加強成教學籍管理信息化保障畢業生電子注冊

馬磊 代順道 山靈

河南科技大學繼續教育學院，河南洛陽 471003

加強成教學籍管理信息化保障畢業生電子注冊

馬磊 代順道 山靈

河南科技大學繼續教育學院，河南洛陽 471003

隨著我國成人高等教育的迅速發展，加強學籍管理促進教學質量的提高顯得尤其重要。本文通過對河南科技大學繼續教育學院成人高等教育學籍管理實踐活動的總結，提出了加強成人高等教育學籍管理信息化建設，從而為認真做好畢業生電子注冊工作打好堅實的基礎。

普通高校成人高等教育的學籍管理工作，是一項具體、細致而又事務性很強的工作，是高校學籍管理工作的重要組成部分之一,加強學籍管理對建立與維護正常的教學秩序和樹立良好學風、確保成人教育的教學質量具有重要意義。隨著我國成人教育的快速發展，辦學規模不斷擴大，教學資源明顯緊缺，成教學生人數的逐年增長、校外函授教學站點的不斷增多，使教務管理部門的任務越來越重，不僅增大了工作量，更增大了工作難度，管理稍不到位，便容易出現失誤。而在高校中,教務管理工作具有舉足輕重的地位,學籍管理工作的質量直接決定了教務管理水平的高低。現在,各高校已經將計算機技術引入到教務管理工作中來,教務管理部門都配備了計算機,并嘗試著應用計算機對學籍、成績等進行計算機管理,校園網已經建成或正在建設完善之中。各高校教務管理網絡化的建設加快了步伐,一些和教務有關的軟件正在引進和建設之中，其中較為突出的有清華大學、浙江大學等高校研制開發的針對高校普通教育教務學籍管理系統。成教學籍管理系統也已出現了不同層次的各類系統，成教學籍管理方面也從單純的錄入、查詢、統計、分析發展成為具有一定綜合處理能力的管理平臺。但是,所有這些引進與建設并沒有徹底打破以往那種舊的學籍管理模式:各部門之間文件的交流與傳遞還是通過人工完成;僅有的幾個學籍管理軟件也只能單機作業,造成教務管理部門與各系部的學籍管理各自為政,只是獨立完成自己的工作任務。基于小型數據庫的、半手工操作的、電腦單機化的學籍管理系統已難以適應高校成人教育發展的要求，借助校園網網絡環境構建我校成教學籍管理信息系統,可以合理地利用Intranet 的網絡資源和Web 跨平臺數據訪問能力,通過Web進行各種教務、教學信息的共享,交互。運用先進的信息科學技術建立一套完整的、規范的、大型的學生學籍管理信息系統是實現學籍管理信息化、規范化、科學化的必然要求。畢業生電子注冊則是以維護學校聲譽、保證高等教育教學質量、保護廣大學員合法權益,運用現代信息技術實行計算機網絡管理的一種政府行為,電子注冊是對學歷證書進行的一種有效管理,它是學籍管理在校園外的延伸，只有加強成教學籍管理的信息化建設，才能有效地保證畢業生電子注冊工作的順利完成。我們基于高等教育改革的發展趨勢和高校成人學籍管理的需要，對成人教育學籍信息化、網絡化管理進行初步探討的同時，對如何做好畢業生電子注冊工作提出一些看法。

1、加強和改進成人教育學籍管理系統

成人教育學生學習的特點和普通在校生不一樣，時間跨度比較大，考試時間和教學時間往往不統一，并且學生多為業余學習，平時交流不方便。因此為了適應目前信息時代對管理的制度化、程序化、標準化等方面的要求，建立一套界面友好，易于學習，非計算機專業人員經過短時間培訓即可掌握基本操作，符合成人教育特點的成教學籍管理信息化系統是非常有必要的。廣大師生可以通過瀏覽器方便地獲得各種教務、教學信息。同時基于校園網實現學籍管理工作的二級管理模式,在這種模式中,各種具體的工作可以被合理地分配到成教院教務科和各系(部) 二級教務管理職能部門中去。這樣,既清晰地劃分了各職能部門的工作范圍,又減輕了學院教務科的工作負擔,更主要的是為管理者提供及時、準確、全面、適用的數據,將工作人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,減輕工作人員的勞動強度,提高工作效率,從而提高整個學校成教教務管理工作的水平。由于全國高校的成教學籍管理沒有統一的模式,所以引進的學籍管理軟件將不具有針對性,也很難保證它的通用性和適用性,這個問題是教務管理人員在實踐中必須認真考慮和解決的問題。目前大多數高等院校所采用的軟件多為單機版或局域網版,已不能滿足工作的需要,也不能利用校園網和Internet 更好地服務于教學和管理, 這就在很大程度上影響了學校管理工作的效率,甚至影響正常的教學進程。運用現代化的手段進行科學管理,利用校園網的普及, 建立全面的具有通用性、開放性、實用性和靈活性的網絡教學管理體系成為必然趨勢。成人教育學籍管理系統，由學生基本信息管理、學生教學計劃管理、學生成績信息管理、注冊學籍和畢業報省教育廳數據管理等幾個部分組成，能夠完成從學生入學到畢業發證等一系列過程的學籍信息化管理。

1.1 學生基本信息管理的信息化

隨著計算機網絡的普及與進步，我國招生工作于幾年前采取網上遠程招生形式。網上招生結束后，從招錄系統直接導出當年錄取的新生信息，進行適當處理，對數據庫中相同和相對應的字段進行同名匹配，使用該模塊可以批量導入成人高等教育新生錄取數據，直接共享和獲取部分學生的基本信息，如考生號、姓名、性別、出生日期、身份證號、錄取專業、學習形式、學制等。按學生的入學年份、所在函授教學點、專業、培養層次、學制等信息編寫學號，建立完整的學生基本信息數據庫，方便快捷地根據不同條件來查詢各年級、各專業的學生情況，簡潔明了地進行學生休學、復學、退學、轉學、轉專業等學籍異動處理。

為了保證學生基本信息的準確性和完整性，新生報到注冊后，要填寫學籍管理卡片，信息不完整的地方系統管理員據此補錄學生的相關信息，直接進入學生基本信息數據總庫。學生可以上網登錄，查看自己的相關信息，在權限范圍內查看后，能校對自己的基本信息，并能根據系統的要求補齊自己的基本信息，確認無誤后自動提交到學生基本信息總庫，完成了學生基本信息庫的建立。這些操作將原來必須集中錄入數據的繁雜工作分散為由學生自己操作和系統管理員直接補錄兩種方式，在目前學生逐年增長而管理人員沒有增加的情況下，對高校學籍管理工作是非常有幫助的。系統管理員的工作量減少了，工作積極性也就調動起來了。學生基本信息數據庫建立以后，為學生的學年注冊、教材管理、學費交納管理提供了數據共享，簡化了工作程序，提高了工作效率。

1.2 教學計劃管理的信息化

成教學生大都利用業余或休息時間來完成授課,教學工作分散而面廣，針對成人教育的社會性和特殊性，教學計劃既要保持相對的穩定性, 同時還應滿足各系教務人員對教學計劃進行調整與變更, 能自動生成每個學期的教學任務。教學任務管理要求能夠根據定制好的教學計劃和課程所屬的教研室生成某一學期的各教研室教學任務、生成教學任務單。該模塊由系統管理員錄入，依據教學大綱、年級、專業、學歷層次、學制、學習形式錄入教學計劃，相同專業教學計劃可以通過復制、適當調整形成新生教學計劃，通過教學計劃管理模塊可以全面掌握學生在校期間的教學組織和安排。

1.3 學生成績管理的信息化

學生成績管理是整個學籍管理的核心內容，該系統要求對每個學生在每一學期所學的課程、課程性質、學分及成績進行有效管理，包括成績統計、分析，合成畢業生成績庫，打印畢業生綜合成績單等內容。成績管理模塊將原來的成績庫、補考成績庫、重修成績庫合并成一個整體的網絡版成績庫，包括學生學號、姓名、性別、專業、培養層次、班級等字段。學生考試完畢，由任課教師或相關系統管理員進入學籍信息管理系統，錄入學生各科成績并進行試卷分析，在網上提交學生成績給學籍管理部門;任課教師能夠打印出學生成績，并留存學生所在學院備查; 學生本人也可以上網查詢成績。根據不同的條件，系統管理員能夠統計出不同年級、不同專業的學生成績、平均成績、年級排名，能夠統計出不及格學生成績、不及格學生人數，打印學生學期成績總表、學年成績總表、學籍成績總表等。通過網上錄入，不僅可實現跨校區、異地成績管理，而且大大減少了教師和成績管理人員的重復勞動，真正實現了學生成績管理的信息化、網絡化。網絡化的成績管理系統可以實現資源共享，允許學生本人和不同校區、不同地區的相關部門根據權限查詢、打印和上報有關學籍資料。

該系統還設置了學生學歷和學位管理，它與上報省教育廳的學籍注冊和學歷電子注冊的資料能夠很好地有機鏈接，從而方便快捷地提供學生的性別、年齡、專業、學制、入學日期、畢業日期、學位授予等信息，真正實現系統數據庫信息資源的共享，實現學籍管理的信息化、科學化和規范化。

2、依托成教學籍管理系統，認真做好畢業生電子注冊工作

電子注冊是運用現代網絡管理技術,將學校提供的畢業生信息，進行嚴格審查，畢業證書辦理結束后，將每一個畢業生的注冊信息存儲在服務器上,通過教育部指定的學歷認證網站，供用人單位、學生本人查詢,實行教育部、省教育廳、學校三級管理模式。按照教育部關于全面實行高等教育電子注冊的要求,其電子注冊的范圍是:對實施高等學歷教育的高等學校或其他教育機構按國家招生規定錄取的學生、參加高等教育自學考試和高等教育學歷考試的學生所取得的學歷證書予以注冊,經注冊后國家予以承認和保護。電子注冊的內容包括考生號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、民族、專業、培養層次、培養層次屬性、學習形式、身份證號、電子注冊編號、畢業生相片等等,每一項信息都需要依據對照當年錄取審批表,由學校上報省教育廳注冊、備案,然后報國家教育部審核,最后再將這些數據上傳到服務器，向社會公布達到管理的規范化，有效的打擊、控制了畢業證書造假現象的發生。

2.1 認真組織好畢業生電子注冊圖像采集工作

畢業生電子注冊工作中一個很重要的需采集信息是畢業生圖像信息，從2002年開始，教育部和新華社達成協議，為保證畢業生圖像信息的真實性，由各省新華社圖片部負責對本省高校畢業生圖像信息的采集工作，由各高校在學生畢業前組織學生，由本省新生華社圖片部工作人員攝取學生圖像信息，上傳北京新華社圖片總部，進行統一沖洗、刻制光盤后，發送到各高校，學生圖像信息可以網上校對，確保了學生圖像信息的規范化、標準化。按照省教廳每年下發有關學籍管理文件精神，沒有參加畢業生電子注冊圖像采集的學生，畢業證書不得辦理。

隨著近幾年我院招生規模的不斷擴大，成教畢業生人數逐年增長，加上成教學生有自身特點，大多在職業余學習，特別函授學生大多來自外地，組織學生參加畢業生電子畢業生電子注冊圖像采集工作的任務不斷加重，需要認真做好以下兩方面工作：第一，積極和本省新華社圖片部聯系，選擇合適的照相時間。從2003年起，成教畢業證辦理時間集中于下半年，最佳照相時間為每年春季四、五月份，根據成教的特點安排在周六、周日，考慮到校外函授站點大多離校較遠，學生往來不便的特點，可適當安排兩次照相時間，一次以校內學生為主，一次以函授類學生為主，確保畢業生照相工作安全、有秩完成；第二，照相前要積極組織學生校對畢業生信息，認真填涂機讀卡。畢業生圖像信息上網的關鍵字段是學生身份證號，通過身份證號實現圖像信息和有關文字信息的鏈接，基于此在學生填涂機讀卡時一定要認真閱讀填涂說明，確保圖像信息采集時身份證號和上報畢業信息身份證號二者一致性。

2.2 以學籍管理信息為基礎 ,通過電子注冊促進學籍管理水平的提高

高等教育的學籍管理工作最終服務于電子注冊工作,而保證上報畢業生電子信息的真實性，則是學籍管理工作的重要內容和任務。畢業生電子注冊信息，要以招生錄取審批表和經省教育廳審批的學籍異動審批表為依據，形成上報的畢業生信息需經過省教育廳畢業生數據總庫的一對一電腦檢索，通過審核確保了每一份文憑的真實性。由于電子注冊的內容來源于學籍管理信息,做好學籍管理信息的收集和整理工作是保障電子注冊工作最終順利、準確進行的前提和保證。電子注冊的工作的實施又檢驗學籍管理工作是否規范,兩者相輔相成,互相促進。近年來,我院根據省教育廳學籍管理工作的具體要求,結合我院實際情況,切實加強學籍管理,保證了學籍材料的完整性、準確性、規范性和真實性,從而為電子注冊工作的實施打下了良好的基礎。電子注冊工作對上報數據的要求是百分百正確，它直接面對的是每一名畢業學生生,只要某個畢業生的一個字段信息出現錯誤,例如名字的同音不同字,或者是出生日期錯誤等,那就有可能影響這個畢業生學歷證書的有效性,由于電子注冊信息直接面對全社會可以上網查詢，這個畢業生的畢業證書將得不到社會的承認。因此,要做好學籍管理工作,不但要有較強的事業心,更重要的是要具有高度的責任感，即時發現和糾正學生反映的信息錯誤，爭取在省教育廳規定的畢業信息糾錯時間段，盡快糾正錯誤信息，確保畢業信息的嚴肅性，確保失誤率為零，因此高等教育學歷證書電子注冊工作是加強高等教育學籍管理的重要手段,我們必須以高度認真負責的態度做好這項工作。

總之成人教育學籍管理工作是一項細致而政策性又很強的工作,涉及的因素是多方面的，不僅關系到學校和教學質量,同時也影響到學生及其家庭的切身利益。近幾年我校成人教育工作成績喜人，目前成人教育各類注冊學生18000 余人。繼續教育學院以發展為第一要務，以加強職業教育和培訓，發展繼續教育，構建終身教育體系為己任，努力工作，打造河南科技大學“國際敢于競爭，國內比較先進，省內位居前列，自身獨具特色”的繼續教育品牌，經過全院師生努力，在2006年10月省教育廳組織的評估中，評估專家對我校成人教育管理工作給予全面肯定，我校成教評估喜獲“優秀”。新形勢下隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，以校園網為依托，加強學籍管理信息化建設，確保畢業生電子注冊工作的順利進行，全面把握成人高等教育的內在規律,不斷調整和完善管理機制積極探索切實可行的管理模式,才能全面提高成教質量,保證成人教育健康、持續、協調發展。

[1] 汪中文. 提高成人高等教育學籍管理水平的實踐與思考[J]. 現代企業管理.2006（15）

[2] 李志超. 電子注冊：成人高等教育與學籍管理成功舉措[J]. 綏化學院學報.2006（05）

[3] 胡偉莉. 普通高校成人教育學籍管理信息化、規范化、科學化的研究[J]. 科技廣場.2006（08）

G647

A

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.02.039

馬 磊（1971—），男，碩士，河南洛陽市人，河南科技大學繼續教育學院學生科長，研究方向為計算機的教學與管理。