淺談農業科研單位的檔案管理

戴海英，王旭清，劉 佳

（山東省農業科學院作物研究所，山東濟南 250100）

淺談農業科研單位的檔案管理

戴海英，王旭清，劉 佳

（山東省農業科學院作物研究所，山東濟南 250100）

農業科研檔案是農業科學研究工作中所進行的一系列科研活動的原始紀錄，是反映農業科研成果的載體，是科學知識的一種儲備形式，是一項重要的信息資源。如何做好農業科研檔案的管理工作，已經成為農業科研單位和檔案管理工作者必須認真思考的一個重要問題。

1 農業科研檔案必須規范化

農業科研檔案是科研活動的真實紀錄和社會財富，它為研究工作的深入發展與社會進步提供著可靠的保證。農業科學研究過程中形成的材料是十分寶貴的，必須實行集中、統一管理，完整、安全保存，充分、有效利用。

1.1 必須做到科研文件的形成、歸檔的規范化

科研事業單位承擔著國家的重要科研任務，如國家科技攻關計劃、“863”、“948”、國家自然基金、現代農業產業技術體系、轉基因重大專項、公益性行業專項、農業科技成果轉化資金等許多重大項目，在科技事業發展中起著舉足輕重的作用。管理工作做得如何，直接影響到科研工作能否順利進行，影響到科技的發展速度。因此，承擔單位要按照科研工作程序，建立健全科研文件的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項歸檔文件材料的完整、準確、系統。科研檔案的歸檔范圍主要包括：（1）科研項目的申請書及項目立項通知；（2）項目任務書或者合同書及項目階段性總結；（3）項目研究試驗中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、專利申請等各種文件材料；（4）項目的投資、預算決算及經費、基金的申報和管理；（5）研究報告、論文、專著；（6）成果和審定品種申報階段中的各種申報材料及審批材料；（7）品種推廣面積、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料；(8)專家評審意見、鑒定會材料、鑒定證書、審定證書、獎勵證書、成果證書、專利證書；（9）轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果推廣和投產后的反饋意見，技術展覽會、展銷會材料，成果宣傳報導材料；（10）項目結題報告。

1.2 科研檔案的整理

檔案管理人員要嚴格按照原則對接收的科研檔案進行分類、編號，同時結合本單位的實際情況逐步實現科研檔案的現代化、科學化管理。要求科研檔案要有專用房間、專用櫥柜保管，檔案管理人員對接收的材料按照有關規定劃分保管期限和密級，定期組織專家和有關人員對科研檔案進行鑒定，要求對檔案進行必要的加工整理。

2 科研檔案管理中存在的問題

2.1 歸檔難，歸檔材料不齊全

現存的檔案案卷中，很難見到齊全的檔案，一方面是在課題研究過程中，由于某些程序的省略而有一些材料根本沒有形成，這是客觀原因；另一方面是某些科研人員為防止技術外流，故意將在成果鑒定過程中不需要的某些原始數據隱瞞，如一些實驗數據、圖紙以及照片等，這是人為的主觀原因。

2．2 缺乏復合型檔案管理人才

科研檔案管理工作具有很強的專業性，要求檔案管理人員不但要具備檔案專業知識，還必須具備一定的計算機應用能力。檔案管理由手工管理向現代化管理過渡以來，能熟悉檔案內容，進行檔案信息深層次研究和開發，熟練應用計算機的人才十分匱乏，如果不加強人才培養，提高檔案管理隊伍的整體素質，檔案功能將受到很大制約。另外，檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。

2.3 電子檔案的失真問題

隨著檔案信息化進程的加快，檔案信息的數字化和網絡化利用將更廣泛，更深入。計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征，就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的。在實際工作中發現，通過掃描儀掃入計算機的原始數據差錯偏高，這對追求最大程度真實性的檔案來講無疑是致命的弱點。在掃描加工過程中造成數字檔案失真的原因主要有：技術參數選擇不當、工作失誤、格式轉換過程失真等。而電子檔案的形成、處理、收集、積累、整理、分類保管和利用等各個環節都有信息更改、丟失的可能性。另外，在數據遷移過程中也存在致命的弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關信息，這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。

2.4 電子檔案管理安全問題

安全問題是計算機網絡世界最為頭痛的難題，也是檔案現代化管理中遇到的重大難題之一。主要表現為：其一，計算機病毒。頻繁發作的計算機病毒成為網絡信息安全的直接挑戰者。國外有人估計，現在計算機病毒的傳染每兩個月增加一倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅。其二，計算機黑客。其三，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可避免的事件，網絡系統軟件硬件的故障，電子系統故障引發的系統問題等，所有這些都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

3 科研檔案管理的建議與對策

3.1 檔案工作者要熱愛檔案事業

科技檔案事業是科技人員勞動智慧的結晶，是國家的寶貴財富，存儲著大量的信息，要求檔案工作者政治覺悟高，確保國家機密不泄露；責任心要強，按照檔案保管的要求保護好所有的檔案，保證檔案的安全，不遺失，不損壞，不泄密，不私自外借，嚴格遵守檔案法規、制度。

3.2 建立健全制度，營造濃郁的檔案工作氛圍

結合農業科研單位的實行情況制定完善的 《檔案管理辦法》，科研人員要把科研檔案及時、完整、系統地歸檔，提高檔案意識是搞好檔案工作的根本，科研人員的主動性調動起來了，檔案工作就會取得事半功倍的效果。

3.3 科技檔案要與科研管理緊密結合

作為農業科研單位，科技檔案是非常重要的。要搞好科技檔案工作，必須注意與計劃管理、成果管理和科技人員考核等工作緊密結合，不能孤立地進行。科技檔案材料的形成、積累是與整個科研工作交織在一起的，它誕生于科研，必將服務于科研，它貫穿于課題、計劃、成果等管理的始終。科技檔案是科研管理的重要組成部分，是科研成果活動的重要環節，在科研管理中重視并抓好檔案工作，會促使科研作風改進，增強各級管理者、廣大科技人員的檔案意識，也有助于科研和管理水平的提高。把科技檔案管理與科研計劃管理、成果管理、條件管理結合起來，做到下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃完成進度與檢查科研文件材料形成情況同步；鑒定、驗收科研成果與鑒定、驗收檔案材料同步；上報評審獎勵科研成果材料與出具文件材料歸檔情況證明同步，實行“三結合”、“四同步”管理體系是科技檔案收集工作行之有效的措施。

3.4 加強科研檔案人員業務培訓

建立檔案管理人員的業務培訓制度，傳授檔案管理的新知識、技術和技能，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農業科研檔案管理業務，熟練掌握計算機等現代化辦公設備的操作技術，提高農業科研檔案管理水平。

3.5 積極開展檔案信息資源的開發利用

檔案資源的開發利用效果，反映了科研單位的管理水平和科學研究實力。在實際工作中，結合單位的科學研究領域，申報各年度開發利用檔案信息資源成果獎，盤活科技檔案信息資源，將使科技檔案潛在價值和效益得到充分發揮，使科研工作得到更好的發展。

1005-2690（2011）06-0007-03

G 322.24：S

C

2011-05-12