(Cosworld Asia Limited)，其總公司位于法國，主要客戶是歐洲和美國等知名化妝品高檔消費品公司，如L’oreal， Esteel Lauder。公司根據外方的要求，在中國境內尋找合適的供應商，采購相關的外包裝，如禮品袋，紙盒，塑料粉盒，口紅外殼等。同時公司還協助最終用戶對成品進行質量檢驗，提供檢驗報告，并安排相關商務操作。到本世紀初，隨著國內人才素質的不斷提高及投資環境的改善，外方采購代表處紛紛向國內大城市轉移，比如北京、上海及深圳、廣州等。比如德國GEBRA公司常年供應德國的連鎖超市，有五十多年歷史。它在國內的辦事處設立在上海主要采購小家具、花園產品、戶外用具、五金家居用品、禮品等等。

經過近十幾年的發展，外方采購代表處以其獨特模式為中國供應商和國外市場搭起了良好的溝通橋梁。其優勢主要體現在以下幾個方面：

第一，成立手續簡便、投資小 外商采購代表處是業務聯絡機構，不是法人實體，因此沒有注冊資本要求。只要有國外正規注冊的企業法人代表的授權，就可以在國內設立外方采購代表處。一般的律師事務所都可以代理向政府申請注冊外商采購代表處，手續十分方便，一般25-35個工作日就可以完成。

第二，政府政策鼓勵 從改革開放以來，我國強調引進外資促進國民經濟的發展。外方采購代表處是引進外資的一種形式，其資金投入完全來自國外企業。同時，這種代表處的目的旨在推動國際采購的順利進行。為此，政府對待外商成立外方采購代表處的做法是十分鼓勵的，修訂《外國企業常駐代表機構登記管理條例》的宗旨歸納為“允許鼓勵、嚴格監管”。

第三，財務制度簡單 根據《國家稅務總局關于加強外國企業常駐代表機構稅收征管有關問題的通知》來核定外商代表處的稅務，具體按經費支出換算收入計算所得稅的方法，具體如下：

本期經費支出額÷（1－核定利潤率10％－營業稅稅率5％）＝收入額

收入額×核定利潤率10％＝應納稅所得額；

應納稅所得額×適用稅率30％＝應納所得稅額

應納稅所得額×地方所得稅稅率3％＝應納地方所得稅額

應納所得稅總額＝應納所得稅額＋應納地方所得稅額

然而，大部分的外方采購代表處由于規模較小，沒有聘用專業的會計人員，為此，一般將每月的會計作帳項目交給代理公司代理報稅，費用在600元人民幣左右。

2 外方采購代表處存在的問題

2.1 供應商的選擇和管理的問題

由于外方采購代表的主要職責是在中國選擇合適的供應商，以最低的成本為國外的母公司提供所需的商品。代表處一般會以外國總公司的名義在多個供應商處訂貨拚箱運往國外。為此，供應商的選擇和管理顯得格外重要。由于外方采購代表在國內通常是通過網絡、交易會或批發市場等渠道了解到供應商的信息。供應商的質量和規模參差不齊。曾經有這樣一個例子，迪拜的外方采購代表在廣州采購兩臺兒童玩具車，國內供應商認為在廣州交貨就算交易已經結束。然而，當廣州代表處把貨物運往迪拜港口的時候，才發現迪拜進口清關需要提供商品的特殊檢驗證明，一般的商檢證書不符合要求。這時請求國內供應商配合重新提供樣品做商檢。可是，供應商以訂單數量過少，利潤過低為由拒絕的采購方的請求，導致該兒童玩具車無法履行進口手續而滯留在進口港，造成不必要的損失。這個案例中，迪拜總部對進口所需的資料不熟悉負有重要責任，但是，如果是優質的供應商并建立了良好的合作關系，便不至于在遇到問題時由于小小的利益而拒絕配合。

2.2 人才流失的問題

外方采購代表處規模較小，無直接用人權導致難以留住人才。《北京市人民政府關于外國企業常駐代表機構聘用中國雇員的管理規定》第五條中規定：外國企業常駐代表機構招聘中國雇員，必須委托外事服務單位辦理，不得私自或者委托其他單位、個人招聘中國雇員。因此對于外企代表處的定義是一個僅作為聯系業務的辦事處，本身沒有用人權，必須委托國家法律規定的外服公司來錄用中國籍員工，外企辦事處是實際的用人單位，外服公司是派遣單位，勞動者和外服公司是勞動合同關系，和外企代表處沒有直接的勞動合同關系。為此，外方采購代表的用人模式不夠靈活。另外，由于外方采購代表處規模較小，多數為十人以下。這樣，能力較強的人才希望到有更大發展空間的機構選擇就業，發展的瓶頸導致人才流失的現象嚴重。

2.3 涉及違規行為的問題

公安部曾在2008年發文稱，要警惕不法分子以境外公司駐華代表處名義從事融資詐騙犯罪活動。僅在2008年4月，北京市公安機關就查處了16家從事融資詐騙犯罪活動的外企駐華代表處，他們共騙取600余家中小企業的資金達數千萬元。1983年頒布實施的《關于外國企業常駐代表機構登記管理辦法》中明確規定，“外國企業常駐代表機構，應當是從事非直接經營活動的代表機構”。現實生活中，很多外企代表處都在從事著經營活動。比如：進行商業展覽，簽訂合同，履行合同，還有的進行機械設備的調試，有的代表處甚至成了事實上的分公司。

2.4 代表處規模瓶頸的問題

雖然從事的工作類似于國內的外貿公司，但是，相關的法規不允許外方采購代表有經營活動，他們必須以母公司的名義委托給專業的出口職能部門處理出口的相關事宜。比如，出口的報關報檢有專業的報關公司、出口海運有專業的國際貨運代理公司等等。所以，一般的外方采購代表處的工作重點是查驗貨物以及訂單的跟進，主要負責聯絡的工作，其規模非常小。由于外方采購代表一般是代表某一國外企業的采購，采購的品種相對少、采購量不大，為此，規模擴大的話會導致母公司的采購成本增加，進一步擴大規模似乎成了外方采購代表處的瓶頸問題。

3 外方采購代表處管理的對策

3.1 建立良好的供應商選擇和管理機制

供應商的誠信就直接影響到供貨的質量，供應商的開發和管理是整個采購體系的核心，其表現也關系到整個外方采購代表處的業績。一般來說，供應商開發包括的內容有：供應市場競爭分析，尋找合格供應商，潛在供應商的評估，詢價和報價，合同條款的談判，最終供應商的選擇。在大多數的跨國公司中，供應商開發的基本準則是“Q.C.D.S”原則，也就是質量，成本，交付與服務并重的原則。在供應商開發的流程中，首先要對特定的分類市場進行競爭分析，要了解誰是市場的領導者，目前市場的發展趨勢是怎樣的，各大供應商在市場中的定位是怎樣的，從而對潛在供應商有一個大概的了解。選擇了供應商以后，如何控制產品的質量、交貨時間、付款及售后服務就成了供應商管理的主要內容。于此同時，建立良好的溝通渠道，把供應商視為共同進退的戰略伙伴，并建立利益共享機制。直接的點對點企業之間合理的利益分配機制是供應鏈企業利益共享機制的基礎。另外，通過各種方式建立有效的雙向激勵機制也是有效的方法，比如訂單激勵，對于表現優秀的供應商，需方可以通過加大訂單的方式進行激勵，這是供應商最樂于見到的，也是需方最為有效的對供應商進行激勵的手段。

3.2 完善人力資源管理

從外方采購代表機構自身的特點出發，與優質的外服公司建立良好的合作渠道，引進優秀的人才。人力資源管理上，一方面，建立以工作分析為基礎，以關鍵業績指標為核心，以績效管理、薪酬管理為主要內容的業績管理體系。業績管理的手段是考評，核心是激勵，目標是改善。另一方面，企業與員工的共同發展是企業文化的重要內容，員工發展的核心內容是員工能力的開發與培養，運用人才的引進、培訓開發、生涯管理等方式方法，不斷提升員工隊伍的整體素質。外方采購代表處的優勢就在于，它是屬于國外企業的一部分，在國內部分的規模雖小，但國外母公司的規模較大。對于員工來說，獲取一定的工作經驗以后，有機會到國外母公司培訓、或委派國外工作都是自身的一種提升。外方采購代表處對工作表現優異的員工應該提供相應的機會。

3.3 嚴格遵守國家相關規定

由于外方采購代表處的負責人是海外母公司的代表，一般是外籍人士，所以，在外方采購代表處成立之后。作為合法職員的中國籍員工應該加強對相關法規的學習。《外國企業常駐代表機構登記管理條例》已經在2010年11月10日國務院第132次常務會議通過，自2011年3月1日起施行。其中明確規定，代表機構可以從事的業務活動：與外國企業產品或者服務相關的市場調查、展示、宣傳活動，與外國企業產品銷售、服務提供、境內采購、境內投資相關的聯絡活動，我國締結或者參加的國際條約、協定規定可以從事的業務活動，以及法律、行政法規或者國務院規定代表機構可以從事的業務活動。

3.4 向外方采購代理企業轉變

按照中國法律規定，外國公司在中國開展活動一般有三種方式，一種是按照《公司法》的規定設立分公司，但是目前還沒有實施的辦法；第二種是最常見的設立代表處，目前有10萬多家；第三種是依據法律法規的規定直接從事市場經營活動，但是目前這種方式的范圍還比較窄，大約有三四千家。外方采購代表處與外貿公司不同，由于隸屬于國外的母公司，發展的規模由母公司決定，在中國的代表處沒有決定權。因此，外方采購代表處如果規模擴大，機制完善以后可以向外方采購代理企業轉變。外方采購代理企業是獨立的公司主體，可以從事經營活動，專業為國外的企業從事國內采購代理業務，收取傭金。可見，代表處是跨國經營的前期活動，規模發展以后根據業務的需要，便可以向其它類型的外商獨資企業轉變，成為有經營權利的經濟實體。

4 總結

外方采購代表處是外國駐華代表處的一種形式，指外國公司、機構根據中國規例在中國設立的聯絡機構。外方采購代表處在國際貿易中具有不可替代的重要地位，它促進了外國對華的貿易和投資。然而，此形式的外商投資機構難免存在著各種問題和局限性。規范對外國駐華代表處的管理，改善其目前管理上存在的各種問題，相信將能使其更好的發揮促進中國外貿和外商國際采購的橋梁作用。

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