談數(shù)字檔案資源的管理與利用

馬蓉

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案資源越來越豐富。數(shù)字檔案資源的管理與開發(fā)利用問題越來越成為現(xiàn)實問題，本文針對這一問題對數(shù)字檔案資源的管理與利用方式提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 數(shù)字檔案館 檔案資源 管理與利用

一、數(shù)字檔案

數(shù)字檔案（Digital Archives）是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件。數(shù)字檔案是人類社會真實活動的數(shù)字化記錄，是辦公自動化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它必將深刻地改變檔案工作的面貌和信息環(huán)境。中國檔案學(xué)會2010年檔案工作者年會將檔案信息化建設(shè)確定為年會主題，其中數(shù)字檔案研究被確定為其中的一個研究專題，包括數(shù)字檔案館探索與實踐、檔案數(shù)字化技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理的研究、檔案數(shù)據(jù)庫與檔案網(wǎng)站建設(shè)等方面的內(nèi)容。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國各級數(shù)字化檔案館建設(shè)步伐的加快，檔案資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化越來越廣泛深入，數(shù)字檔案資源的管理與開發(fā)利用問題越來越成為現(xiàn)實問題。

二、數(shù)字檔案資源的管理與利用

1.以檔案工作信息化促進數(shù)字檔案資源的管理

在我國檔案工作的未來發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)是一個十分重要的趨勢。檔案工作信息化即檔案資源數(shù)字化建設(shè)，一般來講，檔案資源數(shù)字化有兩個不同層次，一是檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄資源共享。另外一個層次是檔案全文信息的數(shù)字化，實現(xiàn)更高層次的檔案信息資源共享。

2.檔案資源網(wǎng)站建設(shè)

檔案資源網(wǎng)站是檔案機構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)上建立的數(shù)字檔案資源網(wǎng)絡(luò)站點，以主頁的方式提供相關(guān)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案資源網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是檔案機構(gòu)傳播數(shù)字檔案資源的門戶。

3.數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館是檔案用戶利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)遠程獲取數(shù)字檔案資源的一種檔案管理與利用模式。數(shù)字檔案館是通過互聯(lián)網(wǎng)對分布于各地的各種數(shù)字檔案資源實現(xiàn)動態(tài)搜索。數(shù)字檔案館具有檔案資源數(shù)字化、檔案信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案服務(wù)形式多樣化、檔案資源共享化、檔案檢索便捷化等特點。數(shù)字檔案館的含義有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案資源的網(wǎng)絡(luò)空間，是由若干檔案資源庫、檔案信息資源中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館指其中的個體檔案館，其含義除了館藏檔案數(shù)字化的工作外，還涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建（包括軟、硬件系統(tǒng)的設(shè)計和組織實體的建立）。它包括：（1）接收應(yīng)歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)，并對立檔單位的電子文件工作流程實施在線監(jiān)督和控制，以及時獲取電子文件，防止重要文件的流失；（2）將現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞；（3）支持對館藏各種檔案實體的自動化管理；（4）支持以網(wǎng)絡(luò)連接行業(yè)、政府信息資源庫及不同檔案館的數(shù)字化館藏，能夠提供分散于不同地區(qū)的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享；（5）組織對數(shù)據(jù)的有效訪問和查詢，使用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)字化檔案信息（包括目錄、索引和全文）進行查閱。

4.數(shù)字檔案資源的利用

檔案提供利用工作，亦稱檔案利用服務(wù)，是檔案保管部門以所收藏的檔案為依據(jù)，通過一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業(yè)服務(wù)的一項業(yè)務(wù)活動。《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》、《檔案館工作通則》中的有關(guān)規(guī)定，檔案提供利用工作的基本要求是：檔案館（室）應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造基本的條件，簡化手續(xù)、提供方便，主動開展檔案的利用活動，及時掌握和分析檔案的利用效果。

與原始檔案利用相比，數(shù)字檔案在利用形式、方法、手段等方面具有明顯的信息技術(shù)特性。因此數(shù)字檔案資源的利用應(yīng)在“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則指導(dǎo)下，立足最先進的信息技術(shù)和全新的發(fā)展思路，逐步建立起檔案數(shù)字資源的收集、存儲、加工、管理、利用的過程體系和政府、企業(yè)、事業(yè)、社區(qū)、家庭等檔案管理的模式，建立立檔單位、區(qū)（縣）、地（市）、省（市）多級的檔案目錄資源庫、現(xiàn)行文件資源庫、電子文件資源庫、管理過程信息資源庫，最終構(gòu)建基于各種網(wǎng)絡(luò)（局域網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）平臺并覆蓋一定區(qū)域的大規(guī)模、超大規(guī)模的檔案信息資源共享總庫，不斷滿足檔案利用者和檔案管理者的需求。

5. 借鑒數(shù)字圖書館的文獻資源開發(fā)利用模式

數(shù)字圖書館技術(shù)和文獻資源開發(fā)利用服務(wù)模式已經(jīng)相當(dāng)成熟，比如國家數(shù)字圖書館工程、區(qū)域數(shù)字圖書館聯(lián)盟等模式，還有數(shù)字圖書館的核心服務(wù)模式——文獻資源數(shù)據(jù)庫技術(shù)（中國知網(wǎng)、萬方知識服務(wù)系統(tǒng)、維普資訊），都可以為數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用提供借鑒。數(shù)字檔案資源的開發(fā)與利用應(yīng)加快檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，深入研究檔案信息處理技術(shù)，如檔案資源數(shù)字化工作中的文本處理技術(shù)、圖像處理技術(shù)、音頻視頻處理技術(shù)等，建立各種檔案資源專題數(shù)據(jù)庫。

參考文獻：

1.劉曉璐等.基于電子政務(wù)信息門戶的數(shù)字檔案資源建設(shè)[J].技術(shù)與創(chuàng)新管理,2009(6).

2.陳永生,薛四新.基于分級存儲的數(shù)字化檔案利用模式研究[J].檔案學(xué)研究,2006(5).

3.馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2001.

作者單位：河北省唐山師范學(xué)院