ERP運行環境下內部審計工作的必要性

鄭江英

在當今經濟全球化、競爭白熱化和信息技術應用飛速發展的時代，信息化已經成為企業的命脈和核心競爭力，搞不搞信息化，已經不是企業的發展問題，而是生存問題，下面針對筑路公司施工項目現場的信息化建設及初始數據的動態監控與審計分析等工作，談一下自己的粗淺認識。

公司目前信息化建設現狀

公司目前還沒有全面實施運行ERP信息系統，僅在某些業務部門運行專業信息系統（如財務、審計、物資、概預算、勞資、合同等），并且這些系統之間相互獨立實施運行，信息孤島各自為戰，尚未形成數據信息共享。本人依據近幾年審計工作的實踐，認為目前公司施工項目管理在生產經營數據信息方面存在滯后性、差錯性、傳統性、分散性等諸多問題。以對外結算審計為例，項目在施工中所消耗的材料費、人工費、機械費、外包工程費等費用一般都在年底集中進行結算審計，數據信息日常不能及時反饋到公司管理層和決策層，審計不能對項目管理實施動態監控與實時分析，仍然停留在靜態管理狀態，等發現問題為時已晚，造成項目信息與領導決策產生時間差異（滯后性）；基本上靠傳統的手工方法采集處理數據信息，容易造成人為的疏忽差錯，事后補單補票時有發生，導致跑冒滴漏現象屢禁不止，既增加成本開支（差錯性）又容易滋生違規違法行為；項目數據信息出自不同部門，缺少統一的數據采集口徑，各種數據信息不能實行直接對比分析，影響領導決策判斷能力（分散性），公司施工項目的類型、數量日益增多，并分散在全國各省、自治區，主要依靠傳統的手工方式進行數據采集、傳遞、處理，遠遠不能適應公司發展的需要，同時無論是按內控體系的管理受控要求，還是反腐工作的源頭治理，都急需一種更加透明的管理系統作為支持，中石油的ERP信息系統建設、實施更是指日可待。因此公司在現階段必須積極推進項目管理的信息化建設，同時提高公司對項目的動態審計監控與管理，提高項目效益，為推動ERP信息系統的運行做好基礎工作。

推進信息化建設的必要性

首先是國家、集團公司、遼河油田的要求，國家制定的《2006-2020年國家信息化發展戰略》強調信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。大力推進信息化，是覆蓋我國現代化建設全局的戰略舉措，是貫徹落實科學發展觀、全面建設小康社會、構建社會主義和諧社會和建設創新型國家的迫切需要和必然選擇。集團公司制定了審計信息化工作發展的五年規劃，提出要依托石油主干網絡，建立審計系統的領導決策平臺、業務管理平臺和業務操作平臺，在ERP信息系統的基礎上實現審計信息的集中管理和應用，實現對審計對象的動態監控和實時分析，到2012年實現審計信息化建設目標。遼河油田在信息化建設方面已經建立各種專業信息系統軟件，要求在生產經營中逐步實施，并待ERP運行以后實現信息對接。這就要求我們務必要根據上述要求，結合公司實際，積極推進項目管理的ERP信息化建設。

其次隨著公司市場開發量的增加，分散在全國各地的項目逐漸增多，施工范圍點多、面廣、戰線長，已涉及到10余個省份、自治區。項目施工中發生的費用要素顯著增加，面對錯綜復雜，高度分散的數據信息單純依靠傳統的手工操作處理已無法滿足公司項目管理的需要。例如在審計材料采購過程中，需要審查所購材料是否有采購計劃，數量、品種、規格型號是否與進貨合同一致，審查購貨發票、運費結算單等結算憑證中的數據采集、計算是否正確，需要對每個數據進行復核求證，需要做好審查記錄并定期對記錄中的采集信息及數據進行分析，這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準確性差等問題，這就要求必須運用現代信息化手段解決項目管理中的問題。

另外公司目前已基本構建了信息化網絡的雛形，已形成局域網，微機配備數量已達200多臺套，部分科室都在運用遼河油田的專業系統軟件進行數據信息處理，如《物資供應管理系統》、《財務管理系統》、《審計管理系統》、《勞動工資管理系統》、《合同管理系統》等一系列應用軟件，這為實現項目ERP信息化建設提供了必要的軟硬件基礎。

項目信息化建設的建議與要求

ERP運行環境下所用的數據都是從終端業務環節采集錄入，財務與施工、采購、庫存、結算等環節緊密相連，一環扣一環，實行的是無縫連接，由于ERP信息系統使用同一個數據庫的共享數據源，因此對初始數據的準確性、真實性、完整性提出了更高的要求，如果初始數據的準確性、真實性不能保證，則再先進的ERP信息系統也失去了意義，等于“進去的是垃圾，出來的肯定也是垃圾”，因此建立一套先進的數據采集系統是確保 ERP系統運行有效的前提條件。同時ERP環境下的審計工作也顯得尤為重要，這就要求審計人員要對數據采集系統的可行性、完整性和安全性進行審計評估。

一、在項目施工現場建立數據采集中心子系統，（ERP信息系統的子系統），配備各種信息采集、處理設備，實施數據信息采集電子化，達到項目施工中發生的全部生產經營數據信息應充分利用電子信息采集設備、工具直接采集，盡量減少（直至徹底取消）人工操作，借助視頻等音像采集設備直接獲取現場音像數據信息，即能對現場實現動態監控，并為將來事故、問題的發生提供分析對比的依據。公路施工是以材料（主要是土石方）的位移、堆積為主的施工企業，材料費用占總成本的60%以上，因此對材料費用的審計監控是項目管理審計的重要內容。材料采購（運輸）合同簽訂后，對承運車輛登記備案并配發IC卡，一車一卡；載貨車輛進入施工現場讀卡、檢斤、檢質及其它數據采集，通過局域網材料數據信息進入采集中心子系統；月度的工程計量數據在業主批復后及時傳遞到網絡系統。

二、建立公司與項目的網絡傳輸系統，依據項目所在地的網絡環境（寬帶、無線等方式）建立網絡傳輸系統，便于項目采集的數據信息及時、準確、完整、安全地傳遞到公司信息系統（ERP）。

三、審計部門對ERP信息系統中的項目初始數據進行動態監控和實時分析，發現異常問題迅速從源頭查起采取相應措施并向公司決策層匯報，確保項目經濟效益。首先對某一定時間內某種材料的消耗與收入進行審計檢查分析，若所檢查數據正常，則進入下一檢查程序，否則做詳實的審計分析測試，若發現數據錯誤，責成項目單位予以修改更正返回系統測試，對形成差錯的原因再做深度分析，形成審計工作底稿；其次對通過上一審計檢查的數據信息再與計劃消耗量進行審計檢查測試，若發現是計劃數量出錯，責成有關部門對計劃予以調整，否則做深度審計分析，形成審計工作底稿；依次類推再進行后續的審計檢查分析，最終形成審計報告，如圖所示。目前審計采取計算機與人工綜合的審計檢查方法，詳實深度審計要深入施工現場進行座談、詢問、勘察等方法，待ERP信息系統實施時則主要依據計算機進行審計檢查分析。

時代在前進，企業在發展，這就要求審計在新的ERP環境下，不斷探索、挖掘新的審計方法、研究新的審計策略，永遠為企業的成長服務，永遠為提供給決策層安全可靠的數據而努力。

（作者單位：遼河油田筑路工程公司）