淺談科研資料的管理

摘要:規(guī)范的科研資料管理在科研管理中具有重要的地位和作用。本文針對(duì)目前科研資料管理存在的問題，提出了資料管理中的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞:科研資料管理

中圖分類號(hào):C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1672-3791(2011)02(b)-0239-01

科研資料是儲(chǔ)備科技信息和科技知識(shí)的主要載體，為實(shí)際科學(xué)研究提供寶貴的理論依據(jù)，具有重要的參考價(jià)值。因此，做好科研資料的管理工作，對(duì)科研成果的申報(bào)、研究、管理、開發(fā)有著很大的關(guān)系。

科研資料的管理工作涉及到方方面面，從資料的整理到資料統(tǒng)計(jì)，從資料保存到資料查詢，每一步都需要認(rèn)真、細(xì)致的細(xì)化工作，以保證科研資料客觀、準(zhǔn)確發(fā)揮其作用。

1科研資料管理工作存在的主要問題

1.1 科研資料管理意識(shí)薄弱

在科研單位，有不少資料員的資料管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)科研資料管理缺乏重視，認(rèn)為科研單位只是搞科研，忽視了技術(shù)資料的重要性。從而導(dǎo)致資料收集、更新不及時(shí)，資料整理、歸檔混亂的現(xiàn)象。如有用的資料和無用的資料、過期的資料和不過期的資料混淆在一起，結(jié)題的科研資料歸檔不完整，最終給資料的查詢、使用帶來許多的不便。

1.2 科研資料管理手段落后

資料室是一個(gè)信息資料的集中地，有科研項(xiàng)目技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)圖書、工程圖紙、技術(shù)數(shù)據(jù)及相關(guān)文件通知等，有紙式的，有電子版的資料，可謂為資料種類多，數(shù)量大。然而由于缺乏先進(jìn)的、規(guī)范的信息處理手段，缺乏配套完善的資料管理軟件，管理人員對(duì)資料的收集、分類統(tǒng)計(jì)、保管、存放、借閱登記等往往需要人工計(jì)算、手抄進(jìn)行，工作量極大，出錯(cuò)率高，工作效率很低。

1.3 科研資料管理人才缺乏

資料管理是一門技術(shù)，是一項(xiàng)瑣碎的工作，需要人們有耐心、有責(zé)任心來對(duì)待這項(xiàng)工作。然后有的科研單位根本沒有專職的資料管理人員，隨時(shí)抽調(diào)人員臨時(shí)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作;有的單位雖說設(shè)有資料管理人員，但總是不斷更換資料管理員，缺乏專業(yè)的、專門的人負(fù)責(zé)。致使科研資料的管理不盡人意。

2科研資料管理的建議

2.1 增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，規(guī)范科研資料管理

科研單位應(yīng)該進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力培養(yǎng)資料管理的創(chuàng)新理念，加大科研資料管理力度，充分發(fā)揮資料在科研中使用價(jià)值。

科研資料在科研過程中的作用，資料管理人員從資料的收集到資料的整理，從資料的統(tǒng)計(jì)到資料的歸檔，每一個(gè)過程都需要花費(fèi)大量的精力，需要高度的責(zé)任心才能做好這項(xiàng)工作。

因此資料室人員應(yīng)該樹立牢固的服務(wù)意識(shí)，制定資料管理相關(guān)規(guī)定，跟蹤科研、工程進(jìn)度，及時(shí)收集、整理相關(guān)資料，并按專業(yè)分析、歸類、統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確、真實(shí)對(duì)各種科研、工程資料進(jìn)行科學(xué)的編號(hào)、登記、存放。按規(guī)定做好查詢、借閱、復(fù)印相關(guān)登記，從根本上落實(shí)好自己的工作職責(zé)。不斷改進(jìn)科研資料的管理制度，以滿足科研工作的實(shí)際需求。

2.2 采用先進(jìn)技術(shù)，提升科研資料管理

由于科研資料的種類多、數(shù)量大，需要采用先進(jìn)的技術(shù)采集、整理、歸檔。這樣不僅使收集的資料真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，還能大大減少資料管理員的工作量，提高工作效能。

結(jié)合單位的實(shí)際需求，依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用復(fù)印機(jī)、移動(dòng)硬盤、掃描儀、打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備及多媒體技術(shù)參與科研資料的收集、整理和加工，實(shí)現(xiàn)科研歸檔管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，使資料管理科學(xué)化和規(guī)范化。

2.3 優(yōu)化管理機(jī)制，培養(yǎng)科研資料管理人才

科研單位需要培養(yǎng)專業(yè)、專門的優(yōu)秀資料管理人員，就要加大資料管理人員的培訓(xùn)力度，建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，從根本上調(diào)動(dòng)資料員的工作熱情，提高資料員的工作能力。

(1)加大培訓(xùn)力度。

結(jié)合未來需要，采用“學(xué)校學(xué)、單位訓(xùn)、多參觀”等手段，加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)資料管理人才的培養(yǎng)。

單位結(jié)合日常工作，每年可抽調(diào)資料管理人員到院校或其它單位去學(xué)習(xí)，并把學(xué)習(xí)內(nèi)容傳授給每位資料管理人員，從根本上提高大家的資料管理能力，以便更好地為科研工作服務(wù)。

(2)建立科學(xué)考評(píng)機(jī)制。

科研單位應(yīng)結(jié)合日常工作實(shí)際情況，每年對(duì)資料管理人員采用定期考核與隨機(jī)考核相結(jié)合的方式，對(duì)每個(gè)管理人員進(jìn)行考核評(píng)估，并建立資料管理人員考評(píng)成績(jī)檔案，將此成績(jī)作為調(diào)職、獎(jiǎng)勵(lì)的依據(jù)，并對(duì)于連續(xù)三年考評(píng)不合格人員，可調(diào)離本工作崗位。

(3)建立獎(jiǎng)懲制度。

建立和完善資料管理人員獎(jiǎng)懲制度，以激發(fā)和調(diào)動(dòng)人才的積極性和創(chuàng)新性。

科研單位制定和完善資料管理人員獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于平時(shí)責(zé)任心強(qiáng)、考評(píng)成績(jī)優(yōu)秀的資料管理人員，要給予通報(bào)表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不求上進(jìn)的人員，并給資料管理工作帶來不良影響的個(gè)人，應(yīng)給予通報(bào)批評(píng);對(duì)于給資料管理工作中帶來嚴(yán)重影響的個(gè)人，應(yīng)給予處分并建議調(diào)離工作崗位。

參考文獻(xiàn)

[1]郭麗麗.淺談高校科研檔案的科學(xué)管理.來自于http:www.xuexila/lunwen/management.