常見檔案參考資料的編寫方法(一)

檔案參考資料是指檔案館、室根據(jù)一定的題目，對(duì)館藏檔案材料的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究、綜合、加工而編寫的一種參考資料。檔案參考資料的種類主要有大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗指南、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、專題概要、會(huì)議簡(jiǎn)介、科技成果簡(jiǎn)介、圖集、手冊(cè)、年鑒等。

一、大事記

大事記是按照時(shí)間先后順序記錄和排列一定范圍內(nèi)的重大事件和重要活動(dòng)的一種參考資料。它可以向利用者提供某一問題的歷史梗概，便于人們研究史實(shí)的演變及其規(guī)律性，是總結(jié)工作、編寫資料、考證歷史的重要依據(jù)。

1.大事記的種類

大事記的種類主要有四種：記載一個(gè)機(jī)關(guān)在一定時(shí)期內(nèi)重要活動(dòng)的機(jī)關(guān)大事記，記載國(guó)家或一個(gè)地區(qū)在一定時(shí)期內(nèi)重大事件的國(guó)家或地區(qū)大事記，按照一定專題記載國(guó)家或一定地區(qū)、一個(gè)機(jī)關(guān)在一定時(shí)期內(nèi)某一方面重大事件的專題大事記，記載重要人物一生重要活動(dòng)的個(gè)人生平大事記（通常也稱年譜）。

2.大事記的體例和結(jié)構(gòu)

大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實(shí)為緯，將大事條目按時(shí)間順序排列，以便反映同時(shí)期中大事之間的聯(lián)系。一部獨(dú)立編印的敘述式大事記，一般由如下部分組成：

（1）題名，即大事記的標(biāo)題。包括大事記的對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、名稱等要素，其中時(shí)間項(xiàng)可以直接列入標(biāo)題之中。如《北京市檔案局1973-2001年大事記》。

（2）編輯說明，有的稱為前言或編者的話，是對(duì)大事記編寫情況的總的說明。其主要內(nèi)容包括：編寫目的，讀者對(duì)象，指導(dǎo)思想和原則，時(shí)間斷限，選材標(biāo)準(zhǔn)，材料來源，編排體例、結(jié)構(gòu)及某些需要說明的問題，編者情況。

（3）序言。介紹大事記記述對(duì)象的概況，如有關(guān)機(jī)構(gòu)的組織沿革、基本職能等。

（4）目錄，也稱目次。是幫助讀者查找大事記條目的線索。大事記的目錄應(yīng)根據(jù)編排體例編寫。

（5）正文。這是大事記的主體部分。大事記的內(nèi)容，主要由大事記述和大事時(shí)間兩部分組成。

大事記述。大事記是通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇，是撰寫這部分內(nèi)容的關(guān)鍵。如何選擇和確定大事，要考慮三方面因素：第一，要立足于本地區(qū)或本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)、本企業(yè)，突出本身活動(dòng)。屬于全國(guó)或其他較大范圍內(nèi)的大事，只有與本地區(qū)或本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)、本企業(yè)密切相關(guān)的大事才記，否則，不予記述。記述的目的在于說明大事的背景由來。第二，要根據(jù)本系統(tǒng)或本機(jī)關(guān)、本企業(yè)的性質(zhì)、任務(wù)或主要職能活動(dòng)選擇大事和要事。一般情況下，反映主要職能活動(dòng)的重要事件，才能列入大事記的范圍。第三，要凸現(xiàn)本地區(qū)或本系統(tǒng)、本企業(yè)的特點(diǎn)，突出一定時(shí)期的中心工作、重大事件和要素。

大事時(shí)間。一般要求記載準(zhǔn)確日期，每件大事年、月、日齊備。對(duì)時(shí)間不確切的事件，應(yīng)盡力進(jìn)行考證。大事記條款，嚴(yán)格按照大事發(fā)生的先后順序排列，先排有確切日期的大事，后排接近準(zhǔn)確日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。

（6）按語(yǔ)和注釋。按語(yǔ)簡(jiǎn)要介紹歷史背景和大事要點(diǎn)，起到總括下文、引導(dǎo)閱讀的作用；注釋，有些詞語(yǔ)、人物、地名等要注釋說明，以便于讀者理解。

（7）附錄。即大事記的輔助材料，放在正文之后，以便讀者查閱。

3.大事記的編寫要求

編寫大事記，應(yīng)按照歷史唯物主義的觀點(diǎn)，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，尊重歷史，尊重史實(shí)，維護(hù)事物的本來面目，客觀地加以記述。其具體要求是：觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)；大事突出，用事不漏，小事不要；系統(tǒng)條理，簡(jiǎn)明扼要；大事記敘一般不加評(píng)述，觀點(diǎn)寓于條文之中；收集材料盡量廣泛，所用材料要經(jīng)過嚴(yán)格挑選，去粗取精，去偽存真；材料來源一般注明出處；建立大事記記錄制度。平時(shí)由專人負(fù)責(zé)記載大事記，定期印發(fā)給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門征求意見，修改補(bǔ)充完善，年終立卷歸檔。