關于醫院考勤管理信息化建設探析

張 梅，崔 劍

中國中醫科學院廣安門醫院，北京 100053

考勤是醫院每個員工都關注的話題，也是醫院管理的基礎。醫院考勤匯總統計是醫院為員工計發薪酬及各種福利的一項重要依據，同時也是員工職稱、職務晉升、年度評優考核等工作的主要參考信息。伴隨著企事業單位管理制度的發展，考勤管理系統也經歷了從手工、卡式打卡機、IC卡管理系統、指紋考勤機到人臉、語音識別以及RFID技術的發展過程[1]。對于醫院，采取什么樣的方法能夠準確、快捷地獲取考勤匯總信息，是人力資源管理部門面臨的一個問題。

一般的綜合性醫院均設有住院、門診部門，有些還有分院，有日常的管理人員，還有倒班的臨床醫護人員；醫生要在住院和門診輪轉，有住院值班、門診出診等。這些復雜多變的考勤情況，在多數醫院仍采取手工模式進行信息匯總。Excel是一種簡單易行的管理模式，且醫院網絡環境日益成熟，建立一套方便、快捷地考勤管理信息系統逐漸成為醫院考勤管理的一個勢在必行的發展方向[2]。

1 考勤手工匯總模式

2008年以前筆者所在醫院一直延用過去的手工考勤匯總方式，統計結果用Word文本展示，每月新考勤在上月考勤的基礎上手工涂改，人數統計采用人工口算法。不僅方法落后、工作效率低，而且給其他需要用考勤結果的相關部門造成相當大的不便。

2 基于Excel工具的匯總模式

Excel擁有強大的數據處理功能，如能充分利用Excel表建立一套考勤管理的數據庫，既避免了傳統手工記錄、匯總統計的繁瑣流程，也能在尚未實施更高級的考勤信息管理平臺之前實現考勤信息化，成為令人滿意的過渡形式[3-4]。

2.1 基本信息匯總

在考勤管理數據庫里為每名員工建立一條獨立的信息資料，包括員工編號、姓名、科室名稱、科室編碼、人員類別、上期所在科室、缺勤情況、夜班次數、核算屬性、備注等項目（表1）。根據各個科室報送上來的《科室考勤表》逐一審核（按員工編號排序），將各項字段錄入對應員工的考勤信息內，特別需要注意下列幾點細節：①人員類別是用于標注一些關鍵分類標識的，如是否是輪轉醫生、門診護士、合同制員工、研究人員、返聘人員、醫技人員等，這些標識都是便于日后對于考勤結果的二次匯總、篩選和其他利用；②上期所在科室一欄主要用于識別一些在本期和上期出現的內部人員流動情況，便于掌握人員的流動方向，通過Excel表的排序、篩選等功能生成人員科室變動匯總表；③缺勤情況主要用于記錄員工的缺勤種類及缺勤工作日天數，如“張英休產假21個工作日”，就可以記錄為“產假21”；④核算屬性主要是為了滿足財務部門的各種核算要求，可以設置如醫生、護理、科研、管理、輔助等選項；⑤備注欄常用于標注一些瑣碎事物的備忘錄，如可以在備注欄標示出輪轉醫生的定科日期、出國人員的回國日期、脫產學習人員的回院日期或其他用于日后提醒的信息。

2.2 科室變動匯總

在Excel中以“上月所在科室”字段作為主要關鍵字進行排序，可生出《人員變動情況表》，包括科室編號、科室、員工編號、姓名、上月所在科室、人員屬性等項目。見表2。

2.3 缺勤匯總

在Excel中將“缺勤情況”字段作為主要關鍵字進行數據排序，可生出《缺勤匯總表》，包括科室編碼、科室、員工編號、姓名、缺勤天數等項目。見表3。

表1 我院考勤人員基本信息情況項目匯總

表2 我院考勤人員科室變動情況項目匯總

表3 我院考勤人員缺勤情況項目匯總

2.4 夜班匯總

在Excel中將“夜班次數”字段作為主要關鍵字進行數據排序，可整理出《夜班匯總表》，再交由財務部門發放員工夜班費。

2.5 缺勤期間段情況匯總

如當筆者想了解全院職工在2010年1～12月間的總體缺勤情況信息，以進行年終考核、評優或發放年終獎等工作時，能否正確快捷地實現人員缺勤情況匯總是非常重要的。Excel表中的強大的函數功能可以支持實現此功能，借助VLOOKUP函數可以完成該任務。憑借Excel表格工具的考勤信息匯總統計，是在醫院網絡覆蓋面未及考勤統計領域情況下的一種能夠令人滿意的權宜之計，較過去的手工匯總方式有了長足的進步，但Excel表格考勤匯總統計仍處于半自動化的階段，有待改進。

3 醫院考勤統計網絡化管理設計

隨著醫院信息化管理進程的迅速發展，開發更先進的網絡考勤管理平臺是必然的發展趨勢。

3.1 考勤報送流程

合理的層級報送，可以使考勤工作有序完成，節省了考勤時間，提高了考勤統計的準確性。考勤管理員作為考勤管理的中心環節，起到信息匯總和派發的重要作用。見圖1。

圖1 考勤記錄報送的層級分布圖

3.2 建立醫院考勤信息網絡化平臺

經過全院努力我院信息化建設，按照整體規劃、分布實施的原則，初步實現了醫療收費信息和主要醫療過程信息處理的自動化，形成了以 HIS、PACS、OA、LIS、財務管理、INTERNET等為核心的幾乎覆蓋全院各部門的信息化平臺。我院目前正在開發建立醫院考勤信息網絡化平臺。

3.3 利用人力資源管理軟件實現網絡傳送考勤信息

利用人力資源管理軟件的網絡化平臺實現考勤管理工作的網絡化、信息化，其具有比Excel更強大、快捷、準確、廣泛的工作成效。依據考勤管理的日常工作流程，人力資源管理信息系統中的考勤信息子系統可以分為六個功能模塊（圖2），分別是：①人員信息編輯模塊：醫院總考勤管理員可以在此模塊中進行員工基本信息維護、員工的增減、員工的科室間流動等操作。②考勤數據統計模塊：此模塊是考勤管理系統的核心部分，用于展現考勤管理信息系統的五大成果，包括《當期缺勤匯總表》、《人員科室變動匯總表》、《夜班匯總表》、《期間段缺勤情況匯總表》及《期間段科室變動情況匯總》。③考勤員日常管理模塊：在此模塊中各個科室的考勤管理員可以填寫科室成員的考勤情況，采用下拉菜單的方式進行填寫，下拉菜單中設置包括正常出勤、病假、產假、夜班、年假、倒休、學習、進修、自費出國、公派出國等項目。考慮到缺勤狀況所占比例較小，為實現人性化友好的界面，可以在填寫前，將考勤狀態均默認為 “正常出勤”，這樣考勤管理員只需要將各種“非正常出勤”選項加以編輯即可。④查詢模塊：支持院領導、部門領導查詢審批，也支持員工對本人、科室成員考勤狀況的互動查詢。此模塊多維度、多層次，可以為每位員工分層級的設置權限，查詢相對應層級人員的出勤狀況，在實現自上而下的管理職能的同時，也實現自下而上的監督職能。⑤員工申訴模塊：在查詢模塊里系統支持員工對本人考勤狀況的查詢，一旦出現員工的不認同，系統應允許員工對查詢結果進行申訴，在此模塊中如員工提出申訴，經部門考勤員及部門領導審批同意后可以對已上報考勤進行修改。⑥幫助模塊：在此模塊中可以發布醫院的考勤管理制度、年休假制度、請假制度及績效工資核發等的相關規定，方便員工查詢知曉。另外，為方便員工，此模塊還提供日歷和計算器，作為輔助工具。

圖2 醫院人力資源考勤管理系統模塊設計圖

由于醫院管理信息系統的網絡終端已覆蓋至各科室、各護理單元，所以考勤的網絡化傳送具備了較為成熟的硬件環境，考勤管理員可以通過該系統進行人員編輯、考勤錄入、統計、查詢、打印等操作。人事處工作人員或醫院總考勤員可以直接在服務器上提取到科室上傳的考勤表，完成一系列的考勤統計，并將查詢結果轉成Excel表，具有良好的接口，實現了考勤信息的部門間共享。

4 結語

由于醫院服務模式的復雜性，使醫院和企業考勤管理存在較大差異，應用Excel能夠簡單、快捷地實現考勤的計算機管理，提高工作效率，但功能相對單一。完整的考勤管理系統還需要以醫院信息管理平臺為基礎，以人員信息為基本，以崗位為中心，結合醫院實際業務，建立現代化的醫療考勤管理系統[5]。

[1]孫太國,李淑娟,李言,等.基于混合模式的考勤管理系統研究[J].計算機工程,2003,29(8):170-172.

[2]劉國禎,宮明利,桂建軍,等.我院考勤管理系統的設計與應用[J].醫療衛生裝備,2007,28(3):71-72.

[3]魏琴,張華南.利用Excel軟件開發考勤系統[J].電腦知識與技術,2006,32(4):101.

[4]黃超.醫院醫療設備的信息化管理體會[J].中外醫學研究,2010,8(12):52-53.

[5]吳琳.信息化管理在醫院建設工作中應注重的幾個問題[J].醫學綜述,2009,15(1):160.