編好電子稿磁盤加工有技巧

石真珍 東北財經大學出版社，遼寧大連 116025

編好電子稿磁盤加工有技巧

石真珍 東北財經大學出版社，遼寧大連 116025

圖書市場的激烈競爭和磁盤加工技術的普及趨勢對電子版書稿的編輯質量和效率提出了更高的要求，編輯要充分發揮“人腦+電腦”的優勢，既要積累經驗、豐富知識，武裝大腦，又要熟練掌握磁盤加工技巧；既要從大處著眼，把握書稿的特點和水平，控制書稿的結構質量，又要從小處著手，對具體問題具體分析、處理，控制書稿的基礎質量。

電子版書稿；編輯加工；質量；效率

隨著計算機和互聯網技術的迅速普及，利用計算機創作書稿的作者越來越多，為提高圖書編輯加工的質量和效率，利用計算機（一般采用微軟公司的Word中文處理器）編輯稿件的做法也越來越普遍。隨著圖書市場的競爭日益激烈，對于出版單位而言，把好質量關、加快出版周期、提高編輯速度都非常重要。那么，如何兼顧質量和效率呢？在書稿已經過嚴格的編前三審環節的前提條件下，編輯需要充分發揮“人腦+電腦”的優勢，改進、優化書稿的編輯流程，提高效率，高質量地完成書稿的編輯加工。

一、判斷書稿的整體質量

拿到書稿后,不要急于從頭開始加工，應從大處著眼，先了解、分析書稿的整體情況。通過編前三審表，編輯可以大致了解整部書稿的質量和審稿人提請注意的一些問題，如是否有知識性錯誤，前后文體例、格式等是否統一。

根據筆者這幾年的工作經驗，電子版書稿中存在的常見問題有以下幾個方面：

1.體例前后不一致

一般而言，書稿的組稿人會為作者提供編寫方案，對書稿的內容、體例等提出一些要求，但是由于種種原因，有很多作者并不會按照編寫方案的要求規范寫作，有的書稿是有多名作者合作完成，體例統一問題往往被忽視。體例不一致的問題主要包括：章名、節名等標題級次的格式如字體、字號、是否居中等不一致；圖和表的格式如圖題、標題的表達形式不一致；文中小欄目如學習目標、引例、思考題等的設置格式不一致；文下腳注、文后尾注和文中題注等的格式不一致；資料來源和參考文獻等著錄格式不一致；其他方面如公式、項目編號和符號、底紋等的格式不一致。

2.內容有錯漏之處

“智者千慮，必有一失。”不管作者在寫作時多么認真，書稿中的錯漏之處在所難免。以筆者接觸最多的財經類書稿為例：在會計類的書稿中，容易出現計算錯誤，還有與新會計準則銜接的問題；在翻譯版書稿中，容易出現譯錯單詞和句子的情況；在應用經濟學類如國際貿易方面的書稿中，容易出現文字描述與圖表分析不一致，規則、數據過時、沒有及時更新等問題；在管理類書稿中，容易出現案例資料過時、缺乏說服力，部分章節中的內容重復等問題。

3.不符合規范的問題

由于不了解出版物的相關規定和規則，作者經常忽視語言規范、符號規范、數字規范、著錄格式規范等內容。這些規范大多有國家公布的標準可供參照。對于沒有國家標準的，有的出版單位也自行制定相關的操作指南。

4.知識產權問題

在當今的信息爆炸時代，人們需要的任何信息都可以在互聯網上找到，信息的泛濫和濫用成為一大問題，這也為模仿和抄襲大開了方便之門，所以對書稿中是否存在侵犯他人知識產權的內容這一問題要格外重視。如同一枚硬幣有不同的兩面，互聯網在帶來海量信息的同時，也為我們證實書稿內容是否系抄襲而來提供了方便。通過網絡，我們可以方便且快速地找到這一問題的答案。

5.其他具體問題

除了上述幾大具有共同性的問題之外，每部書稿也會出現一些自身特有的問題，如由于作者采用五筆字型輸入法而造出錯字，由于所引用的相關書籍存在錯誤導致書稿也出現錯誤，隱藏在行文中不易被編前三審發現的涉及政治敏銳性的句子等。

二、用“分節符”為編輯加工做好準備

在開始加工之前，編輯應根據需要將書稿拆分成不同的“節”，為編輯加工做好準備。在默認方式下，Word將整個文檔視為一“節”，但編輯經常需要在一頁之內或多頁之間采用不同的版面，這時“分節符”就有了妙用。

編輯可以利用不同的分節符類型滿足不同的需要：

1、下一頁。插入“分節符”之后，新的“節”從下一頁開始，適用于在不同頁面上分別應用不同的頁碼樣式、頁眉和頁腳文字，改變頁面的紙張方向、縱向對齊方式等。

2、連續。插入“分節符”之后，新的“節”仍然在同一頁，主要用于在同一頁面上創建不同的分欄樣式或設置不同的頁邊距。

3、奇數頁。插入“分節符”之后，新的“節”從下一個奇數頁面開始(以頁碼編號為準)，可用于將新的章節題目排在奇數頁。

4、偶數頁。它的功能與奇數頁“分節符”類似。

“分節符”是排版的好幫手，它包含很多版式信息，可以為編輯工作帶來諸多便利。

三、巧用Word菜單進行批量處理

對于書稿中部分不一致和不規范的問題，編輯可以利用Word“編輯”、“格式”、“插入”等菜單中的工具進行批量處理，快速、方便地解決一些統一問題。

1.利用“格式”菜單中的“樣式和格式”子菜單統一標題級次及其他格式

在一般情況下，作者已經在書稿中設置了標題級次，但是其格式前后可能不一致，這時編輯可以在“樣式和格式”中對各級標題分別進行統一處理。例如，在正文中，將光標放在任意一個一級標題上，“樣式和格式”任務窗格中就會顯示該級標題的格式，在其右側點出下拉菜單后，把所有的一級標題選中，就可以在“新樣式”或者常用工具欄中將其統一設置為目標格式。統一標題級次是一項很重要的工作，有利于自動插入目錄，保證目錄和正文標題的一致性，保持書稿整齊、協調。除了標題之外，編輯還可以利用“樣式和格式”解決很多格式方面的統一問題。

2.利用“編輯”菜單中的“查找”和“替換”子菜單修改不規范的用法

針對書稿中常見的圖形、表格、公式、標點符號、詞匯、計量單位等不規范和不一致的問題，編輯可以利用“查找”和“替換”功能輕松解決。例如，書稿中的圖形、表格和公式一般都采用阿拉伯數字分章編號，但其形式有多種，如“圖1—1”和“圖1．1”等，編輯可以利用“查找”和“替換”功能將不同的表述形式按本社的規范要求進行統一，如將“．”替換成“—”。值得一提的是，編輯還可以利用頁面視圖右下角的“選擇瀏覽對象”這一工具來檢查表格和圖形的順序是否正確、連續。再如，在會計書稿中，有的譯者將“賬戶”寫成“帳戶”，對此編輯可以利用“替換”功能將“帳”替換成“賬”。請注意，“替換”功能的用途非常廣泛，適用于書稿中涵蓋的各種內容，如格式、特殊符號等，但“全部替換”這一選項要慎用，以免將原本正確的內容改錯。

3.利用“插入”菜單中的“引用”子菜單規范腳注格式、更新目錄

書稿中的腳注格式經常不一致，如：編號格式有的是阿拉伯數字，有的是英文字母等；起始編號有的是“1”，有的是“a”等；編號方式有的是“連續編號”，有的是“每頁重新編號”等。對此問題，編輯可以通過“插入”菜單中“引用”子菜單下的“腳注和尾注”對話框來解決：先在正文中選中任意一個腳注編號，然后打開“插入”菜單中“引用”子菜單下的“腳注和尾注”對話框，按照要求選擇規范的編號格式、起始編號和編號方式，選擇將更改應用于“整篇文檔”，單擊“應用”確定。有些書稿還缺少目錄，編輯設置完標題級次之后，可以利用“引用”子菜單下的“索引和目錄”對話框，在“目錄”選項下根據需要進行設置，然后插入目錄。“引用”子菜單包含的功能很多，上述兩項是編輯加工時經常用到的。

四、對特殊問題具體分析、個別處理

在書稿中，各個章節還存在著自身特有的問題，這些問題無法通過Word菜單進行批量處理，而是需要從小處著眼，具體分析、個別處理。

對于書稿中的錯字、別字和語法錯誤等問題，編輯需要認真、仔細地閱讀整部書稿，爭取不放過任何一處錯誤。對于書稿中提及的一些著名公司、組織、人物的名稱等，編輯要注意其正確性，以免鬧出笑話，危及書稿質量。書稿中的某些句子還可能涉及政治敏感問題，有的內容可能涉嫌抄襲，編輯尤其要注意，雖然編前三審環節已對此問題把關，但編輯在加工時也要時刻保持高度警覺，不可放松。

五、注意統稿和微調

編輯加工是一個動態的過程，閱讀的書稿內容越多，對書稿質量和主題的了解就越深，編輯加工的重點和流程也就需要做出適當的調整。另外，編輯在加工過程中也會出現一些失誤，如輸入錯別字、誤刪一些句子或詞語等，因此在修改時要特別注意、仔細檢查。加工過程大致完成之后，編輯還要統觀全文，認真處理遺留問題，檢查修改后的書稿結構是否完整、行文是否規范、格式是否統一、要件是否齊全，使書稿達到“齊、清、定”的發稿要求。

編輯在加工電子版書稿的過程中，要充分發揮“人腦+電腦”的優勢，既要不斷積累經驗、豐富業務知識，武裝自己的大腦，又要使電腦的強大功能為自己所用，熟練掌握編輯技巧，提高編輯工作的質量和效率；既要從宏觀上把握書稿的質量水平和主要問題所在，選擇合適的編輯流程，控制書稿的結構質量，又要從微觀上對具體問題進行具體分析和處理，控制書稿的基礎質量，力爭做到“信、達、雅”。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.16.038