“協同E智”的債權債務管理在勘測設計企業的應用

杜 明，蒲康華

（中國水電顧問集團貴陽勘測設計研究院，貴州 貴陽 550081）

1 傳統意義的債權債務管理

企業債權債務的范圍包括企業在生產經營活動中因發生購銷產品、提供或接受勞務等業務而形成的暫收、暫付、預收、預付、應收、應付、備用金等往來款項。有效的債權債務管理不僅對企業的財務有利，還惠及企業的市場開發、生產管理等多個方面，同時也需要企業其他部門的協同配合。

傳統意義上的債權債務管理往往過多的被強調為是企業財務管理的一項重要內容，而忽視了其他相關部門的參與，造成了較多的問題。其一，債權債務其實是在市場開發、合同簽訂以及生產的過程中產生的，它的實現也需要企業的市場、生產甚至法律部門的參與，而財務只是債權債務流程中的一個資金環節，傳統意義上的債權債務管理僅僅從財務管理著手，相當于抓住了問題的表象，并沒有從本質上解決問題。其二，由于沒有整體的工作思路，自然沒有全局的工作策劃，使債權債務管理的各個環節往往各自為政，缺乏統一的規劃和流程控制機構，以部門為營，自覺不自覺地形成了企業債權債務管理的一個個 “信息孤島”，導致效率低下，信息失真。

2 “協同E智”的債權債務管理

筆者認為，真正有效的債權債務管理，需要企業的市場、生產、財務等相關部門的協同工作，故以此為基礎提出了 “協同E智”的債權債務管理模式 （見圖1），從 “協同”和 “E智”兩個方面徹底解決債權債務問題。

圖1 “協同E智”的債權債務管理模式

“協同”的債權債務管理，就是圍繞債權債務的核心——“合同”開展管理工作。要求市場開發部將各類合同、協議、工作委托書等全部列入合同管理，并負責維護合同上明示的相關基礎信息；生產管理部根據合同要求安排生產、采購計劃，負責維護生產任務、采購計劃實施情況，作為啟動合同收、付款的 “觸發事件”，系統自行比對并自動觸發提示市場開發部，實施應收、應付款程序；財務資產部負責維護實際收、付款的相關信息，系統自動將該信息與應收、應付款信息比對，根據比對結果 “終止”或 “持續”提醒市場開發部實施收、付款程序，必要時采取相應的法律措施；如此循環往復，封閉運行，直至合同執行完畢，法律責任解除。

“E智”的債權債務管理，就是利用信息化、網絡化的技術手段，建立銜接合同管理系統、CRM系統、生產及采購管理系統、財務管理系統的數據共享機制，消除信息 “孤島”；建立系統自動觸發的工作流程控制模式，強化信息傳遞過程控制；建立系統操作日志，按照職責劃分，便于對管理績效的客觀考核。

3 “協同E智”的債權債務管理系統的實現機理

“協同E智”的債權債務管理系統的實現機理就是通過一個互聯互通的債權債務管理平臺，將企業各相關部門的工作有機聯系起來，通過對企業各類編碼規則的統一，實現各子公司債權債務的合并、分類、自動確認，以及數據庫的共享、查詢，從而達到對企業債權債務更有效的管理 （見圖2）。實踐中需要注意以下幾個方面：

圖2 “協同E智”的債權債務管理系統實現機理

3.1 債權債務管理理念的更新

債權債務管理屬于企業綜合管理的范疇，不僅與財務管理聯系緊密，而且與經營管理等密切相關。必須改變債權債務管理只是財務部門的事情，賬務不清也是財務部門責任的傳統觀念。只有加強企業內部各相關部門之間的協作意識和整體觀念，才可能實施對債權債務系統化、程序化的管理。

3.2 建立部門協同工作機制

建立企業各部門協同工作的債權債務管理機制，包括事前管理、事中管理、事后管理。

事前管理主要包括：①明確各部門債權債務管理職責，梳理優化管理流程；②規范合同、客商、會計科目編碼；③對原有的債權債務進行清理登記造冊，對往來單位的信用進行評價等。

事中管理主要包括：①及時準確地建立和健全合同信息；②及時、正確維護合同約定的收、付條件成就信息；③收、付款的核算及反饋；④債權、債務的確認；⑤對合理展期的債權債務明確專責跟蹤督辦。

事后管理主要包括：①超期債權債務的特別管理程序；②客商的信用管理；③賬銷案存債權債務管理。

3.3 協調整合各部門管理子系統，消除信息 “孤島”

根據企業各有關部門在債權債務管理中的職責、債權債務的業務流程，梳理形成各部門協同的工作流程，并以該流程 “串聯”起各部門管理子系統，實現信息共享。

4 “協同E智”債權債務管理的應用

在實行 “協同E智”的債權債務管理之前，貴陽勘測設計研究院 （以下簡稱 “貴陽院”）的往來款項一直居高不下，2008年末應收賬款、其他應收款占流動資產的22%，且3年以上應收款項達500多萬元。在企業的利潤空間越來越小的情況下，應收款項過大已經成為企業發生財務困難、影響企業健康發展的隱患。此外，由于多方面的原因，對一些簽訂時間較早，執行時間較長的合同，有關的債權債務管理信息存在諸多缺失，不同程度地增加了形成壞賬、呆賬的風險。管理活動以部門為中心而不是以工作為中心的格局仍慣性地存在，多套管理子系統并行，信息流通遲滯，環節冗余，協同一致的工作機制沒有完全建立。

針對上述情況，由財務資產部牽頭，在貴陽院實行了 “協同E智”的債權債務管理模式。貴陽院根據 “協同E智”債權債務管理模式的實現機理，充分挖掘用友NC軟件和GMIS企業管理信息系統的功能，協同合同管理、生產管理、財務管理的有關功能，實現了信息源的唯一、信息流的共享、控制過程的自動，在債權債務管理方面不但形成了院內各有關部門協同工作的局面，而且逐步達到了智能化的控制要求。

4.1 總體架構

建立債權債務管理工作框架，整合財務管理系統和GMIS管理信息系統合同管理、生產管理 （包括項目管理與采購管理）模塊功能，按照債權債務管理工作流程，在模塊間形成數據共享和流程管控（見圖3）。

圖3 “協同E智”的債權債務管理總體框架

4.2 管理功能

（1）合同信息管理。合同由市場開發部門統一管理，并按職責在GMIS中維護有關合同基礎信息，合同基礎信息經審核后發布。

（2）債權債務成就信息管理。由院生產管理部負責，根據合同約定，將服務提供情況等債權成就條件或接受產品、服務情況等債務成就條件錄入系統，系統自動觸發啟動收、付款程序，通知市場開發部辦理有關工作。

（3）收、付款程序管理。由市場開發部組織實施，與合同對方銜接，辦理收、付款審批程序，辦妥后提交財務資產部。若不能按合同約定辦理，則在CRM管理模塊中記錄有關信息，系統對客戶自動進行評級授信和信用政策管理。

（4）款項收、付和核算。由財務資產部辦理款項收、付手續，并在用友NC中予以正確核算、歸集。用友NC根據收、付款信息終止收、付款程序。

（5）備用金管理。將備用金的控制限額落實到部門，每個部門的備用金余額不能超過其核定的金額，一旦超出，系統將給出提示，并且不能進行后續操作。

（6）清賬抵消提示。在有關部門進行收、付款手續時，能夠提示債權方和債務方同為一個單位的有關信息。

（7）決策支持。將原始數據分類匯總后，對債權方和債務方在資金結算過程中的各項信息進行分析，適時提供所需的債權債務管理信息。

（8）信用管理。通過對往來單位各類信息進行集中處理，依據欠款規模、拖欠時間、業務規模、業務頻率及其基本信息等建立的測算模型，對該客商的信用進行綜合評測，為系統內各部門及單位開展業務、選擇結算方式和清欠款項提供依據和參考。

（9）預警和通報。按不同需求提供債權、債務信息匯總，對超期無動態、數額過大等非正常債權債務進行預警和通報。

4.3 實施程序

（1）統一指導思想，統一規劃方案。統一思想，成立了債權債務管理工作小組，制訂 “協同E智”債權債務管理的規劃方案和實施計劃，并分解到各有關部門的年度工作目標計劃中。

（2）清理歷史債權債務，完善基礎資料。組織實施清欠工作，盤整存量資產，激活僵化財源，摸清債權債務家底，形成 “協同E智”債權債務管理的基礎信息庫。

（3）建立統一的基礎編碼規范。由財務資產部牽頭，市場開發部、生產管理部、人力資源部參與，以合同為起、終點，規范合同、客商、部門、職員、項目、科目編碼體系，以編碼為依據建立各工作環節的流程銜接，實現計算機網絡管理。

（4）職責規劃、流程規劃。根據債權債務管理規劃方案，進一步明確各相關部門的職責，確保管理責任無遺漏，業務分工無死角。根據債權債務管理的工作流程，將各部門職責以工序的概念固化，形成計算機自控流程，互為因果，避免人為因素造成管理過程的中斷、冗長。

（5）程序化管理。 “協同E智”債權債務管理的起點、終點均為合同，市場開發部將新增合同錄入系統中并審批發布后，債權債務管理流程自行啟動，必須在各有關部門完成相應職責，并標注于系統中后，該項工作方被標注為完成，并自動歸檔，否則，將在當前工作任務中不斷予以提示處理。

（6）監控與考核。審計監察部對債權債務管理情況適時進行監控，對超期情況提出督辦要求。系統將自動記錄債權債務管理各有關參與部門的履職情況、完成時間等管理執行力，由相應部門據以實施績效考核。

4.4 管理效益

通過實施 “協同E智”的債權債務管理，為貴陽院建立系統的債權債務全程管理，暨事前控制、事中跟蹤、事后分析，提供了扎實的數據基礎；并使貴陽院的債權債務管理工作更加高效、系統、準確，為實施客戶管理、銷售和采購政策管理提供了依據；為踐行 “守法、誠信、互動、雙贏”的經營理念夯實了基礎。其管理效益主要表現在以下方面：

（1）市場經營管理效益。為企業提供信用管理，幫助甄別客戶，提高履約能力，樹立品牌口碑，使市場競爭力得到提升。

（2）生產組織管理效益。有效整合經營與生產，形成 “經營帶動生產，生產促進經營”的良好互動局面；并實施了有效的采購管理。

（3）資金管理效益。資金預測的準確性及效率大大提高；加速了資金回籠，減少了資金占用，增加了資金收益。

（4）決策支持效益。債權債務管理數據庫可以為授權使用者提供遠程、實時的債權債務信息查詢，為管理者決策提供支持。

5 結論

傳統意義的債權債務管理僅僅強調財務管理的職能，并不能滿足現代企業債權債務管理的需要。結合計算機技術的應用，提出了企業市場、生產、財務等各有關部門 “協同E智”的債權債務管理模式，并在貴陽院推廣應用，取得了良好的效果。隨著今后 “協同E智”債權債務管理體系的不斷完善，它必將為貴陽院的發展發揮更大的功效。

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