建筑工程檔案的科學化管理

董 明

(武漢大學 基建管理部，湖北 武漢 430072)

建筑工程檔案是建筑工程規劃建設和管理過程中的重要基礎資料,是建設各主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監管和執法監督的重要依據,是抗震防災、應對突發事件的重要信息,也是工程建設、維修養護、改建擴建、審計稽查、維護權益的可靠信息和憑證。隨著社會主義基本建設的高速發展，建筑工程檔案作為一種重要的科技信息資源，它的充分開發利用，必將對社會現代化建設和發展做出重大貢獻。建筑工程檔案工作如何面對機遇和挑戰并存的現實，檔案工作者怎樣及時轉變思想觀念和提高操作技能，使建筑工程檔案管理工作在新的平臺上發揮應有的作用，是擺在檔案工作者面前的新課題。

1 建筑工程檔案資料的主要內容及特點

建筑工程檔案資料的主要內容有：

（1）綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

（2）土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

（3）竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

建筑工程檔案具有以下特點：

首先是單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

其次是真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。

然后是實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

2 我國建筑工程檔案管理工作存在的問題

目前，我國基本建設正在飛速發展，但建筑工程檔案管理的現狀不容樂觀。綜觀建筑工程檔案管理工作的整體狀況，存在著發展不平衡、不穩定以及發展多樣性等因素。這給建筑工程檔案管理工作帶來了諸多問題，具體表現在以下幾個方面：①施工檔案在工程管理中沒有充分發揮有效工具、重要依據、有力武器必要條件和生動素材的一般作用；②施工檔案在工程管理中沒有充分發揮憑證、參考的特殊作用；③施工記錄不夠規范真實，以致歸檔后缺乏利用價值；④對工程發生的會議紀要、簽證不夠重視，以致在決算審計時得不到充分利用；⑤施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時效性。

3 建筑工程檔案的科學化管理

如何發揮工程檔案在工程管理中應有的作用，為工程管理提供有效及時的作用，是一項嚴峻緊迫的課題。要使工程檔案管理規范化，首先要對從事該項工作的管理人員進行培訓，提高他們的素質；其次要完善相應的制度和管理辦法，從根本上改變不規范狀況，對癥下藥，逐個解決問題。

（1）思想上要重視工程檔案管理工作。建議對工程資料進行定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。同時建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

（2）建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

（3）嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

（4）加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

（5）充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。現代工程項目的管理，是一個復雜、艱巨的系統工程，涉及投資、進度、質量、人員、風險、合同、圖紙文檔等多方面的工作及眾多的參與部門，使得在工程項目管理過程中信息的采集溝通和協調工作量十分巨大。計算機技術在工程檔案管理中的應用有效地解決了工程檔案管理過程信息采集、處理和傳遞。目前，工程項目的規模和要求出現了許多根本性的變化，工程檔案管理工作也日趨復雜。要收集大量的資料，單靠人工方法整理是遠遠不能滿足檔案管理的要求的。因此，提高工程檔案管理水平，應用計算機輔助管理，進行工程檔案管理信息的處理己成為檔案管理發展的必然趨勢，它可以極大地提高檔案管理工作效率，提高工程檔案管理水平。

（6）及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時、有效檔案資料或信息。

4 結語

當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

[1]《建設工程文件歸檔整理規范》（GBT50328-2001）.

[2]魏敏.關于加強工程建設檔案管理的思考.山西建筑，2007（27）.

[3]王素卿，王早生.注冊監理工程師繼續教育培訓（必修課）教材，北京知識產權出版社，2009.