基于流程驅動的項目管理信息系統

周新會

(廣聯達軟件股份有限公司，北京 100193)

基于流程驅動的項目管理信息系統

周新會

(廣聯達軟件股份有限公司，北京 100193)

項目管理信息系統是項目管理者不可或缺的信息化工具。本文闡述了基于流程驅動的項目管理信息系統的優勢，介紹了該系統的工作機制以及核心概念設計，并通過具體的應用實例展現了流程驅動在項目管理信息系統中的重要作用，總結了基于流程驅動的項目管理信息系統對于項目管理能力提升的價值。

項目管理信息系統;流程驅動;項目管理

1 引言

項目管理信息系統即PMIS，在美國項目管理協會出版的PMBOK第4版中，項目管理信息系統被定義為事業環境因素的一部分，是為指導與管理項目執行而提供的自動化工具［1］。它主要是利用信息化手段，將項目管理的理念和方法融入到管理信息系統中，從而實現對項目業務的管理，并服務于項目決策。

流程是一系列業務活動的有序組合，它接受各種輸入要素，并通過處理過程產生有價值的輸出結果［2］。流程驅動則是以流程為中心將相關聯的業務組合起來，使這些業務活動以流程的方式有序開展，從而達成特定的業務目標。

基于流程驅動的項目管理信息系統，是指在系統中融入流程管理的思想方法和管理手段，將業務處理看作一系列任務過程，這些任務有輸入、處理和輸出，根據相應的業務目標，將相互關聯的任務連接起來形成完整的業務流程，從而能夠使管理信息系統提供對業務管理過程的全面支持。

2 基于流程驅動的項目管理信息系統的優勢

項目管理具有明顯的流程化特征，大量的項目業務活動都是基于流程方式來進行的［3］。因此，采用流程驅動的項目管理信息系統，能夠充分發揮流程管理的優勢，有助于為項目各項業務的開展提供有效的信息化支持。

傳統的管理信息系統，很多都是以若干單個實體的處理為主，例如常見的單據處理，會將其看作對一個個實體信息的輸入、查詢。這樣一來，首先是沒有充分抓住項目管理的流程特點，無法按照實際的業務流程將存在業務相關性的功能關聯起來;其次是局限于對單個實體的關注，造成只重視結果而輕視過程，從而使管理信息系統不能有效起到對項目業務的過程管控作用。

與傳統面向功能的管理信息系統相比，基于流程驅動的項目管理信息系統具有如下優勢:

第一，改變分散的點式業務處理，通過流程將相關業務優化整合，形成符合項目要求的業務流程管理。

第二，改變較弱的業務過程管控，從關注結果到關心過程，為每個業務目標建立起“目標－計劃－執行－監督－結果”的管理流程，流程上下游環環相扣，從而實現項目業務的閉環管理。

第三，改變手動的業務推動模式，通過建立流程驅動機制，使系統在流程的推動下自動運轉，只需人工開始流程起點的業務處理，流程中后續業務處理無需人工主動發起，即可由系統推動直到流程終點。

第四，改變松散的項目職能協作，通過流程使項目各個職能部門緊密協同起來，使項目組織由職能式運作轉變為流程式運作［4］。

基于流程驅動的項目管理信息系統，不僅僅是信息化手段的運用，更重要的是帶來了管理思想方法的升級，必將成為項目管理者的得力助手。

3 基于流程驅動的項目管理信息系統的工作機制

基于流程驅動的項目管理信息系統是一個以流程為核心運轉的信息系統，它的核心組成部分包括業務處理、流程引擎和通知系統，同時還涉及業務處理的角色。其基本的工作機制如圖1所示。

圖1 流程驅動的工作機制

系統就是在圖1這個流程驅動的機制下完成一系列業務處理過程的，流程各部分相互配合，各司其職，使系統得以順利運轉。下面我們就從流程起點到流程終點，完整地了解一下這個工作機制的運行原理。

步驟①:由角色A啟動流程，開始進行業務處理1，并在完成后提交。

步驟②:流程引擎根據業務流轉規則，判斷應流轉到的下一業務處理，并將流轉信息提供給通知系統。

步驟③:通知系統根據流轉信息，將業務通知發送給下一業務處理對應的角色。若應流轉到業務處理2，則將業務通知發送給角色B;若應流轉到業務處理3，則將業務通知發送給角色C。

步驟④:接到業務通知后，角色B開始進行業務處理2，并在完成后提交。流程引擎執行步驟②，經判斷應流轉到業務處理3，接著由通知系統執行步驟③，流程繼續。

步驟⑤:接到業務通知后，角色C開始進行業務處理3，并在完成后提交。流程引擎執行步驟②，經判斷無后續業務處理，已到流程終點，流程結束。

通過上述流程流轉的過程，我們理解了流程驅動的工作機制，從而為基于流程驅動的項目管理信息系統的設計提供了依據。

4 基于流程驅動的項目管理信息系統的核心概念設計

根據流程驅動的工作機制，系統中與之對應的核心概念設計主要包括業務組件、業務流程和業務通知等幾部分。

4.1 業務組件設計

對應于工作機制中的業務處理，業務組件是在系統中設計的業務處理單元。這些業務組件都具有相應的功能，用于實現業務流程中各個業務處理環節。

業務組件的設計包括界面、功能、實體和輸入輸出，界面和功能是業務處理過程，實體是業務處理結果，輸入輸出則是對傳遞數據的定義。通過這幾部分設計，就形成了一個完整的業務組件模型，如圖2所示。

圖2 業務組件模型

在業務組件模型中，重點是業務組件輸入輸出接口的設計，也就是定義當前業務組件的輸入數據和輸出數據。由于業務的相關性，一個業務組件的輸出將成為另一個業務組件的輸入，基于一個確定的業務目標，就可以通過輸入輸出接口將存在業務關聯的業務組件連接起來形成流程。因此，業務組件是業務流程設計的基礎。

在項目管理信息系統中，可以將項目的各個業務處理定義為若干業務組件，并根據不同的業務處理類型，按照業務組件模型進行相應的設計來實現。然后，為每個業務組件配置相應的角色。

4.2 業務流程設計

如果說業務組件實現了各個點的任務，那么業務流程就是將這些點連接起來。對應于工作機制中的流程引擎，系統設計中的業務流程主要實現相關業務組件之間的業務流轉處理。

業務流程的設計包括流轉規則解析、業務數據推送和流轉信息生成，流轉規則解析負責判斷應流轉到的下游業務組件，業務數據推送負責將上游業務組件的輸出傳送給下游業務組件的輸入，流轉信息生成負責將流轉規則解析的結果生成格式化的信息以便業務通知系統使用。通過這幾部分設計，就形成了一個完整的業務流程模型，如圖3所示。

圖3 業務流程模型

在業務流程模型中，重點是業務流轉規則解析的設計，也就是對規則表達式的解析，根據解析的結果，就可以確定當前業務組件的下游業務組件，然后利用兩個業務組件的輸出和輸入接口實現待處理業務的數據推送，從而通過業務流程完成業務組件之間的任務傳遞。

在項目管理信息系統中，可以為項目的各個業務目標定義若干業務流程，并根據不同業務場景，按照業務流程模型設置相應的上下游業務組件和流轉規則來實現。在業務流程配置時，要按照閉環管理的原則將項目管理的要求落實到系統的業務流程中。

4.3 業務通知設計

業務流程解決了關鍵的業務流轉處理，業務通知則完成了流程驅動中的最后一推。對應于工作機制中的通知系統，系統設計中的業務通知主要實現將通知信息發送給下游業務組件對應的角色，并接受業務處理完成的反饋。

業務通知的設計包括通知信息發送和業務處理反饋，通知信息發送負責根據業務流程中生成的流轉信息，將相應的通知信息發送給下游業務組件對應的角色，業務處理反饋負責根據業務處理完成的反饋更新已處理和未處理業務數。通過這幾部分設計，就形成了一個完整的業務通知模型，如圖4所示。

圖4 業務通知模型

在業務通知模型中，重點是通知信息發送的設計，也就是從業務流程生成的流轉信息中得到業務組件的上下游關系，然后匹配對應的業務通知并增加未處理業務數，再根據下游業務組件找到對應的角色并發送通知信息。在得到該通知對應的業務處理已完成的反饋之前，通知系統將持續跟蹤并催辦該項任務。

在項目管理信息系統中，通知信息的設置應使用用戶易于理解的業務語言，并可以嵌入未處理、已處理業務數等參數。另外，系統還可以實現業務通知以手機短信、電子郵件等多種渠道和方式傳遞。流程驅動從“人找事”到“事找人”的轉變，使得系統的用戶在流程中不需要主動發起業務，而是根據業務通知來執行流程賦予自己的任務即可。

除了上述幾部分核心設計外，系統中相關的設計還包括角色管理等，從而為基于流程驅動的項目管理信息系統的實現和應用提供了全面和完善的支持。

5 基于流程驅動的項目管理信息系統的應用實例

在系統核心概念設計的指導下，我們實現了一個基于流程驅動的項目管理信息系統，該系統支持流程驅動的工作機制，符合業務組件、業務流程和業務通知等各部分的概念設計。在實際的應用中，系統滿足從業務流程配置到執行的全過程應用。

下面我們就以工程項目的物資采購管理業務為例，介紹流程驅動在項目管理信息系統中的應用。在業務流程配置環節，系統提供了流程配置工具，可以利用物資采購管理相關的業務組件配置形成物資采購業務流程，如圖5所示。

在業務流程執行環節，系統實現了流程執行的各個步驟。當用戶登錄到系統首頁，就可以看到由通知系統發送的業務通知，用戶通過通知信息打開業務組件并進行業務處理，完成任務后即可提交。在系統后臺，流程引擎和通知系統根據已經建立的物資采購業務流程進行流轉處理和通知發送，當流程下游業務的執行用戶登錄系統后，即可看到發給自己的業務通知，從而開始下游業務的處理。系統始終通過這個循環來執行業務流程，如圖6所示。通過上述應用實例，可以看出流程驅動在項目管理信息系統中所發揮的重要作用。由于項目管理的跨行業適用性，該系統可應用于以項目管理為運作方式的各種組織，只需要在系統中實現不同行業的業務組件和配置適應該行業的業務流程即可。

6 結語

基于流程驅動的項目管理信息系統是對傳統面向功能的管理信息系統的變革，是運用信息化手段輔助項目管理的又一進步。由于該系統良好的擴展性和靈活的配置能力，完全可以支持項目管理流程的再造，對組織項目管理能力的不斷提升具有重要價值。

［1］(美)項目管理協會著;王勇，張斌譯.項目管理知識體系指南(PMBOKRR指南)(第4版)［M］.北京:電子工業出版社，2009.

［2］朱海林等著.IT服務管理、控制與流程［M］.北京:機械工業出版社，2006.

［3］劉躍華.基于Web的流程驅動工程項目管理系統研究與實現［J］.計算機工程與科學.2009，31(6).

［4］鄭峰，劉旭儒.基于流程驅動的業務重組研究［J］.工業工程與管理.2008年第4期.

A Project Management Information System Based on Process Driver

Zhou Xinhui

(Glodon Software Co.，Ltd.，Beijing 100193，China)

Project management information system is project managers indispensable informatization tools.This paper expounds the advantages of the project management information system based on process driver，introduces the working mechanism and the core concept design of the system，and indicates the effect of process driver in project management information system through the actual applications.Then it summarizes the important role of project management information system based on process driver to enhance the project management ability.

PMIS;Process Driver;Project Management

C931.6;TP391

A

1674－7461(2011)01－0063－04

周新會(1974－)，男，加拿大魁北克大學MPM，美國項目管理協會PMP。主要研究方向:項目管理與企業信息化。E-mail:zhou_xinhui@sina.com