淺談如何做好醫院檔案的開發利用

周喜強

摘要：檔案利用是檔案工作的出發點和根本目的，如何做好檔案的提供利用，發揮檔案的利用價值，本文進行了探討。

關鍵詞： 檔案開發 利用 信息反饋 效益原則

檔案保存的目的是為了提供利用。利用是為了查找有利用價值的憑證和依據。開發和利用檔案信息資源，是為了使檔案在工作中能更好地發揮檔案的利用價值。以往工作中存在著檔案利用的傳統化和被動服務，直接影響著檔案的提供利用，也嚴重影響著檔案信息資源的開發和檔案事業的健康發展。

一、在檔案信息資源開發和信息反饋工作中的問題

（一）長期以來，在以醫療為中心的醫院管理中，檔案工作由不被重視、缺乏科學規范的管理，到近年來通過開展檔案目標管理考核，檔案管理逐步走向規范化、制度化、科學化和現代化，成為醫院管理工作的一個重要組成部分。但只局限于檔案的被動利用，不注重檔案利用價值的信息反饋和檔案價值的時效性，反映不了醫院工作的全貌，不主動提供利用檔案，也就不能及時地收集到有價值的檔案信息資料，也就失去了檔案保存的價值。

（二）在檔案室利用檔案時，存在著檔案內容界定不清、管理范圍不明、填寫利用目的比較簡單等問題。只是在利用時，填寫“借”和“還”，失去了很多檔案利用信息反饋的機會，也就失去了進一步改善檔案利用工作的針對性依據。

（三）對檔案利用價值的體現，關鍵還在于檔案的管理。計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了越來越多的電子文件；醫療保險制度改革的實施和醫保專門檔案的數量日益增多，醫院檔案內容不斷更新，數量日益增多。因此，醫院檔案必須做好基礎業務工作。一是擴大檔案材料的收集范圍，進一步完善歸檔制度，積極做好各門類、各種載體檔案材料的收集歸檔工作，防止檔案材料流失，豐富館藏。二是搞好檔案材料的價值鑒定工作，對超期保管的各類檔案進行鑒定銷毀，優化室藏。三是搞好檔案材料的整理工作，提高案卷質量。對形成的檔案材料要按照檔案分類方案進行基礎的分類、排列和編目，組成有序體系便于提供利用。四是完善檔案檢索工具體系，滿足醫院各部門對開發利用室藏檔案的需要。五是做好平時檔案材料的收集、分類歸檔、編研利用及實例檔案的匯集，促進檔案的開發與利用。

二、主觀與客觀并舉，發揮檔案的最大效益

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。檔案的提供利用基于檔案工作的方方面面，如平時的收集、分類的準確、利用者情況統計等等。因此，檔案工作的各個方面都應加強，以為提高檔案利用價值提供保障。

（一）要對有保存價值的文字、圖表、聲像等不同材料做好平時集中收集。以前有不少單位的領導，不注重檔案管理，對檔案工作重視不夠，將有價值的文字材料保存在個人手中，導致人員離退，有價值的檔案材料隨之丟失，給檔案工作和以后的查找利用造成損失和困難。

（二）要做好檔案的鑒定工作。確定檔案的保管期限很重要，把定期列為永久，把永久列為定期保存，都不能最大限度地發揮其檔案自身的利用價值，同時，把珍貴有價值的檔案列為定期保存，到期銷毀，那就永遠失去了檔案的價值。因此，做好檔案的鑒定工作，提供編寫檔案摘要和匯編，都能最大發揮檔案的利用價值。

（三）隨著科技的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。特別是在醫院，檔案的范圍由最初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理檔案、設備檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等等。掌握檔案利用信息，并對這些信息進行分析，進一步了解社會和單位對檔案利用的需求和利用者利用效果評價，從而改進我們的服務形式，拓寬利用渠道，讓更多的利用者了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，發揮檔案的作用，為衛生事業的健康發展服務。

（四）檔案專業人員的綜合素質參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。表現為檔案專業人員較少，專業知識更新慢，相關學科知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，外語水平不高，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業發展，也直接影響著檔案利用價值的發揮。在衛生體制改革工作中，醫院檔案工作面臨著范圍廣、內容新、任務重、責任大的挑戰，這就要求檔案工作者不僅要加強自身修養，狠抓業務水平的提高，還要積極參加學術研究和學術論文寫作。研究能力的提高可使檔案人員不斷地發現工作中存在的問題，及時總結經驗，更好地將檔案理論應用于實踐中去。

三、對策

（一）樹立檔案工作求效益的觀念

一是要樹立檔案工作的動態觀。醫院檔案工作的發展是動態的，在檔案管理中檔案人員要改變“管理就是保管”、“坐等上門”的傳統觀念，圍繞醫院各項工作需要，積極主動提供利用檔案。二是要樹立檔案工作的時效觀。醫院在參與醫療市場競爭中，檔案人員要樹立效率觀念，在檔案提供利用工作中，及時、準確地為利用者提供檔案。三是樹立檔案的價值觀。檔案人員要充分認識檔案的價值和作用，特別是要認識到醫學科技檔案就是潛在的生產力，一旦發揮作用，就能為醫院乃至社會創造效益，更主要的是服務于患者，提高廣大人民的健康水平，努力開發檔案信息資源，為醫院創造經濟效益服務。

（二）開展檔案數字化工作，提高利用效率

一方面，醫院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫療業務活動，須保留大量的業務歸檔材料，如人事、基建、設備、病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統的方法貯存，將占用很大的空間。另一方面，高科技的發展，也使檔案載體更加豐富多樣。隨著科學技術和經濟的發展，醫院各方面管理對檔案信息的需求有增無減，而且要求快速、準確、系統地提供利用。因此，醫院檔案必須改進檔案管理手段和方法。首先，編制檢索工具要做到科學、適用，切忌盲目追求數量而搞多、濫、雜；其次，在一個單位內編制何種檢索工具，建立何種檢索工具體系，都必須考慮其能否迅速、準確地滿足利用者多角度查詢檔案的需要。要本著“實用與效能”的原則，選編具有較強針對性的檢索工具，確定目標，統籌安排，逐步實施，加速醫院檔案信息由傳統管理向現代化管理轉變的進程。

（四）努力開發利用檔案信息資源，增強服務功能

一是檔案人員要做好常規查檔的接待工作，而且要加強與醫院各管理部門的聯系，及時了解醫院各項工作的利用需求，為利用者準確提供檔案信息服務。二是搞好編輯研究工作，提供編輯研究服務，如提供全宗介紹、專題匯編、文摘題要等。三是為保證檔案材料收集的齊全和完整，搞好跟蹤服務。特別對歸檔難度比較大的科研課題和基建檔案，檔案部門可采用跟蹤服務的方法取得寶貴資料。四是醫院檔案管理部門要以開發利用價值為目標，逐步從“封閉型”向“開放型”、從“保管型”向“參與決策型”轉變。檔案室藏由“單一型”向“綜合型”方向發展，搞好檔案、資料、情報信息的一體化服務，這樣可以使醫院的各種信息互相補充，互相滲透，構成醫院信息的完整體系，使檔案室成為信息儲藏中心和利用中心，發揮檔案的最大利用價值。

作者單位：山東省煙臺毓璜頂醫院