基于財務視角的高校現場收費平臺搭建

張 偉

一、引言

現場收費是指高校在報到現場、報名現場等非日常辦公場所進行的臨時性收費工作。目前大多數高校采取網絡化的收費管理模式，通過網上銀行、銀行代扣、pos機等多種途徑進行收費，減少了財務工作量，規范了收費工作程序，提高了工作效率與工作質量，同時也為繳款人提供了便利。但是在實際收費工作中，還存在著一些特殊情況，比如校外人員臨時性繳費、各類報名與測試繳費、部分新生報到繳費等，難以采取上述辦法進行收費，只能舉辦大規模的現場收費。現場收費具有時間緊、任務重、異常情況多、涉及部門多等特點，每次收費都是各部門臨時組合，在收費過程中經常出現紕漏和不協調的情況，筆者通過多年的收費工作實踐，對如何做好高校現場收費工作進行了深入地思考，并提出了一套完整的管理辦法。

二、做好現場收費管理的意義

1.現場收費是學校收費管理的重要組成部分

現場收費是學校財務基礎管理的延伸，體現了學校的工作協調力度和日常的工作態度，是管理工作的實戰場，是檢驗和鍛煉學校管理能力、協調能力和應急處理能力的平臺，是學校財務秩序和教學管理秩序正常運行的有力保證。

2.現場收費管理是展示學校形象和學校管理水平的直接窗口

收費現場管理的好壞，會給人留下直觀強烈的印象，能夠反映學校精神風貌和工作作風。如果收費現場紊亂，毫無秩序，信息處理能力不夠，協調性差，遇到異常事件不能及時協調處理，這樣的高校，很難讓人相信會有嚴謹的學風，能提供優秀的培訓和提供良好的學習環境、培育優秀的人才，必然影響讓大眾對高校形成負面的印象，影響學校的聲譽。

三、現場收費管理中經常存在的問題

1.認識不足，重視不夠

現場收費與日常收費工作是不同的，如果認為現場收費僅僅就是把日常收費工作換了個地方，擺張桌子帶支筆就可以開展工作，忽視了現場收費自身的特點和特殊性，沒有做深入的思考和充分的準備，倉促上陣，現場缺乏秩序性和條理性，往往會造成工作被動。

2.各自為政，缺乏協調

現場收費一般涉及多個部門，由于每個部門都有自己的工作特點和利益，容易出現各自為政、本位主義嚴重等問題，忽略部門之間的溝通和協調，從而產生磨擦，形成矛盾。不管哪個部門，如果僅僅從自身的角度出發，單獨行動，不考慮現場收費工作的協調與合作，設備安排不匹配，軟件數據不銜接，就會造成各個崗位工作量不均衡，學生在某個環節的排隊現象嚴重，工作效果不理想。

3.忽視了物流、人流、信息流的控制與協調

現場收費涉及多個部門，人流、物流、信息流交錯發生，容易造成部門之間信息傳遞脫節。作為物流和人流的高級表現形式，信息流的高效協調運動是促進現場收費高效運轉的基礎。在實際收費工作過程中，存在著信息流程混亂、數據編碼不統一、無法實現數據共享等現象。收費線現場的工作展臺布置也不合理，大多采用單元式布局，各部門自成工作單元，沒有考慮人流和物流的有效協調運動，人流通道、物流傳遞路線混雜交叉，減慢了物流和人流的流動速度，造成現場堵塞和混亂，降低了現場收費工作的效率。

4.缺乏便利高效的收費管理軟件

（1）目前大多數高校的現場收費仍然采取手工填制收費票據的辦法，書寫考試號、姓名、收費項目、大小寫金額等收費信息容易出錯，給后續工作留下隱患；現場手工填制單據需要人員多，效率低，不利于現場收費的高效進行，會造成與其他部門的脫節，影響工作的整體推進。

（2）由于需要事先打印好空白票據，預計與現實有差距，會造成票據浪費。大批量的作廢發票，即會造成經濟損失，也不利于發票的正常管理。

（3）流程不合理，按照開單、繳費、對賬的流程，看似合理，但由于開單人員和出納存在多對多的關系，而且開出繳費單據后，繳費人員不一定即時繳費，有些可能不繳費而帶走票據，即有可能造成發票丟失，又會給對賬工作帶來很大困難，對賬時需要手工按發票序列號排序，才能找出丟失的發票，耽誤大量的時間和精力。收費完成后由于沒有電子數據，手工統計數據匯總收費金額會浪費大量的時間，在任務重，時間緊的情況下會對工作造成很大的被動，無法及時統計匯報收費信息，給領導的調度帶來不便。

（4）后續數據處理需要手工錄入，浪費人力，容易發生錯誤，收費后所有的收費數據都要錄入收費管理系統，與其他方式的繳費合并，錄入的信息量很大，在錄入時很容易出現錯誤，為日后的收費管理留下隱患，不利于財務信息的嚴謹和準確。

四、基于財務收費平臺的現場收費管理具體措施

1.必須樹立全局觀念，摒棄部門利益，以大局為重

溝通與協調是現場收費中的重要工作，各個部門都有自己的工作思路和方法，單獨實行起來可能很好，但是由于缺少整合，不能通盤考慮，往往會產生矛盾和沖突。在整體工作中，既要堅持工作原則，又要靈活與其他部門配合，不能因為會增加本部門的工作量就推諉扯皮。要做好事前準備，召開有關部門會議、確定工作方案，誰牽頭誰負責，做好分工與協調，各部門各司其職，互相配合，保證工作有條不紊。

2.人員及設備配備

人員配備要挑選工作能力強、處理能力快的人員；要注意同其他部門的協調，不是越多越好，否則易造成人員設備閑置；同時要做好應急準備，防止出現大規模報名時，沒有人員設備準備，要準備好后備人員，隨叫隨到。

3.現場布置要合理，保證人流、物流、信息流通暢

收費現場布置，最好按照報到報名手續的流程，各單位依次排列，既相互分離又互相連接，能夠讓人流物流通暢，既能保持現場良好的秩序，又能使工作順利協調開展；

這兩種現場收費布置方式，第一種方式，從財務繳費開始，有一名財務人員根據繳費人提供的信息，從事先設置好的收費管理系統中查找到繳費人員信息，繳費票據直接從出納面前的打印機中輸出，不經過繳費人員過渡，避免了票據丟失，不會產生票據開具人員與出納的多對多關系，保證出納手中的票據按序號排列，便于對賬；按照現場工作的手續流程，各部門依次排列，在場地允許的情況下，直接布置成直線型，場地不允許的時候，可以布置成回形，繳費人員依次進行即可完成所有的手續，無需回頭無需多次排隊，人流、物流、信息流通暢。第二種方式，各部門獨立設立場地，形成獨立的工作單元，繳費人員辦理完一個部門的手續后需要到另一個部門重新排隊，比如繳費完成后需退回才能到其他部門，與正在排隊的人員形成沖突，擾亂了秩序，不利于現場的有序運行。

4.建立簡單高效的現場收費管理軟件系統

不管是新生報到還是專業測試報名或者其他收費，在現場收費之前各部門一般都能夠獲得報名報到人員的電子數據，建立信息一體化的報到流程就成為解決現場收費管理的重要組成部分。

建立現場收費計算機管理系統。建立現場收費管理軟件程序，事先導入交費人員數據，用“報名序號”、“考試號”或者“姓名”作為索引速查碼，設置好套打票據模板窗體，財務收費人員錄入索引速查信息，自動填充其他信息，現場打印票據，打印的同時自動追加或者標記一條收費記錄，票據一式三聯，直接從出納面前的打印機輸出，打印票據后，不繳費的人員，其發票由財務人員留存，結賬時還未能繳費的，作廢處理；對于繳費后退費的，從系統中做退費標記，不能直接刪除，以留下清晰可查的交易痕跡；收款結束，分別統計系統中的收費金額和單據份數，與出納對賬；后續的數據處理也極為方便，只需從現場收費系統中導出電子數據，并庫到學校的收費管理系統即可，方便快捷，不會出錯。為了應對出現爆發性繳費人流，一般應準備兩套收費系統，一套啟用，一套備用。

如果技術開發能力強，可以建立報名報到系統和財務收費系統的集成模式，收費數據直接同步到報名報到系統，更加減少了信息流的傳遞障礙，使現場收費工作更加高效準確。

[1]李玲.高等學校收費管理的內部控制初探[J].中北大學學報（社會科學版），2007（2）.

[2]吉光.論高校學生收費管理信息系統內控機制設計[J].湖北廣播電視大學學報，2007（3）.