制約歸檔不齊全不完整的瓶頸及解決對策

摘要: 歸檔既是檔案工作的起點和基礎，也是文書工作的結束和總結。所以業務部門的文書工作和檔案工作是制約歸檔工作的主要原因。筆者結合高校檔案工作的實踐，通過調研分析，提出歸檔不齊全不完整的癥結所在，以及針對性的解決策略。

關鍵詞：檔案管理 歸檔 檔案利用 文書工作

歸檔文件材料的齊全完整不僅關系到檔案工作的質量，更是反映機關業務部門管理工作質量的一面鏡子。因為文件歸檔齊全完整必然反映出機關業務部門在管理與業務運行中的有效性和有序性。有人說，如果想了解一個單位的管理水平就去看看他們檔案工作的管理水平吧，這是一個折射的窗口。實踐證明這個觀點是非常有道理的。本文在分析歸檔不齊全完整的原因和解決對策中將會進一步驗證這一道理。

歸檔工作是由機關業務部門和檔案部門共同完成的，因而制約這項工作的質量因素必然與這兩個部門有著密切關系。

一、機關業務部門文書工作質量影響著歸檔工作的齊全和完整

1．文書處理制度不規范、執行不到位

檔案來源于有保存價值的文件，有保存價值的文件來源于機關業務部門管理與業務處理過程中形成和運轉的文件。按照文書工作流程，文書運轉中收發文登記和清退制度執行的好壞，直接影響著歸檔工作。收發文登記是業務運轉文件的入口，清退制度則是文件辦結完畢歸檔的情況統計。這兩關把好了，歸檔工作也就會保質保量順理成章地完成。然而現實中這兩項制度，特別是在基層單位很少被認真執行，甚至文書人員根本就不知道這兩種制度的存在。這就不難理解文件需要歸檔時不齊全不完整了，出現文件散亂、丟失也是在所難免的了。

2．主管領導缺乏檔案意識，對檔案工作質量關注不夠

根據《檔案法》第十條的規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”然而在現實中不按時歸檔現象大量存在，檔案部門難以監管。因為檔案工作在很多人心目中一直被視為輔助性工作，各級領導只關注業務工作的執行，至于文件歸檔，檔案工作的要求很少過問。《檔案法》的規定在這里無法被貫徹。甚至在不少業務部門有一種偏見，重要的管理和業務文件放在自己部門利用更方便，因而幾年不歸檔的單位也不少見。存留在業務機關的文件隨著辦事人員的流動、領導的更換，文件不僅沒有積累下來，丟失、散亂現象嚴重，實際上不僅沒有給業務帶來方便，反而很多業務工作的繼承和延續受到影響。如果這些文件都集中有序地歸到檔案部門，利用則不會出現這樣的問題。

3．業務部門兼職檔案員工作質量差次不齊

對于基層單位來說，文件歸檔工作都由兼職檔案員負責，這些兼職人員主要工作角色不固定，有辦公室主任、資料員、各種事務干事等等。正是由于兼職人員在專業知識上的欠缺、工作重點的不同等自身存在的種種原因，給歸檔工作帶來很多不利影響。主要表現在：

第一，兼職人員沒有很好兼顧主職與兼職工作。本來兼職人員的設置是為了便于歸檔工作的進行，通過他們匯總完成歸檔工作，然而現實中，兼職檔案人員更多精力忙于日常業務，不太關注文件的積累。在他們的意識中，領導交辦的日常業務完成好了，自己的本職工作就完成了，至于文件歸檔應付一下就行了，領導不檢查，檔案部門也沒有制約措施。所以歸檔的文件不符合要求，檔案移交的時間延遲是經常發生的。

第二，兼職人員工作調動頻繁，影響了歸檔工作質量的穩定性、連續性。在業務部門，兼職檔案員被更換是常有的事，或者一些人升遷了，或者調換崗位了，使得一些兼職檔案員產生了應付差事的想法，認為反正自己干不長，干好干壞也不影響升遷。雖然檔案部門會定期對兼職檔案員進行培訓，但業務的熟練程度和工作質量，沒人監控，因而也很難在歸檔工作上進行實質性的把關，導致交來的材料殘缺不全，歸檔的案卷質量不高。

第三，兼職人員工作缺乏動力。各級領導對檔案工作不關注，兼職檔案工作往往不計入工作量，不與收入、職稱直接掛鉤，某種程度上對兼職人員是一種負擔性工作，導致兼職檔案員檔案意識薄弱，責任心不強，業務不熟悉，對檔案專業水平提高沒動力，對待歸檔工作能拖則拖，不能拖也只是敷衍了事。

二、檔案管理部門存在的問題

1．缺乏對歸檔工作監督考核的有效機制

《檔案法》第十條，只是規定了應該定期歸檔，但對不歸檔者沒有配套的約束辦法。對于不按時歸檔或者歸檔不齊全，有的甚至幾年的材料都沒有歸檔的情況，檔案部門除了一再催促，沒有任何有效的制約措施。因為即使檔案部門制定了一些制約措施，但得不到業務部門的支持和配合，也是無法執行的。所以在新一輪檔案法修訂中，不少人提出，應該把文件材料歸檔納入本單位工作人員的崗位職責。這種想法是否能得到支持，還未可知。

2．檔案部門制定的歸檔范圍和歸檔時間與業務部門的標準不統一

檔案部門制定歸檔范圍和歸檔時間對業務部門歸檔工作的指導是非常必要的，然而現實中，一些檔案部門或者沒有向業務部門提供歸檔范圍和指導，或者提供了歸檔范圍與相關制度，但與業務部門的標準存在分歧。檔案部門缺乏與業務部門的溝通協商，更多的是按照國家文件來制定，不免有些脫離實際，缺乏可操作性，也影響了業務部門歸檔的積極性。

3． 檔案部門提供利用意識不高，主動為業務部門提供服務不夠

檔案部門長期以來的管理價值取向是以保管、保密為核心，利用意識不強，利用工作不能滿足業務部門的需求。這對業務部門歸檔工作影響也是很大的。正如有人以成本和效益形象地比喻：“檔案收集難，難在被收集方的成本與收益不對等。成本高，即交給檔案館后屬于自己的財富從此‘易主’；收益低，即無論物質收益還是精神收益都無法補償所付出的成本。檔案收集就如同市場交易，消費者認為付出不能換回足夠收益時，就會拒絕付出。”這道出了不少業務部門對歸檔后不能方便利用的顧慮，也同時反映了檔案部門在服務工作上的作為未能滿足利用者需求的不良影響，造成業務部門對檔案部門要求歸檔缺乏信心，難以心甘情愿地做好這項工作。

三、對策

1．業務部門與檔案部門領導齊抓共管

首先是業務部門的領導要有較高的文件與檔案意識，充分認識到二者的重要價值。文件是業務管理和執行的重要工具，文件運轉順暢和高效也標志著業務的有序和高效，那么辦理完畢的文件齊全完整歸檔同樣是業務成效不可分割的一部分，它既是對業務辦理的記錄，也是以后工作的憑證和依據。其次檔案部門的領導也要把歸檔工作變成業務部門文書運轉最后關口的把關工作。兩個部門有效銜接，共同促進。早在民國時期實行過的文書連鎖法已有了這樣的認識和做法。文書連鎖法是在當時行政官員和檔案工作者共同推動的“行政效率運動”中產生的。當時政界人士、檔案學者等人已經認識到：“公文是行政上的主要工具，而檔案則為行政經驗和學術文化的寶貴資料。公文處理是否得宜，與行政效率有很大關系。”這種思想值得我們繼承和推廣。

只有業務與檔案部門領導齊抓共管，把文件與檔案工作重視起來，不難做到齊心協力制定各種文書運轉、檔案歸檔等規章制度，并為有效地執行提供人、財、物上的支持。領導認識上去了，措施采取了，條件創造了，必然會帶動和激發業務部門和檔案部門的工作人員對歸檔工作的投入和責任感的提升。只有這樣一切工作的質量要求才會順理成章地得到保障。

2．加強對兼職人員的培訓和績效考核

充分調動兼職檔案員的工作積極性。首先，要科學地制定崗位職責規范和目標責任制，打破檔案管理工作中長期存在的“干好干壞都一樣”的被動局面。其次，引進競爭機制，建立健全考核制度，把兼職檔案員的檔案工作實績同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結合起來，以此來充分調動兼職檔案員的工作積極性、主動性和創造性。同時也要加強高校兼職檔案員的專業培訓和繼續教育工作，學習檔案專業方面的知識和技能，學習檔案管理的規定和辦法，掌握檔案管理軟件和信息化的知識，熟練運用計算機技術，并將之運用到實際的檔案管理工作中去。兼職檔案員換崗前還要搞好業務銜接，對新手要傳幫帶，離崗前教會新手如何做好本部門的立卷歸檔工作。

3．對文件部門歸檔工作實行有效的監管

檔案部門要以檔案法為依據，制定出切實可行的歸檔制度。業務部門對檔案的價值和歸檔的范圍是最有發言權的，所以檔案部門既要結合國家規定的歸檔范圍，又要與各個業務部門協商細化歸檔的范圍，這樣兩個部門標準一致，也便于操作，保質保量完成歸檔任務，同時也會促進文件部門做好日常積累。

此外檔案部門與業務部門配合，共同制定一些保障歸檔齊全的措施。如有些高校科研處規定，項目結題、成果申報必須要由檔案部門出具歸檔材料齊全的證明，否則不予辦理；由基建處規定，項目建設完成后，沒有檔案部門的證明，基建檔案的齊全完整不予驗收；對各部門兼職檔案員所分管的檔案應該歸檔而未歸檔，在年終考核時，一律不予以評優；專業技術職務評聘以檔案部門出具材料為準，個人保存而未歸檔的材料，評聘時不予承認等等。這樣就會使檔案工作很好地融入到各個業務部門，既保證了歸檔材料的齊全，也促進了各業務部門工作的順暢進行。客觀上也會使檔案意識日漸深入人心。就像有人說的，從而使歸檔工作由被動的“讓我交”變成了主動的“我要交”，長此以往也許真的會出現“群眾像存錢一樣存檔案”，這是因為檔案不僅關系到業務的發展，更是個人工作績效評估的依據。

4．檔案部門以人為本，提供高效的利用服務

有人對檔案的歸檔和利用關系用這樣一句話概括：“不求所有，但求所用”。這種概括是非常精辟的，也道出了業務部門與檔案部門之間可以良性互動的關系。檔案部門要主動加強與業務部門的聯系，主動深入各業務和行政部門，走訪有關領導和工作人員，有意識地觀察和了解本單位各項工作的長遠規劃和近期目標；對單位重大事情不僅要關注，還要主動為這些活動提供背景資料，起到資政、業務幫手的作用。此外要加強編研工作，編輯各種大事記、名人檔案、專題檔案等，把零散的檔案加工成系統資源庫，真正把檔案庫變成積累、保存、便于利用的信息資源。檔案工作者不僅是維護歷史的守護神，更是服務現實的導航人。

綜上所述，做好歸檔工作既要依靠檔案部門的努力，更要取得相關部門人員的支持與配合。正確處理好檔案人員與各部門主管檔案工作的領導和兼職檔案員之間的關系，講究工作策略與方法，增強其檔案意識，提供好利用服務，必然會贏得各級領導和全校員工對檔案工作的理解與重視，自覺與檔案部門密切配合，從而把歸檔工作做好，最終達到提高檔案質量、維護機構歷史全貌、發揮檔案最大效益的目的。

參考文獻：

1.阿昆主持.檔案收集難在哪？[J].北京檔案，2004（5）-（12）.

2.遼寧省檔案局.機關文書與歸檔文件整理[M].遼寧人民出版社，2003.

3.李財富.中國檔案學史論[M].安徽大學出版社，2005：43-45.

4.顏培珍. 建構新型高校檔案工作監管模式[J].蘭臺世界，2009(9).

作者單位：遼寧大學歷史學院 遼寧大學檔案管理中心