關于公路工程設計電子文件收集工作的思考

摘要：隨著我國公路工程建設的發展，公路工程設計電子文件作為設計單位最重要的信息資源必須要得到妥善管理。為此，本文就影響電子文件收集歸檔的主要因素和改進建議進行了論述，希望對實際工作能有所借鑒。

關鍵詞：公路工程設計電子文件 收集 歸檔

公路工程設計電子文件（以下簡稱電子文件）是設計單位最重要的信息資源，對推動設計工作的發展，加強設計工作的管理，提高設計工作的水平和效率，維護單位和個人的經濟利益和合法權益，服務國家交通基本建設都有著不可替代的作用。隨著交通事業的快速發展，公路工程設計所形成的檔案內容更加豐富，數量更加龐大，收集工作也正面臨著前所未有的挑戰。

一、影響電子文件收集歸檔的主要因素

1.收集理念滯后。電子文件的收集工作還沒有樹立前置化、全過程管理的理念，主動參與設計過程管理的能力還沒形成，“事后收集，集中整理”的思維模式和管理方法在公路設計行業中始終處于主導地位，這種管理模式存在很多弊端，電子文件的準確性、完整性、有效性、安全性得不到保證，同時因文件積壓過多、時間過長，使收集整理工作難度大、效率低、費時費力，給設計部門和檔案部門都帶來了很大的壓力，造成大量的有利用價值的信息不能及時歸檔和提供利用，處于浪費狀態。

2.歸檔意識淡薄。公路工程設計電子文件的收集工作主要依賴于設計部門的配合，由于歸檔工作的重要意義沒有被設計部門充分認識和理解，重設計、輕歸檔的現象普遍存在，嚴重影響電子文件的收集。主要表現在：其一，在項目設計中，電子文件始終處于動態過程，內容在不斷修改，由于缺乏對日后電子文件歸檔的考慮，修改過的信息未能有效保存，常常出現電子文件與紙質文件不相符的現象，影響了電子文件的準確性和真實性。其二，公路設計是團隊作業，一個項目的電子文件分散在很多設計人員手中，常常是未加整理就簡單地匯集在一起，隨著時間的推移，各種信息漸漸被忘記，人員變動、硬盤損壞等情況造成電子文件丟失，利用這些沒有規范標識的電子文件時，查找起來也相當困難。其三，近年來公路建設發展迅速，設計人員項目多，任務重，一個工程項目還未結束，就要忙于新的項目設計，有時甚至是幾個項目同時進行，無暇顧及電子文件的歸檔工作。由于錯過了整理歸檔的最佳時間，設計人員也就失去了對歸檔工作的緊迫感和責任感。久而久之，電子文件及其收集歸檔工作也隨之落入了無人問津的境地。

3.技術手段落后。目前大多數設計單位沿用傳統的手工方法對歸檔電子文件進行圖紙拆分、歸類、編號、制表等信息處理與加工，工作量大，技術要求高。比如，一個項目施工圖設計的電子文件一般由主線、交通工程及沿線設施、房建、橋梁通用圖、工程地質勘察報告、管道、機電、連接線、補充修改等多個部分組成，平均每公里就有近200個電子文件，一般情況下100多公里的項目就有電子文件近萬個，一個甲級設計院在二、三年內要完成1500-2000公里的高速公路設計任務。面對海量圖紙用手工方法收集歸檔，其難度可想而知。檔案人員無力承擔，要求設計部門完成又加重了他們的負擔，畏難情緒不可避免。

二、改進電子文件收集歸檔工作的思考

1.增強創新意識。第一，電子文件是企業寶貴的信息資源，電子文件是公路工程建設全部檔案材料的重要組成部分，真實反映了本單位的發展歷史和全部的技術含量。做好收集歸檔工作是維護企業的合法權益、保護國家秘密和知識產權的必要手段。第二，歸檔電子文件中蘊含著新的生產力。一個項目的電子文件，對該項目今后的改建、擴建、養護以及新項目的借鑒利用具有不可估計的使用價值和憑證作用，重復利用電子文件能夠縮短設計周期，降低設計成本。第三，電子文件為企業積累雄厚的技術儲備。這種技術儲備在市場競爭愈演愈烈的背景下，對企業的經濟效益和社會效益都會產生巨大的影響。同時它有著不可忽視的社會化功能，可通過為社會服務展示出本單位深厚的文化底蘊、雄厚的技術實力、良好的企業形象，有效地擴大本單位的社會聲譽和地位，進而提升行業的競爭力。第四，電子文件歸檔工作為企業建設信息化管理平臺提供數據支撐，豐富的信息資源是信息化建設的核心。第五，電子文件收集歸檔工作是設計工作的重要組成部分。電子文件收集歸檔工作是一個工程項目的最后一道工序，是每個技術人員特別是項目負責人應盡的職責。要在設計人員中加大普及檔案知識的力度，增強其歸檔意識以及與檔案部門的配合意識，有條件的設計部門可以設立兼職檔案人員，協助設計負責人做好電子文件的收集、整理和歸檔。

2.合理配置資源。第一是設備的配置。電子文件的形成、處理，都是在計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設備是做好電子文件歸檔工作的前提。第二是人力資源。與紙質文件相比，電子文件所涉及的專業更加廣泛，操作起來難度更大，配置適應公路專業的新型的檔案管理人才，對于推動電子文件歸檔工作是至關重要的。一是能有效地對歸檔工作進行前端介入，即在設計進程中根據公路專業的特點，結合軟件數據庫對電子文件字段設置的要求，做好針對性的歸檔前期指導工作；二是能對收集歸檔的電子文件做出準確的鑒定和信息著錄；三是能利用軟硬件平臺對信息進行加工、處理，完成電子文件向電子檔案的轉換。

3.建設電子文件自動采集平臺。檔案信息化建設是提高收集質量，促進檔案管理工作的重要途徑。電子文件自動采集平臺是檔案信息化建設的一個重要組成部分，利用它可以在出圖打印的同時完成對電子文檔的自動分析、自動上傳，相關圖表信息、管理信息自動采集、分類、編目，對整個工程項目信息進行全過程處理與加工。建設這樣一個平臺，設計負責人可以對工程的進展、各類文件信息實行全方位、全范圍、全階段的優化管理；檔案部門可以通過系統實現對電子文件的前端控制，實時進行電子文件的收集，對著錄信息做出及時的調整，真正實現設計與歸檔同步完成，使歸檔電子文件的真實性、準確性、有效性得到保證，系統提供實時的電子文件信息在線查詢功能，滿足利用者不同層面的需求。至此設計人員和檔案人員將從繁重的、大強度的手工勞動中徹底解放出來。

做好公路工程設計文件的收集歸檔工作，是設計人員與檔案人員共同擔負的歷史責任，任重而道遠。因此要樹立起“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的理念，抓住交通事業發展的機遇，不斷提高電子文件收集歸檔工作的管理水平。

作者單位：吉林省高等級公路建設局

吉林省公路測設技術服務中心