試論高校教師業務檔案管理的改革＊

劉冬梅

(湖南工業大學檔案館，湖南株洲412008)

試論高校教師業務檔案管理的改革＊

劉冬梅

(湖南工業大學檔案館，湖南株洲412008)

目前，高校教師業務檔案的管理存在諸多弊端，要改變現有管理中存在的體制不規范、管理方法落后和管理與利用脫節的弊端，就要在檔案工作人員的素質培養、管理制度和機制的完善以及檔案管理的現代化等方面，進行改革和創新。

高校;教師業務檔案;人才培養;制度改革;機制完善

高校教師業務檔案是指高校教師個人在教育、教學和科研工作中形成的具有保存價值的各種材料的歷史記錄，它能反映教師的業務能力、學術水平和工作實績，包括教師從事的專業、教學能力、學術水平、工作業績、獎懲，以及社會、學術評價等方面的情況。它既是教師個人情況的真實反映，又是學校整體素質、隊伍結構和辦學水平的呈現，但從現實情況看，目前，高校教師業務檔案的管理存在諸多弊端，亟待加以改進。

一

從資料、信息來源和組成上看，高校教師業務檔案主要包括如下內容:一是反映個人基本情況的材料。包括教師基本情況登記表、學歷學位證書復印件、年度考核表、職稱審批復印件、職稱聘任通知書、教師資格證書復印件、業務自傳等內容。二是教學檔案。包括理論教學、實踐教學課程、畢業論文的指導;專家測評、學生測評、社會反響;優秀教學成果獎、優質課或精品課程評比獎;學院、系部組織的教學評估、講課比賽等內容。［1］三是科研檔案。包括科研論文，學術專著、編著、譯著、教材，科研項目和科研獎項等內容。新形勢下，有必要對教師業務檔案管理工作進行重新定位和認識。

首先，教師業務檔案真實地記錄了每個老師的成長歷程，原態式地保存了教師的教學科研成果，是學校教師人事檔案的重要內容，因此，它是學校進行教學改革、實現科學管理的重要依據。

其次，教師業務檔案是高校教學檔案的重要組成部分，與學校諸多方面的工作有密切聯系。教師業務檔案，不僅反映教師個人的業務能力、學術水平，還反映一所高校的師資隊伍建設情況和辦學水平。此外，它還能為領導決策的科學性和前瞻性、教育管理的定量化和科學化、教育教學改革的深化，提供原始的依據和資料支持。

二

高校教師業務檔案的管理關切到學校的建設和發展，但從現有狀況看，很多高校的教師業務檔案管理水平還比較低，意識還不強，信息現代化建設的道路還很長。

1．管理體制不規范，業務檔案意識不強。很多高校的教師業務檔案管理不統一，人事檔案、教學檔案、科研檔案等分屬不同部門管理，有零散、脫節的弊端。部門分割、分散管理，造成教師業務檔案載體、排列、編目等的不規范、不統一，直接影響到檔案本身的歸檔質量。［2］再就是不能從全局、戰略和學校發展的高度來認識教師業務檔案的重要性，有部分教師把檔案材料，特別是科研檔案和獎勵成果，看成是自己的獨有成果，不愿歸公管理，給檔案建設帶來非常不利的影響。

2．管理方法較落后，檔案管理人員隊伍建設有待加強。很多高校高校教師業務檔案的管理，大多還是依靠人工操作或半人工操作，現代化、信息化建設還嚴重滯后。在教師業務檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔、利用、開發等方面，缺乏快速、高效、系統的現代化管理模式。

3．教師業務檔案重保管，輕利用，管理與利用脫節嚴重。業務檔案建構意識的不強，管理水平的落后，導致很多高校教師業務檔案的利用停留在我管你查，你查我管的被動狀態，保管有余，利用不足，自我封閉傾向十分嚴重。［3］業務檔案管理重視了案卷的立卷、裝訂、保管，但編研整合不夠，開發程度不夠，嚴重影響了業務檔案的利用價值。

三

要在教師業務檔案管理方面改變管理體制不規范，管理方法較落后和重保管、輕利用的狀況，就要深化思想認識，創新管理模式，提高管理水平。

1．提高教師檔案認識水平，加強宣傳教育，重視業務檔案人員培養。由于業務材料大多分散在教師個人的手中，因此，就有必要加強宣傳教育，提高教師對建立業務檔案重要性的認識，養成積極主動上交個人業務檔案的良好習慣。學校要重視專業化的業務檔案人才隊伍的建設，加強人才的培養和選拔。

2．制定管理制度，規范管理機制，確定歸檔內容。要制定《教師業務檔案立卷歸檔制度》《教師業務檔案查閱利用制度》《教師業務檔案收集整理制度》《教師個人業務資料上交制度》等相關制度，建立完善的教師業務檔案管理制度，明確檔案負責機構，做好教師檔案的立檔、整理和保存工作。要構建學校綜合檔案室、部門、院(系)檔案室三級檔案管理模式，配備管理人員，加強專業培訓，考核上崗。在管理機制上，推行管理工作的“五同步”原則，做到下達教學任務與教學文件收集歸檔，檢查教學工作與檢查教學文件材料收集歸檔，評審、鑒定教學質量、優秀教學成果與審查、驗收教學文件收集歸檔，科研項目、成果文件下達與文件收集歸檔，上報評審材料、教學考核、晉升與檔案部門出具歸檔證明等五個方面同步。［4］

3．暢通歸檔渠道，提高檔案現代化管理水平。按照檔案管理規范化的要求，及時、全面地搜相關資料、數據。采取檔案館、職能部門、教師所在院(系)三級聯建，一體化管理的做法，形成一個分工合作、協調發展的教師業務檔案良性管理機制。院(系)負責教師業務活動資料的搜集和上報，各業務主管部門負責對院(系)上報資料進行鑒別、整理，檔案館負責對教師業務檔案資料的鑒定、整合和立卷、開發和利用。依托計算機和網絡技術，實現教師業務檔案的電子化、網絡化管理，使各種分析、歸納、總結、整理能建立在較為先進、科學的基礎上，建立起統一、系統、完整、操作性強的教師業務檔案信息管理系統。［5］真正實現網絡化時代高校教師業務檔案的現代化管理。

［1］薛四新，彭榮，陳永生．檔案信息化應用系統建設［M］．北京:機械工業出版社，2006:128．

［2］傅錦彬，周建軍．高校教師業務檔案網絡化管理初探［J］．浙江檔案，2007(9):9．

［3］黃金蓮．高校教師業務檔案的建立與管理初探［J］．甘肅科技，2007(5):192－193．

［4］陳少毅．以人為本促進高校檔案館管理與服務檔案與建設［J］．檔案與建設，2010(3):27－28．

［5］王進平．簡述高校教師業務檔案的管理［J］．云南檔案，2008(9):19－20．

On Innovation of Professional Archives Management for College Teachers

LIU Dongmei
(Archives of Hunan University of Technology，Zhuzhou，Hunan 412008，China)

With the currently abuses in archives management，the colleges and universities should put up reform and innovation，such as archivist quality training，the perfection of management system and mechanism，and the modernization of archive management in order to get rid of irregular management mechanism and method．

collegesanduniversities;teachers’professionalarchives;talenttraining;systemreform;mechanism improvement

G271

A

1674－117X(2011)04－0147－02

2011－06－01

湖南省社科基金資助項目“高校人事檔案管理工作創新研究”(2010YBB105)

劉冬梅(1971－)，女，湖南攸縣人，湖南工業大學檔案館館員，主要從事檔案管理研究。

再次，教師業務檔案是高校人才的數據庫。它能為學校領導發揮每位教師的業務特長，合理使用人才資源，提供參考;能為高校的教學、課程、學科和學位授予權等評估，提供需要的信息;能為教師的職稱晉升、評優和評先提供原始的依據。

責任編輯:黃聲波