論檔案資源在信息化背景下的開發利用工作

[摘要]信息化是當今世界發展的一大趨勢，是推動社會變革的重要力量，信息資源在信息化社會中的地位和作用不可替代。開發利用信息資源是信息化社會中一項非常重要的工作，它可以引起社會政治、經濟、文化、軍事發生深刻變革，從而對世界格局產生影響。檔案作為信息資源的一部分，有著十分豐富的知識內含，對檔案信息資源進行開發利用，意義非常重大。本文正是立足于信息化社會戰略轉型的需要，針對檔案信息資源開發利用薄弱的現狀，提出了自己的戰略思考。

〔關鍵詞〕信息化社會；檔案信息資源；開發利用

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０３．０１９

〔中圖分類號〕Ｇ２７ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）０３－００７９－０４

Conform to the Need of Strategic Change in the Information Society and

Strengthen the Exploitation and Use of Archives Information ResourcesWang Ligui

（Archives，Qufu Normal University，Qufu 273165，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Informationalization is the main trend of the development in the world today.It is an important motive force to promote social change.The position and effect of information resources are not replaceable in the information society.It is an important task to exploit and make use of information resources in the information society，which can give rise to the deep change of social politics，economy，culture and military affairs，resulting in the important influence of the world structure.As one part of information resources，archives have a rich cultural connotation and great importance in the exploitation and use of archives information resources.In this article，based on the need of strategic change in the information society and aimed at the present state of insufficient exploitation and use of archives information resources，the author put forward his strategic thinking.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕the society of information;change;archives information resources;exploitation and use

１ 信息化社會及其戰略轉型

１.１ 信息化社會

信息化是指社會經濟的發展，從以物質和能源為經濟結構的重心向以信息為經濟結構的重心轉變的過程。信息與物質、能源相比，有以下幾個方面的特點：

（１）能夠重復使用，其價值能夠在使用中得到體現；

（２）具有整合性，人們對其開發利用不受時間、空間、地域、語言和行業的制約；

（３）它是社會財富，任何人都無法永久或全部擁有其使用權；

（４）具有流動性，不同的信息在不同的用戶中體現不同的價值。

信息化社會與后工業社會的概念沒有原則性的區別，是信息起主導作用的社會。在信息化的社會中，“信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在經濟社會結構中具有不可替代的地位，已成為經濟全球化背景下國際競爭的一個重點”［１］。開發利用信息資源是信息化社會中一項非常重要的工作，它可以引起社會政治、經濟、文化、軍事發生深刻變革，從而對世界格局產生影響。

１.２ 信息化社會的戰略轉型

人類社會進入到21世紀，信息化已滲透到世界的各個層面和角落。互聯網加劇了各種文化和思想的相互激蕩，成為信息傳播和知識擴散的新載體，信息資源的開發利用已深刻影響到經濟社會的發展進程。發達國家信息化發展的目標更加清晰，已經出現向信息化社會轉型的趨勢，越來越多的發展中國家也正主動迎接信息化發展帶來的新機遇，力爭跟上時代潮流。加快信息化發展已成大勢所趨，可以說，哪個國家發展的快，就有可能走在世界前面。發展的慢就肯定會被拋在后邊。

１.３ 我國信息化發展的戰略

國務院發展研究中心公布的數據顯示：2005－2020年間，中國經濟以每年7%～8%的速度增長，到2020年人均GDP達到3 000美元，仍屬于中下游收入國家。顯然，中國只有抓住信息化發展的機遇，盡快融入到世界信息化發展的大潮中，才能更有希望。中共中央辦公廳印發的《2006－2020國家信息化戰略》指出：信息化是當今世界發展的一大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。大力推進信息化，是覆蓋我國現代化建設全局的戰略舉措，是貫徹落實科學發展觀，全面建設小康社會，構建社會主義和諧社會和建設創新型國家的迫切需要和必然選擇。

2020年以前中國信息化的戰略重點為：（1）推進國民經濟信息化；（2）推行電子政務。（3）建設先進網絡文化；（4）推進社會信息化；（5）完善綜合信息基礎設施；（6）加強信息資源的開發利用；（7）提高信息產業競爭力；（8）建設國家信息安全保障體系；（9）提高國民信息技術應用能力，造就信息化人才隊伍［２］。

２ 檔案信息資源開發利用工作的現狀分析

收集檔案的目的在于利用，檔案的作用和價值只有通過利用才能體現，檔案信息資源的開發利用為檔案展示自身作用和潛在價值搭建了平臺。只有不斷提高開發利用水平，檔案工作才能充滿生機和活力。在信息化社會中，信息資源開發利用的水平已成為一個國家強盛的重要標志之一，檔案作為一種重要的信息資源，其價值和意義正是通過為社會提供服務而實現的。這一性質決定了檔案管理工作的最終目的。多少年來，檔案信息資源的開發利用工作一直在進行，也取得了一些成績，但和當今信息化社會戰略轉型的需要相比，差距顯然太大，現謹就檔案信息資源開發利用工作的現狀作以下陳述和分析：

２.１ 地區檔案機構設置過多造成了檔案信息資源的分散評價我國的檔案事業，不能僅僅停留在檔案館的數量上，而應看是否與經濟發展、社會需求相適應。在我國經濟建設的歷史上，經常出現片面追求數量而忽視質量的問題。我國檔案事業目前的狀況就是如此，尤其是省級以下市、縣兩個層級，除了市、縣檔案館外，尚有許多部門和地方檔案館（室）。從對檔案的重視和普及程度看，這似乎是對檔案事業有利的一面。但不可否認的是，這些檔案館（室）都履行著同樣的對檔案收集保管的職能，因而導致了檔案信息資源的分散，況且這些分散的檔案信息資源點，館藏檔案十分有限，內容結構非常單一，館舍裝備條件參差不齊，這就給開發利用工作帶來了困難。事實上，市、縣兩級的檔案工作完全可以實行部門和地方立卷，由市、縣檔案館對檔案集中收集保管的制度。而市、縣檔案館就其地位來說則完全可以承擔起這一職責——即地區中心檔案館的職責。這不僅有利于對檔案信息資源進行開發利用，而且能夠節約人力、物力、財力，減少部門和地方經濟負擔。市、縣檔案館作為地區中心檔案館則可以集中優勢兵力，擴大辦館規模，集中全市、縣各類檔案資源，通過對其有效地開發利用，為地方經濟建設和文化建設做出應有的貢獻。

２.２ 檔案教育尚不能突出“利用為先導”的思想

理論對實踐的指導決定著實踐的方向和方式，檔案工作能否突出利用功能和理論指導發揮的作用有直接關系。目前，我國的檔案教育從內容、方式到實習等各個環節還比較傳統，對學生的指導其大部分內容和時間還停留在對檔案的收集、整理和保管方面，對于開發利用雖然也講，但著重不夠。尤其是教學實習更是偏重了收集、整理、保管，“利用為先導”的意識得不到加強。誠然，國家檔案工作大環境因過分強調安全保密，助長了人們開發利用檔案信息資源的惰性，本來就處于封閉、半封閉狀態下的檔案工作因此更加保守。但理論是先導，理論對實踐永遠有居高臨下的指導作用。所以說我國目前開發利用檔案信息資源意識薄弱，力度不夠，檔案教育是難逃其咎的。

２.３ 檔案館館藏檔案內容單一、結構不合理

檔案作為人類社會歷史的真實記錄，理應包括政治、經濟、科技、文化、教育、衛生、宗教、生活等各個方面，這才是國家社會歷史發展的全貌。然而目前我國的不少檔案館，尤其是綜合檔案館其館藏則內容單一，大部分是黨政文書檔案，結構非常不合理，這與社會接受信息的匹配法則相矛盾，使檔案館的社會職能受到質疑，這種館藏質量如何能對社會做出貢獻呢？

２.４ “重藏輕用”的思想觀念影響了檔案信息資源的開發利用工作“重藏輕用”是檔案工作多年來形成的頑疾，以致在許多館和許多人身上很難用藥。這種思想觀念直接影響到對檔案信息資源的開發利用。一些人喜歡做習慣性的工作，不愿意在開發利用檔案信息資源上動腦子。他們也不否認開發利用工作的重要，但就是沒有行動，甚至把坐等上門、提供憑證服務當成了開發利用工作的全部。這種現象的存在有典型性，更有普遍性。我們必須引起高度重視，且不可讓“重藏輕用”的觀念進一步擴大和發展。

２.５ 過分強調安全保密對檔案信息資源開發利用工作的影響檔案有安全保密要求，全世界各國對檔案都有自己的安全保密要求，這是由于檔案的安全保密性原則所致，它對開發利用檔案信息資源肯定會產生一些影響。然而，由于世界各國在利用檔案方面的觀念不同，措施不同，其產生影響的差異還是比較大的。我國檔案工作的現狀本來就比較保守，加之恐懼安全保密要求，因此，在開發利用檔案信息資源方面就更加謹慎，有些檔案即便過了保密期也得不到開放，有些檔案在一直無人利用的情況下失去價值，直至變成一堆廢紙。法規和政策是確保檔案開放的關鍵，檔案信息資源的開發利用必須糾正檔案信息保密過寬，封閉期過長的傾向，要鼓勵人們主動地對檔案信息資源進行開發利用，對于那些在開發利用中做出成績的單位和個人應予以表彰。

２.６ 專業和技術人才缺乏對檔案信息資源開發利用工作的影響檔案信息資源中的知識含量極其豐富，欲將其活化并發掘出來，不懂檔案專業和計算機技術是不行的，就檔案館目前人員的現狀來看，恰恰就缺乏這兩方面的人才。這對事業的發展十分不利，對開發利用檔案信息資源則更不利，因為編制檢索工具有其專業性、科學性要求，不是誰想干就能干得了的；開發設計或實用計算機檢索系統，也有專業性和技術性要求，也不是誰想干就能干得了的。而專業技術人才必須靠引進或培養，引進最快捷方便，是解決人才短缺最有效的方式，若編制已滿，也只能走培養的路了。關于人才缺乏問題，各館情況不盡相同，條件稍好的館應該建立專門的開發利用機構，以加強該項工作的進度和成效。

３ 開發利用檔案信息資源的戰略思考

３.１ 確定并發揮中心檔案館的作用

檔案館的職能主要是根據國家的有關法規，對行政區內的檔案進行收、管、用。所以地方特色、類型特色、文種特色十分明顯。影響檔案信息資源開發利用的機制障礙主要是現行管理體制造成的，各自為政及合作精神的缺失導致了這一必然結果。如前所述，由于地區檔案機構設置過多且職能相同，這就造成了檔案信息資源的分散，使開發利用工作陷入十分困難的境地。我們認為：每個地區都應該確定1～2個中心檔案館，市、縣檔案館無疑是該地區的中心檔案館之一或者惟一。中心檔案館的職能除了對該地區的業務工作進行指導外，就是集中該地區各類檔案資源并負責組織開發利用，這樣既為地方各行業、各部門節約了經費（庫房建設費、設備購置費等）又能將檔案信息資源集中管理、集中開發利用，對地方經濟建設、文化節繁榮、社會和諧無疑會帶來更便捷、更高效的服務。

３.２ 檔案教育應發揮對實踐的指導和領跑作用

檔案教育要進一步充實和調整教學內容，將信息化社會先進思想充實進去，將不適應社會發展需要的內容淘汰掉，在教育教學方式和學生的實習活動中，不要一味地迎合現有模式，而應該多融入符合信息化需要的新知識、新內容。尤其是突出信息化社會“用為先導”的理念。只有這樣，檔案教育對于檔案實踐的指導和引領作用才名實相符，檔案教育在信息化社會的轉型中才能英姿勃發，為社會做出應有的貢獻。

３.３ 加強檔案信息資源建設，以建設保開發、保利用檔案信息資源的開發利用是以豐富的館藏為前提的，沒有檔案信息資源高質量、門類齊全、底蘊深厚的建設，開發利用就是一句空話。我們一定要千方百計地做好這一工作，把一切屬于管轄范圍內的具有科學研究價值和歷史參考價值的各種形態的檔案都收集起來，整理好，保管好。只有這樣，開發利用工作才有后勁，才能卓有成效。

３.４ 以創新的理念、創新的舉措做好檔案信息資源的開發利用工作知識服務的內核是知識創新，因此，創新性是知識服務的本質特征。如果說信息傳遞只是一項對信息的簡單羅列，較少涉及人的創造性勞動，那么強調信息加工、知識創新的知識服務則是建立在創造性基礎之上的。知識服務為用戶提供的不是簡單的知識堆積和信息獲取方式，而是從雜亂無章的海量信息中，提取有用信息并加工創造，從而實現知識增值的新知識。人的創造在這一過程中會得到很好的體現，能創造更大的價值［３］。對檔案信息資源的開發利用工作就是一種知識服務，而這種知識服務也必須建立在創新的基礎上。

３.４.１ 要創新開發利用檔案信息資源的制度

使開發利用工作有法可依，有章可循。制度的制定要符合信息化社會轉型的需要，要有利于促進開發利用工作的健康發展。

３.４.２ 要創新開發利用工作的機制

檔案館要設立專門的開發利用機構，要安排專人從事這項工作。要給機構定職能，給人員定職責、定任務。檔案館要安排一名館領導分管這項工件。

開發利用工作的創新必須利用信息技術手段。檔案館應抓緊建設各種類型的檔案資源數據庫，利用數據庫開展網上閱檔。要開發網上信息資源檢索系統，利用系統功能研發知識產品，進而為社會提供服務。

開發利用工作的創新還必須加強館際之間、館與科研單位、社會組織之間的協作。要拓寬可利用資源的范圍，要直接參與課題的研究，要把我們放入社會知識發掘與再創造的社會活動之中。

另外，開發利用工作的輿論創新也是必不可少的。由于檔案工作的封閉守舊，社會上對其了解十分有限，尤其是開發利用工作以前只是提供檔案憑證，社會上對其認識更是非常膚淺。現在，為了順應信息化社會的轉型，我們要對該項工作加大力度了，社會上如果對其認識依然停留在原來的層面上怎么行呢？鑒此，創新宣傳的輿論環境和措施是必不可少的。這有利于全民檔案意識的提高和檔案信息資源的開發利用。

當前，國內外在檔案信息資源開發利用方面都有做得很好的典型范例，如英國早在2003年9月就積極參與了“檔案知識”及“檔案意識提升運動”主題活動，該主題活動涉及“愛與恨”、“沿途尋根”、“開始”、“森林的鄰居”、“解放與自由”等。這些活動與民生均息息相關，從而改變了大眾對檔案館和檔案的傳統印象［４］。在我國，武漢市城建檔案館推行的面向知識的檔案資源管理，也是一個很好地范例，其中，他們開發了實用性很強的《武漢市城市綜合管網管理信息系統》，該系統把城市建設的相關資源做了系統的收集和分類總結，對城市綜合管網基礎信息進行了全面的知識獲取［５］。……

３.５ 正確理解并妥善處理安全保密與開發利用的關系維護檔案信息的安全是必要的，但過分強調安全則會貽誤信息化的進程。有關專家提出，信息安全不是越安全越好，猶如一個房子需要幾把鎖和裝什么性能的鎖，取決于里面放了些什么東西。檔案信息化應考慮成本、安全、效果三者的關系。就檔案而言，信息化一般應達到信息不被刪除、篡改［６］。在信息化社會的轉型中，檔案的安全保密與開發利用都是非常重要的，準確把握好二者的關系是管好、用好檔案的基礎。我們不能一成不變地看待檔案的保密性，而無視保密的時效性和范圍。保護檔案的根本目的在于利用，我們不能因重視安全保密而將檔案束之高閣，直至變成一文不值的廢紙。對于這種浪費，我們是痛心疾首的。

３.６ 重視并加強人才的引進與培養工作

人才在信息化建設中始終處于主導地位，是最重要的建設資源，是檔案信息化成敗的關鍵。目前，我國檔案信息化建設中的人才問題十分突出，尤其是檔案學專業人才和計算機專業人才更是嚴重匱乏。該問題已成為信息化社會轉型中制約檔案信息資源開發利用工作的最大瓶頸。鑒此，重視并加強對人才的引進和培養工作就十分緊迫。我們一定要從檔案事業發展的大局和長遠利益著眼，千方百計地抓好這項工作。

總之，社會需求是開發利用檔案信息資源的驅動力，以服務來實現檔案信息的價值是檔案工作的終極目的。信息化社會的轉型急需知識服務，而檔案信息資源作為知識含量極高的一種資源，理應被發掘、被開采，這是時代賦予檔案工作的使命。檔案人只有勇敢面對，勇敢承擔才能為社會做出應有的貢獻。

參考文獻

［１］中共中央辦公廳，國務院辦公廳．關于加強信息資源開發利用工作的若干意見．中辦發［2004］34號．

［２］中共中央辦公廳.2006－2020年國家信息化發展戰略.國務院辦公廳印發．

［３］馬玉杰.檔案館開展知識服務的可行性與服務模式探討［Ｊ］.檔案學通訊，2009，（6）：42．

［４］馬海群.英國國家檔案館信息公開項目對我國檔案信息公開與服務的啟示［Ｊ］．檔案學研究，2010，（2）：85．

［５］張曉娟，等.我國檔案館運用知識管理的案例研究［Ｊ］．檔案學研究，2010，（2）：16．

［６］許桂清，等.信息化變革檔案管理探析［Ｊ］．中國檔案，2006，（3）：8．