關(guān)于提高聲像檔案保存與利用效果的措施

摘要：本文針對近年來錄音錄像檔案在制作、保存與利用的不同階段存在的一些尚待解決或應(yīng)當(dāng)引起重視的技術(shù)及管理問題進行分析，并分別從源頭干預(yù)、歸檔管理和有效利用三方面提出一些提高聲像檔案保存與利用效果的針對性措施，以期在確保錄音錄像檔案安全的前提下，提高讀取方式的安全性和內(nèi)容檢索的便捷性。

關(guān)鍵詞：聲像檔案 歸檔管理 有效利用

聲像檔案包括以照片、掃描圖片、幻燈片、縮微膠片、唱片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等不同介質(zhì)保存并能夠再現(xiàn)聲音以及圖像，對國家、社會和個人有保存價值并輔以文字說明的歷史記錄，種類豐富。本文主要結(jié)合錄音錄像檔案在制作、保存與利用的不同階段應(yīng)當(dāng)引起重視的一些問題進行分析，并提出一些確保聲像檔案保存與利用效果的針對性措施。

一、源頭干預(yù)：錄制模式的最優(yōu)選擇與錄制標(biāo)準(zhǔn)的最少變動

檔案部門主動加強對聲像檔案中音視頻文件攝錄標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量控制和源頭干預(yù)，并將聲像檔案的收集積累工作拓展到對攝錄器材以及攝錄存儲介質(zhì)的挑選和購買，拓展到對攝錄人員進行指導(dǎo)與培訓(xùn)，實現(xiàn)音視頻文件錄制質(zhì)量與錄制格式的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，是順利做好錄音錄像檔案歸檔保存和利用工作的首要環(huán)節(jié)。

（一）確保聲像檔案中音視頻文件攝錄格式的規(guī)范化

為確保聲像檔案中音視頻文件攝錄格式的規(guī)范化，選擇聲像檔案制作的技術(shù)平臺，使其在制作之初就能滿足當(dāng)前標(biāo)準(zhǔn)與最新技術(shù)要求，是保證聲像檔案長期存取安全的第一道防線。這就需要標(biāo)準(zhǔn)制定者在選擇音視頻文件存儲格式時，應(yīng)選擇那些市場占有率高、占用存儲空間小，具有較強通用性、開放性和可移植性，對計算機軟硬件平臺依賴程度低的格式，以避免技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的頻繁變更。

目前，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的規(guī)定：“對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。”“對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。”

（二）確保攝錄文件存儲介質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的規(guī)定，存儲介質(zhì)按優(yōu)先順序依次為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。軟磁盤不能用作歸檔電子文件長期保存的載體。

檔案部門通過采取質(zhì)量認(rèn)證、加貼認(rèn)證標(biāo)志的方式對達到能夠制作檔案級光盤要求的可記錄光盤、光盤刻錄機采取準(zhǔn)入制度，是確保攝錄文件存儲介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化的必要措施。

磁帶存儲系統(tǒng)具有成本低、技術(shù)成熟、可靠性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、互換性好的特點，是備份聲像檔案的首選介質(zhì)。在磁帶格式技術(shù)中，LTO技術(shù)是一種開放格式的技術(shù)。同時，LTO還特別規(guī)定，由第三方進行每年一次的兼容測試，以確保產(chǎn)品的延續(xù)性。

從MB到GB再到TB級，移動硬盤在用戶可以接受的價格范圍內(nèi)，成為滿足很多用戶在存儲容量、數(shù)據(jù)傳輸速度和便捷性方面不同要求的首選存儲工具。鑒于一旦硬盤突然失效，上面存儲的數(shù)據(jù)就很難恢復(fù)，特別是對硬盤頻繁進行讀寫操作也增加了病毒入侵的可能性，移動硬盤不適宜作為聲像檔案長期保存的存儲介質(zhì)。

二、歸檔管理：對歸檔聲像文件的嚴(yán)格校驗與妥善保存

聲像檔案信息在其制作、保存和利用過程中，應(yīng)避免遭到破壞或更改，確保其真實性、完整性和有效性，對含有重要或敏感信息的聲像檔案還要確保機密性。

（一）嚴(yán)接收：堅持歸檔聲像文件入庫格式的規(guī)范化、入庫內(nèi)容的選擇性

根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的要求，對歸檔的聲像文件的真實性、完整性、有效性必須進行檢驗和審核。

1.把好對擬歸檔聲像文件所記載內(nèi)容的挑選關(guān)

并非所有音頻視頻資料都有長期保存的價值，對聲像文件在管理、財務(wù)、法律、證據(jù)或信息等方面的持久價值與檔案價值進行鑒定，是歸檔前對聲像文件內(nèi)容重要性進行評估，并在此基礎(chǔ)上對擬歸檔文件進行挑選的第一步。聲像檔案只是從音頻視頻資料中挑選出來的有必要長期、持久保存的聲像文件。

2.把好對擬歸檔聲像文件格式的校驗關(guān)

從理論上講，為了保證聲像檔案的原真性，無論是數(shù)字化采集還是直接形成的需長期或永久脫機保存的聲像檔案，均應(yīng)保存未壓縮或無損壓縮的格式。但是在實際工作中，在符合國家規(guī)定的存儲格式及存儲載體相關(guān)技術(shù)參數(shù)要求的前提下，既要保證視聽質(zhì)量，又要盡可能地實現(xiàn)存儲空間的最小化。

3.把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關(guān)

在對擬歸檔聲像文件確定密級與保存期限時，應(yīng)根據(jù)其所記載的內(nèi)容，參照國家對同類內(nèi)容的紙質(zhì)文書檔案的管理規(guī)定執(zhí)行。需要引起重視的是，由于聲像檔案存儲介質(zhì)本身的物理及化學(xué)性質(zhì)的不穩(wěn)定性，使其即使在符合規(guī)定的保存條件下存放，也難以達到長期安全存放的要求。因此，及時對聲像檔案所記載的信息進行更新或遷移是非常必要的。

（二）妥保存：根據(jù)存儲介質(zhì)和讀取方式的特殊性，對聲像檔案采取相應(yīng)的安全措施

為確保聲像檔案具備可理解性和可被利用性，以及信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性，還應(yīng)當(dāng)做好以下幾項工作：

1.做好提前備份工作，避免因存儲介質(zhì)損壞或技術(shù)淘汰危及聲像檔案安全

備份介質(zhì)應(yīng)選用較耐久的材質(zhì)，以減少存儲或利用過程中的損壞幾率；應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的軟件和文件格式存儲備份數(shù)據(jù)，以減少長期保存中數(shù)據(jù)遷移帶來的風(fēng)險；應(yīng)減少數(shù)據(jù)遷移的頻率，以降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。提前制作存儲介質(zhì)的備份，備份后實行遠距離異地存儲，既可以防止存儲介質(zhì)因污跡、霉變、介質(zhì)層間開裂等原因?qū)е侣曄駲n案無法讀取，也可以避免因水災(zāi)、火災(zāi)、風(fēng)暴、地震等自然災(zāi)害或人為損壞危及聲像檔案的安全。

2.對歸檔的聲像檔案要定期檢查

聲像檔案的形成單位和保管部門每年均應(yīng)對聲像文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。由于聲像檔案一般都是脫機保存在唱片、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)上，設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性。如不兼容，必須保存原播放設(shè)備及播放軟件，同時注意做好聲像檔案的載體轉(zhuǎn)換工作。

3.對存儲介質(zhì)要適時更新

通過將聲像檔案的內(nèi)容信息從原存儲載體轉(zhuǎn)換到新的或穩(wěn)定性更高的同類載體上，是避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內(nèi)容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質(zhì)量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號等方式，都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效方法。

4.對存儲信息要適時遷移

近年來，開盤錄音、盒式錄音等模擬錄音方式逐漸被數(shù)字錄音方式取代，磁帶錄音機的市場份額急劇下降，無論是生產(chǎn)廠家還是維修單位都迅速減少，適時采取數(shù)字錄音方式按照最新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)錄備份，并實現(xiàn)規(guī)模化集中儲存和備份，可以為將來的進一步轉(zhuǎn)換升級創(chuàng)造更加便利的條件。對于目前已經(jīng)基本淘汰的唱片、鋼絲錄音帶等錄音檔案更應(yīng)抓緊轉(zhuǎn)錄。

5.操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件的同步保留與及時備份

盡管數(shù)據(jù)的丟失與存儲介質(zhì)的損壞有很大關(guān)系，但由于數(shù)字聲像檔案必須在一定的系統(tǒng)環(huán)境中才能被利用，因而由于軟件與硬件技術(shù)的迅速更新而導(dǎo)致的技術(shù)淘汰，常常成為影響音頻或視頻聲像檔案長期存取安全的主要因素。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的規(guī)定：“對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。”

6.播放設(shè)備的同步配置與同步維護

盡管有些電子產(chǎn)品升級換代后還可以讀取此前的信息，如DVD機可以讀取CD光盤，但是隨著電子產(chǎn)品更新?lián)Q代的加速，曾經(jīng)被普遍采用的讀取設(shè)備幾年之后就難覓蹤影，甚至蕩然無存。因此，原則上，聲像檔案的保存單位應(yīng)當(dāng)具備讀取自身所藏全部聲像檔案的軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備。如果難以實現(xiàn)同步配置與同步維護，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先確保可識別聲音與圖像能夠?qū)崿F(xiàn)跨存儲媒介、跨操作系統(tǒng)、跨播放工具的再現(xiàn)與保留，而不要拘泥于原始技術(shù)信息的保存。

三、有效利用：讀取方式的最優(yōu)選擇與最佳效果

為了更加有效地利用錄音錄像檔案，提高讀取方式的安全性和內(nèi)容檢索的便捷性是非常必要的。

（一）提高讀取方式的安全性

提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像檔案存儲信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲介質(zhì)的安全性。確保錄音錄像檔案存儲信息的安全，主要是防止錄音錄像檔案存儲內(nèi)容被改動，歸檔后的聲像文件應(yīng)當(dāng)被設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計算機病毒的侵害。如果在歸檔過程中未能按照相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)格的檢查，聲像檔案尤其是視頻檔案就有可能帶有計算機病毒。確保錄音錄像檔案存儲介質(zhì)的安全，主要是指防止存儲介質(zhì)在借閱過程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時應(yīng)使用拷貝件。

（二）提高內(nèi)容檢索的便捷性

盡管目前并不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語言信息相對應(yīng)的文字文本，然而隨著錄音錄像檔案中語言類音頻、視頻文件總數(shù)的不斷增加，從海量的庫存中快速檢索特定語言信息的難度越來越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統(tǒng)，將與特定錄音錄像檔案相對應(yīng)的，能夠全面準(zhǔn)確地反映錄音錄像檔案語音信息的內(nèi)容摘要、發(fā)言底稿或錄音文稿，以及發(fā)言者的姓名、發(fā)言的時間、地點等信息都錄入到系統(tǒng)中，對于克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進行海量搜索的缺點，提高對關(guān)鍵信息的查找能力是非常有價值的。

值得高度重視的是，將語音識別及人像識別技術(shù)應(yīng)用于聲像檔案的信息檢索，很可能會成為今后提高聲像檔案信息查詢的準(zhǔn)確性與便捷性、提高聲像檔案內(nèi)容快速檢索能力的一個重要突破口。

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作者單位：北京市公安局