水文檔案信息電子化研究

劉 偉，吳志敏，劉曉玲

（1.吉林省水文水資源局白城分局，吉林 白城 137000；2.吉林省畜牧業學校，吉林 白城 137000）

1 現狀

1）水文檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，各自開發的軟件不能互用，缺少一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統。由于信息不能互調，就不能及時利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，因而制約了檔案信息電子化的進程。

2）在水文檔案信息系統和網絡建設上，形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3）標準化、規范化工作有待提高。水文檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，檔案自動化工作尚無統一標準，這也制約了水文檔案信息工作電子化。

4）檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5）檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從水文系統檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用。

2 發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

3 水文檔案信息電子化的益處

1）可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室），對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2）水文檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。

3）水文檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，既擴大了社會影響，又拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

5）水文檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。

4 實現水文檔案信息電子化需解決的問題

1）解決好水文檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

2）要掌握先進的數字化技術，選擇好建庫軟件，做好水文檔案的著錄和標引工作，按照檔案數據標準，統一著錄項目，統一著錄格式，統一檢索語言，規范制作數據，規范檢索標識，提高檔案數據檢索的準確性和完整性，使利用者可以迅速準確、多途徑、多角度地對數據庫中的信息進行檢索。

3）要做好水文電子文件歸檔和管理工作，為信息資源開發奠定基礎。在收集歸檔中，要注意電子檔案的系統性、完整性、真實性和有效性。

4）要和歸檔人員密切配合，做到多渠道、全方位地收集各種水文電子文件材料。理順關系、分清各環節的職責范圍，并采取考核、檢查、監控等措施防止電子文件分散在各個部門，杜絕“各自為政”的現象。