會計電算化系統條件下的內部控制

摘要:會計電算化就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的現代化。內部控制制度是單位為提高會計信息質量，保護資產的安全完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。內部控制制度作為企業實現其經營管理目標完成受托責任的一種手段，在企業內部管理監控系統中起著舉足輕重的作用。隨著電子計算機和網絡技術的發展和應用，會計電算化會更加廣泛應用于內部控制中，這不僅會使會計工作工具發生改變，而且還會引起會計工作程序和會計工作方法的變革，這些變革無疑給企業帶來了巨大的效益，但同時也給企業帶來了新的問題和挑戰，因此構建會計電算化系統條件下的內部控制制度模式對我們來說就顯得尤為重要，只有不斷地去完善它企業才能夠安全、有序的運行下去。

關鍵詞：會計電算化 內部控制 模式

The Inside under the Systematic Condition of The Accounting Computerization Is controlled

Abstract:Accounting Computerization turns under the internal control is a modern data processing that is behalf of computer. It is depend on the information， system， control data and computer net and other new theoretical which can exercise in check and managing， for in proving the level of management and economic proficiency; realizing account modernization. Internal control system is base on in proving accountant information; protecting estate; ensuring that a list of statutes. System can come true. Internal control as a firm’s tact is to come true its management aims and complete duty， which plays an important role in firm’s internal management control system. With the development and application of the computer and network technology， Accounting Computerization turns can apply on the internal control. Which can make accountant’s work movement even make the account procedure and methods alteration， which can bring economic benefit; also bring more problems and challenge. All this can prove the importance of the Accounting Computerization turns under the internal control. So we should make it more perfect so that our firms can circulate more safe and ordinal.

Key Words: Accounting computerization， The inside controlling， Mode

1. 緒論

在當今社會，隨著社會主義市場經濟的建立與發展，會計工作已日益成為人們在經濟工作中所不可缺少的一門技術，并且會計工作的作用也越來越重要，由此對會計工作的要求也越來越高。作為會計核算的手段和工具，傳統的算盤和計算器也就難以適應對會計工作越來越高的要求。會計工作的“數據性”、“及時性”、“精確性”迫切要求會計工作迅速實現現代化，隨著電子技術的日益發展和數據處理的普及，會計電算化由此出現，并廣泛應用于企業內部控制中，由于我國電算化發展還沒有達到國外相當高級的水平，仍存在一些漏洞，因此這就給企業內部控制帶來了新的問題，從而給會計工作帶來了巨大的挑戰。尤其是對某些人利用計算機進行欺詐、舞弊的行為，給企業造成了巨大的經濟損失。為此，筆者對研究會計電算化系統條件下的內部控制問題產生了濃厚的興趣。

內部控制，是指在企業單位會計工作中為了維護會計數據的可靠性、業務經營的有效性和財產完整性而制定的各項規章制度、組織措施、管理方法、業務處理手續及其他為防止可能發生的風險而采取的一切措施的總稱。內部控制包括內部管理控制和內部會計控制，我們這里所要研究的主要是內部會計控制，而會計電算化系統條件下的內部控制又是內部會計控制的特殊形式。內部控制制度作為企業實現其經營管理目標，完成受托責任的一種手段，在企業內部管理監控系統中起著越來越重要的作用。[1]

近年來，國家特別注重對內部控制的研究，并發布了一些政策和指導意見，尤其是在會計電算化被廣泛用于企業內部控制后，國家所采取的力度就更大了。雖然應用了會計電算化后，使得企業會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高，也減少了因疏忽大意及計算的失誤而造成的差錯。但是隨著會計電算化向更深層次的發展，上述變革給企業帶來巨大利益的同時，也給企業的內部控制帶來了更嚴峻的考驗。一方面，是電算化會計的實施給企業內部帶來了新的難題。實施電算化會計以后，給一些人利用計算機進行舞弊提供了條件。由于在利用計算機條件下進行舞弊比在手工條件下隱蔽性高、防范比較困難，因此加強電算化會計的內部控制和自控能力就顯得十分重要了。另一方面，也是最為重要的方面，就是在電算化會計程序中增加了會計控制的功能，并按此思路來進行設計和開發，從而使會計反映和控制兩大功能得到平衡發展。由于，多年來會計是以反映為主，電算化會計的控制功能實際上處于“先天發展不足，后天嚴重失調”的境況。為此，需要大力開發會計控制的功能，擴展數據庫，建立以多種數學模型和數據方法為主的數據庫和方法庫。由上述所說，構建會計電算化系統內部控制制度模式對提高企業管理水平、防止差錯和舞弊、保護投資者的合法權益并保證資本市場有效運行具有重要的意義。[2]

由于會計電算化發展的不完善，引發了企業內部控制的很多問題，而構建會計電算化系統內部控制制度模式是完善電算化條件下企業內部控制的主要方式之一，因此在畢業論文選題的過程中，我毫不猶豫的選擇了《會計電算化系統條件下的內部控制》這個題目，雖然這一題目與其他題目相比不夠新穎，但這個題目卻是聯系我們切身最緊密的題目，是會計工作不可缺少的一環。這樣看來，對會計電算化系統條件下的內部控制存在的問題進行研究是非常有必要的。

當然，在改革開放迅速發展和逐步建立社會主義市場經濟體制的新形勢下，我國對會計電算化系統條件下的內部控制的研究也取得了一定的成果。國內、國外許多業內人士對會計電算化下內部控制的研究也都有自己的看法，并逐漸向更深層邁進。而筆者認為對會計電算化下內部控制的研究歸根到底是一項很重要的工作，無論何時都不應忽視。筆者會在國內外前輩取得一些研究成果的基礎上進行更全面、更具體的研究。

全文主要分為四大部分，它們分別是緒論、會計電算化系統條件下的內部控制與傳統手工記賬方式下的內部控制的區別，即會計電算化系統條件下的內部控制的特點、會計電算化系統條件下的內部控制的特殊性及其構建會計電算化系統條件下的內部控制的必要性、結論。第一部分是緒論，它主要介紹了筆者的選題背景及目的、會計電算化發展給企業帶來巨大益處的同時也給企業的內部控制帶來了一定程度上的考驗、國內外的研究狀況和相關領域中已有的研究成果以及研究內容等。第二部分是會計電算化系統條件下的內部控制與傳統手工記賬方式下的內部控制的區別，這里主要從10個小方面來闡述，從根本上把會計電算化下和傳統手工方式下的內部控制加以區別，以便為后面的研究做準備。第三部分是會計電算化系統條件下的內部控制的特殊性及其構建會計電算化系統條件下的內部控制的必要性，這一部分主要從三個方面來論述，每一方面又分為幾個小方面，根據前面指出的不同，構建出完備的會計電算化內部控制制度模式，使它逐步適應會計電算化下內部控制的要求。最后是結論，這一部分是對全文的歸納、總結，對全文做一個整體的概括，使文章的思路更加清晰明了。

本文在寫作過程中參考了大量的文獻，在理論方面做了全面的具體的分析，有些方面還例舉了一些相關的會計實例，提出了一些見解和主張，為會計電算化系統條件下的內部控制的進一步發展提供了有力的參考。

2. 會計電算化下內部控制的特點

2.1 內部控制的對象發生改變

內部控制的對象由原來以人為主的控制轉變為現在的人、機兩方面的控制為主。在手工記賬的方式下，內部控制的主要對象是會計對象、信息處理方法、處理程序和工作情況等。企業所發生的一切經濟業務全都記錄在紙張之上，并且根據會計數據處理過程的不同劃分為原始憑證、記賬憑證。實施了會計電算化后，會計憑證的存放方式發生改變，由原來的會計憑證的方式轉變為文件、記錄的方式存儲在磁性介質上，這樣就使會計核算的方式呈現出無紙化的情況，使得修改的數據不留痕跡。隨著電子商務、網上交易、無紙化交易等形式的進一步推行，有關這些交易的所有信息在每次進行交易時都會由業務人員將它直接輸入到計算機中，并由計算機自動進行處理，對于原先使用的每項交易所必須的各種單據、憑證就會相應的被取消了，原來的各種必要的核對、審核等工作在核算過程中會逐漸被計算機取代，并由計算機自動完成。

2.2 內部控制的方式發生改變

會計電算后，控制方式變成了手工控制和計算機控制相結合的方式，這時，以計算機的控制為主導：雖然實施了會計電算化，但對于原始數據的生成和審核工作，還是需要依靠手工的方式來復核和控制的，對于大量數據的輸入、處理和輸出工作是靠計算機來自動完成的，計算結果的正確性主要是依靠硬件的質量及程序設計的效果來保證的。因此，除了手工控制方式外，確保計算機外部設備、計算機內部設備以及網絡傳輸設備的正常運作是十分重要的，對于保證數據文件和程序文件的不被非法篡改、破壞或丟失的作用也具有相同的重要性，為此企業必須采取嚴密措施對其進行管理、控制和保護。[3]

2.3 會計系統處理數據的方式發生改變

雖然，計算機的應用并沒有使會計系統的基本功能發生改變，但它卻使手工會計系統處理數據的方式發生了相應的變化，即手工記賬方式下的那種以多人完成核算業務的情況已經不復存在，取而代之的是，輸入一張憑證，計算機便可自動進行過賬、轉賬、匯總、輸出報表等一系列的工作。原先只能在月末運用手工方式來進行成本計算、編制報表的方法，現在已經可以由計算機來進行處理，并能夠及時準確地被代替。[4]

2.4 會計人員的分工與職能的分割發生很大變化，同時，也使得財會部門的組織結構發生了很大的改變

原先在手工記賬的方式下，財會部門的工作全部需要會計人員來擔當，他們通過出納組、成本組、資金組等工作組的分工，各司其職，逐漸形成一個強有力的職能部門。但在企業實現了會計電算化后，對于硬件、軟件的維護工作，會計數據的計算機輸入工作，也同樣需要一系列的維護操作人員，原先的一班財會人員，很大一部分從繁重的記賬、算賬、報賬的工作中解脫出來，使他們有時間參與企業的財務分析、成本預測，從而為上層管理部門做出正確的決策提供了有力的保證。

2.5 計算機的使用使會計檔案的保管形式發生改變

原先的手工記賬方式中，會計檔案的存放形式主要是按照紙介質的存放形式來存放的，人們對歷史資料的查詢，都需要經歷一個調閱紙介質的賬、證、表的過程來實現，而在使用了計算機之后，從長遠的角度看，會計檔案將以磁介質為主、紙介質為輔的形式存放于計算機中，這一存放形式使得會計信息的查詢速度得到了極大的提高，但恰恰是因為這一改變，會給企業的會計信息資料的保管工作帶來新的問題，這就使得人們不得不采用一系列行之有效的控制方法來對存放于計算機中的會計數據加以保護。[5]

2.6 會計系統的電算化使會計人員的知識結構發生改變

既然會計電算化的應用使得會計人員的知識結構發生了改變，那么相應的就需要會計人員既要掌握會計的專業知識，又要掌握計算機的有關知識，要在熟練掌握會計業務的基礎上，不斷學習掌握日新月異的計算機知識和使用技術，最終明白在會計電算化系統條件下處理會計業務的全過程。

2.7 電算化會計系統下系統功能與數據高度集中

在手工記賬條件下，企業的多項會計業務資料，如憑證、日記賬、明細賬、總賬等都需要經過不同的責任人來分別記錄并按照所屬類別依次進行保管，而在運用了會計電算化之后，所有的會計信息都需要全部存儲于計算機中，并且需要由同一套會計電算化軟件來執行多項業務操作。在計算機網絡技術和數據庫技術所引發的計算機數據資料高度共享的情況下，如果沒有完備的內部控制措施，那么這種高度集中的方式將面臨巨大的安全風險。

2.8 電算化會計系統在綜合判斷和推理能力上沒有手工系統完備

雖然計算機的運行速度很快、精度很高，但用它來代替手工操作的同時也使它喪失了一些本身所匱乏的功能，這些功能是人類所特有的，如人類所具有的一些推斷事物是否合理，是否合乎常規，是否合乎邏輯的綜合判斷和推理能力，如果系統一旦發生差錯，那么將會引發財務系統的一連串錯誤，這將造成會計信息的失真，從而影響整個企業的正常運作。

2.9 會計電算化系統的保密性、安全性差

由于電算化會計系統采用的是無紙化的操作方式，那么必然會給數據安全帶來極大的威脅。如果內部機制不健全，那么就會使某些未經授權的人員趁機利用非法手段進行犯罪，如趁機進行會計數據的瀏覽、拷貝、篡改、以及毀損會計信息等，這樣必然造成企業經營管理的不當，從而影響企業的經營效益。

2.10 企業單位的內部控制方法與控制技術，因為計算機的應用，而必須給予它新的內容

由于計算機的應用，企業單位的內部控制方法與控制技術被賦予了新的內容，從而使得原先手工記賬中存在的那種通過組織控制和賬簿控制就可達到控制高效可靠的做法已很難發揮作用，代之而起的是面對復雜龐大的人機系統，相應的要建立起適合系統發展的硬件維護控制，軟件維護控制，安全保密控制，以及范圍更廣的組織控制和面對數據輸入、處理、輸出過程的控制。

總之，會計系統的電算化，不僅引起了系統內在的變化，而且也改變了會計系統與外部系統的交換方式，促進了宏觀與微觀管理系統的建立與發展，同時，它又極大程度地提高了會計信息的相關性、可比性、可靠性、時效性和重要性。隨著計算機在會計工作中的普遍應用，管理部門對由計算機產生的各種報表、數據等會計信息的依賴程度就會越來越高，而這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下，才能保證其準確性和可靠性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少運用計算機犯罪的可能性。因此，構建會計電算化下內部控制模式不容忽視。[5]

3. 構建會計電算化下內部控制模式

3.1 電算化會計系統的一般控制

一般控制是指對整個會計電算化系統及環境要素實施的，對系統所有的應用或功能模塊具有普遍影響的控制措施，一般控制主要是有關電子數據處理的政策和制度。[6]

3.1.1 電算化會計系統的組織與管理控制

組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發生的目的。它包括組織機構的設置、上機管理、責任劃分、設備管理、檔案管理等。（1）組織機構的設置。企業應根據會計數據的不同形態，將會計數據的具體所屬劃分為數據收集組、數據處理組和信息分析組等組室；也可以根據會計崗位和工作職責的不同，將其劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。組織機構的設置必須符合企業的實際規模，適應企業總體經營目標。（2）上機管理。企業所安裝的會計系統的計算機必須是留做會計業務而使用的，企業應對于計算機的使用確立一整套管理體制，即必須是專門的人員才可使用，以保障每一個工作人員在自己所處的計算機上編輯會計數據，查出問題所在，從而解決會計難題的目的。企業對于所安裝的會計系統的計算機所制定的上機管理措施主要包括輪流值班制度，上機記錄制度，完善的操作手冊等措施。（3）責任劃分。內部控制的關鍵之處在于對不同的很難相容的職務進行有效的分離，在電算化被應用后，運用計算機進行操作與原先在手工記賬方式下的操作是一樣的，原先手工記賬方式下對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門擔當，在運用了計算機后也不例外。計算機會計系統被應用后，職責的分離主要包括：數據維護管理職務與電算審核職務相分離；數據錄入職務與審核記賬職務相分離；系統操作的職務與系統檔案管理職務相分離，同時，還應建立起崗位輪換制度。（4）設備管理。為了使用于計算機會計系統的各種硬件設備完好，能夠正常運行，企業應當建立起一整套完備的管理體制。對設備所處的環境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，以及包括人文環境的控制，都是硬件設備的管理范圍。尤其是對人文環境的控制，需要我們防范的是要防止無關人員進入計算機工作區域、對設備加強保護，嚴禁被盜、以及防止設備用做其他方面等。（5）檔案管理。與計算機會計系統有關的企業會計資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。完備的檔案管理制度是必須具備合格的檔案管理人員，完善的資料借用和歸還手續，完善的標簽和索引方法，安全可靠的檔案保管設備等。同時，企業還應制定出對所有檔案進行定期備份的措施，并及時給予完善的保管。為了防止檔案遭到破壞，企業還應采取一些應急措施和恢復手段來對會計檔案進行完備。[7]

3.1.2 電算化會計系統的應用系統開發和維護控制

應用系統開發控制是指在開發過程中，要嚴格按照系統的總體要求和步驟進行，并且是在按照國家財政部《會計核算軟件基本功能規范》的嚴格要求下進行開發的。而系統維護控制則包括維護主體、維護內容以及維護方式等。

系統的維護是指日常為保障系統正常運行而對系統硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統維護包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要包括對硬件設備定期進行檢查并及時做好記錄；在計算機會計系統運行過程中如果發生硬件設備故障要對發生的故障做詳細的分析并及時做好記錄。而軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護和完善性維護。在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證企業實際會計數據的連續性和安全性，并且需要有關人員進行全面監督。

計算機會計系統在運行時，應給予它充分的維護保障，以確保其正常運作。系統在發生對操作不利的故障時，系統管理員應及時指出并給予適當的處理。當系統運行中出現了不明意義的提示或故障時，操作人員首先應對現場采取保護的措施，隨后與系統管理員聯系，以查明故障原因。而當系統管理員在不能直接排除故障的情況下，并且沒有其他替代解決方案時，應及時請求上級部門系統管理員或專業維護人員來給予技術指導。企業單位應制定出基層單位提出的維護請求及響應辦法，而基層單位在提出了請求之前應對當前操作進行反復的檢驗，確認出故障的根本原因。在提出請求時，應說明故障發生時系統的運行狀態以及故障會造成什么樣的后果等，以便得到上級維護人員及時有力的診斷和處理。

同時，應當將所發生的故障及時的登記在相應的維護記錄本上，以便對系統實行維護記錄的制度。

維護方式可以采用應用兩個管理人員來維護的辦法。對于兩個維護人員可以對他們進行合理的分工，有助于發揮他們自身的特點，而且還可以互相的監督，充分調動起他們的積極性，對系統的保護有一定的作用。[8]

3.1.3 電算化會計系統的系統建立控制

系統建立控制是在系統建立的基礎上而產生的，它具體包括：系統的調試應當有各崗位的人員進行參與；資源應適當加以配置；新安裝的系統應該與曾安裝過的舊的系統并行一段時間且需要經過有關部門審批后才可代替其舊的系統來使用。

3.1.4 電算化會計系統的計算機操作控制

計算機操作控制首先提到的是接觸控制，這里指出操作的人員必須是經過允許的人員，也就是由上級規定的人員，與此同時，應及時發現處理中的錯誤并給予適當糾正。為此，就必須制定出一系列具體的措施，如在操作人員對會計軟件操作工作的內容和權限完全了解的情況下，以及對操作人員上機操作的記錄確定的條件下才可制定。

操作控制的一個重要內容是定期更換操作口令。操作人員對系統的操作必須設置自己唯一的口令，并定期對操作更換口令。一旦操作人員發現自己的口令被別人修改或刪除，應及時的向上級會計主管報告，會計主管對于這一情況可委托系統管理員和電算審查員一起查明原因，待查明原因后再進行處理。

對于會計電算化崗位的權限，它主要包括科目使用權限、軟件功能權限、報表使用權限及其他權限。企業應按照各崗位的工作內容的不同制定出相應的權限。而在決策者的查詢操作方面，應當把它看成是同一個崗位，并對其設定相應的權限。

對于由計算機會計系統打印輸出的憑證、賬簿、報表等相關會計資料，必須要經過制單人員、審核人員、記賬人員、會計主管等一系列相關人員簽字或蓋章后才能發揮作用。而這時，審核人員必須在打印的會計數據與計算機內的數據核對無疑后方可進行簽章的操作，當將打印輸出的賬簿、報表以檔案的形式進行保存時，則必須要經過會計主管人員審核，并進行逐頁簽章。

系統管理員應對系統操作人員進行每半個月一次的工作日志檢查，在核實了操作人員具體的上機時間、操作內容等的情況下才可允許操作人員的下一次操作。[9]

3.1.5 電算化會計系統的系統軟件控制

系統軟件控制的基本內容包括在修改系統軟件的方面，應該給予充分的授權、批準、檢驗和記錄。這里要求系統軟件和記錄的存取必須是經過允許的人員才可以去處理，并且要求系統軟件盡可能的備份，以防止意料之外的事情發生。

當企業取得了正版軟件后，首先應當對該軟件功能改動部分進行認真仔細的測試研究，以明了新增功能在本單位的基本用法，從而防止盲目的去工作。同時，在正版軟件注明其功能后應當進行備份存檔。要對不同版本的獨立性、完整性進行維護。另外，應該注意在版本升級后，對在同一個會計期間內的在用軟件，進行一次性的更換。

對于使用的軟件要制定具體的防病毒措施。在使用前，要對所有來歷不明的媒體介質進行全面的病毒檢測，還要對所有正在使用的計算機定期進行詳細的病毒檢測。

3.1.6 電算化會計系統的系統安全控制

系統的安全控制是為了避免由于外部環境因素導致的系統運行錯誤而建立的一套保證計算機系統運行安全的控制系統。它主要包括：環境保護和接觸控制、安全控制。目前，企業在會計電算化進程中主要存在的問題是數據的安全保密性差，這也正是企業內部控制制度中最薄弱的環節。會計電算化中威脅數據安全的因素主要有：不可控制的自然災害；存儲數據的輔助介質（如磁盤）部分或全部遭到破壞；由于不正常的程序結束操作所造成的故障；用戶非法讀取、執行、修改、刪除、擴充和遷移各種數據、索引、模式、子模式和程序等，從而使數據遭到破壞、篡改或泄露；使用、維護人員在操作過程中的錯誤或疏忽；利用計算機進行舞弊和犯罪；計算機被病毒侵入等。會計信息系統的安全控制，是指為了保護數據和計算機程序的準確和完整而采用各種方法來維護，以防止數據被泄密、更改或破壞的一項控制。

3.1.7 電算化會計系統的數據登記和程序控制

數據登記和程序控制要求只有允許的人員才可進行數據和程序的存取，對經濟業務輸入系統要建立一個核準的機構，同時還要求數據的另地備份。這一控制必須通過技術和管理兩個方面結合才可進行。具體地說，財務數據的備份或保存介質可采用磁帶、光盤、微縮膠片等。要經常對系統中的數據進行備份，以便在計算機發生故障時將數據恢復到最近狀態。由于數據備份的目的是防止任何時間發生的硬、軟件故障以及人為失誤所造成的數據損毀。因此，原則上要求在發生業務的當天進行備份。備份模式可以采用距離業務操作時間最近的3個月月末的備份、與每星期的七天相對應的7個備份循環覆蓋、每年年末的備份。有條件的企業單位應當采用在不同地點存儲，并進行雙備份。對備份的數據應當加強管理，防止被非法拷貝或毀壞，網絡版的備份應當和主控數據庫連在一起一同備份。除此之外，應當對會計數據的備份、恢復等權限進行嚴加控制。未經授權的不得對會計數據進行備份和恢復。

3.2 電算化會計系統的應用控制

應用控制是指在計算機會計數據處理過程中所實施的各種控制。應用控制可劃分為電算化會計系統的數據輸入控制、電算化會計系統的數據處理控制、電算化會計系統的數據輸出控制、電算化會計系統的數據通訊控制、電算化會計系統的數據存儲和檢索控制。

3.2.1 電算化會計系統的數據輸入控制

數據的正確輸入是保證電算化會計系統正確輸出的關鍵，這項控制主要包括數據接交、數據校驗和數據的核對三方面的控制。

數據接交主要是指由會計人員在編制的記賬憑證上簽完章后，然后經過主管負責人簽章后再交給操作員進行處理，操作員就將簽章后的記賬憑證輸入到計算機，再經另一名審核員再次校驗確實無誤后，最后再由操作員和審核員共同簽章，證實憑證輸入的數據正確無誤后，將其書面記賬憑證再轉交給會計人員保存，由會計人員將其作為審計查詢的依據的一連串的過程。

數據校驗是指在輸入數據的過程中，按照借貸金額平衡、明細數之和與總額恒等、數值按值域特征來排列的方式而進行的邏輯計算自動校驗的過程。另外，可以通過人工目測的判斷方式，對輸入數據采用一人輸入另一人審核的方法來減少出錯率。

當日記賬憑證的數據全部輸入后，要將輸入的憑證與書面憑證放在一起，然后再全部審核一遍。每月在打印賬簿和報表前，要核對全部的憑證，在確定無誤的情況下，才可進行當月的賬簿和報表的打印。[10]

3.2.2 電算化會計系統的數據處理控制

數據處理控制就是對會計電算化系統進行的內部數據處理活動的控制措施，這些控制措施往往被寫入計算機程序，因此，處理控制往往又是自動控制。

1. 錯誤糾正控制

這里處理錯誤有兩類，一類是在處理過程結束后通過人工審核輸出數據后才發現的錯誤，這類錯誤數據已經使主文件的結果發生了改變，應該對其逐筆認真的記錄，并且將另外一筆可以抵消錯誤影響的分錄或其他數據適當的輸入文件，以得出正確的余額。另一類是因為處理有效性檢測而發現的錯誤，可以把這類錯誤的數據寫入還沒有最后決定的文件，等到數據得到更正后，再與同批數據一起進行下一步處理。這類錯誤也可以這樣來加以處置，即將錯誤的數據從同批數據中分離出來，等到系統操作人員發現并及時更正后，才可同下一批相關數據一起進行處理。

2. 審核處理輸出

數據處理是人眼不能直接看到的，它是計算機信息系統的內部功能。但處理的數據及處理數據有關的程序卻可以輸出，從而能夠為人眼所見。審核輸出能發現一些處理和數據輸入時所發生的錯誤。審計人員可以對下列情況進行輸出：（1）輸入數據的輸出。（2）計算機操作結果的輸出。（3）程序號和程序指令的輸出。

3. 進行處理有效性檢測

由于應用程序的邏輯錯誤，或者是硬件和軟件系統的錯誤而產生了處理錯誤，可以說應用程序的邏輯錯誤，或者是硬件和軟件系統的錯誤是處理錯誤產生的根源。而發現處理錯誤的有效性檢測的方法主要包括：（1）雙重存儲。就是將同一數據存放于兩處，如銀行存款總賬余額和明細賬余額分別存儲于兩個數據項里，等到期末時，再將明細賬之和與總賬余額相比來判斷處理的結果是否正確。（2）數據極限檢驗。它用于檢驗計算機處理的結果是否超出了處理最大界限規定的數值。例如，職工的實發工資每月最多不超5000元。當對工資數據進行處理時，計算機會計程序對每個職工的實發工資與5000元進行比較，如果超過了5000元，就說明處理過程確實存在錯誤。（3）運算正確性檢測。這是通過使用溢出檢查、逆運算檢查等的方法來發現運算中的錯誤的一種檢測。溢出檢查是用來檢測計算機計算的結果是否超過規定的數據項長度的一種檢測方法。逆運算，可以說是運用加減的逆運算，或是乘除的逆運算來檢測計算結果是否超過確定數據項長度的一種檢測方法。（4）數據合理性檢測。它是用來發現處理結果是否超出預期結果（合理性界限）的錯誤的一種檢測方法。例如，損益類賬戶及其他虛賬戶期末應無余額，但是到了期末時如果發現處理結果仍然存在余額，就表明在處理過程中發生了錯誤。[11]

4. 進行數據有效性檢驗

對于應用程序所處理的數據是否是正確的，只有在可靠的和合適的處理條件下才可認為是正確和可靠的，而處理的正確數據卻是在讀取正確的文件和文件中的記錄，而且對所處理的業務與主文件里所包含的業務相一致的前提下而產生的。有效性檢驗是為了提醒人們是否用錯了文件、業務數據和記錄的情形是否正確而進行的檢驗，其措施包括記錄標識檢測、業務順序檢驗、文件標簽檢驗、業務代碼檢測等。[12]

5. 保留審計線索

處理過程中發生的事情是引起適當的審計線索反映的根本原因。因此，有必要對反映所有處理過程中發生的事情的各項處理活動、程序邏輯和機器可讀性文件活動的數據進行書面化。這里主要包括處理活動輸出、程序資料和文件活動數據（尾記錄等）。

3.2.3 電算化會計系統的數據輸出控制

盡管輸入與處理得以可靠控制，輸出的控制仍然十分重要。它一般包括輸出時間的控制和數據處理正確性檢查以及總數輸出的控制等內容。具體可分為以下三方面的內容。

1. 數據稽核控制

這項控制是根據賬簿、報表之間的勾稽關系，來設置控制程序并對輸出的數據進行核對，以確保數據處理的正確性的一種控制。例如，在一個會計期間內的產品出庫數量與銷售數量之間的核對，如果核對不相符，就必須及時追蹤查找，等到徹底糾正后才可進行重新處理與輸出的操作。

2. 授權輸出控制

企業單位的會計信息可以說對企業以后的發展是非常重要的，進行輸出操作的也只能是企業所規定的人員，企業不僅會對計算機打印的各種證、賬、表資料，而且會對處理結果的磁性介質的保存，進行嚴格的授權控制，沒有被授權的人員不得進行輸出操作。對于計算機輸出的會計數據的保管工作，也必須要由專業人員來負責，以防止會計數據的丟失或隨意調動。不難設想，倘若任何人都可隨意地對企業單位的會計信息加以顯示或隨便的打印輸出，那給企業單位帶來的威脅是難以估計的。[12]

3. 時序控制

一般情況下，賬與表的輸出順序都是先有賬后有表，在賬簿輸出無誤的情況下才可對會計報表進行輸出。對于打印輸出工資報表這項工作中，我們的處理順序一般都是先輸出工資結算表，再打印工資分配匯總表，這里需要指出的是第二項匯總表的打印是在第一項工資結算表核對無誤的情況下才可繼續的工作。[13]

3.2.4 電算化會計系統的數據通訊控制

數據通訊控制是企業在傳輸過程中為了防止數據發生錯誤、丟失、泄密等事故的發生而采取的內部控制措施。企業為了確保數據在傳輸過程中安全、可靠、準確的存在應該采用各種技術手段以維護它的完整。如采用將大量的經濟業務劃分成小批量傳輸，數據傳輸時應按順序編碼，傳輸時要有發送和接收的標識等的措施來進行維護，只有這樣，企業才可有效的運行。[14]

3.2.5 電算化會計系統的數據存儲和檢索控制

企業為了保證計算機輸出數據的安全完整，輸出的數據容易被更新、調用，應該對于輸出的會計資料給予及時的保護，例如在輸出的會計資料上貼上標簽，然后在標簽上寫明文件的名稱、輸出的時間等一系列為了保護會計資料而必須寫明的東西。對于文件的修改、更新等操作應附上修改通知書、更新通知書等一系列書面授權證明，對在整個修改更新過程中的會計資料都應詳細的作好登記。同時，應該對資料分發與保管設置登記簿，上面應詳細的注明輸出資料的名稱、編號、打印份數、日期以及各種會計報告都被誰用過、詳細的發送份數和準確的送達時間等，并需要經過當時辦理的人的簽字，以防止會計資料的丟失、錯發、漏發。

3.3 電算化會計系統的內部審計控制

內部審計既是強化內部會計監督的制度安排，也是公司、企業內部控制系統的重要組成部分。而電算化系統條件下的內部審計是會計內部控制的一種特殊形式，在會計電算化被運用后，出現了 “人機”對話的特殊形態，因而對內部審計的要求就更高、更嚴格了，要想使企業內部會計業務處理的正確化，那么內部審計就應做好以下幾個方面的工作：（1）對數據保存的方式進行監督，使之達到安全化和合理化；（2）對會計資料定期進行審計，審核電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定來進行業務處理的；（3）審查計算機內的數據與書面的資料是否一致，如查看賬冊內容，看是否做到賬表相符，如果查看的賬冊內容與書面的資料有不妥的地方，應對其進行全面的調整；（4）對會計電算化內部控制制度定期進行檢查、測試，如發現問題應及時指出，并提出進一步的改進意見；（5）電算化會計系統在運行時應對運行的各個環節進行嚴密的審查，以防止系統發生漏洞。[15]

4. 結論

從一定意義上講，會計電算化是現代社會化大生產和新技術革命的必然產物，它不僅使會計數據處理手段發生變革，而且推動了會計理論、實務的發展，推動會計人員觀念的進一步更新。雖然從短期看，這些變革只是漸進性的，但從長遠的角度來看，隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及應用，新的問題和新的課題將不斷出現，如：在計算機的兩個會計子系統實現了結合后，如何改進現有的財務報告，對其做出正確的推斷；在信息處理網絡建立后，企業將如何做到既能準確的反映會計信息，又能保證商業機密不被泄露；信息經濟將對現行會計理論和方法產生什么影響等，對這些新問題的深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展，與此同時，大力加強人才的培訓也是很必要的，企業應高度重視電算化人才的開發與培養，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進的技術，培養或聘用一批精通技術、熟練應用電算化程序的高級技術人才，使所學的會計電算化的專業知識與計算機的相關技術能夠充分融會貫通，從而促進會計電算化工作的日趨完善。由此看來，電算化在會計工作中將起著越來越重要的作用，同時，企業的內部控制在電算化會計的發展下，也應有自身的飛躍，對于內部控制存在的一些問題也都給予了一定的解決，它的發展空間將是無法估計的，我們應該以堅定的信心迎接它的發展。

參考文獻:

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