智能會務管理服務系統

文｜上海金橋信息股份有限公司 蔡堅宏

如今在大型機關、團體、企業里面，繁忙的工作任務和交流，帶來了諸多的會議，同時也帶來了眾多的會議中心群體。

在會議中心里面，都有超過幾十間的會議室群，會有很多的會議在這樣的大型會議功能場所中同時召開，有限的幾個會議室管理人員要負責很多間會議室的使用、管理和維護，任務非常艱巨，而且常常會出現很多差錯。

為方便人力資源管理和提升管理效率，采用智能化專業會議服務管理系統，來簡化管理流程、提高服務效率、完善會議保障能力，成為一個必然需求和科技發展的趨勢。

智能化會務管理服務系統一般包含會議室管理和會議預約兩部分，以下是這兩部分內容的詳細介紹。

1 會議室管理功能描述

（1）對所有的會議室，包括設備和功能進行集中監控管理，可以設置多個級別、多個用戶帳號。

（2）系統的每個變化都有日志記錄下來，包括投影電源、系統電源、燈光的使用時間和幫助，管理員可以查看所有房間的日志，每一個房間最高達到150個可自定義的變量。

（3）通過在右鍵菜單上彈出的功能，實現設備的控制。

（4）所有的日志，幫助和使用信息都會被存儲到數據庫里。

（5）數據庫可以通過ODBC進行簡單的連接，包括標準的報表模板和標準的輸出文件格式。

（6）通過管理軟件，監控可控投影機的燈泡等易耗品的使用壽命，當配件壽命達到更換前，系統可自動提示更換配件和耗材，數字指令可以控制相關設備的開關。

（7）通過管理軟件來實現對所有備品備件的管理，避免突發事件的發生 。

2 會議預約管理功能描述

傳統的會議管理和預約都是由專人負責，一個部門負責人針對某項目或某議程舉行會議，首先要打電話給會議室管理人員申請會議室（本人此時無法確定某間會議室某段時間是否可用），然后確定好時間、地點、人數等會議信息，再通知與會人員時間、地點等。如果有意外事件，需要改期，又要重新通知和申請一遍，看似簡單，實際很繁瑣、很浪費時間和資源、效率也很低。

傳統會議預約管理流程，如圖1所示。

圖1 傳統會議室預約管理流程

如果只是簡單的幾間會議室，由一個專人負責就可以了，但在大型會議中心中，一個會議室管理人員要負責數十間會議室的預約、使用，任務是很難實現的。

通過智能會務管理服務系統，我們就能很好的解決這些問題。該系統能夠很好的解決如此多的會議室預約管理問題，無論會議室的大小及規模，都可以通過兩種方式來實現會議預約：一是在每個會議室之外安裝顯示觸摸屏系統，實現會議的預約；二是通過辦公電腦，在OA系統上實現會議預約。

2.1 通過觸摸屏能夠實現

◆ 顯示當前會議室的使用情況，會議室占用、空閑等狀態；

◆ 顯示當前會議室的預約情況，可以預先看到本會議室在不同時間段的預約情況及與會簡要內容；

◆ 如果當前會議室正處于空閑狀態，而且當前時間段也無人預約，那么可以即時占用，通過觸摸屏的Reserve就可以即時預定；

◆ 外面的人員可以通過觸摸屏顯示狀態知道會議室內的使用情況，而不需要開門進入察看，以免打擾會議室內的活動；

◆ 可以通過觸摸屏查詢會議預約情況，并可以通過觸摸屏權限認證后控制會議室內的燈光、投影、幕布等相應模式；

◆ 會議預約無需向會議室管理員申請，只需要通過Roomview Server察看預留會議室，然后確認房間同時發送郵件給與會人員，只需通過一封郵件，就可以既預定了會議室，同時又通知了參加會議的人員時間、地點、內容。

會議觸摸屏預約界面，如圖2所示。

圖2

通過會議預約管理系統，會議發起者無需每次繁瑣地去尋找空閑會議室，匆忙地準備會議，通知大家開會。完全可以有條不紊地在最短時間內把所有的事情都處理好，大大地提高了工作效率，不再為開會而煩惱。同時，不再需要大量的會議管理人員忙得團團轉，只需要幾名普通的保潔人員在會議結束后按時清理房間衛生即可，而無需對會議室內的燈光、AV、窗簾、投影等設備維護和操控，整個環境可以由會務系統集中管理、定時管理、分時管理、無人自動恢復管理等多種模式管理。

智能會議預約系統流程圖，如圖3所示。

圖3 Crestron智能化會議預約管理流程

2.2 通過辦公電腦在OA系統上進行會議預約及審批

（1）會議預訂可以通過OA系統登錄后直接進行網上預訂，個人電腦無需安裝任何終端軟件。

（2）在會議預訂時，預訂人員可通過查詢會議室及其設備的狀態、會議通知、預定情況等相關信息瀏覽會議室的預定情況。

（3）在會議預訂時，系統能夠提供會議室基本信息，包括會議室名稱、地點、容納人數、設施情況、位置、圖片等信息，當預訂人員進行預訂、選定會議室時，系統同時顯示會議室的名稱、面積、狀態、類型、位置等信息，使預訂人員更直觀更快捷地選擇會議室；能實現會議室分組、分批管理。

（4）有自動審批功能，以先到先得原則進行審批，系統能檢測到會議室的預訂情況，自動批轉該申請。

（5）為了處理重要會議情況，系統具有手動審批功能；會議預訂過程中，系統管理員能夠進行人工干預，例如會議室預留、人工審批、強制取消預訂等。

（6）會議審批通過后，預訂人員可以在網上選擇發布會議預訂信息：會議名稱、會議地點、會議時間、會議通知等；并可以預先上傳會議內容供參會人員提前下載觀看。

（7）系統可與信息發布系統進行互聯，能夠自動將預訂好的會議基本信息（會議名稱、會議地點、會議內容等）適時地發布于相應會議室的電子顯示屏上，方便參會人員查找會議室。

（8）系統可與郵件服務平臺、短信服務平臺、通信錄互聯，自動把會議通知和會議相關信息通過郵件或短信的方式發送給會議的參會人員。同時通過自動回復功能，系統能夠自動確認接收人員是否收到。

（9）如會議地點、時間發生變化或者會議被取消，系統能夠自動根據會議變更內容，通過郵件、短信方式通知參會人員。

（10）在會議開始10分鐘前，系統能夠通過郵件、短信等方式自動提醒會議的出席人員，保障會議能夠準時開始。

2.3 會議數據統計及分析

（1）能夠通過多種方式查詢（名稱、時間、參會人員等）會議類型及會議室的情況等。

（2）能夠查詢會議跟蹤事項的辦理結果（包括設備故障維護、系統更新等）。

（3）能夠統計出故障及使用率最高及最低的會議室。

（4）能夠統計出出勤及缺勤率最高的員工。

（5）能夠統計出故障及使用率最高及最低的設備。

（6）能夠統計每間會議室的使用率、使用時間及故障率。

（7）能夠統計設備的使用率、故障率及維護率。

（8）能夠按年按月統計各部門使用會議室的情況及出勤率。

（9）能夠按年按月統計個人召開會議的情況及出勤率。

（10）能夠按年按月統計某單位會議室的情況。

（11）能夠按年按月統計后勤服務費用支出及收入等數據進行統計和分析。

（12）能夠統計某項目的會議次數、會議時間、會議記錄、參會人數。

（13）能夠統計某單位開展會議的時間、參會人數、會議費用及后勤服務費用（餐飲、水果、點心、文具等）。

通過建設一套集會議預定統籌、會務集中管理、設備智能控制、數據統計分析為一體的智能化會務管理服務系統，實現會議簡單快捷預定、通知高效及時發布、后勤服務自動統籌、會議過程自動提示、參會人員自動確認、各種設備智能控制、故障維護自動報警、會務管理智能高效、會務人員統計分析等功能。從而實現會議全程智能化、自動化、電子化，保障會議中心的高效運行。以簡單的管理操作完成繁鎖的工作任務，提高工作效率，減少差錯率，節省成本。