高校圖書館檔案管理淺論

劉陽

湖北民族學院圖書館，湖北恩施 445000

高校圖書館檔案管理淺論

劉陽

湖北民族學院圖書館，湖北恩施 445000

分析高校圖書館檔案管理的內容，結合目前高校圖書館檔案管理現狀提出改善圖書館檔案管理的對策。

高校圖書館;檔案管理;內容;現狀;對策

圖書館檔案管理是圖書館日常工作的重要組成部分，是圖書館管理水平的具體反映。隨著高校圖書館事業的不斷發展，圖書館檔案管理工作得到了高度重視，檔案管理質量明顯提高。但是，目前高校圖書館檔案管理仍然存在著許多問題和不足。

1 高校圖書館檔案管理的內容

高校圖書館檔案是客觀真實地記載著圖書館各個歷史時期的發展軌跡,驗證著圖書館歷年實踐工作的成果,是圖書館工作全面、系統、綜合的記錄,是圖書館歷史發展的見證,因此高校圖書館必須依據本校檔案管理規范開展好檔案工作。

高校圖書館的檔案主要是指圖書館管理工作、業務工作中產生的文件資料、電子文檔等。具體表現為以下三個方面：一是管理過程中產生的文件材料，主要是指上級機關以及院校主管部門和學校針對圖書館工作下發的文件材料；圖書館向上級機關及院校主管部門、學校提交的各種文件材料；圖書館在日常管理工作中產生的文件材料。二是業務工作活動中產生的文件資料，主要包括圖書館各項業務工作中形成的條例、細則、辦法、規章制度和重要文件資料；館藏建設規劃；各類文獻資源及電子資源采購、征訂計劃；服務工作中的用戶檔案；文獻利用、館際交流等形成的各種檔案資料、統計報表；年度計劃、總結、工作報告等。三是圖書館科學研究過程中產生的文件材料，主要包括圖書館主辦或承辦的學術活動所形成的文件材料；本館工作人員承擔的各級各類科研項目申報、結題、鑒定結果材料；本館工作人員公開出版的論著樣本和公開發表的論文樣本；館內成員撰寫和編制的供本館參考使用的調研報告；專題性文摘和專題性索引等。

2 高校圖書館檔案管理的現狀

隨著高校質量工程建設的強化和科研水平的提高，高校圖書館的服務范圍得到了前所未有拓展，服務質量要求更高，圖書館檔案管理工作雖取得較大改善,但在長期工作實踐中,高校圖書館的檔案建設和管理工作都處于落后和被動狀態，究其根源,主要存在于以下方面:一是檔案意識薄弱，認識不到位。圖書館領導檔案意識薄弱，對檔案管理重視不夠，認識不到位，甚至疏于過問；圖書館專兼職檔案人員檔案意識薄弱，不能正確對待檔案重要性，缺乏檔案收集、整理、歸類和保管意識；圖書館的其他業務人員檔案意識薄弱，認為事不關己。二是專兼職人員對檔案管理業務不熟悉、操作欠規范，導致檔案管理混亂無序。圖書館專兼職檔案人員對檔案業務不熟悉，對高校檔案實體分類細則、歸檔規范一無所知，加之館內沒有具體的管理制度和存檔要求，因此，使得檔案歸檔不及時、檔案材料不全面，缺乏統一管理，各自為政地隨意分類，隨意存放，檔案外在表現形式上混亂無序。三是圖書館檔案管理遠遠滯后于圖書館自動化、數字化管理步伐。目前，很多高校圖書館都實現館藏文獻資源服務自動化，而其檔案管理仍沿襲傳統檔案管理模式，管理方式遠落后于圖書館文獻資源管理，自身的檔案文獻管理和利用手段沒有與圖書文獻信息資源的現代化同步。四是學校綜合檔案部門對各二級單位檔案建設和管理缺位，沒有嚴格的考評指標體系和要求，對檔案業務工作指導不力，導致各二級單位檔案管理混亂。

3 高校圖書館檔案管理策略

3.1 更新觀念，提高認識，樹立和增強全員檔案管理意識

檔案意識是檔案工作的思想基礎。搞好檔案工作，從領導到全體館員必須要更新觀念、提高認識，樹立和增強全員的檔案意識。首先，館領導要高度重視、關注和支持檔案工作，館領導應親自過問、經常檢查督促并參與檔案管理工作，不僅要隨時提供自身的工作檔案材料，更要在人力、物力、財力方面給予大力支持，要把檔案工作納入圖書館議事日程上；其次，圖書館檔案專兼職人員要切實負起責任，強化自己的檔案意識，養成及時收集檔案材料，進行整理、登記、歸檔的習慣；最后，圖書館全體館員都要積極參與到檔案建設工作中來，為圖書館檔案建設作出自己應有努力。

3.2 建立和完善圖書館檔案管理規章制度、確定歸檔范圍，確保檔案齊全完整歸檔

根據高校檔案工作條例，結合學校圖書館工作的實際，制定和完善圖書館檔案收集、歸檔、保管、借閱利用和保密制度，確定檔案材料歸檔范圍、立卷歸檔流程，嚴格按照歸檔范圍和立卷流程進行立卷歸檔，在立卷中嚴格執行檔案著錄規則，案卷裝訂整齊美觀。建立檔案鑒定和檔案移交制度，完善檔案移交手續，確保有保存價值的文件以及其他有關材料不被遺失。各部門歸檔的案卷應編制移交目錄，向圖書館專兼職人員移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續；圖書館檔案管理人員要認真履行檔案統計制度，做到心中有數。

3.3 加強檔案業務學習，提升檔案管理質量

檔案管理人員的業務素質決定檔案工作質量的優劣，檔案工作不僅具有政策性、服務性、保密性，同時也是一項專業性較強的學術性工作，需要檔案人員具備檔案專業業務能力和業務知識，這就要求檔案人員必須對檔案學專業知識、專業技能進行認真學習。只有通過專業性的培訓學習，牢固掌握檔案工作的基礎理論和基本技能后才能在檔案管理工作中進行規范操作，實現標準化作業。作為圖書館一員，對圖書館工作就較熟悉、熟練，因檔案學和圖書館學這兩個專業本身就很相近，有很多相同或互通之處，這也給圖書館檔案管理工作帶來了極大方便之處，但二者之間的許多不同之處，又要求圖書館檔案管理人員必須學習其專業知識和理論。只有在牢固掌握檔案專業基礎理論和實踐操作技能后才能開展好檔案管理工作，才能使檔案工作真正規范化、標準化，也只做到規范化和標準化后才能保證檔案質量，這樣提升檔案管理質量才有了堅實的根基。

3.4 嚴格檔案考評管理，確保檔案管理工作的有序發展

在學校層面上，學校綜合檔案管理部門要加強對各二級單位檔案建設的管理，制定切實有效，可操作的檔案管理考評指標體系，定期與不定期，定量與定性相結合地對各二單位進行考核評估，同時，加強對各二級單位檔案業務工作的指導工作力度，對檔案管理人員進行業務培訓，提高業務工作技能；在圖書館層面上，結合本單位工作實際，制定相應的考核、考評指標對檔案工作及檔案管理人員進行考評。通過開展嚴格的考評管理，以評促建、以評促管，確保檔案工作制度化、有序化、規范化、科學化發展，使檔案充分發揮其價值作用，更好地服務于本單位各項工作。

[1]張芳.論高校圖書館檔案管理工作的特點[J].內蒙古科技與經濟.2010；10:140-141

[2]王越等.圖書館檔案工作中的問題及其對策[J].黑龍江科技信息.2009；36：355

Analysis the contents of file management in university library and combine its current situation to put forward solutions to improve the file management in university library.

university library; file management; contents; current situation; solutions

Discussion on file management in university library

Liu Yang

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.11.105