區(qū)縣檔案館檔案信息資源開發(fā)利用途徑之我見

摘要：檔案作為歷史的記錄、知識的載體，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。開發(fā)檔案信息資源、服務和諧社會已成為檔案工作的一個中心課題，是信息時代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。所以，合理開發(fā)利用檔案信息資源對經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)具有重要的促進作用。本文從區(qū)縣檔案館檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)經(jīng)驗出發(fā)，認真分析，從六個方面探討了檔案信息資源開發(fā)利用的途徑，提出了可行辦法。

關(guān)鍵詞：檔案 信息資源 開發(fā)利用 途徑

隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，社會各方面對信息的需求量越來越大，對信息的要求也越來越高，作為保存著本地區(qū)重要檔案信息資源的區(qū)縣檔案館，有著得天獨厚的資源優(yōu)勢。如何充分發(fā)揮這種優(yōu)勢，更好地為經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)發(fā)展服務，是三個體系建設(shè)下區(qū)縣檔案館面臨的迫切而緊急的任務。檔案信息資源開發(fā)利用的實質(zhì)就是根據(jù)社會的客觀需求，深入挖掘檔案信息資源，為社會提供高效利用服務。由于受檔案接收和開放年限的限制，使得檔案信息呈現(xiàn)出分散性、內(nèi)向性和時空跨越性的特征，這些特征客觀上降低了檔案信息的利用價值。為此，區(qū)縣檔案館應打破封閉保守的工作局面，面向經(jīng)濟，面向社會，積極探索信息資源開發(fā)利用的途徑，將檔案中的有用信息及時開發(fā)出來，為經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)服務。

一、加強收集工作，建立檔案信息資源體系

做好檔案接收與征集工作，是檔案館工作的一項非常重要的工作內(nèi)容，因此檔案館要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，建立起數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源體系。建立檔案信息資源體系，要堅持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，首先，要合理擴大接收范圍；其次，要對接收檔案的質(zhì)量進行控制；第三，要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案征集工作，要想方設(shè)法收集散存在社會和個人手中的檔案資料；第四，要改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度；除此之外，還要加強與專業(yè)檔案館、圖書館、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現(xiàn)館際交流，資源共享。

二、轉(zhuǎn)變思想，完善檔案檢索體系

傳統(tǒng)的區(qū)縣檔案館檔案查閱利用服務，從某種意義上來說是一種被動的提供利用服務，即利用者提出需求，檔案工作者根據(jù)具體需求進行檢索，然后提供給利用者檔案原件、檔案副本或復制品、檔案信息加工品。當利用者增多或信息需求量增大時，這種方式在一定程度上會阻礙檔案提供利用服務的效率。因此檔案工作者要不斷轉(zhuǎn)變服務理念，變被動服務為主動服務。檔案提供利用工作不能只停留在對原件的提供利用等低層次上，而應根據(jù)日常檔案提供利用情況、利用實例等總結(jié)、歸納出檔案利用規(guī)律，然后根據(jù)這些規(guī)律優(yōu)化、完善檢索工具，對檔案利用內(nèi)容做出提前預測，并依靠計算機技術(shù)對檔案實行檢索工具的計算機化和檢索內(nèi)容的數(shù)字化，加強對檢索工具和檢索內(nèi)容的質(zhì)量檢查與抽查，保征檔案工具的準確性，逐步完善檢索工具體系，從而提高檔案檢索的查全率和查準率，提高服務效率。

三、借助政府信息公開工作，加大檔案開放力度

借助政府信息公開制度，建立政府與社會之間及時、順暢的信息公開渠道，進而解決檔案信息資源開發(fā)利用中的瓶頸問題。《檔案法實施辦法》第二十條第三款規(guī)定“經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時向社會開放”。檔案部門要因勢利導，提前謀劃，研究制定可向社會和公眾開放的檔案信息的具體范圍、劃控標準、實施步驟、服務方式，梳理歸納出可提前開放的檔案信息，供社會公眾和相關(guān)部門查閱，形成檔案開放與政府信息公開的整體聯(lián)動效應。區(qū)縣檔案館要把建立現(xiàn)行文件查詢利用中心，開辟集中查閱窗口，為廣大人民群眾提供現(xiàn)行文件服務作為工作重點，進一步拓展檔案館公共服務功能，在公眾和政府之間架起一座信息溝通的橋梁，密切黨群關(guān)系。同時還應參照政府信息“依申請公開”的辦法，創(chuàng)設(shè)依申請開放檔案的業(yè)務，把那些不宜向所有公眾開放，但可以向相關(guān)權(quán)益人提供的檔案資料和信息數(shù)據(jù)歸類定性，供申請人查閱。對館藏滿30年的檔案及時進行開放鑒定，將鑒定后需開放的檔案盡快開放并實現(xiàn)數(shù)字化，對館藏未滿30年和部分無需保密可以公開的現(xiàn)行文件信息進行信息挖掘采集，加大開放力度，便于社會各方面的利用。

四、深化編研，拓展檔案資政襄政之功能

區(qū)縣檔案館檔案編研工作大多集中在編纂本區(qū)大事記、人大會或政協(xié)會文件匯編、組織機構(gòu)沿革等方面，載體形式多為紙質(zhì)形式，無論是內(nèi)容還是形式上都比較單一，缺乏一定的創(chuàng)新性，不能進一步滿足社會以及公民的多層次需求。因此檔案編研工作應在大力挖掘館藏檔案信息的同時，將觸角伸向社會，了解單位、社會以及公民的具體需求，創(chuàng)新形式，做出精品，帶動服務工作邁向一個新臺階。如可以結(jié)合檔案分級管理工作，做好館藏檔案定級，挖掘出具有本區(qū)本館特色的檔案資源，并對這些資源進行梳理、總結(jié)、歸納，形成專題，做成系列，載體形式也可由紙質(zhì)沿伸為光盤、照片、錄像等新型載體。如我館圍繞“走進崇文”制作了一系列光盤專題片，分成不同的專題，有反映本區(qū)特色的手工藝篇、反映城市發(fā)展建設(shè)的市政道路篇、街巷胡同篇等編研成果，有記錄本區(qū)名人，采用口述采訪形式的編研成品等等。不僅為領(lǐng)導決策和制定政策提供參考依據(jù)， 而且使“死”檔案變成了“活”信息，將靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為了動態(tài)信息，實現(xiàn)了資源共享。

五、拓寬展覽形式，尋求檔案利用工作新途徑

利用區(qū)縣檔案館豐富的檔案資源，在機關(guān)、企業(yè)、學校等舉辦形式多樣的檔案展覽，是充分發(fā)揮檔案館社會宣傳功能的有效形式，是檔案利用工作的新途徑。實踐說明，舉辦各種檔案展覽，不僅是一個提供檔案利用的現(xiàn)場， 而且是一次比較集中系統(tǒng)地向社會開放檔案、提供利用的有效途徑，既能給觀眾留下深刻難忘的印象， 也能引起人們對檔案的重視和利用檔案的濃厚興趣，既能充分體現(xiàn)檔案的價值，又能起到極好的宣傳效果。同時利用展覽，可以實現(xiàn)檔案信息資源社會教育之功能。以檔案局(館)為主陣地，開展革命傳統(tǒng)教育，讓展覽走進學校、走進課堂，開展調(diào)查研究，了解學生的需要，及時掌握他們的思想動向，以需求為導向，積極引導學生走進檔案館，走進歷史。檔案是重要的信息資源，科學管理好檔案資料，努力開發(fā)這些信息資源，拓展檔案利用領(lǐng)域，改善服務功能，對地方的經(jīng)濟發(fā)展和各項事業(yè)的進步將起到重要的作用。

六、依托網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化

隨著檔案數(shù)量的急劇增加和現(xiàn)代社會對檔案利用的迫切需求，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不能適應檔案用戶和檔案信息加工的需要，檔案網(wǎng)絡(luò)化借助網(wǎng)絡(luò)的方便性、快捷性和連續(xù)性，具有相當大的優(yōu)勢，成為發(fā)展的趨勢。檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是將檔案資源數(shù)字化并將其置放于互聯(lián)網(wǎng)上，它是一個復雜的過程，首先，要對檔案信息進行必要的檢索編輯，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，體現(xiàn)檔案目錄系統(tǒng)的完整性。其次，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中應考慮用戶需求，開發(fā)數(shù)據(jù)庫的經(jīng)濟效益及技術(shù)等問題，集中人力、物力、財力，構(gòu)建資源豐富、功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫， 如文件目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。第三，發(fā)揮部門優(yōu)勢，建立起具有地區(qū)特色的數(shù)據(jù)庫，如名人數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫、科技成果數(shù)據(jù)庫等。第四，對檔案進行分化與有序化，舉辦網(wǎng)上展覽。

綜上所述，從加強檔案基礎(chǔ)工作和協(xié)調(diào)管理入手，充分借助和運用現(xiàn)代高科技手段，才能使檔案信息資源在新的歷史時期發(fā)揮其應有的作用。

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作者單位：北京市東城區(qū)檔案局