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世界級國家圖書館關鍵成功因素分析

2011-03-18 08:09:19張收棉國家圖書館研究院北京100081
圖書館建設 2011年8期
關鍵詞:英國圖書館服務

張收棉 李 丹 程 鵬(國家圖書館研究院 北京 100081)

趙 悅 韓新月(國家圖書館數字資源部 北京 100081)

國家圖書館是國家文化的象征、圖書館界的龍頭,對內引領著全國圖書館行業的方向,對外則展示著國家的文化實力。對于我國國家圖書館來說,其頑強拼搏、奮力發展不僅僅是為在社會中爭得一席之地,更重要的是傳承、發揚中華文化,提升我國在國際上的文化競爭力。當前,我國國家圖書館恰逢文化事業大繁榮大發展的良好契機,為了更好、更充分、更有效地利用這次歷史機遇,應該積極分析、挖掘位于世界前列的其他國家圖書館的成果與經驗,為我國國家圖書館事業的進一步發展提供借鑒。

美國國會圖書館、英國國家圖書館和澳大利亞國家圖書館在國際圖書館界具有較大的影響力,它們在各方面的發展都非常出色,是公認的世界級國家圖書館。筆者以這3個國家圖書館為例,通過相關資料調研,深刻剖析這3個國家圖書館的關鍵成功因素,并且根據這3個國家圖書館的發展狀況,探討世界級國家圖書館所具有的共同特征,旨在為我國國家圖書館的未來發展提供有益參考。

1 美國國會圖書館關鍵成功因素分析

關鍵成功因素是指那些對組織的成功起關鍵作用的因素。美國國會圖書館無論是發展歷史、設備規模、館藏特色還是管理理念、服務水平,都堪稱世界一流。使其傲然成為世界圖書館界鰲頭的關鍵成功因素大致如下。

1.1 與美國政治核心集團——美國國會的特殊關系

美國國會圖書館與美國國會的密切關系是由其起源決定的。美國國會圖書館的最初設計目標就是為國會議員及其他政府機構的公職人員服務,隨著規模的不斷擴大才將其服務范圍拓展。現在美國國會圖書館仍由美國國會領導,為國會研究和咨詢提供服務的任務主要由國會研究服務部和法律圖書館負責。美國國會還專門設有圖書館聯合委員會,具體負責領導國會圖書館的工作。國會圖書館館長即由該委員會提名,經總統批準任命,并經國會參議院投票確認。2009年,美國總統奧巴馬及第一夫人米歇爾·奧巴馬擔任了由美國國會圖書館發起和組織的美國國家圖書節名譽主席,這從側面體現了美國政府與總統對國會圖書館的重視,同時進一步提升了美國國會圖書館的影響力。

早在1950年美國國會圖書館建館150周年紀念時,著名的館藏專家Ranganathan就曾寫下這樣的評價:“作為國家圖書館,美國國會圖書館比其他國家圖書館要幸運得多,因為它有美國國會作庇護人。這種特權使得美國國會圖書館成為世界上最有影響力的國家圖書館。”[1]美國國會圖書館與美國國會的特殊關系為其賦予了很高的政治地位,增強了其號召力,對其經費保證、資源采集、項目開展等方面都有很大幫助,同時也為其吸引了眾多優秀人才。

1.2 專家級館員團隊

美國國會圖書館擁有高水平的人才隊伍,其各部門主任都由相關專業的精英擔當,曾擔任中文部主任的Arthur W Hummel博士就是全美國最知名、最有聲望的漢學家[2]。1980年,美國國會圖書館還曾建立學術委員會,由22位代表各學術領域和學科的著名人士組成,負責檢查相關主題領域的知識狀況和圖書館藏書對該領域研究的有效滿足程度[3]。國會圖書館所擁有的研究員已涵蓋各個專業領域,其中一半以上的研究員擁有博士學位,不少研究員還是來自世界各國圖書館學界的專家學者。

然而,美國國會圖書館所擁有的不僅僅是大量的專家級館員,最重要的是這些專家級館員形成的團隊。這個團隊為了實現共同的目標而相互協作,合理利用每一位成員的知識與技能,最終產生了整體大于局部之和的效應,將美國國會圖書館推向世界圖書館界的頂峰。這個團隊中的成員都具有不畏艱辛、勇于開拓的共同特質,一代又一代的專家級館員團隊為美國國會圖書館的發展積淀了深厚的銳意進取、不斷創新的精神。

1.3 銳意進取、不斷創新的精神

美國國會圖書館銳意進取、不斷創新的精神主要體現在不斷提升服務層次、探索資源存儲與服務方式及創新項目組織模式,以保證項目的順利推進等方面。

美國國會圖書館在《1997—2004年戰略規劃》中確定的工作重點之一是“盡可能使其館藏易于檢索”[4],而《2004—2008年戰略規劃》將該項重點轉變為“促進館藏的有效利用”[5],《2008—2013年戰略規劃》則進一步提升為“確保知識和信息的獲取,促進對圖書館資源的創新性使用”[6]。從易于檢索到有效利用再到創新性使用,美國國會圖書館工作重點的變化是其不斷根據信息環境的變化積極調整服務策略、提升服務層次的重要體現。

為應對信息環境的變化,美國國會圖書館積極利用先進的信息技術創新資源存儲與服務方式。為有效解決全國性公共數字遺產有效訪問與保存的服務問題,美國國會圖書館與DuraCloud聯手發起試驗計劃,檢驗利用云技術進行數字內容永久存取的情況[7]。美國國會圖書館推出的“iTunes U美國國會圖書館影音專區項目”,是利用圖書館博客Twitterfeed和YouTube頻道吸引用戶的方式,充分體現了與時俱進的服務理念與手段。

此外,為補充“美國記憶”資源,美國國會圖書館在圖書館界發起“國家數字圖書館競賽”,以競賽的方式收集有關美國歷史文化的數字文獻。這種以競賽形式建設館藏虛擬數字資源的做法是圖書館界的首次嘗試[8]。

2 英國國家圖書館關鍵成功因素分析

英國國家圖書館也是走在世界圖書館界前列的楷模,雖然同為國際圖書館界的梟雄,但其風格與美國國會圖書館有著很大的不同。美國國會圖書館處處透露著“霸氣”,英國國家圖書館則時時表現著“紳士”的含蓄與通達;美國國會圖書館以統籌國家甚至世界級信息法則制勝,英國國家圖書館則以精深的服務謀求長遠發展。英國國家圖書館之所以能取得現在的成就,主要取決于如下關鍵成功因素。

2.1 健全的市場營銷體系

在市場經濟條件下,英國國家圖書館充分認識到引入市場運行機制對保持文獻活力的重要性,較早地設立了市場部[9]。英國國家圖書館將世界各地信息市場進行劃分,由專人負責搜集、分析、整理反饋信息,為決策的制訂提供參考。英國國家圖書館在2000—2001年實施機構重組時,將市場部更名為戰略營銷與公關部 (Strategic Marketing and Communications)[10],下設公共和區域營銷、業務營銷、銷售與營銷、融資、公關等工作組[11],并將該部門的職責確定為:面向圖書館關鍵客戶制訂市場營銷策略;設計、宣傳和發布英國國家圖書館品牌戰略并推進實施;負責內部溝通和資金籌集,通過開展合作項目拓展圖書館的影響范圍[12]。

為深刻認識并更好地發揮自身價值,2004年英國國家圖書館發布題為《提升我們的價值》的報告[13],其中利用條件價值評估法(Contingent Valuation)分析了英國國家圖書館對英國經濟產生的影響。英國國家圖書館將用戶群劃分為科研人員、企業群體、圖書館、青年學者及一般公眾5種,在《提升我們的價值》報告中制定了基于這5種用戶群的需求導向戰略。

2.2 濃厚的服務意識

作為世界上最偉大的圖書館之一,英國國家圖書館真正實現了以服務作為立館之本的服務理念,其濃厚的服務意識并非一朝一夕之功,是歷經悠久歷史積淀形成的。它對用戶服務的追求不僅體現在高質量、高效率和及時上,還體現在運用各種技術手段對館藏資源進行深層次的加工揭示、為用戶提供價值增值型產品和服務上。

為滿足全世界各類用戶的信息需求,英國國家圖書館無論在服務項目還是服務方式上不斷推陳出新,以豐富的內容、多樣的形式、簡便快捷的服務將英國國家圖書館與用戶緊密聯系起來。英國國家圖書館利用安全的e-Delivery(一套提供完整的無線傳輸物流配送管理自動化的作業平臺)和及時數字化,在獲得請求后兩個小時內將文獻傳遞到用戶桌面。為改進對歷史館藏的訪問,英國國家圖書館還將6.5萬冊19世紀的文獻通過亞馬遜網站為英國、美國、德國和法國的讀者提供訪問,允許亞馬遜公司利用其按需出版服務獲取大量的絕版文獻[11]。

此外,英國國家圖書館的企業服務模式也具有很高的參考借鑒價值。其商業和知識產權中心幫助企業家、投資者將創意轉化為成功的產品和服務,提供對商業和知識產權數據庫與出版物的免費訪問,并組織召開專題會、研討會等。該中心的“Ask an Expert”項目為企業提供了推動業務發展的建議和想法。此外,在醫藥行業,英國國家圖書館為英國前50強的所有企業提供文獻服務。

2.3 有效的內部控制系統

英國國家圖書館的內部控制系統是一種持續的過程。該過程主要包括識別實施英國國家圖書館政策、實現其目的和目標所面臨的主要風險,評估風險的性質與程度,并有效、經濟地管理這些風險。英國國家圖書館采取了一系列的控制措施,包括內部審計,設立館藏安全委員會,建立業務持續計劃,制訂反欺詐策略、政策與控制措施,重視資金的效率與價值,開發戰略發展項目——《2020年愿景》,編制年度管理報告等,并利用企業風險注冊表(Corporate Risk Register)展示與實現圖書館整體目標相關的危機群。同時,為了將危機管理方法嵌入規劃與監測過程、尋求戰略和操作計劃之間的協調,英國國家圖書館還建立了局部危機注冊表。局部危機注冊表能夠根據局部計劃審查并監測經營風險,是圖書館有序管理的關鍵。

對于每種風險,從開始到結束,從采取可能的減緩措施到接受危機、監測危機直至度過危機,英國國家圖書館都采用一致的管理方式,并通過一系列的專題會和培訓課程將風險管理融入到組織各層級的日常管理中。其內部控制系統有效輔助了英國國家圖書館目標的實現。

3 澳大利亞國家圖書館關鍵成功因素分析

澳大利亞國家圖書館以結果為導向,注重成績。澳大利亞國家圖書館的成功與澳大利亞人秉承的嚴謹、細致的優良作風不無關系。具體來說,其關鍵成功因素主要體現在以下幾個方面。

3.1 澳大利亞政府對圖書館事業的重視與大力支持

澳大利亞政府對圖書館事業的重視與支持,首先體現在其成熟、有效的圖書館立法上。世界著名的《泰晤士報》星期版就曾對其稱贊道:澳大利亞圖書館的一切服務都是依法免費進行的[14]。澳大利亞是世界上頒布圖書館法較早的國家之一,早在1960年就已頒布了較為完善的圖書館專門法——《澳大利亞國家圖書館法》,這部法令是澳大利亞國家圖書館事業得以昌盛發展的保障[15]。澳大利亞國家圖書館能形成今日之館藏和服務特色并躋身于世界級國家圖書館之列,該法令起了非常重要的調節作用。

澳大利亞政府非常重視圖書館的現代化信息服務。在20世紀90年代規劃和建設信息基礎設施時,聯邦政府專門發布了題為《建設有創造性的國家》的聲明,特別強調圖書館信息服務在國家信息基礎設施建設中具有不可替代的作用,同時為了保證全國圖書館資源為所有澳大利亞人服務,聯邦政府還與各州政府通力合作[16]。

數字信息的長期保存是現代社會延續人類記憶的關鍵。數字信息保存實踐中,各國政府都采取了實際行動進行協調和支持,其中最為突出的是澳大利亞政府,它出臺的一系列相關政策極大地促進了數字信息保存工作的有效開展[17]。澳大利亞政府的支持是澳大利亞國家圖書館數字信息采集與長期保存項目取得成功并在世界范圍內產生巨大影響力的重要保證。

3.2 領導與合作效力的靈活運用

澳大利亞國家圖書館不僅擔負著傳承民族文化的責任,也承擔著對全國圖書館進行調節控制的職責,由其牽頭開展的全國圖書館館際互借合作、文獻聯合采購等工作為全國圖書館的資源共享打下了良好基礎[18]。澳大利亞國家圖書館還非常注重與本國相關信息機構的合作,與多個全國性信息文化機構建立密切的合作關系,從而有利于對全國信息基礎結構方面的一些關鍵性問題進行協調[19]。澳大利亞國家圖書館館長簡·弗勒頓就曾指出,合作是澳大利亞國家圖書館諸多事務中最為關鍵的一環[20]。

澳大利亞國家圖書館開發的內部系統澳大利亞保存和獲取網絡文獻資源項目(Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia,簡稱PANDORA),已經成為全球網絡信息資源保存領域中一個成功的保存項目,這使得澳大利亞國家圖書館在網絡信息資源保存方面遠遠領先于國際上其他國家圖書館。此項目的成功得益于澳大利亞國家圖書館對領導與合作效力的充分發揮。為了推動該項目的順利實施,澳大利亞國家圖書館在全國范圍內建立了與州圖書館及其他學術機構的合作框架。雖然澳大利亞國家圖書館是該項目的絕對領導者,但在實際工作中很注重與合作伙伴的交流,并采取顧問機制以利于溝通協作。PANDORA項目負責人認為該項目的成功歸于兩個方面:最主要的一方面是澳大利亞國家圖書館在其中發揮的領導作用;另外一方面是澳大利亞圖書館之間的良好合作傳統[21]。

3.3 平衡計分卡管理模式的有效實施

2000—2001年,澳大利亞國家圖書館在畢馬威(KPMG)咨詢公司的協助下,建立并實施了平衡計分卡框架[22]。平衡計分卡是來源于企業績效管理領域的重要工具,它有助于領導者全面統籌戰略、人員、流程和執行4個關鍵要素,平衡長期和短期計劃、內部和外部問題,以確保組織的持續發展。

平衡計分卡輔助澳大利亞國家圖書館制訂各種有利于圖書館實現戰略方向的計劃,同時也是向國家圖書館委員會報告績效的基本工具。平衡計分卡績效報表不僅有助于管理者識別資源重點分配領域,還為管理團隊提供了監控重要項目的工具。為確保平衡計分卡能夠反映當前的戰略方向和重點,澳大利亞國家圖書館每年都會對指標和計劃進行評估,并設計新的指標以更密切地反映績效。通過平衡計分卡模式,澳大利亞國家圖書館各個機構針對一些關鍵性問題形成了共識,如讀者的價值、與外部合作伙伴之間的關系、圖書館的承諾、財務方面的義務和責任、圖書館的工作流程及整個組織的運作等[20]。

平衡計分卡是一種對于交流復雜信息非常有效的方式,能夠有效地將戰略規劃、戰術計劃和績效評估無縫整合。實踐證明,平衡計分卡方法在改進績效并確保澳大利亞國家圖書館很好地應對未來挑戰方面取得了成功,得到了員工和包括澳大利亞國家圖書館理事會在內的利益相關者的廣泛認可。

4 世界級國家圖書館的共同特征

美國國會圖書館、英國國家圖書館和澳大利亞國家圖書館雖然具有各不相同的關鍵成功因素,但他們在服務理念、管理措施和發展方向等方面仍具有一些共同特征,而且這些特征在其他世界級國家圖書館身上也同樣有所體現,歸納起來主要有以下幾個方面。

4.1 國際化視野,全球性占位。

在知識經濟時代,信息是重要的戰略資源。作為各國信息資源集散地的國家圖書館,在國際信息競爭中肩負著戰略重任,并在全球范圍內不斷延伸著自己的觸角。美國國會圖書館將自己的使命確立為向美國國會和美國人民提供資源,維護和保存全世界的知識和智慧進而為子孫后代服務。從使命陳述中可以看出,美國國會圖書館的館藏資源建設面向全球,而其服務最終聚焦于本國。其國際化則主要體現在多語種館藏、國際化項目和國際化館員等方面。英國國家圖書館將自己定位為世界級文獻信息中心,提出了“開發世界知識”的口號,表明該館收藏全球信息資源、保存人類文化遺產的發展方向。澳大利亞國家圖書館的海外收藏主要為社會與人文科學領域的文獻,多年的持續收集使其在該領域已具備支持重大回顧性研究的能力。可見,在國際圖書館界甚至是國際信息服務業界占據重要地位并產生強大影響力,應是各國國家圖書館積極追求的目標。

4.2 不遺余力地優化、鞏固館藏資源基礎

圖書館館藏資源的基礎不僅僅指館藏資源的數量,還包括信息組織與揭示的方式。綜觀國際上比較有實力和影響力的國家圖書館,他們不僅館藏數量龐大、范圍廣泛、種類多樣,更重要的是他們對館藏資源組織與知識揭示的重視及不斷改進的觀念。世界級國家圖書館都努力追求將館藏中各類資源聚合為一個有機整體,從而使用戶的訪問與利用更方便。美國國會圖書館在《2008—2013年戰略規劃》中將館藏內容方面的戰略目標確定為“擴大和保存一個統一、通用、可獲取的知識體”[6]。英國國家圖書館的發展目標之一是以創新方式整合館藏文獻及其他資源,并在《2008—2011年戰略規劃》中將整合物理館藏的存儲與保存作為戰略重點,并提出用創新的服務及一體化進程支持英國的研究,倡導數字科研環境與傳統科研環境的整合[23]。澳大利亞國家圖書館在《2008—2012年數字資源保存方針聲明》中也提出要不斷整合知識體系,以彌補現存缺陷[24]。

4.3 以用戶需求為導向,品牌效應顯著。

對于現代圖書館來說,文獻保存只是一種手段,傳播和利用才是最終目的。國家圖書館作為一國的總書庫,所占有的紙本、數字資源是其他各類型圖書館所無法比擬的,因此它在促進知識的傳播與利用方面肩負著非常重要的責任與義務。國際上比較有影響力的國家圖書館均以用戶需求為導向,積極拓展服務項目,通過優質、多樣化的用戶服務樹立本館的品牌。美國國會圖書館將“改進圖書館內外部用戶無縫查找并利用圖書館資源的體驗”[6]作為戰略目標,努力尋求新的具有創造性的方法以提升圖書館的服務水平,并打造了“美國故事”、“美國記憶”等多種特色品牌服務。英國國家圖書館向來注重世界級高水平服務,其文獻提供服務歷經40多年的歷史始終處于世界領先地位。“人在澳洲”、“圖片澳洲”、“音樂澳洲”等是澳大利亞國家圖書館深受用戶歡迎的特色服務,其PANDORA項目的網頁存檔系統作為澳大利亞網絡資源的精選更是為其贏得了國際聲譽。

4.4 善于合作

在資源有限的制約下,競爭與合作并存。善于合作的組織能夠借助其他組織的資源增強自身的優勢,在實現雙贏的前提下完成本組織的目標。美國國會圖書館鼓勵管理者、員工、用戶和各個利益相關者參與本館計劃、執行、評估和改進的整個流程,與參與者及時、開放、透明、持續地進行溝通。其“美國記憶”、“國家數字化報紙”、“網絡存檔”等項目,都是通過與多家機構的合作得以成功實施的。英國國家圖書館也具有很強的全局觀念,積極與國內外合作開展項目以獲取最好的效果,特色館藏就是其開展國際合作的重點對象。同樣,澳大利亞國家圖書館也通過合作改進為本國公眾提供的信息資源服務,為了實現特定目標,澳大利亞國家圖書館還努力發展合作關系。

4.5 持續、系統的戰略管理體系

戰略管理是高層管理者通過對組織外部環境與內部條件的分析,對組織的經營活動進行根本性和長遠性的規劃指導,以謀求組織的持續生存與發展。為應對信息市場競爭對圖書館行業的沖擊,圖書館界在探索新的管理與運行模式時,發現了戰略管理在圖書館的應用價值。戰略管理能夠促進圖書館管理者密切關注外部環境變化,及時抓住圖書館發展的機遇,同時規避可能對圖書館構成的威脅,有利于圖書館優化配置內部資源;有利于引導圖書館內部各部門的高效運作,發揮組織協同作用;可以對圖書館員產生激勵作用,并使全體館員自覺融入圖書館的價值理念和發展目標之中[25]。從20世紀60年代開始,歐美國家的圖書館就以戰略規劃為工具,審視圖書館的內外部環境變化,闡述社會使命和價值觀,向政府與公眾傳達圖書館的服務理念與社會價值[26]。美國國會圖書館、英國國家圖書館和澳大利亞國家圖書館等世界級國家圖書館,不僅在形式上具有專門的戰略規劃部門和系統、持續的戰略規劃文本,而且在其實際的經營運作過程中也處處可以感覺到其協同一致、目標高遠、反應迅速等戰略氣息。

美國國會圖書館、英國國家圖書館和澳大利亞國家圖書館的關鍵成功因素,充分體現出他們對本館優勢的有效利用及其制定的管理與發展機制對本館的適宜性。當前,我國國家圖書館正處于快速發展階段,應注意及時總結、反思已取得的成就和尚存在的不足,在借鑒世界級國家圖書館成功經驗的同時,還應結合自身特點努力尋求突破制約本館發展的有效途徑,并且在充分發掘自身優勢的同時,探討并有效利用本館的關鍵成功因素,以期早日步入世界級國家圖書館行列,為我國文化競爭力和信息競爭力的提升做出貢獻。

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