高校科研經費財務管理中存在的問題及對策

柏云燕

隨著教育體制和科技體制改革的不斷深化，高校由原來單一的人才培養功能，逐步向科學研究和服務社會等多項功能轉變，科研實力不斷增強，承擔的科研項目和籌措的科研經費呈大幅度增長。高校科研經費管理是科研管理的核心內容之一，是財務管理的一個重要組成部分，貫穿項目管理的全過程，是項目管理的關鍵，做好科研經費管理工作是科研工作正常進行并取得預期效果的有力保障。如何實現對高校科研經費的科學、有效、合理和規范管理，保證科研經費可以充分發揮最大效益，使高校科研工作順利開展，樹立財務管理在科研經費管理中的中心地位，是高校面臨的一個刻不容緩的課題。

一、高校科研經費財務管理中存在的問題

（一）科研經費實際支出與項目預算編制不符

在實際工作中，項目負責人普遍認為編制預算的目的是為了讓科研項目成功立項，在編制預算時往往憑借提供科研經費單位的要求及項目申報經驗來預估，使得預算不準確、不科學，從而在經費到位后無法嚴格按照預算執行。另一方面，由于財務管理部門與科研管理部門之間的信息不對稱，項目合同或協議一般由科研部門存檔管理，財務部門很難得到跟項目有關的財務預算，財務部門在科研項目申報階段基本上不參與，對科研項目的運作過程不熟悉，談不上對立項的預算是否合理進行監督，不能保證預算是否能真實地反映項目的直接成本和間接成本，失去了預算的嚴肅性和實際意義，最終導致審核項目開支時也只能依照定性的各級規定來核定報銷范圍，而不是按照課題立項時的預算核銷開支，使得預算形同虛設，失去了預算對支出應有的約束力，為后續的經費核算和監督埋下了隱患。

（二）科研經費財務管理的制度不健全

在科研經費的報銷中，由于科研經費支出的合理性標準很難界定，學校對于人員經費、差旅費、招待費、禮品等費用沒有明確的支出比例控制，財務部門在具體審核時不好把握，只要有審批人簽字和經辦人及相應的正規票據，用途上能說過去的就能夠報銷，使得這部分費用在科研經費的開支比重日益增加。另一方面，由于財務人員一般情況下不參加科研項目的具體管理工作，即使報銷收據中所列的明細賬與實際情況不符，財務人員也無法對科研項目的支出進行有效的監督。

（三）項目管理與經費財務管理出現脫節

目前，多數高校科研管理部門注重于爭取項目和提取管理費，不跟蹤經費使用的合理性、有效性；而財務部門則對科研基金的籌集和運用全過程缺乏了解和有效監督，只是給予“記賬”；再則部門之間缺少必要溝通，管理上沒能協調統一。從事財務的不熟悉科研管理工作，從事科研的不懂財務管理，這就造成項目管理與財務管理嚴重脫節的現象，進而不能通過經費管理來控制項目進程。出現科研經費已經用完而科研項目卻未結題，或者科研項目已結題，結余經費卻長期掛賬等情況。科研項目結余經費長期掛賬，增加了管理成本，影響了會計信息的真實性，也影響了課題經費的使用效率和效果。

（四）內部管理和監督機制不完善

一方面高校內控制度不健全、管理監督機制不完善，使科研經費沒有形成有效的管理制度；另一方面高校科研管理部門所制定的科研經費內部管理制度，往往只重視科研項目的規模、科研成果以及科研收入，忽視科研經費使用管理和績效評價制度的建立。而財務部門是“重決算，輕預算”，審計部門缺乏全程跟蹤監督，造成管理上的混亂。目前許多高校對科研項目的立項、經費撥入、使用、結算、成果轉化等流程中經費使用的合理性、經濟性、效率性等，均沒有完善的制度做控制，造成科研經費監督機制不完善，管理職能缺失。

二、完善高校科研經費財務管理的對策與措施

（一）探索新型有效的財務管理運行機制

一般高校對于科研經費的財務管理，都由計財處負責，如果在科技處下設了專門性的財務室，負責科研經費的管理，工作人員由計財處派出。這樣，財務管理人員不僅較易掌握科研工作的基本情況，而且還能從立項開始，全程參與科研管理工作。

（二）運用現代企業財務管理理念來管理科研經費

高校應針對當前科研經費使用和管理中出現的問題，根據國家有關規定，結合學校實際情況，制定出一套滿足不同性質研究工作要求的校內科研經費管理制度，在制度中明確規定科研經費的使用原則、使用范圍、使用辦法和審批手續等，對其中的人員經費、評審費、管理費等都應作出嚴格規定，讓財務管理人員及科研人員在實際操作中有章可循。一方面，高校應根據國家科研經費管理辦法和相關財經法規，結合科研經費自身的特點，本著既靈活又規范的原則，不斷完善科研經費管理制度。另一方面，高校科研經費管理，可以將課題組作為一個實體，引進現代企業財務管理的理念與方法，如成本性態分析、本量利分析、經營杠桿與固定杠桿的機制調節等，加強科研經費項目管理，防范財務風險，提高經費使用效益。以制度形式將資產保值增值能力、收益能力等指標為主的責任體系落實到課題主要負責人身上，確立責、權、利相結合的經濟責任體系。

（三）建立科研經費管理信息網絡平臺

針對科研經費財務管理的特點與需求，財務人員可以與信息技術人員合作，共同開發科研經費財務管理信息系統，連接科研管理部門、財務部門、課題負責人以及審計等部門，進行科研經費的財務管理手段創新，對科研經費財務信息進行動態查詢、統計、分析和管理，實現科研經費財務管理由結果控制轉變為過程控制，由被動式管理轉變為主動式管理。由科研管理部門將科研課題名稱、下達經費單位、研究期限及經費預算方案等信息錄到課題負責人名下；財務部門負責將收到的每筆收入、發生的每筆支出明細錄到每個課題中；課題負責人通過密碼可在網絡上查看自己的科研經費使用情況及結余情況，做到心中有數；各職能部門可通過該網絡平臺及時快速地獲取準確、完整的科研課題有關信息。該信息系統的財務運行步驟是：

1.根據到款金額設立科研項目代碼XXXXX，同時輸入控制程序使在該項目代碼XXXXX下，分科目報銷金額。比如分別為：資料費5萬元、差旅費3萬元、測試加工費8萬元、人員費用7萬元、設備費13萬元、材料費7萬元、鑒定費5萬元、其它費用2萬元。

2.日常工作時以原始憑證辦理報銷業務。當該項目所報銷的資料費總額超過5萬元時，計算機系統會提示費用已用完，自動停止；未超過時則自動通過。其余費用科目運行過程與結果同上。

3.項目完成結題時，按照真實的財務數據編制財務報表，其數據基本與經費使用計劃一致。

4.依據財務報表提供的數據對項目進行成本分析和技術經濟分析，得出真實有用的數據，為今后的科研經費管理提供可信的參考。

由此可見，啟用科研經費財務管理信息系統，有以下優點：第一可以實現科研經費財務管理的全程控制。在項目初始化時，就將經費細分為資料費、差旅費、測試費、材料費、業務費、評審費等費用。在使用中如出現個別科目費用超支，系統會做出相應的提示。這就能保證科研經費按照申請計劃使用，實現了事前控制；在系統運行中再根據實際情況的變化微調各科目具體支出指標，也就實現了事中控制；在項目完成時通過系統迅速作出財務報表，并進行相關財務指標分析，為今后的科研經費申請提供了有益的財務信息，為科研管理決策提供了可靠的依據，這就實現了事后控制。第二是可以將財務專用系統中的數據轉化成科研人員能理解的語言和數據，將預算執行情況及時反饋給科研人員，實現財務管理信息的有效共享。第三是可以為財務部門和科研人員之間搭建起一個實時溝通的橋梁，為實施新的科研經費管理理念提供一個有效工具。

（四）加強科研項目結題結賬管理

項目負責人應嚴格按照項目合同規定的時間開展研究工作，項目研究結束或通過驗收后，及時辦理結題手續。學校科研管理部門每年應定期將結題項目的有關信息通知財務部門，財務部門協助項目負責人核對經費收支結余情況，如實填制經費使用報表，對項目結余經費制定出合理的管理辦法，明確項目結賬時間和結余經費的用途，避免應結未結科研項目越來越多，長期掛賬現象。原則上，項目負責人應在六個月內根據學校制定的科研經費結賬管理辦法辦理結賬手續。對于無正當理由逾期不辦結賬手續的科研項目，學校有權按照校內管理辦法予以結賬。

（五）切實加強對科研經費的監管和使用效益評估

為了確保科研資金安全并合理使用，審計、財政、科技和主管部門應定期或不定期地對高校科研經費的管理規定及經費收支情況進行監督檢查，重點防止科研經費使用違反預算管理規定，以協作費、勞務費等虛假名義外撥科研經費，科研經費形成資產流失等問題。對違反科研管理規定、造成學校經濟損失或損害學校聲譽的，堅決予以懲處，挪用、貪污受賄觸犯刑法的移送司法機關處理。

聯合科研、審計等部門對科研項目進行評價與審計，有需要的話，還可以聘請獨立的第三方對項目的科研結果和經費的使用情況分別進行獨立的分析和審計，并將評價結論向相關單位報告。根據項目的完成質量建立相應的獎罰機制，對于那些經費使用合理，對實驗室建設有貢獻，項目完成質量好的課題組給予獎勵，同時對那些經費使用混亂，項目完成質量差的給予懲罰，做到獎罰分明，以促進科研工作的健康發展。因此，項目結題不僅僅是發表了幾篇論文完事，還應增加對資金使用效能的分析和報告。這樣促使項目負責人合理地申報科研項目，謹慎地使用科研資金，增強資金的使用效果。

總之，高校科研經費管理是一項復雜而重要的工程，牽涉到外部的國家、地方政府等資金投入方以及內部的科研管理部門、財務部門、審計等部門的協同效應。加強高校科研經費管理，提高會計信息質量，需要各相關單位與部門的重視與關注，進一步完善高校財務制度，提升科研人員的成本控制意識，確保國家的每一份資金用到實處。