升格高職院校檔案管理工作探析

一、升格后高職院校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.檔案意識(shí)淡薄

升級(jí)后的高職院校建校時(shí)間短，檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。不能有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展，致使檔案工作存在著滯后性，檔案的查考利用價(jià)值表現(xiàn)得不明顯。

2.檔案資料收集不完整，歸檔制度不健全

中專學(xué)校升格為高職院校，由于管理方式的不同，實(shí)行院系兩級(jí)管理，缺少專職檔案員，材料保存不完整，文件亂丟亂放。例如，外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解，造成會(huì)議文件不能及時(shí)歸檔；學(xué)生的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、聽課記錄、教學(xué)進(jìn)度表等材料不全，教師的個(gè)人研究成果甚至教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中的教學(xué)檔案保存在個(gè)人手中，一些設(shè)備、科研等類目的材料歸檔不全，規(guī)章制度流于形式，嚴(yán)重影響了檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

3.忽視特色檔案的形成，缺少信息資源共享

特色檔案能體現(xiàn)學(xué)校與眾不同的個(gè)性，也是辦學(xué)特色的最好體現(xiàn)。高職院校的檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，形式多樣，但反映學(xué)院教學(xué)特色的精品課程材料，教師自編講義、教材，沒(méi)有及時(shí)歸檔，這勢(shì)必影響檔案的利用價(jià)值。在辦公自動(dòng)化的今天，信息資源共享在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步中發(fā)揮著越來(lái)越舉足輕重的作用，高校檔案涉及高校辦學(xué)過(guò)程中的教學(xué)、科研、管理、人事、基礎(chǔ)建設(shè)、發(fā)展規(guī)劃等各個(gè)方面的文字、圖片、音像資料。由于信息化管理手段落后，院系之間信息資源的傳遞不夠順暢，直接影響了檔案資源的共享。

4.檔案兼職人員專業(yè)素質(zhì)良莠不齊

負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員有的是經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的專職人員，但大多是不具備檔案專業(yè)知識(shí)的兼職人員；再加上對(duì)檔案工作不重視，部分檔案管理人員缺乏工作熱情和責(zé)任心；另外，檔案信息技術(shù)、外語(yǔ)、文史哲等多層面知識(shí)和應(yīng)用能力比較欠缺，遠(yuǎn)不能滿足檔案形勢(shì)多元化、檔案服務(wù)大眾化、檔案管理現(xiàn)代化的要求。

二、高職院校如何做好升級(jí)后的檔案管理工作

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，理順管理體制

升級(jí)后的高職院校應(yīng)通過(guò)學(xué)習(xí)《檔案法》和《高校檔案管理辦法》等，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的檔案意識(shí)，使檔案工作有章可循，有法可依。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，按照上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，形成各職能部門齊抓共管的局面；健全管理體制，從組織上保證檔案工作的順利開展，利用校園網(wǎng)建立檔案管理信息網(wǎng)，使檔案工作與學(xué)院其他管理工作同步發(fā)展，納入學(xué)院的整體發(fā)展規(guī)劃，解決好檔案管理工作中的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、設(shè)備添置、經(jīng)費(fèi)開支等基礎(chǔ)性建設(shè)，使學(xué)校檔案工作跟上教學(xué)改革的步伐。

2.完善制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

（1）完善檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)法制化、制度化、規(guī)范化管理的保障。建立院、系兩級(jí)檔案管理制度，主要包括各門類載體的檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責(zé)范圍、考核制度，檔案的保管、借閱制度，利用保密制度等。對(duì)院系檔案管理人員提出明確的工作目標(biāo)和工作要求，實(shí)行檔案部門立卷，維護(hù)檔案的完整與安全，使散存在各部門或個(gè)人手中的有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔，從制度上保證檔案的收集、歸檔和保存。

（2）加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，重視特色檔案積累。教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種載體材料，也是學(xué)校檔案的核心和重點(diǎn)。對(duì)教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的大量特色教案、課件以及創(chuàng)新教學(xué)、公開課評(píng)比、教師管理、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、技能培養(yǎng)、學(xué)籍管理、學(xué)生成績(jī)等作為重點(diǎn)材料收集。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

文檔一體化是實(shí)行檔案信息化建設(shè)的基本原則，是辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理提出的必然要求。檔案部門要轉(zhuǎn)變思想觀念，調(diào)整工作思路，跟上信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，使檔案管理實(shí)現(xiàn)從實(shí)物管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，從靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理轉(zhuǎn)變，從封閉被動(dòng)向開放、主動(dòng)轉(zhuǎn)變。做好編研開發(fā)工作，使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、利用、服務(wù)形成全面、完整、合理的網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)構(gòu)。加快實(shí)現(xiàn)高職院校的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷提高檔案的利用效率，早日實(shí)現(xiàn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)的互通和共享。

4.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平

建立一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)的檔案干部隊(duì)伍，首先要加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保一定數(shù)量的專兼職檔案人員，提高工作積極性。隨著高等教育的快速發(fā)展，檔案工作也有了新的變化。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)，全面提高檔案隊(duì)伍人員的素質(zhì)，及時(shí)掌握檔案工作的新知識(shí)、新技術(shù)和新方法。

（作者單位：山東省菏澤家政職業(yè)學(xué)院）