芻議檔案管理工作的實效性

高英偉

(黑龍江省水利科學研究院，哈爾濱150080)

檔案管理不僅是現代人對歷史社會、歷史人物、歷史事件、歷史文化、歷史科學技術、歷史古跡等認識評價、繼承沿襲的基本依據，也是現代人對現實社會所有發生的事情記錄保存并被他人應用的寶貴資料財富庫。現代科技、信息的飛速發展，互聯網的全球化，使信息交流的節奏大大加快，所以如何使檔案的應用更加有實效性，值得認真研討。

1 檔案管理工作面臨的矛盾

隨著信息、網絡技術的沖擊，檔案管理工作面臨著一系列的矛盾［1］:檔案記錄的原始性與現代性，檔案的保密性與公開性，檔案的內向性與社會的流通性，檔案材料的完整性與信息的分散性，檔案工作的手工操作與現代技術的管理等等。要解決這些矛盾，傳統的檔案工作管理模式和方法顯然不能適應現代技術管理的要求，并且必然被新的現代化的管理方式所代替。

2 檔案管理的分類與系統模塊的設計

就水利事業單位而言，一般存檔可分為以下5個類型。

2.1 文書類

文書類檔案主要是反映本單位黨、政、青、工的文件材料，包括①黨群工作;②行政綜合;③組織人事;④總務工作等。

2.2 勘測規劃設計與基建工程類

基建類檔案包括在基建工程中形成的文件材料:如可行性研究報告、立項書、工程地質、水文地質、土壤、社經、水文等設計基礎材料、設計文件、施工及其管理文件、竣工文件、財務及器材管理、房屋產權等。

2.3 儀器設備類檔案包括購置儀器設備的計劃、報告、訂貨合同、移交清冊、驗收報告及有關文件材料等。

2.4 會計類檔案包括報表、帳簿、憑證三分部。

2.5 聲像類檔案包括歷屆領導班子的相片、重要會議的聲像、重大活動聲像等。

人事類檔案包括干部和工人兩大部分檔案等等。

上述五大類檔案分別設置下列模塊1)選擇檔案文件，指在系統模塊中選擇不同類別或不同目錄序號的檔案;2)建新檔案文件，指某類檔案其目錄序號的檔案已排完后再重新建目錄序號;3)刪除檔案文件時，在校對目錄過程中應用到;4)查詢卷內目錄，查詢卷內目錄即為檔案目錄檢索，根據檔案期限、責任者、發文號、發文日期等多種途徑進行查詢和瀏覽，便于查找和利用。

3 如何鑒別存檔材料的質量

3.1 強調實用性

1)存檔材料的真實性［2］。要實用就必須真實。檔案編研材料要以并重歷史、尊重事實為本，編研人員在任何情況下都不能歪曲、篡改檔案事實的實際內容。在搜集素材、編輯加工材料審核等各個環節，也不能讓“主觀臆斷”、“簡單拼湊”、“斷章取義”等影響編研成果的真實，編研只有全面、系統、準確、真實反映檔案信息的實際，才有實用價值。

2)編研材料的有用性。這體現在編研成果能否為社會提供利用需求、能否在社會主義現代化建設中發揮重要的服務作用上。特別是在知識經濟下，更應積極順應時代的需要，充分發揮檔案編研材料的知識傳播、社會教育、學術研究，提供參考依據等諸多作用，使之被廣泛地應用于社會，為人們的工作、學習、生活提供服務，并在服務中體現價值。

編研的目的是為了社會利用，編研材料的質量最終也應該由社會來檢驗和評定。如果我們編研的產品在社會上不受歡迎、不被認可，甚至無人問津，其自身價值就無法體現，也就談不上較高質量。

3.2 講究效益

1)講求時效。時效性是衡量檔案編研材料質量的一個重要指標。許多編研材料，一旦錯過了最佳利用時機，其價值將會大打折扣。比如，某政府單位檔案館抓住2008年北京奧運會契機，及時地編輯了《中國體育百年圖志》書稿，雖然圖書還未出版發行，但書稿中的圖片史料卻得到了社會各界的高度重視。2007年8月，利用書稿圖片史料，中國收藏家協會與某政府機構等多個部門聯合舉辦了“中國體育百年——大型圖片史料展”，引起了強烈的社會反響。人民日報社的編輯人員在看到書稿后，認為史料價值極高，決定在100集的“2008北京奧運特刊”上開辟專欄介紹這些圖片史料。同時，新華日報、北京檔案等報刊媒體也先后開辟專欄刊登書稿的部分史料。目前，該檔案館聯系辦展和出版史料的部門仍絡繹不絕。所以說，一部高質量的編研材料除了注重內容價值外，還應該適時高效地編輯完成，才能充分發揮作用。

2)講社會效益和經濟效益。檔案編研為的是滿足社會利用需求，這主要體現在為推動經濟發展和社會進步服務兩個方面，發鄧經濟效益和社會效益。

3.3 要有含金量

1)編研成果所包含的信息量。比如百科全書、年鑒、叢書等大型編研材料，內容涉及面廣，信息含量大，它的價值就相對較高。

2)編研成果研究內容的深度和廣度。編研成果的內容全面系統、清楚明了，能夠使讀者客觀認識歷史事件的時代背景、發生原因、發展經過、最終結果以及歷史意義等全方面信息，使讀者從中受益，這樣才是一部高質量的編研材料。研究的深度和廣度是衡量高質量的重要指標。編研需要對檔案原件進行研究、綜合、加工，要對原始信息進行提煉和升華。

［1］ 李冬梅，李亞清.現代技術在檔案管理中的應用［J］.黑龍江水利科技，2001，29(02):133－134.

［2］ 劉學仁.水利工程技術檔案管理與資料整理［J］.黑龍江水利科技，2010，38(04):118－119.