依托ERP軟件加強外貿企業應收賬款管理

俞云飛

【摘要】應收賬款管理是外貿企業資產管理的重要內容之一。利用ERP軟件有助于實現應收賬款的全面、準確、有效管理。本文根據工作實踐經驗，從事前、事中、事后等環節對利用ERP軟件管理外貿企業應收賬款的主要程序和方法進行了闡述。

【關鍵詞】應收賬款 管理 ERP 對策

在市場經濟不斷發展、市場競爭日趨激烈的大背景下，信用銷售逐漸成為外貿企業擴大市場、減少存貨的常用手段。但是，信用銷售往往使外貿企業的應收賬款增加，若管理不當，可能導致壞賬損失和現金流量不足，影響企業的正常生產經營活動，甚至影響到企業的持續經營能力。以科學、系統的方法來加強應收賬款管理，必然成為企業流動資產管理的一項重要內容。依托ERP軟件，圍繞應收賬款發生、催收、結清等過程，建立涵蓋應收賬款事前、事中、事后管理的控制系統，有助于實現應收賬款的全面、準確、有效管理，減少信用銷售負面影響。

一、應收賬款事前管理控制系統的建立

應收賬款事前控制是將信用風險控制在“萌芽階段”的一項基礎性工作。在ERP系統支持下，應收賬款事前控制重點在于建立客戶基本資料庫并執行客戶信用評估調查管控程序。

（一）建立客戶基本資料庫

業務員通過與客戶的洽談與初步審核，雙方達成合作意向并要求打樣時，由業務人員書面建立“客戶資料卡”，經部門經理及以上相關人員審核后統一移交單證部門，再由單證部門負責將“客戶資料卡”上的內容輸入公司電子信息庫（ERP），并對紙媒形式存檔，以備各部門共享、查閱。

（二）執行客戶信用評估調查管控程序

一是進行客戶信用風險評估。凡和公司達成初步合作意向的任一客戶，在正式合作之前，其負責業務員必須對該客戶通過交談、網絡、媒體等方式進行初步調查，建立書面的“客戶信用評估資料表”并在ERP系統上錄入。二是實施客戶信用評估調查管控，單次合作金額在一定金額內時，可僅由企業業務部門根據“客戶信用評估資料表”進行全面評估調查，否則要通過專業機構（如：鄧白氏、中信保）進行調查。三是依據“客戶信用評估資料表”和專業機構的調查結果，由相關授權人批準是否進一步建立合作關系、確定合作付款條件，并在系統中錄入。四是對于缺少“客戶信用評估資料表”和專業機構的調查結果或相關授權人批準意見的業務，一律不得簽訂合同。

二、應收賬款事中管理控制系統的建立

應收賬款事中管理強調及時、準確、便捷，是信用風險控制的核心工作。在ERP系統支持下，應收賬款事中控制重點在于對業務關鍵點進行科學的管理控制，業務關鍵點通常包括下達生產通知單、發貨和提單放行等，應收賬款事中控制也相應地包括下達生產通知單前的控制、發貨前的控制、提單放行前的管控等。

（一）下達生產通知單前的控制

一是進行預付款的審核，如果根據合同規定的條款，需要在下單前支付部分貨款的，則生產計劃中心在下達生產通知單時需要審核預付款情況；如果ERP信息內，客戶沒有足額預付貨款，原則上不準下達生產配單。二是進行信用額度的控制，信用額度包括生產中的配單，因此在下達配單時，需要對客戶是否超信用額度進行審核，由ERP系統根據該客戶的應收賬款余額、未出運的庫存品、生產中的配單和本次要下達的配單所占用的信用額度進行計算控制，對超過信用額度的新配單，原則上不予下單。對于特殊情形，如因產品性質存在淡旺季節等，應結合分析潛在風險，切實可行地根據相關授權經批準后可繼續下單生產。

（二）發貨前的控制

主要是企業相關部門對出運明細單的審核確認，這是事中控制的關鍵點之一。貨物生產完工測試合格計劃出運時，業務員根據配單內容、客戶資料及外箱資料在ERP系統內填報出運明細單。出運明細單經計劃中心核價組審核后，通過ERP系統自動傳遞到單證部，單證部接收后首項需審核的是貨款的到位情況：根據合同相關條款，發貨前需收到部分貨款或信用證的，則單證部門在下達出運通知前需嚴格審核把關。對于無足額支付貨款或沒有收到信用證的，單證部門不準下達出運通知。針對特殊情形特殊客戶可按規定逐級授權批準。此環節充分運用了ERP的即時準確直觀特征，系統共享，既提高效率，又杜絕了在未足額收訖預付款的情況下擅自發貨現象產生，從而有效地防范了應收賬款的損失。

（三）提單放行前的控制

一是嚴格審核預付款和信用證。對于按照合同相關條款規定，需在放單前支付部分或全部貨款，以及收到L/C的，則單證部門在放提單前需在ERP系統內審核預付款情況或L/C情況，并根據權限由業務部主管簽發“提單放行審批單”，異常收款情況需由相關授權批準方可“放單”。提單放行前的審核另一目的還在于，一旦前述發貨前的控制存在遺漏，此環節的審核無疑起了雙保險的作用。二是在單證部專設管理人員，對所有的單證（據）需在ERP系統上進行二次審核。凡已經放單的單證（據）必須及時操作審核，對一定時間內仍未放單的單證（據），單證管理員應及時提醒單據制作人和業務員，避免漏放單證導致客戶產生滯港費及拒付貨款情況的發生。此外，單證部還應對ERP內顯示需投保的所有單證（據）進行審核，要根據ERP中的發貨數應收款等數據，結合信保公司授權額，確保該投保單據的準確性，以保證在客戶破產等原因導致應收未收時，及時獲得信保公司的賠償。

在應收賬款事中控制過程中，各業務部門要嚴格按照ERP要求，及時進行相關信息輸入和即時監管，時刻注意客戶動態，及時共享監管信息。特別是財務部門，要根據業務和客戶簽訂合同中的付款條件，在第一時間將貨款到位情況在ERP上說明，再由單證部門根據客戶綜合信息，第一時間將下批（單）產品是否繼續出運的信息在ERP平臺上傳達給倉庫。在倉庫未收到此信息之前，絕不能單方面的依業務提供的出運通知單出貨。

三、應收賬款事后管理控制系統的建立

相比應收賬款事前、事中管理兩個環節，應收賬款事后控制由于時間跨度長且所涉及信息更為寬泛，更加需要企業領導和各個相關部門的合作與配合。在ERP系統支持下，應收賬款事后管理更能發揮其預警、糾錯和防范作用。具體而言，應收賬款事后管理手段包括以下3點：

（一）通過共享應收賬款數據進行風險控制

一要由財務部門通過應收賬款數據共享，做好單證部門提交票據與倉庫提交數據的審核與監督工作，并對單證部門在ERP系統上提交的水單、業務員與配單號、出口發票號的對位情況等票據、資料以及付款情況進行核實監督，如發現異常，應立即要求責任部門及時糾正。二是財務部門要運用ERP共享系統進行應收賬款的賬齡分析與監控，逾期貨款發布即時紅色預警，并把此信息共享傳遞至相關部門，不僅使業務部門對應收賬款情況做到“心中有數”，同時更有效地促進了事前事中環節的控制。

（二）通過實時動態調控進行風險防范

一是對于實時監審到的應收款異常情況，財務部門要以書面形式通知相關授權批準人糾正改善。二是按照企業授權表中的規定，當正常合作過程中出現回款到位異常或其他潛在異常信息時，其后續合作與否以及正在合作之產品是否繼續交貨，由負責業務員提出書面申請交相關授權人批準后，可確定繼續合作或終止合作。三是當授權人在ERP上批準繼續合作或繼續交貨時，單證部和相關業務人員要密切注意客戶動態，一旦有波動，則立即請示相關授權人批準停止與該客戶的合作，以免企業財產受到損失。

（三）通過分析評估客戶信用進行風險防范

一是定期由財務部門組織對滿足條件的客戶進行全面評估（ERP顯示發生信用異常時，則隨時進行評估），評估主要內容為客戶的發展潛力、客戶信用度、合作前景及單次合作金額等。二是根據季度和年度對客戶信用的評估狀況，再結合此前的客戶信用等級分類和客戶風險等級分類，綜合評估制定客戶本期的信用等級和風險等級，依此評定結果，由相應授權人批準與該客戶在下次評估之前這段時間業務合作的方式、付款方式、賒欠額等。

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