當前條件下如何切實做好人事檔案服務工作

劉穎 哈爾濱市城鄉規劃設計研究院 150010

當前條件下如何切實做好人事檔案服務工作

劉穎 哈爾濱市城鄉規劃設計研究院 150010

人事檔案信息的開發與利用，是人事檔案工作實現高效利用人事檔信息的根本目的所在，對于衡量人事檔案工作優劣具有標桿作用，更是直觀體現人事檔案價值的重要環節。

人事檔案；信息服務；提升檔案質量；開發信息資源

開發利用人事檔案的信息資源就是通過一定的方式方法，為組織人事工作提供人事檔案中相關內容的服務活動。在市場經濟深入發展的大環境，人事檔案管理工作必須適應新形勢的需求，在尊重人才流動的基礎上，改變服務觀念，探索管理手段的創新，以更好地服務于經濟建設、服務于大眾。

1 人事檔案具有信息服務功能

1.1 人事檔案的信息功能

在很長的一個時期內，我國的人事檔案具有很強的保密性，其表現就是：除了檔案收集人員和保管人員等管理者才能直接接觸到人事檔案，其他人包括檔案內所記錄的人員，對于檔案內的材料如何，特別是主觀評議類的材料根本無從知曉。

隨著社會的發展，這樣的觀點已經嚴重地阻礙了人事檔案價值的體現與服務功能的發揮。人事檔案是客觀記錄當事人德才能績與個人經歷等情況，如果過分強調人事檔案的保密性，必然會不利于人事檔案的發展，以及檔案的開發和利用。

人事檔案具有強大的信息功能，而每個人都有權利知道自己的檔案保管狀態與內容狀況。個人信息權的主體是生成信息的人，個人信息權的客體包括能直接識別本人的個人信息資料（如:肖像、姓名、身份證），還包括與其他資料相結合才能識別本人的間接信息資料（如:職業、收入、學歷）等；同時，評議材料或個人評價、銀行信用記錄等都是人事檔案內記錄的重要信息。

在社會日益昌明的今天，人事檔案的管理部門應當積極探索有效措施，不斷增強人事檔案的透明度，這樣可以在一個合理的范圍內，做到既維護了當事人的隱私，確保人事檔案的安全的情況下，有效解決社會所關心的人事檔案造假等問題，有效增強社會與個人對人事檔案的信任度。

1.2 人事檔案的服務功能

誠實守信是社會主義市場經濟的基本保證，更是社會的基本道德準則。人事檔案體系本身就是信用體系中的一種，其為為市場經濟提供信息服務，參與構建統一、權威、可靠、新型信用體系，也是人事檔案管理服務應具備的功能。

“人事檔案工作既是一項服務性的工作，又是一項服務性的工作。人事檔案室的服務性，是人事檔案賴以生存和發展的基礎。”

要強化人事檔案的服務功能，首先要使人事檔案的記載與人員流動的速度相適應，以力爭收集到更為準確、全面、科學的內容。因此，有必要建立人事檔案材料收集新機制。即通過主動服務理念的樹立，采取積極主動的措施，通過完善管理體制、擴大歸檔范圍、加強編研開發等措施，提升人事檔案的信息準確度，為人事檔案的服務功能開展打好物質基礎。如：將所掌握的人事檔案信息分門別類地儲存起來，并主動為用人單位參考和利用提供服務。

2 提高檔案材料質量是做好人事檔案服務工作的基礎

2.1 各級領導從思想和行動上要重視人事檔案

組織人事部門和相關單位領導應及時為檔案管理部門配備必要的基礎設施和管檔人員，改善工作條件，支持人事檔案管理部門開展工作。可以通過制定相應的機制來提高檔案工作人員的工作積極性。如:可以建立培訓制度，定期組織檔案管理人員進行專業技術培訓；對工作進行量化與考核，通過完善考核體系，規范檔案管理人員的工作。

2.2 及時補充具有個性的人事檔案材料

在人事檔案的構成上，要創新人事檔案的內容。人事檔案的內容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應，根據不同類型人員，可采用不同的歸檔標準、內容。

人事檔案應根據時代和人們職業的變化，及時改變過去千人一面的狀態，有選擇地補充能反映當事人的綜合能力、能力素質、心理素質、興趣、相應的業績考核、個人氣質、個人信用記錄等具有個性化的人事檔案材料。例如，對各級領導干部要及時將他們的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況、考核考察材料收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。對一般專業技術和管理人員，要收集他們的學術和技術推廣成果材料、企業經營者利稅材料等，對流動人員，要收集那些能據此判斷一個人素質優劣的材料，如個人業績、信用記錄、素質能力、職業生涯、社會責任等方面的材料。以提高人事檔案的“立體感”和“折射度”。另外要實行跟蹤記載保持人事檔案的時效性。及時地把各類人員的各項考核結果(包括測評數據/測驗結果等)存入人事檔案，增加動態材料的比重，提高人事檔案的“價值量”。

3 深入開發人事檔案信息資源

只有合理開發、利用檔案信息資源才能切實做好人事檔案工作。而開發利用人事檔案資源應做好下面幾個方面的工作。

3.1 人事檔案管理應更新觀念積極主動提供服務

開發人事檔案信息資源，必須解放思想，更新觀念，切實改變被動服務的局面。與其他檔案相比較，人事檔案的保密性更強，甚至于有些人事檔案在很長一短時間內不能公開利用，但這絕不是說人事檔案服務工作只能被動等待查閱。應當轉變思想觀念，對人事檔案的保密性正確對待。保密的必須要嚴加保密；對于能夠提供利用的檔案，要積極主動地做好開發利用工作，對重要人才信息資源的人事檔案整理、歸納，并積極主動地為管理決策提供具有一定深度且全面、準確的服務。

3.2 建立并完善人事檔案中信息的挖掘與整理制度措施

要做好服務工作，就應當建立人事檔案的信息數據庫，這既是人事檔案信息化建設的基礎工作，同時還能為人事檔案服務工作提供更為全面的信息，成為人事檔案優質、主動服務的重要前提條件。建立的信息庫應當內容全面、準確、翔實，并可以做到隨時維護與更新。這里面不但應包含人員基本情況信息集，還要對人員的學習、工作經歷、職務任免、職稱評聘、工資變化、科研成果、家庭成員及主要社會關系有全面系統的記錄與分析。通過數據庫，可以進行人信息的查詢、檢索、統計、分析，生成各種名冊和表格，大大提高人事檔案利用工作的效率與質量，為進一步挖掘人事檔案的內在潛力提供有力的保障。

此外，對于利用頻率高、易磨損、利用價值高的檔案材料，可通過掃描儀等電子設備傳輸到計算機中，以進一步完善人事檔案信息庫。

3.3 建立人事檔案信息服務網絡

建立人事檔案信息服務網絡，信息的安全性是首先需要解決的問題，建議將我國的人事檔案信息分為三個等級：第一級是自由查閱的人事檔案信息；第二級是申請查閱的人事檔案信息；第三級是嚴格保密的人事檔案信息。

在檔案管理分級的基礎上，有效利用多媒體技術，在人事檔案中增加個人圖像、聲音等資料，進一步擴充人事檔案的信息內容。并通過局域網、互聯網等環節的建設，建成功能完備、內容齊全、技術先進的人事信息服務網絡。利用者只需通過網絡利用人事檔案信息時，可以從文字、圖像、聲音等方面對人員進行全面的了解，給利用者以身臨其境，當面交談的直觀感受。

結語

開發利用檔案信息資源是檔案部門建設和發展的主要途徑，人事檔案管理部門也可以通過檔案信息的開發和利用為經濟建設提供有益的決策依據。所以，人事檔案管理部門應進一步拓展服務空間，在保證檔案信息安全的前提下，讓檔案信息盡快轉化為現實的生產力，能最大限度地為經濟發展服務，為社會效益服務。

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[2]孫慧.淺談如何提高檔案工作服務能力[J].黑龍江檔案.2010（5）

[3] 盧芳.論檔案服務民生的新舉措[J] .蘭臺世界. 2010（20）

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.125