物資管理信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用

畢艾卉

（天津東方海陸集裝箱碼頭有限公司，天津 300456）

物資管理信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用

畢艾卉

（天津東方海陸集裝箱碼頭有限公司，天津 300456）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，很多企業(yè)引進(jìn)了各種各樣的管理信息系統(tǒng)，以提高企業(yè)的管理水平及生產(chǎn)效率。物資管理是工商企業(yè)生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)中重要的一環(huán)，它需要對(duì)物資的基本信息、調(diào)配信息等進(jìn)行完整的監(jiān)控。建立一套完善的物資管理信息系統(tǒng)，對(duì)于更有效的把本單位生產(chǎn)所需的資料及時(shí)、保質(zhì)保量的供應(yīng)上去有著及其重要的意義。本文將以物資系統(tǒng)中的外修采購(gòu)功能為例，簡(jiǎn)要介紹系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用。

物資管理；信息系統(tǒng)；開發(fā)應(yīng)用

1 物資系統(tǒng)及其開發(fā)環(huán)境簡(jiǎn)介

東方海陸公司現(xiàn)所使用的物資系統(tǒng)可以完整實(shí)現(xiàn)對(duì)物資的管理和信息維護(hù)。通過該系統(tǒng)，使用部門可以對(duì)物資（包括生產(chǎn)備件、隨機(jī)備件、辦公用品等）進(jìn)行申請(qǐng)、審批、領(lǐng)用及驗(yàn)收等操作；物資庫(kù)的管理人員可以對(duì)物資的進(jìn)出庫(kù)進(jìn)行處理；采購(gòu)員可通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)付費(fèi)、發(fā)票核對(duì)。物資系統(tǒng)與設(shè)備管理系統(tǒng)可以共同實(shí)現(xiàn)外修的申請(qǐng)、審批、驗(yàn)收及付費(fèi)，財(cái)務(wù)部門也可由該系統(tǒng)導(dǎo)出相關(guān)的報(bào)表。該系統(tǒng)在最大程度上滿足了不同部門的管理需求，為更好的進(jìn)行物資管理提供了方便，并實(shí)現(xiàn)了相關(guān)單據(jù)的電子化，既提高了工作效率，又節(jié)省了資源。

物資系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境Access是目前被廣泛使用的一個(gè)應(yīng)用程序，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力和可視化的設(shè)計(jì)技術(shù)為廣大程序員所認(rèn)可。編程環(huán)境VBA是基于Visual Basic語(yǔ)言的完全面向?qū)ο蟮囊环N編程語(yǔ)言，VBA提供了強(qiáng)大的form對(duì)象創(chuàng)建功能和可視化的查詢?cè)O(shè)計(jì)，利用其方便快捷的窗體創(chuàng)建功能可以構(gòu)建與Access風(fēng)格完全一致的應(yīng)用程序界面，利用其簡(jiǎn)單實(shí)用的查詢?cè)O(shè)計(jì)可完成一系列的計(jì)算匯總工作。本系統(tǒng)就是利用VBA的宏功能，構(gòu)造了基于ACCESS對(duì)象的人機(jī)交互界面。

2 物資系統(tǒng)外修采購(gòu)模塊的開發(fā)應(yīng)用

2.1 開發(fā)背景

東方海陸公司把電腦設(shè)備的外購(gòu)、機(jī)械的維修以及某些工程外包的采購(gòu)統(tǒng)稱為外修采購(gòu)，現(xiàn)有的設(shè)備管理系統(tǒng)雖然已經(jīng)存在外修采購(gòu)的申請(qǐng)、審批及驗(yàn)收部分，但采購(gòu)付費(fèi)流程還不能通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，這使得付費(fèi)流程要通過紙面文件完成，不利于信息的保存與傳遞，同時(shí)也增加了該工作流程的流轉(zhuǎn)時(shí)間。且該系統(tǒng)面對(duì)的用戶及部門有一定的局限性，大部分用戶無法使用該系統(tǒng)，因此很多部門提出需求，要在物資系統(tǒng)中增加新的模塊以實(shí)現(xiàn)外修采購(gòu)的整個(gè)流程，并且不改變?cè)O(shè)備管理系統(tǒng)的現(xiàn)有使用方式。

2.2 系統(tǒng)功能介紹

根據(jù)用戶提出的需求，物資系統(tǒng)的外修采購(gòu)流程劃分為申請(qǐng)審批、采購(gòu)審批和驗(yàn)收付費(fèi)三大部分。為了方便將兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)系在一起，物資系統(tǒng)中的申請(qǐng)和驗(yàn)收部分必須依照設(shè)備管理系統(tǒng)中的外修申請(qǐng)即驗(yàn)收流程進(jìn)行設(shè)計(jì)。在整個(gè)外修采購(gòu)過程中，系統(tǒng)必須可以直接生成采購(gòu)申請(qǐng)表、驗(yàn)收交接單和付款申請(qǐng)表，并提供這些單據(jù)的打印功能。

2.2.1 申請(qǐng)審批

在申請(qǐng)審批流程中，由主管部門提出申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成申請(qǐng)單號(hào)，申請(qǐng)人需要對(duì)申請(qǐng)的內(nèi)容、申請(qǐng)?jiān)颉⒉少?gòu)性質(zhì)以及供應(yīng)商等相關(guān)信息進(jìn)行維護(hù)，維護(hù)完成提交部門經(jīng)理審批，審批通過后，提交到財(cái)務(wù)采購(gòu)部門。該條申請(qǐng)所處的狀態(tài)會(huì)清楚的在界面中顯示。在實(shí)施外修期間（即項(xiàng)目驗(yàn)收前），主管部門可對(duì)該申請(qǐng)單中的項(xiàng)目進(jìn)行追加。如圖1所示。

圖1 外修采購(gòu)申請(qǐng)界面

2.2.2 采購(gòu)審批

采購(gòu)員要從申請(qǐng)中選擇要采購(gòu)的項(xiàng)目，并選擇供應(yīng)商，申請(qǐng)人推薦的供應(yīng)商可以為采購(gòu)員提供參考。當(dāng)采購(gòu)單數(shù)據(jù)比較多時(shí)，用戶可以根據(jù)申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期及采購(gòu)性質(zhì)對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行篩選查詢，如圖2所示。需要特別指出，在選定采購(gòu)時(shí)，申請(qǐng)單的來源分為兩種，其一是物資系統(tǒng)中的申請(qǐng)；其二則引人了設(shè)備管理系統(tǒng)中的申請(qǐng)，采購(gòu)員可以直接在物資系統(tǒng)中對(duì)這些申請(qǐng)實(shí)施采購(gòu)，免去了原來通過紙制單據(jù)實(shí)施采購(gòu)的方式，成功的實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接。

圖2 選定采購(gòu)界面

確定采購(gòu)后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成采購(gòu)單。如圖3所示。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)采購(gòu)員當(dāng)天已生成的采購(gòu)單數(shù)量，自動(dòng)生成該申請(qǐng)的采購(gòu)單編號(hào)（格式為YYMMDD－姓名－當(dāng)日序號(hào)），在采購(gòu)單界面中采購(gòu)員需要對(duì)采購(gòu)價(jià)等信息進(jìn)行錄入并提交。如果是來自設(shè)備管理系統(tǒng)中的申請(qǐng)，當(dāng)采購(gòu)員確認(rèn)采購(gòu)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將采購(gòu)單號(hào)、供應(yīng)商以及采購(gòu)價(jià)格等信息插入到設(shè)備系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的記錄中，并更改該記錄在設(shè)備系統(tǒng)中的狀態(tài)，這樣確保了申請(qǐng)人可以在設(shè)備系統(tǒng)中進(jìn)行后期的驗(yàn)收。為幫助后期付費(fèi)工作的進(jìn)行，用戶可以為自己設(shè)置付款計(jì)劃，當(dāng)計(jì)劃到期時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在登錄時(shí)自動(dòng)提示。通過“打印”功能，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成采購(gòu)單報(bào)表，不需用戶再手工填寫，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

圖3 采購(gòu)單界面

2.2.3 項(xiàng)目驗(yàn)收及付款

在財(cái)務(wù)部門付款之前，項(xiàng)目的主管部門必須要對(duì)項(xiàng)目做驗(yàn)收，對(duì)于同一項(xiàng)目申請(qǐng)（包括追加的內(nèi)容）可分階段生成多次驗(yàn)收，一次驗(yàn)收對(duì)應(yīng)一次付款，直至付款的金額和采購(gòu)單總價(jià)相同。如圖4所示。

圖4 外修采購(gòu)驗(yàn)收界面

圖5 選定付款界面

選定付費(fèi)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成付款單，如圖6所示。該界面中，用戶可以清楚的看出付款單對(duì)應(yīng)于哪個(gè)系統(tǒng)中的申請(qǐng)。用戶在此需要對(duì)支付方式、支付金額、費(fèi)用類別等信息進(jìn)行錄入存檔。

圖6 外修付款界面

3 物資系統(tǒng)在企業(yè)中的作用

通過東方海陸公司物資系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)例可以看出，物資系統(tǒng)的應(yīng)用大大減少了重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率。每一個(gè)人每一步的操作都會(huì)在數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄下來，以便讓有足夠權(quán)限的人員進(jìn)行查詢。以前，物資采購(gòu)不及時(shí)影響了正常的生產(chǎn)，其信息的反饋往往是由用戶直接反映到物資管理部門。在使用物資管理信息系統(tǒng)后，信息反饋在系統(tǒng)上，比如一種物資從申請(qǐng)、采購(gòu)、簽訂合同到出庫(kù)，各環(huán)節(jié)在系統(tǒng)上一目了然，最大程度上避免了各種人為因素對(duì)生產(chǎn)的影響。當(dāng)管理部門需要統(tǒng)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)時(shí)，可以直接從系統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)并直接打印，既快速準(zhǔn)確，又避免了人為統(tǒng)計(jì)可能會(huì)出現(xiàn)的錯(cuò)誤，達(dá)到了事半功倍的效果。系統(tǒng)中對(duì)供應(yīng)商的統(tǒng)一維護(hù)與管理，也避免了崗位人員流動(dòng)所帶來的不便，實(shí)現(xiàn)了信息的透明化，為更好的管理企業(yè)資源提供了絕佳的平臺(tái)。

[1]高芳.企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)的開發(fā).當(dāng)代經(jīng)理人，2006-04-15.

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