會計電算化的內部控制研究

【摘要】 電子信息設備的普及、信息技術的進步，使得計算機在人們的生活和工作學習中扮演著越來越重要的角色。對于會計工作來說，隨著計算機等信息設備越來越多的被運用到工作中，會計電算化已經成為會計工作領域的一個重要趨勢。會計工作的內部控制，一直是保證會計工作高效嚴格的一個重要方式，在會計電算化的趨勢下，內部控制工作也出現了新的特征和要求。文章主要就會計電算化背景下的內部控制工作進行研究。

【關鍵詞】 會計電算化； 內部控制； 研究

一、會計電算化系統對內部控制的影響

與傳統的會計工作不同，會計電算化的最大特點就是計算機等電子設備被大量地運用在日常的會計工作中，電算化給會計工作帶來了很大的改變，無論是會計工作的整個系統、組織架構、還是會計工作的流程與制度都有了重要的調整。這些改變，直接影響到會計內部控制工作的開展，具體而言，會計電算化對內部控制工作帶來的影響主要表現在以下幾個方面：

第一，會計內部控制工作的內容和對象發生了變化。在傳統的會計工作中，內部控制工作更多的是關注會計工作本身的嚴格性與正確性，主要是對相關的經濟事務進行管理和控制。在電算化的背景下，會計工作都是依靠電算化系統來進行，會計工作人員只需要進行初期的數據錄入、收集、審核等工作，然后由系統生成相關的報表和數據處理結果。在這種工作情形下，內部控制工作除了對會計工作人員手動操作的內容進行控制以外，還需要對電算化系統的安全進行檢查和管理，需要對操作人員的職責進行監管，需要了解計算機安全維護的相關知識。

第二，內部審批審核工作發生了變化。會計工作的一項重要工作內容就是對生產經營中產生的多種費用進行嚴格的控制與管理，特別是對一些對外經濟行為較頻繁的企業而言，對費用的管理與控制就顯得更為重要。傳統的會計工作，對對外經濟業務的管理通常是通過嚴格的手續與制度進行監督，需要明確的授權與記錄才能進行，這其中也就會涉及到會計工作體系中的不同工作部門相互確認與相互核實，在整個會計工作體系內部形成了一個嚴密的互相牽制的體系。在實行會計電算化以后，崗位的調整和人員的配置出現了很大的變化，計算機的自動處理系統代替了之前很多由人工操作來進行的工作，許多之前人為控制與操作的程序被簡化，會計工作人員對業務往來管理和監控的作用明顯下降，審查監督權力大大削弱。

第三，會計信息的存儲和處理方式發生了改變。在傳統的會計工作中，對會計信息的收集一般需要通過紙張作為介質來完成，所有的數據信息、業務往來、發生的經濟活動都通過文字和紙張的記載來完成，在數據記載的基礎上，通過人工的方式來進行操作和處理，這種方法生成的數據結果以手工的表格或者賬簿體現出來，數據是否被修改，數據是否真實有效通常能夠通過肉眼的方式辨別出來。在電算化實施以后，各種會計數據被存儲在電腦的硬盤或者其他磁盤上，電算化能夠提高數據的處理效率，但是通過這種介質存儲的數據很可能被修改或者刪除，這也是會計內部控制工作中遇到的一個全新的問題。如何保證數據的真實有效和安全可靠，需要進一步的監管和完善。

二、會計電算化內部控制中存在的問題分析

會計電算化系統雖然在我國已經投入使用并且在實際操作中也發揮了自己的功效，但是電算化相對于傳統的會計工作而言，仍然是一個新生事物。在會計電算化在我國迅速普及的過程中，難免存在著一些管理上、技術上、使用上等多種多樣的問題，特別是在會計電算化的內部控制工作中，還存在著許多問題。

第一，電算化背景下會計工作崗位的配置問題。會計工作是一個系統性的工作，在這個工作內部，不同人員有著不同的分工，特別是傳統的會計工作，對于這種分工是很明確清晰的，不同的崗位有不同的工作職責。在會計電算化的背景下，許多傳統的由人工來完成的工作現在改由計算機來完成（當然，除了這種大量的對計算機等設備的操作來完成的工作以外，還有必須依賴人力來完成的工作），在當前的內部控制工作中，對于工作崗位和工作權限的控制是一個較明顯的問題。首先，對于手工操作與計算機操作的控制區分不明顯，哪些內容需要計算機來處理，哪些工作必須依賴人力來完成，這種工作性質上的區分控制不夠明確。其次，對于進行電算化操作的工作人員來說，在同一個會計管理系統中，每個人的權限也是不一樣的。當前內部控制工作中的另一個問題就是賬號與權限的控制管理不明確，對于不同級別的賬號，擁有的權限也應該是不一樣的。這種權限管理的不明確，會給會計內部控制工作帶來很大的困難。

第二，會計電算化的安全問題。信息時代在給人們的生活帶來高效和便捷的同時，也應該意識到這種技術進步背后潛在的一些風險，特別是當前，網絡用戶日益增多，各種軟件、程序層出不窮，信息安全已經成為全社會都在關注的重要問題。對于會計電算化來說，安全問題也是當前會計內部控制工作關注的一個重要方面。會計工作使用的軟件和系統，會涉及到大量的數據處理和分析，電算化能夠快捷有效地對這些數據進行處理和保存，同時隨著各種破解技術的不斷進步和一些網絡黑客的惡意攻擊，這些數據很有可能會被竊取或者篡改，特別是對于一些重要數據，如果沒有嚴密的安全控制措施，很容易導致重要數據的流失，給企業的各種經營管理活動帶來困難。所以，會計電算化的安全問題，是當前會計內部控制工作中急需解決的重要問題。這是與傳統的會計內部控制工作相比，一個重大的差異。

三、會計電算化的內部控制措施研究

電算化背景下的內部會計控制工作，不僅僅是在技術上的一種進步，這種改變更是涉及到制度、管理、人員配置等多方面的改變。要做好電算化背景下的會計內部控制工作，不僅要以會計工作本身作為一個基礎，而且還要兼顧到電算化技術的相關特點，將電算化背景下的內部會計控制工作落到實處。

第一，會計工作權限的嚴格控制。會計工作權限的嚴格控制，應該達到的一個基本要求就是權屬清晰、責任明確。這是現代企業管理中一個基本的原則，權力與職責相對應，有明確的權利人，才能有明確的責任承擔者，在出現問題以后才能及時找到相對應的負責人員，進行完善和改進。會計工作的特殊性，決定了合理的崗位區分對于整個會計工作進行的重要性，特別是在電算化的背景下，會計內部控制工作的各項內容已經發生了很大的改變。之前的會計內部控制工作在當前演變成需要人工與計算機互相配合來進行，這樣就加大了對員工工作權限進行控制的難度，不僅要對員工的權限進行控制，而且對每臺計算機不同的用戶賬號的權限也要進行明確的控制，使得計算機的管理權限與工作人員的管理權限相配合、相一致，不會出現混亂和紕漏。這種權限的清晰能夠有效地規避由于管理不清晰可能導致的各種負面問題，特別是對于會計工作者來說可能會產生的財務犯罪問題能夠得到有效的遏制。

第二，會計人員有效控制會計電算化工作雖然需要計算機等電子設備的參與，但是對于擔負數據處理和分析的電子計算設備而言，一些具體的規范性工作落到實處還是需要由相關的專業人員來操作。這就意味著在會計電算化的工作中，會計工作人員的素質對整個會計工作的開展依然有著重要的影響，在內部控制工作中重視對會計工作人員的素質控制依然很必要。做好這個工作，要從以下幾個方面來著手：首先，對會計工作人員的業務素質進行控制和考核，電算化下的會計工作，需要工作人員有專業的會計知識，并且能夠熟練地掌握和使用電算化設備，在會計工作人員的準入工作上，這兩個問題應該是最基本的準則和要求。除此之外，很多企業在員工入職以后很少進行考核或者業務能力的檢查，員工的職業素養在整個工作過程中沒有得到檢驗也很難有大的提升，員工如果沒有進步，從本質上來講，是企業的一大損失，所以企業的內部會計控制工作應該對員工的素質予以重視。其次，企業的會計人員控制，應該選擇與崗位相匹配的工作人員來予以委任。因為雖然同屬于會計工作系統，但是不同崗位的工作性質還是有所差別，每個崗位所需的氣質品質也各不相同，必須根據崗位的特殊性來選擇與其最佳匹配的工作人員來進行委任，這是一種人性化、科學化的人事管理方式，同時，也是保證會計工作效果最大化的一個途徑。

第三，加強對程序操作的內部控制。會計電算化背景下的內部會計控制工作。除了上面提到的崗位與人員控制以外，還要從程序規范上予以控制，這項控制工作是會計電算化與傳統會計工作的一個顯著區別。利用電算化設備對信息進行處理，也是一個系統復雜的過程，它會涉及到對不同設備的使用，需要了解和使用不同的操作命令，按照預定的步驟來逐步完成。其中任何一個細節工作的疏忽或者流程的混亂都會帶來數據信息處理的不準確，所以必須加強對電算化的程序操作規范與管理。主要從以下幾個方面予以規定：首先，明確進入機房進行操作的工作人員的身份，嚴格審核，避免閑雜人員進入機房產生不利的影響。其次，運用電算化設備進行處理的數據必須真實可靠，這種真實性要求在數據錄入和處理之前必須保證這些數據是有明確依據，具有有效性。再次，對于數據處理的結果必須進行嚴格的記錄，特別是出現的差異不能夠輕易更改，對于數據的修改需要經過嚴格的審核工作才能進行。最后，數據的安全保護工作。在機房操作的和處理的數據結果，不能輕易地帶到機房以外的地方，更不能將數據提供給不相關的工作人員，數據保密和安全是整個流程規范中的一個重要環節。這是電算化背景下，會計內部控制工作應該作出的全新調整。

第四，加強電算化設備的控制與管理工作。會計電算化背景下的內部控制工作，與傳統的會計內部控制工作相比，一個重要的方面就是要突出電算化這一特質。內部控制中加強對電算化設備的控制與管理，需要從以下幾個方面來完成。首先，日常電算化設備的管理維護。在電算化的會計工作中，計算機等電算設備扮演著工作人員的重要角色，對會計工作的內部控制工作，必須將電算化設備納入到控制管理的范圍之中。其次，加強電算化工作的安全管理。電算化工作的進行，除了硬件設備以外，還會使用到一些軟件和管理系統，信息安全管理是內部控制工作必須要重視的工作內容，加強電算化安全工作管理，要吸收先進的電算化安全防范技術，加強對重要數據的管理，并且不斷提升工作人員使用電算化設備的安全意識，嚴格規范他們的操作行為，要從整個會計工作系統內部，提升安全意識和安全管理的水平。

【參考文獻】

［1］ 錢玲英.試論企業如何強化內部的會計電算化控制［J］.廣東科技，2010（2）.

［2］ 韓美日.加強事業單位電算化內部控制的措施研究［J］.經營管理者，2010（9）.

［3］ 趙春芳.淺析電算化會計的內部控制［J］.保定職業技術學院，2006（2）.

［4］ 程琳.我國企業會計舞弊原因探析——對內部組織控制和內部管理控制不力釋解［J］.北方經濟，2006（6）.

［5］ 李紅琨，劉琨.淺論企業內部控制要素與組合［J］.北方經濟， 2006（12）.