淺析文書檔案管理工作的創新

羅文妍

(黑龍江第一測繪工程院，黑龍江哈爾濱150086)

淺析文書檔案管理工作的創新

羅文妍

(黑龍江第一測繪工程院，黑龍江哈爾濱150086)

本文闡述了文書檔案管理工作的重要性，通過分析文書檔案管理工作的滯后表現及新形勢下文書檔案管理工作面臨的機遇論證了創新文書檔案工作的必要性，并就如何創新文書檔案管理提出了現實可行的意見和建議。

文書檔案;檔案管理;檔案工作

文書檔案記載著社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、科學決策、強化管理、生產經營、研究開發等方面的過程和成果。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，是一項政治性、服務性、技術性較強的工作。隨著時代的發展，如何創新文書檔案管理工作，提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求及適應日趨發展的新形勢，已成為文書檔案工作面臨的新課題。

一、文書檔案管理工作的重要意義

做好文書檔案工作是機關團體、企事業單位健康發展的前提。文書檔案工作是企事業單位管理工作的一部分，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。檔案記載著企事業單位發展的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料。文書檔案工作為決策者及時了解本單位整體經營狀況、適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。因此，創新文書檔案工作對于促進經濟社會全面發展、不斷提升企事業單位在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

二、新形勢下創新文書檔案管理工作的必要性、迫切性

改革開放以來，我國的經濟水平發生了翻天覆地的變化，在經濟全球化和政治民主化的影響下，人們對檔案服務的要求越來越高。手工管理的落后手段已無法解決當前檔案工作面臨的種種難題，因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。

(一)文書檔案管理工作存在的滯后表現

制度創新缺乏，與科學化管理的要求不適應。新的發展形勢下，大部分國企、事業單位制度創新力度很大，大的制度建設有分管領導主抓，而具體到檔案規制修編就很少有人問津，這嚴重地影響了檔案管理的科學化、法制化、規范化。

缺乏大局意識，機制變革遲緩，與新的外部環境不適應。文書檔案管理工作基本上是幾十年一貫制，帶有明顯的黨政機關檔案管理的色彩。同時，實際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業務上，而忽視了對其他工作的滲透及體現現實價值的服務，使得檔案工作機制滯后于可持續發展的大環境變化，文書檔案工作的價值大打折扣。

工作手段落后，與高效便捷的時代要求不適應。大多數單位的文書檔案部門往往是匆忙地配備上微機，進行電子文件接收保存，再脫網單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，充其量僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法成為基礎性、知識性的資源被便捷利用。

人才隊伍素質參差不齊，與豐富的人文需求不適應。在顯性價值標準體系下，文書檔案部門往往成為機構改革、機關精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災區”。這種與新環境、新技術、新要求背離的隊伍狀況，將會給檔案工作本身或單位的發展帶來無法彌補的損失。

(二)創新文書檔案管理工作面臨的機遇

改革發展使文書檔案工作面臨新的人文環境。瞬息萬變的信息社會，對企事業單位信息的運轉效率提出了更高的要求;國企及事業單位改革破題攻堅，伴有大量的深層次歷史問題，需要文書檔案工作提供佐證;激烈的市場競爭，使得信息的收集、整理和利用比任何一個時期都更加重要，檔案部門理應承擔起這些重任。

信息化使文書檔案工作面臨新的技術環境。隨著國家信息化建設的逐步推進，各個企事業單位在局域網和遠程互動平臺建設以及產品資料的數據化生成、流轉、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。文書檔案管理部門作為企事業單位各種信息歸集、編研、提供利用的部門，其管理手段、存儲介質等不可能游離其外，也不應該落后于技術環境的發展 。管理關系變化使文書檔案工作面臨新的組織環境。無論是企事業單位的戰略性重組還是單位內部的適應性改革，也無論是產業結構調整還是業務鏈條的完善，其間必然有資源權屬的變化和相應組織結構的調整。為了適應這種情況，在文書檔案工作層面必須對原有的相關檔案資料進行分析、界定，在保持統一、齊全、完整的前提下，就檔案資料的分拆、移交和繼承作出相應安排。

三、創新文書檔案管理工作的具體措施

(一)加強制度建設，保障執行力度

著力推進制度創新，即清理原有規章制度，在合法且不違背主管上級規定的前提下，根據本單位的管理體制、機制、機構變化，甄別廢除完全不適宜的規定，修改完善部分不相宜的規則，建立新興業務的管理辦法，揚棄結合，彌補缺失，反映變化，全面覆蓋。重構制度體系，即梳理檔案領導和管理關系的變化，持續地完善領導體制、管理網絡和責任制，為檔案工作提供強有力的組織制度保障。在此基礎上，制定電子檔案管理標準，同時將這些新的制度與原有制度有機結合，形成橫到邊、縱到底的完整體系。

建立階段性修編檔案規范的制度。在檔案部門外圍環境不斷演進變化的過程中，檔案工作制度建設不可能一蹴而就。為此，我們應定期對現有的規章制度進行評審，組織系統內的管理力量集中進行篩選、修訂或補充，以使我們的制度符合實際和行之有效。

(二)創新工作機制，順應檔案規律

檔案工作要適應日益開放和注重現實利益的環境，至少需要建立以下三種機制:

自我營銷機制，即根據企事業單位的總體部署和階段性安排，常做常新地宣傳檔案工作的作用，并在中心工作或重大活動的籌劃、準備階段提出檔案工作的相關要求，以期引起領導重視，為保證檔案生成質量奠定前期基礎。主動參與機制，把上游的生成環節延伸到下游的利用環節，有形有益地參與到中心工作或重大活動中去，這不僅有利于提高檔案工作的質量，更有益于彰顯檔案工作的作用，提高檔案管理的地位。

互動、銜接、協調機制，即通過宣傳和參與，與相關業務或活動的主辦部門就檔案工作要求達成共識，形成良性互動的行動路線;在參與實際活動過程中履行指導、監督、服務職責，使檔案工作的生成加工和利用環節順利對接。

(三)優化隊伍結構，滿足人文要求

合適的體制機制和制度，還必須有合適的人來執行和落實。

把好入口關。根據檔案工作的實際需要引進、招聘有一定文化層次、有相應知識基礎的人員。

要加強檔案管理隊伍的素質鍛煉和培養，提高文書檔案管理人員的業務修養及對文書檔案工作的認識，對現有檔案從業人員本著“缺什么補什么”的原則，從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式、有計劃、有重點地進行繼續教育，更新業務知識，提高綜合素質;還可以組織地域性、行業性的管理業務橫向交流，實行系統內的崗位輪換，增強檔案人員的復合能力。

建立優勝劣汰的用人機制。一方面要公平，保證檔案工作人員在職務晉升、職稱評聘、福利待遇等方面享有與其他崗位平等的權利，保持骨干隊伍的穩定;另一方面，要加強職業危機教育，建立日常的考核機制，充分調動檔案人員的積極性和創造性，促進企業檔案管理工作的良性循環。

(四)深化管理變革，適應需求變化

面對新形勢下企事業單位改革攻堅的實際，檔案部門要隨時注意企業重組、資源整合、組織結構和隊伍結構的變化，適時調整檔案工作的領導機構，保持健全的專兼職檔案管理骨干隊伍，使檔案工作始終有人管、有人干，有責任制，同時要做好歷史檔案的接轉傳承。

要提高創新意識，從原有的檔案管理等、靠、要的狀況中解脫出來，努力使檔案工作成為企事業單位服務的先行官和創造者，以期形成檔案管理工作由事后的搜集材料變為事前介入、事中參與、事后跟蹤的檔案管理工作理念。

為適應信息的開放性和對檔案的顯性化需求，檔案管理應該由“閉系統”向“開系統”轉變。在符合保密規定的前提下，檔案部門可定期將庫存的檔案目錄和編研的專題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，使大家隨時都能感受到檔案的用處，充分發揮檔案的作用，贏得社會的認可。

(五)著力技術創新，提高服務效率

要樹立現代的檔案管理理念，無論是檔案業務工作，還是檔案管理工作以及檔案信息的交流，都應以現代化的技術手段作為媒介，充分利用計算機及網絡進行現代化管理，幫助解決問題，提高管理水平和效率。要確立檔案管理網絡化是信息化建設重要組成部分的主流意識，扭轉研發者對檔案管理無效益的片面認識，克服軟件應用者嫌麻煩的思想，轉變管理者認為手工方式可靠的傳統觀念，形成研究新需求、接受新技術、應用新手段的強烈使命感。

要把電子文檔管理系統的研發融入網絡大系統，把檔案管理的計算機化納入企事業單位信息化建設的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與企業物流、資金流、信息流的形成部門資源共享、網上流轉，這不僅關系檔案管理的技術進步，而且事關企事業單位信息化建設的進程和成敗。

抓緊解決歷史問題，根據信息化建設整體需要，對檔案部門先期采用新技術的情況進行排查，解決與整體信息化的系統接口、技術接口問題，使之融入網絡運行環境。同時要著手解決歷史檔案的數據化問題，逐步實現全信息計算機檢索，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務需要。

綜上，在我國經濟全面發展的歷史背景下，創新文書檔案工作，不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映機關團體、企事業單位整體發展狀況和經營成果，對于實現企事業單位經營戰略、不斷提高管理效率具有深遠的影響。只有高度重視文書檔案管理工作，不斷創新工作方法，才能使之順應新時期檔案事業的發展需要，更有效地實現檔案的價值，為社會提供優質的檔案服務。

［1］ 徐萍.試論檔案部門管理中的“和諧”問題［J］.蘭臺世界，2006(20):1～2.

［2］ 韓宏.淺析文書檔案的現代化管理［J］.機電兵船檔案，2010:(4):2～3.

［3］ 梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作［J］.十堰職業技術學院學報，2010，23(4):3 ～4.

［4］ 李玲.文書檔案現代化管理的思考［J］.山西檔案，2009:(1):1～2.

On Archives’File Management

Luo Wenyan
(No.1 Engineering Academy of Surveying and Mapping，Harbin Heilongjiang 150086)

This paper describes the importance of archives management.We proved the need for innovative archives work and made realistic comments and suggestions on innovative archives management through the analysis delaying performance in archives management and the management of documents and archives of facing the opportunity under the new situation.

archives，file management，file work

G271

A

1672-3805(2011)03-0117-03

2011－02－20

羅文妍(1983－)，女，黑龍江人，黑龍江第一測繪工程院行政辦公室秘書;研究方向:檔案管理