Excel在會計工作中的應用研究

蘭玉

Excel在會計工作中的應用研究

蘭玉

在日常財務管理工作中，財務人員經常被要求提供各種財務數據及其分析，隨著社會經濟和計算機技術的不斷發展,企業會計信息化成為必然趨勢。但是許多中小企業目前仍然拒絕使用財務軟件,沒有實現會計信息化。究其原因,主要是財務軟件的“高級化”很難應付形形色色的中小企業的業務需要。另外,軟件購置和維護開支較高,也是不可忽視的問題。是否能夠利用一種通俗易懂的計算機軟件工具來處理中小企業的會計業務成為了必須。實際應用中,會計人員經常應用Excel電子表格解決各種問題,它既可編程對數據進行簡單處理,也可調用函數或引用第三方開發的控件來進行各種復雜的業務處理。文章為此具體探討了Excel在會計工作中的應用。

一、Excel在會計工作應用中的優缺點

（1）優點

Excel賬務處理系統的功能基本能滿足中小企業日常會計業務處理的需要,可以自由使用修改,企業實現會計信息化只需很少的軟硬件投入即可。

1.軟件的開發并不是一步到位,還要不斷維護。而Excel維護簡單。

2.除了Excel自帶函數的調用有些難度外,其他地方都是日常電子表格應用,由于制作界面、內容都是開放式的,用戶可以輕松上手,即使是初學計算機的人也能很快掌握。

(2)缺點

1.由于Excel自身條件的制約,Excel賬務處理系統的功能較少,只能處理一些常見業務,對于大型企業復雜的業務處理顯得力不從心,因此,它僅適合中小企業使用。

2.雖然源文件是開放性的,操作簡單,維護方便,但對一些計算機應用基礎較弱中小企業及其會計人員來說,沒有技術人員的維護。在出現變化時很容易陷入困境,因此,Excel賬務處理系統適合有一定計算機應用能力的中小企業會計人員使用。

二、Excel在會計工作中的應用

(1)讓不同類型數據用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置：

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其他條件（大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”）。

3.設置完成后，按下“確定”按鈕。

(2)建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。

2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。

重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。

3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工資·xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。

重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。

4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。

提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

(3)建立分類下拉列表填充項

我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業名稱按類別（如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等）分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。

2.選中A列（“工業企業”名稱所在列），在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符后，按“回車”鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……

3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列（如C列），執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

再選中需要輸入企業名稱的列（如D列），再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

(4)制作“專業符號”工具欄

在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業符號”工具欄。

1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名 如“fuhao1”？并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其他特殊符號的輸入“宏”。

2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定后，即在工作區中出現一個工具條。

切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。

3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。

4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏（如fuhao1等），確定退出。

重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。

5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。

(5)用“視面管理器”保存多個打印頁面

有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，可用“視面管理器”。

1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。

2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確定”按鈕。

3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其他的打印視面。

4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。

總之,Excel已被成功地應用到會計工作中,不僅解決了會計核算本身問題,更加方便了人們對會計數據的進一步利用。相信Excel的充分利用與推廣必將會對中國的經濟管理水平的提升起到促進作用,使中國的會計電算化工作有可能進入與國際水平相當的發展階段。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.16.043