縮微數字一體化技術 在檔案管理中的應用

摘要：本文簡要回顧了第四軍醫大學西京醫院病歷檔案縮微和數字化加工與現代化管理的簡要歷程，探討了病案縮微數字一體化技術在病案管理中的應用與特點，提出了病歷檔案管理的基本思路與實現方法。

關鍵詞：病歷檔案 縮微技術 數字影像技術 縮微數字一體化技術 病案管理創新

病歷檔案作為醫療信息的載體，記錄了全部的醫療過程，既可作為醫療上的法律證據，也具備極高的教學與研究價值，是珍貴的檔案資源。如何科學管理、高效利用這些檔案資源，對于醫療、教學和科學研究具有十分重要的意義。近年來，第四軍醫大學西京醫院在病案管理上勇于探索、大膽實踐，率先采用了檔案縮微數字一體化技術，對病歷檔案進行了縮微和數字化同步加工，一次性將病歷檔案制作成縮微膠片和數碼影像，分別用以永久保存和計算機網絡化查詢利用，配合采用“病歷檔案縮微數碼影像與信息管理系統”，使病歷檔案管理一步加工就實現了信息化、數字化和異質備份縮微化的“三化式”管理模式，走在了全軍檔案信息化建設和同行業病歷檔案管理的前列。

一、西京醫院病歷檔案管理現狀

西京醫院建院70多年來，形成和保存了病案85萬余份，住院病案10萬余份。這些檔案資源的載體，多以紙質為主，由于紙質病案數量多、體積大、查找難、利用率低、安全性差，給病案的保存、管理和利用帶來了諸多問題。2007年底，隨著新型檔案加工技術的出現和計算機網絡技術的發展，為了實現歷史病案的安全保管和高效利用，西京醫院積極創新病案加工與管理模式，率先引進了一種縮微數字一體化加工新技術，建成縮微數字化加工中心，對紙質病歷檔案進行縮微和掃描數字化一次性同步加工，同時生成縮微膠片和數碼影像兩種載體，大大提高了工作效率，壓縮了工作成本；而且在數字化過程中，對數碼影像120余項病案首頁信息進行精確錄入，建立了病案數據庫；同步開發“病案縮微數碼影像與信息管理系統”軟件，對檔案進行科學管理和計算機網絡查詢利用。通過兩年多的努力，完成了90余萬份病歷檔案的縮微與數字化加工，制成縮微膠片13000盤，生成數碼影像3250萬畫幅，實現了紙質病案歸檔、縮微膠片歸檔、數碼影像歸檔相結合的保管模式，實現了數據庫管理、計算機檢索查詢、網絡化服務利用的管理模式，既滿足了病案多套異地異質安全備份保存的需求，又大大提高了病案查詢利用效率，減少了病案查詢復印的工作量；既滿足了門診、臨床醫生和患者在線借閱病案、打印病案的需求，又給臨床醫生研究病歷提供了諸多方便， 病歷檔案管理步入了全新格局，受到業界的普遍好評。

二、西京醫院病歷檔案縮微數字化管理的主要特點

通過采用這種縮微數字一體化新技術，對紙質病案進行縮微和數字化加工，使西京醫院病歷檔案縮微數字化管理呈現出許多新優點。

1.安全性能高。單一的歸檔模式，在安全保管上存在著較高風險。紙質檔案存在致命的弊端，不但怕火、怕水、怕蟲、怕霉，而且僅此一份，一旦損失，將無法彌補。通過縮微數字一體化加工，得到病案縮微與數碼影像化兩種載體后，不僅實現了多套備份、靈活復制備份的目標，而且為采取異地異質及多處保存奠定了基礎，從而大大降低了病案資料存貯中的風險，有效提高了安全性。

2.占用空間小。原始紙質病案體積大，占用空間多，給醫院病案管理帶來了極大的困難。隨著病案數量的激增，每隔幾年，就不得不為擴大庫房而煩惱。通過 縮微數字一體化技術加工，病案載體轉化為膠片和光盤，存儲占用的庫房空間大為縮小，有效解決了病案增加對存儲庫房構成的壓力。

3.貯存容量大。病歷檔案經縮微數字一體化技術加工后，可將數十年的病案資料，保存在數量不多的幾十張光盤和一兩個光盤存貯柜內即可，有效擴大了信息存儲容量，既有效解決了病案管理工作中的信息保管條件不足問題，也為迎接未來“海量存貯”技術的應用創造了良好的條件。

4.檢索速度快。以往紙質病案檢索只能依靠人力在浩如煙海的庫內逐人、逐號、逐架慢慢查找，既費時，又費力，甚至有時會遇到“死案”。通過對病案“縮微數字一體化技術”加工，建立數據庫實施計算機管理，可以充分發揮數字化病案資源的優點，有效提高病案管理檢索速度。

5.利用效率高。隨著病歷檔案數字化存貯介質的不斷更新，病案利用率明顯提高。采用病案縮微與數字影像一體化新技術后，門診、臨床診斷、教學、科研及領導決策、法律咨詢等所需的信息均能及時獲取，從而大大提高了原有病案資料信息的利用率。

同時，通過“縮微數字一體化技術”所提供的相應軟件系統，成功地將病歷檔案信息系統接入醫院現有的電子病案系統。這一完整的信息系統優越性在醫療科研查詢中尤為突出，如查詢瀏覽建院至今的病歷檔案信息，易如反掌，這在以前手工查詢時是無法實現的。

6.管理成本低。通過縮微數字一體化技術，實現數字檔案計算機網絡化查詢利用，雖然病案查詢量在不斷增加，但原始紙質病案的調閱卻在不斷的減少，甚至絕大多數時候不再需要病案原件，為我們封存紙質病案原件、甚至精減部分留存價值不高的病案原件提供了可能，從而在降低損壞、丟失以及篡改的風險的同時，降低了病案管理成本，提高了服務質量。

三、幾點啟示

1.縮微品、數字化產品同步發展，是病歷檔案管理的必然趨勢

著眼于確保病案安全和提高利用效率，是病歷檔案管理工作所必須遵循的一條原則。目前，我國檔案界對檔案資料的管理模式逐步取得共識，就是要建立縮微加數字化的復合管理模式，這是一種安全、高效的檔案最優化管理模式。就“安全”而言，近年來國內發生的幾次地質災害，造成檔案的損毀，國家檔案局適時提出了檔案“多套異地異質備份”的要求。而病案縮微加數字化管理模式，恰恰適應了行業“多套異地異質備份”的要求，恰恰符合了行業“保存原件、利用復制件”的發展需要，更有利于減少利用過程對檔案原件的損害，更有利確保檔案實體和檔案信息的絕對安全。就“高效”而言，病案縮微數字化管理模式，特別是數碼影像信息數據庫的建立，恰恰利用了計算機技術的發展，恰恰滿足了人們利用信息時提出的“方便、快捷、高效”的要求，能夠最大限度地提高利用服務效率。

西京醫院在對病歷檔案加工和管理過程中，正是基于確保病案安全和提高利用效率的原則，采用縮微數字一體化技術對歷史病案進行加工，實現病案管理信息化、數字化和異質備份縮微化的“三化”目標，從而建立了多套備份體系保證了縮微品替代原件和原件的封存，實現了安全備份，保證了數字化圖像數據庫和服務軟件配套完善，實現了網絡化應用。

2.縮微數字一體化技術，是實現病歷檔案科學管理的有效手段

縮微數字一體化技術是一種將縮微技術和數字影像技術合二為一，一次完成兩份影像（即縮微影像和數字影像）的創新型拍攝技術。這一加工技術，具有很多突出的優點。首先，通過縮微數字一體化技術加工得到縮微影像和數碼影像，縮微影像具有法律效力（《檔案法》明確規定縮微品具有與檔案原件同等的法律效力）和永久保存性（縮微膠片在標準條件下可以保存800-1000年），數碼影像則可快速、便捷上網傳輸和閱讀。這樣既解決了異地、異質、備份的保存問題，又解決了文獻檔案信息的廣泛應用和高效利用的問題。其次，縮微數字一體化技術一次拍攝加工生成兩種產品，避免了重復動用病案原件，對病案原件起到了很好的保護作用。第三，縮微數字一體化技術加工的縮微影像和數碼影像完全相同、互相印證，加工質量較好。第四，縮微數字一體化技術效率高，大大節約了勞動，使加工制作成本降低了30％。

總體而言，縮微數字一體化技術在病歷檔案管理中的有效應用，為我國檔案界普遍采用此項技術進行了先期探索，取得了成功的經驗。

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作者單位：第四軍醫大學西京醫院

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