高校院系檔案管理問題的制度性思考

梁秀梅

(鄭州航空工業管理學院紀委，鄭州450015)

在我國大多高校的檔案管理工作中，院系的檔案管理一直是薄弱環節。不僅存在著應歸檔文件材料歸檔不全問題，而且已歸檔的文件材料缺乏規范化整理，造成難查找利用甚至個別丟失等問題。這種狀況的存在與延續，既違背國家檔案法規的有關要求，也不能適應高校教學、科研等工作對檔案利用的需要。從網上查閱的情況看，最近幾年先后有幾人著文對之研究，內容涉及這一問題的表現、改革模式探討等，提出了一些有借鑒價值的想法。但總體來說，他們偏于問題的現象性表述和分析，缺乏從制度的角度進行深入的思考和探討。筆者認為，高校院系檔案管理存在的一些問題及其長期未獲根本解決的原因，是有關方面對高校院系檔案管理的制度設計不完善和執行已有制度不徹底造成的。最終解決這一問題，應從制度方面尋找出路。

一、高校院系檔案管理存在問題的突出表現

高校院系檔案管理工作主要包括兩方面內容，一是收集整理本院系應由學校檔案室(館)管理的文件材料，向學校檔案室(館)移交;二是收集整理本院系應由自己管理的文件材料。本文所談的是后一方面。根據原國家教育委員會1993年11月16日發布的《高等學校檔案工作規范》中第三節《高等學校教學類檔案工作規范》的附件一《高等學校教學類檔案歸檔范圍和保管期限表》的規定，存系教學類檔案包括6類，分別是:

(1)本科生畢業論文及評審意見

(2)課堂教學材料、課程進度表

(3)教師任課安排、教案

(4)優秀實習報告

(5)本專業教學檢查、調查材料及總結

(6)教師工作量核算、登記材料

據筆者所知，上述6類材料很少有學校的某個院系收集歸檔齊全的。特別是教案一項，絕大部分高校的院系沒有收集歸檔。實習報告一項，由于很多高校并未進行這方面的評定，所以無所謂優秀與否，于是許多高校的院系也就多年未收集歸檔學生的優秀實習報告。專業教學檢查與調查材料不少學校有一些存檔，但大多不全。

以上只是就現有制度規定范圍的材料而言。還有一些現有制度未作規定，但實際具有保存利用價值的文件材料也應歸檔，卻在許多高校院系未歸檔的，如高校院系舉行專業慶典活動材料，舉辦學生技能競賽和文娛活動材料，學生在上級或社會有關組織舉辦的活動中重要獲獎材料，學生在校期間的重要創作或研究成果材料等。這些材料反映了院系的重要職能活動，對研究院系的工作歷史，借鑒經驗教訓，開展對外宣傳，推動以后的工作等具有借鑒利用價值，因此應予歸檔保存。然而，這些材料不僅不少高校院系未將其歸檔保存，現有制度也未將其列入歸檔的范圍，這應算是兩方面的遺憾吧!

高校院系檔案管理不僅普遍存在歸檔文件材料不齊全問題，而且還普遍存在對已歸文件材料缺乏規范化整理問題。對已歸檔文件材料進行整理不僅是國際通用的做法，而且是我國檔案管理工作的一種傳統。自1949年建國以來，我國歷次發布的檔案管理規定都明確要求對已歸檔文件材料進行整理，現行的國家檔案局于2000年12月6日發布的《歸檔文件整理規則》，更是對已歸檔文件材料整理的含義、原則、質量要求和方法等作了明確規定。如對其含義是這樣明確的:“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化?！保?］現行的國家教育部和國家檔案局于2008年8月26日聯合發布的《高等學校檔案管理辦法》也要求:“學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄。”又要求“高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號?！睂σ褮w檔文件材料進行分類、編目等整理，利于對檔案的保管和利用。現在大多高校的院系檔案整理基本狀況是:對已歸檔文件材料進行了簡單分類，未進行系統化排列、編號，未進行保管期限鑒定，未編寫卷內(首)目錄，未進行裝訂，未在卷(盒)內設置備考表等。由此造成的后果是:檔案管理人對自己管理的檔案件數不清楚，是否丟失、缺少難以發現，所需查閱的檔案所處的具體位置不清楚，所保管的各具體檔案是否過期應予銷毀或還有多長保管時間不清楚。這樣的檔案管理層次，其保管檔案的安全性和利用便捷程度可想而知。

大多高校院系檔案管理不僅如前述的粗放，而且未統一使用計算機管理。早在1987年4月23日，原國家教育委員會和國家檔案局在聯合發布《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的文件中就提出:“可積極探索電子計算機、縮微貯存、檢索等現代化管理的方法和途徑，逐步實現檔案工作的標準化、規范化和現代化?！?0多年過去了，全國大多高校的校級檔案管理基本實現計算機化。用計算機進行檔案管理，將檔案信息輸入計算機，利于檔案的統計、查閱等，方便檔案的管理和提供利用。遺憾的是，現在不少高校的院系檔案管理，對接收的紙質文件材料，未輸入計算機管理;對接收的電子文件，有的雖分類存放了，但未做統一的電子目錄等。這顯然不能適應現代高校對檔案管理的要求。眾所周知，不是院系檔案管理員沒有計算機可用，而是雖達到了人手一臺，卻未充分地發揮其在檔案管理工作中的作用。

二、高校院系檔案管理現有問題產生的主要原因

為什么大多高校的校級檔案管理比較科學規范，院系的檔案管理卻比較粗疏、混亂呢?是人員素質問題嗎?從筆者所掌握的情況來看，校系兩級的檔案管理人員配備層次基本差不多，甚至很多院系的兼職檔案員的文化程度和綜合素質高于校級的專職檔案管理員，所以人員素質問題應該不是一些高校院系檔案管理粗疏的主要原因。當然有人可能從檔案專業素質角度提出問題，這的確是一個理由，但又不是一個十分有力的理由。因為以現有院系檔案管理人員的文化基礎，掌握滿足管理檔案所需的知識是不成問題的。那么問題的根本到底是什么呢?筆者認為，在于一些現有制度的設計不夠完美，和已有的一些好的關鍵性的制度未得到貫徹執行。主要有三點:

1．未實行文檔一體化制度

所謂文檔一體化是說將傳統的文書工作與檔案工作二者分別設計和管理的體制改為將二者統一設計、組織、管理的體制，其主要做法是將傳統的檔案著錄前移，淡化和文件調用和檔案提供利用的差別，將文件處理與檔案管理責任明確化等。其主要好處是使檔案管理人員掌握文件來源情況，便于保證應歸檔文件材料的收集齊全和檔案在反映機關工作活動全貌方面的質量，避免或減少傳統文書登記和檔案著錄方面的重復勞動，提高檔案工作的效率。其適用條件主要是中小單位與計算機管理文書和檔案等。

現在大多高校的院系檔案管理表面上看是教學秘書(或行政秘書)兼做檔案員，在人員上是文書管理與檔案管理一人承擔，是文檔一體化。實際上，文檔一體化的核心是文書管理與檔案管理一體設計、組織、管理和要求，而現在大多高校院系檔案管理的狀態則不是這樣的情況。而是一人兼做傳統制度文書工作與檔案工作分別設計和要求的兩方面的工作，并且主要是做秘書工作(文書處理等方面工作內容)，檔案管理在他的整個工作職責內容中處于“副”的地位。由于是兼做，并且是處于“副”的地位，他在檔案管理方面花費的精力和心思就少，領導和上級平時對他的工作要求和檢查考核也主要是非檔案管理類工作。只要不是評估等需要核查材料，他的檔案管理工作怎樣基本處于無人過問、評說的境地，這就自然使他在這方面懈怠，于是院系的檔案管理要想有質量保證，就無從談起了。

2．未徹底實行檔案集中統一管理制度

前述教育部和國家檔案局聯合發布的《高等學校檔案管理辦法》第七條規定，“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構?！钡诎藯l規定，高校檔案機構的管理職責是“負責接收(征集)、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料”。原國家教委1993年11月16日發布的《高等學校檔案工作規范》也規定，“高等學校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用?！钡?，不少高校的院系檔案管理中卻未很好地執行這一規定。雖然院系的大多應歸檔文件材料集中于兼職檔案員那里，但也有一些重要的應歸檔材料散存于有關人員手中。如有的學校院系學生活動材料存放在院系團總支書記那里，專業調查和學生畢業論文存放于專業教研室主任那里，有的材料由于某種原因經過院系領導，存放在他們那里。前面我們說不少高校院系檔案管理存在應歸檔材料收集不齊全問題，是就兼職檔案員那里的存放歸檔材料而言的，若將散存于院系內有關人員手中的應歸檔材料全部移交兼職檔案員集中保存，這個問題可基本解決。由于院系內的非兼職檔案員不負有保管檔案責任，他們大多也缺乏檔案保管的意識，因此散存于他們手中的材料很容易被他們隨意處理，由此造成的不僅是應歸檔材料的歸檔不齊全，而且會造成其中某些材料的永遠消失。

3．未實行院系檔案工作定期檢查與考核制度

現行的《高等學校檔案管理辦法》第十四條規定:“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。”［2］原國家教育委員會1989年10月10日發布的《普通高等學校檔案管理辦法》也有類似規定。其規定原文是:“高等學校應做到各項工作與檔案工作實行‘四同步’管理，即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作?！保?］由此可以看出，國家對高校檔案管理工作也是高度重視的。國家做出這樣的規定，毫無疑問是為了防止高校有關管理人員忽略或輕視檔案工作，防止檔案管理的粗疏甚至混亂。通過定期布置、檢查、總結、驗收這樣的制度手段，強化有關管理人員特別是檔案管理人員的責任意識，促使檔案規范化管理，提高檔案管理水平，使檔案管理工作與學校的其他工作一樣獲得重視和發展。然而，實際情況是國家的這一制度在大多高校的院系檔案管理工作中未獲得落實。不僅院系的兼職檔案員缺乏足夠的檔案管理責任意識，而且大多院系的領導也檔案意識不強，很少關注本院系的檔案管理工作。如果不是教學評估類工作需要提供檔案佐證，他們很少把檔案工作作為自己管理工作內容的一部分予以重視。即使在上級對本院系工作進行評估的時候，他們注意的也主要是評估需要的材料能否提供得齊全，而對評估不涉及的材料和檔案的整理及日常管理與提供利用則很少注意。學校級的領導對院系工作進行布置、檢查、考核時雖偶有要求檔案工作的內容，但總體上不及對其他工作的重視程度。學校級的檔案管理部門也很少對院系的檔案管理進行指導、檢查和評估。如此等等，使院系的檔案管理基本處于很少制約的狀態，其管理質量自然就缺乏保證了。

三、完善和加強制度落實是解決高校院系檔案管理問題的關鍵

各高校院系的檔案管理毫無疑問取決于和最終落實于檔案管理員的努力，因此不少人把院系檔案管理存在的問題歸于檔案管理員。其實，這不僅是一個人的問題，更主要的還是取決于制度的設計和執行。就大多數高校院系檔案管理現存的問題來說，目前院系檔案管理由教學秘書兼管的做法，由于檔案管理不是他的主職主責，平時院系領導也對之較少關注和要求，學校領導與學校檔案管理部門也較少對之檢查、考核，這些制度環境自然使他對檔案管理看輕和放松。所以，要解決大多數高校院系檔案管理現存的問題，提高檔案管理的質量，必須完善院系檔案管理的制度設計，強化制度的落實，這包括實行文檔一體化管理制度，明確歸檔的具體范圍，堅持集中統一管理原則，使用現代化管理手段，采用規范化管理方法，定期進行檢查、考核等。唯有這樣，才能使高校院系的檔案管理進入良性運行和發展的軌道。

［1］國家檔案局．歸檔文件整理規則［Z］．2000－12－06．

［2］教育部，國家檔案局．高等學校檔案管理辦法［Z］．2008－08－20．

［3］國家教育委員會．普通高等學校檔案管理辦法［Z］．1989－10－10．