企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理模式初探

摘要：招標(biāo)項(xiàng)目檔案是具有招標(biāo)資質(zhì)的代理機(jī)構(gòu)（一般是招標(biāo)公司）業(yè)務(wù)檔案的重要組成部分。當(dāng)前，招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理是企業(yè)管理中的新課題。本文通過(guò)研究、分析招標(biāo)項(xiàng)目檔案在企業(yè)中的地位、作用、現(xiàn)狀，探索招標(biāo)項(xiàng)目檔案新的管理模式，以期實(shí)現(xiàn)企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理。

關(guān)鍵詞：招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目檔案管理模式

隨著改革開(kāi)放形勢(shì)的發(fā)展和市場(chǎng)機(jī)制的不斷完善，我國(guó)在基本建設(shè)項(xiàng)目、機(jī)械成套設(shè)備、科技項(xiàng)目、項(xiàng)目融資、土地承包、城鎮(zhèn)土地使用權(quán)出讓、政府采購(gòu)等許多政府投資及公共采購(gòu)領(lǐng)域，都逐步推行了招標(biāo)投標(biāo)制度。這對(duì)于創(chuàng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，提高經(jīng)濟(jì)效益，保證服務(wù)質(zhì)量，防止招標(biāo)投標(biāo)中的腐敗現(xiàn)象都具有重要意義。

北京國(guó)際貿(mào)易公司為綜合性國(guó)有外貿(mào)企業(yè)，從上世紀(jì)90年代初期開(kāi)始承辦國(guó)際金融組織、世界銀行、亞洲開(kāi)發(fā)銀行貸款項(xiàng)目的國(guó)際招標(biāo)和對(duì)外采購(gòu)以及政府采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)等工作。近年來(lái)，隨著國(guó)家改革開(kāi)放的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，為適應(yīng)首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，北京國(guó)際貿(mào)易公司轉(zhuǎn)變主營(yíng)方式，先后獲取國(guó)家部委頒發(fā)的國(guó)際招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)、政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)、中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)和工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)，成為北京市國(guó)資委系統(tǒng)惟一具有“四甲”資質(zhì)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，專(zhuān)業(yè)從事各類(lèi)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)和進(jìn)出口業(yè)務(wù)。近年來(lái)形成的招標(biāo)項(xiàng)目檔案快速增長(zhǎng)，檔案種類(lèi)和來(lái)源更加多樣，檔案的管理和編研工作更加復(fù)雜，使企業(yè)檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。

一、招標(biāo)項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用

首先，招標(biāo)是指采用招標(biāo)方式采購(gòu)工程、貨物和服務(wù)的活動(dòng)。招標(biāo)項(xiàng)目檔案是招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)不可或缺的重要文件材料。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2007年-2010年6月，北京國(guó)際貿(mào)易公司完成的各類(lèi)招標(biāo)代理項(xiàng)目每年增長(zhǎng)45%，各類(lèi)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)已占公司總體經(jīng)營(yíng)規(guī)模的74%。我國(guó)《招標(biāo)法》中明確規(guī)定，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過(guò)程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標(biāo)項(xiàng)目檔案必須管理到位。

其次，招標(biāo)項(xiàng)目檔案是圍繞一個(gè)獨(dú)立招標(biāo)項(xiàng)目形成的具有保存價(jià)值的招標(biāo)業(yè)務(wù)文件整體，是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價(jià)值。

第三，建立資料完備、檢索便捷的招標(biāo)項(xiàng)目檔案資源體系，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)保障作用，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)以后的經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問(wèn)題

據(jù)調(diào)查，近年來(lái)，在一些招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中，存在著以下四個(gè)主要問(wèn)題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業(yè)的發(fā)展來(lái)看，經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的命脈， 而檔案工作效果難以立竿見(jiàn)影，不易引起重視。對(duì)招標(biāo)檔案工作職能、意義的認(rèn)識(shí)沒(méi)有提升到應(yīng)有的高度，造成檔案工作從指導(dǎo)思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二， 檔案管理制度有待補(bǔ)充修訂。企業(yè)對(duì)檔案的管理一般都有制度可循，但這些制度都有待健全與完善，比如鑒定銷(xiāo)毀制度和借閱制度等，這反映出企業(yè)的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)意識(shí)，從觀念和工作理念上亟待加強(qiáng)。第三， 檔案工作程序不規(guī)范，管理方法不科學(xué)。由于招標(biāo)工作程序繁雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量大，往往忽略應(yīng)歸檔文件的齊全，造成招標(biāo)項(xiàng)目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問(wèn)題。第四，檔案室或庫(kù)房面積受單位辦公環(huán)境限制，檔案室內(nèi)部資料存放零亂，不能保證招標(biāo)項(xiàng)目檔案存放整齊有序，導(dǎo)致檢索、查閱時(shí)極不方便。

三、新時(shí)期企業(yè)招標(biāo)檔案的管理模式

隨著北京建設(shè)世界城市進(jìn)程的加快，招標(biāo)這種采購(gòu)方式已成為大的趨勢(shì)。同時(shí)新時(shí)期招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理模式正處于被認(rèn)識(shí)、梳理和接受時(shí)期。

首先，應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)招標(biāo)法》等法律法規(guī)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案工作，對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)檔案工作基本理念進(jìn)行梳理，提升招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理模式、制度建設(shè)等方面的工作。根據(jù)招標(biāo)業(yè)務(wù)特性，明確職責(zé)，執(zhí)行招標(biāo)項(xiàng)目檔案由經(jīng)辦人收集、立卷、歸檔、部門(mén)集中保管，單位檔案室統(tǒng)一進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀的流程。這有利于轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)部門(mén)人員意識(shí)中存在的一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案人員督促歸檔是給他們?cè)黾迂?fù)擔(dān)、增加工作量。更重要的是，這種理念轉(zhuǎn)變了“開(kāi)展此項(xiàng)工作僅僅是各部門(mén)配合專(zhuān)職檔案人員”的錯(cuò)誤觀念，使招標(biāo)項(xiàng)目歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范，這種新的理念將有效地促進(jìn)招標(biāo)企業(yè)各部門(mén)對(duì)自身工作職能與短期、長(zhǎng)期工作目標(biāo)的思考與整理，并圍繞招標(biāo)項(xiàng)目立卷部門(mén)的自身職能，規(guī)范活動(dòng)中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務(wù)內(nèi)容、種類(lèi)、載體。這樣始終強(qiáng)調(diào)“本企業(yè)職能”和“各部門(mén)工作實(shí)際”的檔案工作模式，也是考量其與立檔部門(mén)活動(dòng)聯(lián)系的緊密程度及價(jià)值的重要依據(jù)，從而大大清晰了檔案工作的整體思路。

第二， 招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)檔案工作的具體實(shí)施必須是一個(gè)系統(tǒng)工程，要求從上到下、從領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員，都應(yīng)該有明確的認(rèn)識(shí)和清晰的思路。面對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)量的日益增多，形成環(huán)節(jié)復(fù)雜，需要建立一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，從基層開(kāi)始，每個(gè)立卷單位都要配備相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員，由檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，這樣才能保證招標(biāo)文件收集齊全、整理規(guī)范、案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)，便于檢索和提供利用，為企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

第三，制度是保證，人才是關(guān)鍵，場(chǎng)所是基礎(chǔ)。為使招標(biāo)檔案管理與業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)、企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，企業(yè)招標(biāo)檔案管理應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，盡可能提供檔案庫(kù)房場(chǎng)所，檔案人員要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通與協(xié)作，積極開(kāi)展招標(biāo)檔案管理綜合檢查，加強(qiáng)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷(xiāo)毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴(yán)防損毀散失。

綜上所述，企業(yè)的檔案工作是自身建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)更是進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)工作。只有糾正以往對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)偏見(jiàn)，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以社會(huì)檔案信息需求為牽引，進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)、解放思想，才能使招標(biāo)檔案工作不斷取得新的進(jìn)展，使企業(yè)的檔案工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路，將企業(yè)的建設(shè)提高到新的水平。

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作者單位：北京國(guó)際貿(mào)易公司