高校院系檔案管理工作芻議

王樹新

(中州大學(xué)工會(huì)，鄭州450044)

高校院系檔案是指院系在從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校、院系和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。院系是高校教學(xué)的一線單位，所形成的檔案真實(shí)地記錄和反映了高校的教學(xué)、科研和管理實(shí)踐工作，是衡量學(xué)校教學(xué)水平、教育質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)。切實(shí)做好院系檔案管理工作，對(duì)于探索和總結(jié)學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作的規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，強(qiáng)化科研能力，提升管理水平具有重要的意義。

一、高校院系檔案管理工作存在的問(wèn)題

隨著高校發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整和教學(xué)改革的推進(jìn)，高校檔案管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多元化的特征。學(xué)校將院系檔案管理的工作下派到各院系，有助于集中力量，有針對(duì)性地開展檔案管理工作，確保檔案管理工作的完整有序。但是，我國(guó)高校院系檔案管理工作起步較晚，認(rèn)識(shí)的不足及管理經(jīng)驗(yàn)的缺乏在一定程度上制約著院系檔案管理工作的開展，具體來(lái)說(shuō)，主要存在以下四個(gè)方面的問(wèn)題。

(一)管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失

高校院系檔案管理工作的不足首先表現(xiàn)在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的缺失。很多院系在管理本單位檔案時(shí)，多是借鑒其他高校或院系檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，甚至照搬照抄其他學(xué)校的整理辦法，同自身工作結(jié)合不緊密，且借鑒的標(biāo)準(zhǔn)多較為粗放宏觀，沒有明確的歸檔要求。另外，對(duì)于檔案管理人員的職責(zé)也沒有給予明確的規(guī)定，容易導(dǎo)致管理混合和責(zé)任失當(dāng)?shù)木置娉霈F(xiàn)。

(二)管理環(huán)境的不利

高校院系檔案管理工作一般起步較晚，因此，很多院系并未設(shè)立專門的院系檔案室，有的是將辦公室做了臨時(shí)的改造，有的干脆就以辦公室代替檔案室保存院系檔案，這樣的辦公用房無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的溫濕度控制，不能杜絕有害氣體和灰塵的侵襲，使檔案保存面臨較多的安全隱患。

(三)管理手段的滯后

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的數(shù)量越來(lái)越多，通過(guò)電子政務(wù)生成的電子公文也與日俱增，傳統(tǒng)的手工管理模式已不再適應(yīng)電子檔案的管理。目前，絕大部分校級(jí)檔案部門已通過(guò)購(gòu)買或自行研發(fā)管理系統(tǒng)的方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化，但院系一級(jí)的檔案管理往往還停留在手工管理階段，檔案的收集較不規(guī)范，電子檔案的歸檔管理多以物理方式展開，管理水平和效率較為低下，管理層級(jí)較低，僅停留在收集和保管階段，未能進(jìn)行系統(tǒng)的整理。

(四)管理隊(duì)伍的落后

院系檔案管理隊(duì)伍的落后體現(xiàn)在管理意識(shí)的缺失和管理人員信息素養(yǎng)不高兩個(gè)方面。一方面，教學(xué)人員和檔案管理人員對(duì)于院系開展檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，一些教學(xué)和科研人員并不愿意將自己的書籍、科研成果送到檔案室保管，從而影響了檔案收集的連續(xù)性和完整性。另一方面，院系檔案管理人員信息素養(yǎng)普遍不高。院系檔案管理人員多為兼職，沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案工作培訓(xùn)，普遍缺乏必要的信息知識(shí)，很大程度上影響了院系檔案管理工作的開展。

二、高校院系檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

院系檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，保證院系和高校教學(xué)、科研工作的順利進(jìn)行。當(dāng)前，對(duì)于院系檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)正在不斷提升，筆者認(rèn)為，常態(tài)化、科學(xué)化和規(guī)范化將成為下一階段院系檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展目標(biāo)。

具體來(lái)說(shuō)，院系檔案管理的常態(tài)化是指院系檔案管理工作將被納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃之中，它不再是應(yīng)付檢查的臨時(shí)性工作，而應(yīng)該作為院系的一項(xiàng)重要工作長(zhǎng)期堅(jiān)持下去。管理和監(jiān)督院系檔案管理工作的開展將被列入院系相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的職責(zé)范圍之中。院系檔案管理的科學(xué)化是指高校和院系將采用更為科學(xué)的方法和更為先進(jìn)的手段來(lái)強(qiáng)化院系檔案管理工作，提高院系檔案管理效率。高校和各院系將增加設(shè)備投入，切實(shí)做好檔案管理系統(tǒng)的引進(jìn)和研發(fā)工作，增加人員編制，強(qiáng)化院系檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)意識(shí)，提升院系檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)院系檔案管理工作從傳統(tǒng)的管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。院系檔案管理的規(guī)范化是指學(xué)校和院系將會(huì)正視當(dāng)前管理標(biāo)準(zhǔn)缺失的現(xiàn)狀，盡快制定和出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，以指導(dǎo)院系檔案管理工作的開展，確保檔案管理工作有章可循、有法可依，保證院系檔案的歸檔、保管和開發(fā)利用工作順利進(jìn)行。

三、高校院系檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校院系檔案管理工作的現(xiàn)狀及不足，要實(shí)現(xiàn)院系檔案管理工作的常態(tài)化、規(guī)范化和科學(xué)化，必須要采取相應(yīng)的對(duì)策，以改進(jìn)和完善院系檔案管理工作。具體來(lái)說(shuō)，筆者認(rèn)為主要應(yīng)從法規(guī)、體制、認(rèn)識(shí)、資金保障和人才隊(duì)伍建設(shè)等層面來(lái)著手改進(jìn)。

(一)健全法規(guī)，完善管理體制

法規(guī)和制度是開展工作的準(zhǔn)則和依據(jù)。只有制定科學(xué)合理的院系檔案管理制度，才能指導(dǎo)和規(guī)范院系的檔案管理工作。2008年8月20日，教育部聯(lián)合國(guó)家檔案局公布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，突出了檔案工作在高校管理中的重要位置，在高校檔案管理發(fā)展史上具有重要意義。高校院系檔案管理工作應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》的宏觀指導(dǎo)下，結(jié)合本校實(shí)際，在修改、補(bǔ)充和完善檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，盡快建立起一套適應(yīng)時(shí)代和學(xué)校、院系發(fā)展要求的檔案管理制度，強(qiáng)化制度約束力，從而大大提高高校院系檔案管理的工作效率，為學(xué)校的發(fā)展提供保障和服務(wù)。

同時(shí)，還應(yīng)該進(jìn)一步健全院系檔案管理機(jī)制，制定院系檔案管理責(zé)任制，讓院系所有的教學(xué)和科研人員都成為院系檔案管理的參與者，定期或不定期地移交個(gè)人教學(xué)、科研檔案至檔案室。檔案室有責(zé)任定期抽查個(gè)人教研檔案的歸檔情況，并對(duì)成績(jī)較為突出的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)。這種方法細(xì)化了管理程序，將繁瑣的檔案管理工作分解開，從制度上保證了院系檔案的收集和保存，推動(dòng)院系檔案管理工作的順利進(jìn)行。

(二)強(qiáng)化意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

強(qiáng)化意識(shí)是院系檔案管理工作順利開展的前提。只有切實(shí)提高學(xué)校及院系領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，才能爭(zhēng)取到更多的支持和關(guān)注，使院系檔案管理工作成為學(xué)校和院系工作的一部分。要爭(zhēng)取學(xué)校及院系的經(jīng)費(fèi)支持，加快院系檔案用房和設(shè)備的建設(shè)，為院系檔案管理工作的開展提供充足的物質(zhì)保障。同時(shí)，高校院系教學(xué)、科研及管理人員既是院系檔案的形成者，又是檔案的利用者，只有強(qiáng)化他們的檔案意識(shí)，使他們明確自身所承擔(dān)的歸檔義務(wù)以及依法利用檔案的權(quán)利，才能保證檔案管理工作順利開展。

高校院系檔案部門還應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)依托校園網(wǎng)這一平臺(tái)，充分利用現(xiàn)代信息手段和網(wǎng)絡(luò)資源，積極開發(fā)位于學(xué)校檔案管理系統(tǒng)下層的院系檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)院系檔案的分層級(jí)集中管理。中國(guó)計(jì)量學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院利用Dreamweaver 8、Photoshop cs3和Access等軟件，設(shè)計(jì)制作了“資料－檔案在線”網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)了院系檔案的靈活管理，并具有良好的視聽和檢索效果，減少了院系檔案管理人員的工作量，其成功的經(jīng)驗(yàn)值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

(三)增加投入，提高人員素質(zhì)

對(duì)檔案工作的投入切實(shí)體現(xiàn)了一個(gè)單位對(duì)檔案工作的重視程度。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，新任務(wù)、新要求不斷出現(xiàn)，因此，高校及其院系領(lǐng)導(dǎo)要重視院系檔案室的建設(shè)，加大投入，確保院系檔案室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使院系檔案的作用與價(jià)值得以充分發(fā)揮。

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其信息素質(zhì)和管理水平的高低將直接影響院系檔案管理工作的開展。當(dāng)前，高校院系檔案管理的人才隊(duì)伍參差不齊，專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)知識(shí)薄弱、工作方式隨意等都成為當(dāng)前院系檔案管理水平低下的重要原因。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)院系檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，使其具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，掌握檔案管理的專業(yè)技能，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任心和使命感，同時(shí)，積極引進(jìn)新型復(fù)合式檔案管理人才，努力提高檔案管理水平。

總的來(lái)說(shuō)，我國(guó)高校的院系檔案管理工作還處于摸索階段，標(biāo)準(zhǔn)的缺乏、檔案意識(shí)的薄弱和人才隊(duì)伍的落后在很大程度上制約著檔案管理工作的進(jìn)行。隨著一系列改進(jìn)措施的提出與實(shí)施，我們有理由相信，高校院系檔案管理工作必將成為一項(xiàng)常態(tài)工作，并逐步科學(xué)化和規(guī)范化，為保存高校教學(xué)、科研檔案，推動(dòng)高校教學(xué)、科研的進(jìn)步發(fā)揮重大作用。

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