物資管理信息系統開發與應用

畢艾卉

（天津東方海陸集裝箱碼頭有限公司，天津 300456）

物資管理信息系統開發與應用

畢艾卉

（天津東方海陸集裝箱碼頭有限公司，天津 300456）

隨著計算機技術的不斷發展以及計算機應用的普及，很多企業引進了各種各樣的管理信息系統，以提高企業的管理水平及生產效率。物資管理是工商企業生產管理環節中重要的一環，它需要對物資的基本信息、調配信息等進行完整的監控。建立一套完善的物資管理信息系統，對于更有效的把本單位生產所需的資料及時、保質保量的供應上去有著及其重要的意義。本文將以物資系統中的外修采購功能為例，簡要介紹系統的開發應用。

物資管理；信息系統；開發應用

1 物資系統及其開發環境簡介

東方海陸公司現所使用的物資系統可以完整實現對物資的管理和信息維護。通過該系統，使用部門可以對物資（包括生產備件、隨機備件、辦公用品等）進行申請、審批、領用及驗收等操作；物資庫的管理人員可以對物資的進出庫進行處理；采購員可通過系統實現付費、發票核對。物資系統與設備管理系統可以共同實現外修的申請、審批、驗收及付費，財務部門也可由該系統導出相關的報表。該系統在最大程度上滿足了不同部門的管理需求，為更好的進行物資管理提供了方便，并實現了相關單據的電子化，既提高了工作效率，又節省了資源。

物資系統的開發環境Access是目前被廣泛使用的一個應用程序，其強大的數據處理能力和可視化的設計技術為廣大程序員所認可。編程環境VBA是基于Visual Basic語言的完全面向對象的一種編程語言，VBA提供了強大的form對象創建功能和可視化的查詢設計，利用其方便快捷的窗體創建功能可以構建與Access風格完全一致的應用程序界面，利用其簡單實用的查詢設計可完成一系列的計算匯總工作。本系統就是利用VBA的宏功能，構造了基于ACCESS對象的人機交互界面。

2 物資系統外修采購模塊的開發應用

2.1 開發背景

東方海陸公司把電腦設備的外購、機械的維修以及某些工程外包的采購統稱為外修采購，現有的設備管理系統雖然已經存在外修采購的申請、審批及驗收部分，但采購付費流程還不能通過系統實現，這使得付費流程要通過紙面文件完成，不利于信息的保存與傳遞，同時也增加了該工作流程的流轉時間。且該系統面對的用戶及部門有一定的局限性，大部分用戶無法使用該系統，因此很多部門提出需求，要在物資系統中增加新的模塊以實現外修采購的整個流程，并且不改變設備管理系統的現有使用方式。

2.2 系統功能介紹

根據用戶提出的需求，物資系統的外修采購流程劃分為申請審批、采購審批和驗收付費三大部分。為了方便將兩個系統的數據聯系在一起，物資系統中的申請和驗收部分必須依照設備管理系統中的外修申請即驗收流程進行設計。在整個外修采購過程中，系統必須可以直接生成采購申請表、驗收交接單和付款申請表，并提供這些單據的打印功能。

2.2.1 申請審批

在申請審批流程中，由主管部門提出申請，系統自動生成申請單號，申請人需要對申請的內容、申請原因、采購性質以及供應商等相關信息進行維護，維護完成提交部門經理審批，審批通過后，提交到財務采購部門。該條申請所處的狀態會清楚的在界面中顯示。在實施外修期間（即項目驗收前），主管部門可對該申請單中的項目進行追加。如圖1所示。

圖1 外修采購申請界面

2.2.2 采購審批

采購員要從申請中選擇要采購的項目，并選擇供應商，申請人推薦的供應商可以為采購員提供參考。當采購單數據比較多時，用戶可以根據申請人、申請日期及采購性質對申請單進行篩選查詢，如圖2所示。需要特別指出，在選定采購時，申請單的來源分為兩種，其一是物資系統中的申請；其二則引人了設備管理系統中的申請，采購員可以直接在物資系統中對這些申請實施采購，免去了原來通過紙制單據實施采購的方式，成功的實現了兩個系統的對接。

圖2 選定采購界面

確定采購后系統會自動生成采購單。如圖3所示。系統會根據采購員當天已生成的采購單數量，自動生成該申請的采購單編號（格式為YYMMDD－姓名－當日序號），在采購單界面中采購員需要對采購價等信息進行錄入并提交。如果是來自設備管理系統中的申請，當采購員確認采購后，系統會自動將采購單號、供應商以及采購價格等信息插入到設備系統對應的記錄中，并更改該記錄在設備系統中的狀態，這樣確保了申請人可以在設備系統中進行后期的驗收。為幫助后期付費工作的進行，用戶可以為自己設置付款計劃，當計劃到期時，系統會在登錄時自動提示。通過“打印”功能，系統可以自動生成采購單報表，不需用戶再手工填寫，節省了時間，提高了工作效率。

圖3 采購單界面

2.2.3 項目驗收及付款

在財務部門付款之前，項目的主管部門必須要對項目做驗收，對于同一項目申請（包括追加的內容）可分階段生成多次驗收，一次驗收對應一次付款，直至付款的金額和采購單總價相同。如圖4所示。

圖4 外修采購驗收界面

圖5 選定付款界面

選定付費后，系統自動生成付款單，如圖6所示。該界面中，用戶可以清楚的看出付款單對應于哪個系統中的申請。用戶在此需要對支付方式、支付金額、費用類別等信息進行錄入存檔。

圖6 外修付款界面

3 物資系統在企業中的作用

通過東方海陸公司物資系統應用的實例可以看出，物資系統的應用大大減少了重復勞動，提高了工作效率。每一個人每一步的操作都會在數據庫中記錄下來，以便讓有足夠權限的人員進行查詢。以前，物資采購不及時影響了正常的生產，其信息的反饋往往是由用戶直接反映到物資管理部門。在使用物資管理信息系統后，信息反饋在系統上，比如一種物資從申請、采購、簽訂合同到出庫，各環節在系統上一目了然，最大程度上避免了各種人為因素對生產的影響。當管理部門需要統計報表等數據時，可以直接從系統中導出相關數據并直接打印，既快速準確，又避免了人為統計可能會出現的錯誤，達到了事半功倍的效果。系統中對供應商的統一維護與管理，也避免了崗位人員流動所帶來的不便，實現了信息的透明化，為更好的管理企業資源提供了絕佳的平臺。

[1]高芳.企業物資管理信息系統的開發.當代經理人，2006-04-15.

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