淺談加強煤炭企業會計檔案管理工作

王靜迅

(煤炭信息研究院,北京市朝陽區,100029)

淺談加強煤炭企業會計檔案管理工作

王靜迅

(煤炭信息研究院,北京市朝陽區,100029)

會計檔案是會計管理工作的基礎,其所包含的會計信息內容具有原始憑證性、系統性和連續性,它能為煤炭企業的會計預測、經營決策和控制提供依據。本文分析了煤炭企業當前會計檔案管理的現狀及其存在的問題,并提出了完善會計檔案工作的對策和措施。

煤炭企業 會計檔案 對策

1 概述

會計檔案是機關、企業、事業單位或其他經濟組織按照規定歸檔保管的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關財務會計工作應予集中保管的文件,還包括實行會計電算化后所使用的不同版本的財務軟件、存儲會計數據的磁盤、磁帶、光盤和所形成的紙質的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是各單位對已發生的經濟活動的歷史記錄,它對加強經濟活動具有很重要的利用價值,它作為國家檔案的一部分,在社會主義經濟建設中具有極其重要的作用。

煤炭企業大多是在過去礦務局的基礎上改制后組建的,經過幾年來的發展,逐步形成了以資本為紐帶的母子公司關系和健全的法人治理結構,按照《公司法》和建立現代企業制度的要求,完善了會計管理制度,這為發揮單位內部會計監督的作用,提供了有利的條件。但是,受傳統計劃經濟的影響,多數煤炭企業只重視對收入、經費支出、資金的管理利用,而忽視了對會計檔案資源的開發利用,很少利用會計檔案來分析經濟管理過程中的各項活動,在一定程度上造成了會計檔案資源的浪費。同時,由于會計檔案管理制度中或多或少過分強調保密,會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發揮。會計檔案管理工作是會計工作的重要組成部分,是會計的基礎工作。《會計法》、《會計基礎工作規范》和《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了相關規定。因此,作為煤炭企業經濟管理和各項會計核算活動基礎支撐的會計檔案,是實現煤炭企業正常運行的保障,也是維護企業資產權益的重要憑據。煤炭企業在重視經濟發展的同時,必須充分重視會計檔案的作用,提高企業會計檔案的管理水平,使會計檔案真正發揮其在煤炭企業各項事業發展中的重要作用。

2 加強會計檔案管理的重要性

2.1 會計檔案的特點

會計檔案是國家檔案的重要組成部分,具有原始憑證性、系統性和連續性,會計檔案與其他類型的檔案相比,它所反映的對象、內容及業務性質都具有自己獨有的特點。一是具有廣泛性。一個經營單位,只要經濟單獨核算,就會產生會計資料,就會形成自己的會計檔案。二是具有專業性。會計檔案是對一個單位的經濟活動通過會計核算的方法形成的記錄,所形成的會計檔案的內容是與單位所發生的經濟活動和財務收支緊密相關的。會計檔案記錄的內容具有其專業性。三是具有嚴密性。會計檔案是會計核算的產物,會計工作是以法律法規和相關的規章制度為依據的,一項經濟活動或一次財政開支,會計核算工作程序中都是一環扣一環地連續記錄這一會計過程,因此,會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

2.2 會計檔案的作用

會計檔案在煤炭企業內部控制和經營決策中具有極其重要的作用。

(1)會計檔案具有連續性和制約性,是反映煤炭企業經濟業務的歷史記錄。從編制會計憑證到形成會計賬簿直至最終產生會計報表,形成了一個完整的賬務體系,直接反映了會計主體各項經營事項,可以說會計檔案是煤炭企業總結經營管理經驗的重要資料。

(2)會計檔案是煤炭企業開展經濟活動進行預測、決策等財務分析工作的重要依據。會計檔案完整記錄了煤炭企業在經濟活動過程中所發生的各項業務指標情況,對編制企業財務預決算,開源節流和加強企業內部經濟管理等方面都具有重要作用。

(3)會計檔案是打擊經濟領域腐敗犯罪的重要依據,是司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題,檢查、監督經濟活動等財務方面的重要工具,為保護國家財產和打擊經濟領域里的不法行為提供有力的證據。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞,防止舞弊行為的發生。

(4)會計檔案能夠提供經濟演變的歷史信息,它嚴密地記錄了經濟活動的事實經過,是進行經濟研究的可靠史料。

總之,加強會計檔案管理工作對煤炭企業乃至國民經濟的正常進行,經濟秩序的確立,各項財政政策、預算的貫徹實施都有著直接的影響。

3 會計檔案管理工作中存在的問題

從會計核算程序上看,會計檔案管理屬于財務管理的最后一個環節,因而往往容易被忽視。由于會計檔案管理并非日常的會計核算業務,且煤炭企業通常沒有專門人員進行管理,因此對會計檔案沒有給予足夠的重視。

3.1 會計檔案管理不夠重視

一些煤炭企業缺乏對會計檔案管理的充分認識,一方面體現在一些企業還保持著原有的傳統觀念,認為會計工作只是報賬、發錢、記賬,只注重內部財務項目的實施,相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作,沒有把財務資料的整理歸檔工作列入日常工作,存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。另一方面,一些企業缺乏會計檔案管理所必備的知識,沒有對會計檔案進行規范管理的意識,有的企業沒有制定會計檔案管理制度,沒有配備專門人員進行會計檔案的管理。有的單位甚至由出納或會計兼管會計檔案,這是不符合規定的。

3.2 會計檔案管理法規不完善

近年來,煤炭企業經營機制不斷轉換,經營方式不斷調整,在這一過程中,出現了一些新情況、新問題,如何正確地記錄這些經濟活動,會計檔案管理機制并沒有隨著這些變化進行建立健全。目前,我國適用于煤炭企業會計檔案管理的法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》,而在這兩部法中只有少數內容涉及會計檔案管理,而《會計檔案管理辦法》只是一部規章,不具備法律效力,而且其中的一些規定已與建立現代企業制度的實際不相吻合,適應現代企業制度的會計檔案管理法規有待進行完善。很多煤炭企業內部還沒有建立起一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度,會計檔案管理工作缺乏規章制度進行規范。這就無法滿足推進煤炭企業體制改革和建立現代企業制度的要求。

3.3 會計檔案監督機制不健全

當前從國家宏觀管理和行業監督體制來看,缺乏相應的會計檔案監管機制和監管辦法。會計信息披露過程中的政府監管不足,相關的準則、法規執行過程中監督不力,缺乏效率;會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠;注冊會計師制度不完善,一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計,又要收取審計費用,對被審計單位依賴性強,另一方面注冊會計師行業還沒有形成有效的監管機制,部分從業人員專業素質差;企業內部監督機制不完善,領導不重視,內部制度得不到落實,會計基礎工作薄弱。

3.4 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范

《會計檔案管理辦法》對會計檔案的裝訂、立卷、歸檔進行了相關的規定,并規定各單位必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,但有的煤炭企業會計檔案管理仍不規范。有些煤炭企業對形成的會計憑證不能進行及時分類裝訂,而是由會計人員將會計憑證暫時撂置在自己的辦公桌上,或者散放在紙盒里;有些會計憑證的裝訂沒有按照規范的要求進行,而是隨意性地用訂書釘或線繩穿插;裝訂的活頁賬簿不完整,有的沒有配置相關的封面,有的存在沒有頁碼的現象,一些會計報表未按要求按月進行裝訂,存在分散存放的現象;會計檔案立卷不規范,不能按規定的保管期限分別立卷歸檔,而是隨意擺放在一起,也給查閱檔案帶來一些不便;會計檔案不能及時地移交檔案綜合管理部門,另外,會計檔案銷毀難,會計檔案越堆越多,增加了保管的工作量。

3.5 會計檔案管理人員素質有待提高

目前大多煤炭企業的會計人員對會計業務非常熟練,但會計檔案管理知識匱乏,對會計檔案規范化整理標準知之甚少,也沒有接受過會計檔案管理知識的培訓與學習。很多會計工作人員的電算化操作能力較低,電子檔案管理意識薄弱,導致不能正確進行電子文檔的備份和檢查,影響電算化系統的正常工作。甚至存在一些會計工作人員建假賬、建賬外賬,虛列成本,想方設法偷稅,或偽造、篡改、變換記錄憑證等違法亂紀現象。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙,而且造成了會計信息的失真,危害極大。

4 完善會計檔案管理工作的對策

會計檔案管理是會計工作的重要組成部分,直接影響了煤炭企業財務管理的質量和水平。只有通過深入實踐和探索,推動會計檔案管理不斷向前進步,才能使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。

4.1 加強會計檔案管理的觀念意識

《會計檔案管理辦法》第3條規定“國家機關,社會團體,企業、事業單位應當依照本辦法管理會計檔案”,第4條規定“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導”。有關法律法規也明確規定“各單位都必須加強會計檔案的管理,如果不加強這方面的管理就是一種違法行為”。煤炭企業要依法加強對會計檔案管理工作的領導,要把會計檔案同其他檔案放在同樣重要的地位,同等重視,規范管理。對不具備設立專門的會計檔案管理部門的,應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂、立卷、歸檔和保管工作,但出納人員不得兼管會計檔案的管理工作。同時,煤炭企業相關領導和部門一定要提高依法加強會計檔案管理的意識,使會計檔案管理走上法制化的軌道。

4.2 完善會計檔案管理相關規章制度

煤炭企業要結合自身實際,根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》要求,制定與煤炭企業自身相符合的會計檔案管理制度。

(1)建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等制度,規范企業會計檔案工作。會計部門按規定編制會計檔案移交保管清冊,將會計檔案移交檔案部門管理或設專人保管,落實檔案管理的工作責任。

(2)建立和健全會計檔案安全保密制度,明確會計檔案管理人員的職責,采用先進手段和科學方法保管檔案,制定會計檔案查閱制度,確保會計檔案不丟失、不損壞,不泄密。

(3)定期對財務檔案管理工作進行檢查,發現問題及時糾正,建立獎罰制度,充分發揮檔案管理人員工作的積極性、主動性和創造性。

4.3 規范會計檔案管理工作

煤炭企業要結合企業具體工作的實際,制定會計檔案管理實施細則,進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。每年形成的會計檔案應當由會計機構按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊,并編制會計檔案保管清冊。

(1)做好會計憑證的裝訂工作,使用專門的會計憑證裝訂封皮,裝訂后要將裝訂線粘封好,不外露,并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮上規定的內容必須逐項填寫齊全,字跡工整清晰。將裝訂整齊的會計憑證按月份的先后順序放入專門的會計檔案盒中,逐項填寫檔案盒面上的內容。

(2)做好會計檔案的移交和保管工作,具備綜合管理檔案的單位,會計機構應按綜合管理檔案的要求,及時將會計檔案移交綜合管理檔案部門進行保管。未建立綜合管理檔案的單位,會計檔案可暫由會計機構進行保管,但要指定專人負責保管工作。還要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。

(3)嚴格根據有關的規定執行會計檔案的保管期限,要嚴格按照《會計檔案管理辦法》規定的保管期限安全地保管會計檔案,任何人不得隨意銷毀會計檔案。當會計檔案保管期滿,確實需要銷毀時,要由管理會計檔案的部門提出銷毀意見,會同會計機構共同鑒定,對會計檔案資料進行嚴格審查后,編造會計檔案銷毀清冊。對于保管期滿還未了結債權債務的原始憑證,不能盲目銷毀,應單獨抽出,另行立卷,直到結清債權債務后方可履行銷毀程序。另外,在各項會計業務工作檢查中,將會計檔案的規范化管理納入其中,加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。

4.4 加強會計人員的崗位培訓

會計人員是會計檔案整理的第一責任人,必須加強會計人員在會計檔案管理及操作技能方面的培訓。

(1)抓好會計人員的崗前培訓,學習會計檔案整理的基礎業務,熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

(2)按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案資料內容廣泛,具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點,那么要求會計檔案管理人員不僅要具備財會方面的專業知識,還應熟悉檔案管理的知識和規范檔案的標準,并能夠接受新事物,適應時代要求主動學習掌握現代化管理軟件。

(3)在做好會計和檔案的崗位培訓外,還要進行會計人員的后續教育。通過定期或不定期的培訓學習更新相關知識,既包括會計檔案法制意識的提高,也包括業務水平的提升,使企業會計檔案的管理適應建立現代企業制度的要求。

4.5 改進電算化會計檔案管理工作

隨著計算機技術逐步應用于會計核算業務,電算化會計的新概念由此產生。《會計檔案管理辦法》中第十二條明確了電算化會計檔案的雙重檔案載體。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,煤炭企業應根據電算化會計檔案的特殊要求,制定相應的檔案管理制度,對不同版本的財務軟件和相關文件進行科學的分類和儲存,做好電子資料的備份、保管、調閱、移交和銷毀等方面工作,對采用磁性介質保存的檔案,要防止磁性介質的損壞,應定期進行檢查,定期進行復制,確保電子的會計檔案萬無一失。同時,在保存電算化會計檔案時,除保存各版本的備份財務數據外,還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本和相對應的紙質檔案。另外,煤炭企業應配備專職或兼職的電算化檔案管理人員,設專室進行保管,控制好源頭的質量,才能將會計檔案管理提高到一個新的層次。

[1] 王英瑋.會計檔案管理的原理與應用[M].北京:中國檔案出版社,2003

[2] 陳智為等.檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社,2008

[3] 常建華,趙海龍,胡建華.煤炭企業會計核算[M].北京:煤炭工業出版社,2010

[4] 任相蘇.會計檔案科學管理工作中的問題及對策[J].中國電子商務,2010(7)

Strengthen the accounting archives management in coal enterprises

Wang Jingxun
(China Coal Information Institute,Chaoyang,Beijing 100029,China)

Accounting archives is the record of basic accounting information,which is original,systematic and continual.It can provide the base for managers for financial forecast,decision-making and control.Aiming at the present situation,the paper analyzes the importance and existing problems of accounting archives management in coal enterprises,and builds up the strategies of accounting archives.

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TD-9

B

王靜迅(1957-),女,大專,長期從事財會工作。

(責任編輯 張大鵬)