博覽城項(xiàng)目合同管理信息化研究

張晶晶 杜春艷 胡 泉 譚健鋒

(1.華中科技大學(xué)土木工程與力學(xué)學(xué)院工程管理研究所，武漢 430074;2.武漢新城國(guó)際博覽中心有限公司，武漢 430000)

伴隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入，會(huì)展業(yè)近來(lái)年發(fā)展迅猛，全國(guó)許多地方包括一些中小城市由此興起新建、改擴(kuò)建展覽中心的熱潮[1]。表1所示為近兩年來(lái)我國(guó)各地會(huì)展設(shè)施的建設(shè)情況，通過(guò)相關(guān)資料分析得出該類(lèi)項(xiàng)目都表現(xiàn)出投資巨大、占地面積廣、規(guī)劃內(nèi)容綜合性強(qiáng)、項(xiàng)目種類(lèi)復(fù)雜、參建方眾多、建設(shè)周期長(zhǎng)、建設(shè)要求高、社會(huì)影響深遠(yuǎn)等特點(diǎn)。

合同管理是工程項(xiàng)目管理的核心，貫穿于工程實(shí)施的全過(guò)程，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施起著控制和保證的作用[2]。然而在綜合性較強(qiáng)的博覽城項(xiàng)目建設(shè)中，傳統(tǒng)的合同管理已不能滿足業(yè)主的需要。研究表明我國(guó)合同主體的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力和管理水平與國(guó)際先進(jìn)管理模式相比差距較大，特別是在合同管理理念、合同管理制度、合同管理信息化等方面落后于國(guó)際水平[3]。在博覽城項(xiàng)目中，業(yè)主面臨的合同管理風(fēng)險(xiǎn)更加突出，因此，建立以合同管理為核心的博覽城項(xiàng)目管理系統(tǒng)，合理利用現(xiàn)代信息手段進(jìn)行合同管理，是提高項(xiàng)目管理水平的重要途徑[4]。

1 博覽城項(xiàng)目合同管理的特點(diǎn)

由于博覽城項(xiàng)目規(guī)劃內(nèi)容綜合性較強(qiáng)，通常由眾多單體項(xiàng)目組成，因此該類(lèi)項(xiàng)目合同管理具有以下的固有特點(diǎn):

(1)合同信息數(shù)量多。博覽城項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生幾百份甚至上千份合同，從土地劃撥、可研設(shè)計(jì)、工程施工、建設(shè)監(jiān)理、材料供應(yīng)到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)出現(xiàn)大量的合同及相關(guān)信息。因此不僅合同數(shù)量多，而且信息量也相當(dāng)大。

(2)合同管理層次多。由于博覽城所包含的單體項(xiàng)目多是獨(dú)立審批并且需要進(jìn)行獨(dú)立的成本核算，因此除了單體項(xiàng)目?jī)?nèi)部的合同結(jié)構(gòu)層次外，還出現(xiàn)了單體項(xiàng)目之間的結(jié)構(gòu)層次。

(3)合同分析難度大。由于合同的信息量大、種類(lèi)繁多且結(jié)構(gòu)層次多，履行過(guò)程中的實(shí)時(shí)分析和總體情況分析難度較大。

(4)合同風(fēng)險(xiǎn)控制難。在復(fù)雜工程中，合同內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn)都比較困難，外部需要應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境、法律法規(guī)和乙方信用等風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部需要應(yīng)對(duì)合同管理制度不健全、流程管理不規(guī)范、監(jiān)督不到位等風(fēng)險(xiǎn)。

(5)合同管理法律要求高。合同管理除了涉及一般工程的法律法規(guī)外，還涉及大型復(fù)雜工程、政府采購(gòu)等法律法規(guī)知識(shí)。

表1 近年來(lái)各地新建會(huì)展設(shè)施基本情況

2 博覽城項(xiàng)目合同管理的問(wèn)題及建議

2.1 博覽城項(xiàng)目合同管理的問(wèn)題

目前博覽城項(xiàng)目都是各地的重點(diǎn)工程，由于社會(huì)影響和投資都非常大，均由政府和專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)共同組建新項(xiàng)目公司進(jìn)行項(xiàng)目直接管理，并由政府指揮部進(jìn)行重大決策和協(xié)調(diào)工作。新設(shè)立的項(xiàng)目公司人員數(shù)量相對(duì)較少，具有博覽城項(xiàng)目管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人并不多，合同管理模式只能參照一般的大型工程。再加上博覽城項(xiàng)目合同管理的特殊性，很容易產(chǎn)生以下主要問(wèn)題:

(1)合同管理制度與博覽城項(xiàng)目特點(diǎn)不匹配。項(xiàng)目公司照搬一般工程的合同管理制度，以及與之配套的招投標(biāo)、變更和索賠、合同檔案管理等辦法，容易導(dǎo)致不適應(yīng)博覽城項(xiàng)目合同管理特點(diǎn)，進(jìn)而影響管理制度的有效性。

(2)合同管理人員缺少同類(lèi)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。合同管理人員缺少同類(lèi)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行合同整理、合同分析和合同控制等都比較困難，合同管理的價(jià)值難以體現(xiàn)。

(3)合同信息共享程度低。由于博覽城項(xiàng)目涉及的合同信息量比較大，從合同執(zhí)行、合同信息更新、合同查閱到合同風(fēng)險(xiǎn)控制等存在一定困難。各個(gè)執(zhí)行部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)都只能片面地了解簽訂的合同，無(wú)法實(shí)現(xiàn)完全的信息共享，合同信息利用比較低效，導(dǎo)致合同執(zhí)行缺乏宏觀的控制。

(4)合同實(shí)時(shí)分析較困難。由于傳統(tǒng)合同管理理念和技術(shù)手段的落后，沒(méi)有對(duì)合同進(jìn)行實(shí)時(shí)分析，在博覽城項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中容易發(fā)生較大風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致合同變更、合同中止等影響總投資的實(shí)際問(wèn)題。

2.2 博覽城項(xiàng)目合同管理的建議

針對(duì)以上問(wèn)題必須從以下幾點(diǎn)著手，建立適合博覽城項(xiàng)目的合同管理體系。

圖1 業(yè)主內(nèi)部的PMO設(shè)置

(1)設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室

由于博覽城建設(shè)需要，項(xiàng)目管理公司忙于具體的事務(wù)性工作，項(xiàng)目指揮部忙于重大決策和協(xié)調(diào)工作，因此必須在業(yè)主內(nèi)部設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室(以下簡(jiǎn)稱PMO)如圖1，負(fù)責(zé)項(xiàng)目信息的收集、加工、處理等，同時(shí)根據(jù)各種信息分析結(jié)構(gòu)，提供制度建設(shè)、流程設(shè)計(jì)、跟蹤報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等服務(wù)，更好地為業(yè)主的決策提供支持。

(2)建立合適的合同管理制度

PMO根據(jù)博覽城項(xiàng)目特點(diǎn)，進(jìn)行有針對(duì)性的合同管理建議，建立適合博覽城多項(xiàng)目特點(diǎn)的規(guī)章制度，包括合同流程管理體系、合同范本體系、合同信用評(píng)價(jià)體系、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系、合同信息化管理體系、合同人才培養(yǎng)體系等。同時(shí)建立合同分類(lèi)、編號(hào)、變更、索賠等環(huán)節(jié)確定切實(shí)可行的操作細(xì)則，保證合同管理的可操作性、專(zhuān)業(yè)性和連續(xù)性。

(3)構(gòu)建合同管理信息化系統(tǒng)

在組織結(jié)構(gòu)和制度完善的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)主的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，搭建適合多項(xiàng)目管理的全過(guò)程合同管理框架。通過(guò)信息化手段改善流程不規(guī)范、信息共享程度低、合同分析困難等問(wèn)題，方便業(yè)主實(shí)時(shí)地控制合同風(fēng)險(xiǎn)。

3 武漢國(guó)際博覽城合同管理信息化研究

圖2 武漢國(guó)際博覽城規(guī)劃圖

武漢國(guó)際博覽城(遠(yuǎn)景規(guī)劃如圖2所示)計(jì)劃總投資78.3億，規(guī)劃用地面積約170萬(wàn)m2，包括一期中心展館工程、景觀水系、二期A組團(tuán)(包括會(huì)議中心和洲際酒店項(xiàng)目)和二期B組團(tuán)(包括假日酒店和海洋樂(lè)園項(xiàng)目)，今后還將納入第三期房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)等項(xiàng)目。截至2011年4月，僅一期中心展館工程主合同數(shù)量就達(dá)到四百多份，加上二期建設(shè)前期的合同，主合同數(shù)量總和達(dá)到470多份。隨著項(xiàng)目的開(kāi)展，合同數(shù)量不斷增加，將出現(xiàn)多項(xiàng)目多層次的合同結(jié)構(gòu)。并且由于不可避免地產(chǎn)生各類(lèi)合同變更、合同補(bǔ)充等情況，業(yè)主合同管理難度較大。

本章主要以武漢國(guó)際博覽城合同管理信息化的構(gòu)建為例，總結(jié)博覽城項(xiàng)目合同管理信息化的經(jīng)驗(yàn)。為了協(xié)助業(yè)主更好地完成項(xiàng)目管理工作，需要在業(yè)主內(nèi)部設(shè)立PMO。針對(duì)合同管理信息化的開(kāi)展，PMO需要制定合同管理及相關(guān)管理制度、設(shè)計(jì)合同管理系統(tǒng)框架及功能、維護(hù)合同管理系統(tǒng)。

3.1 構(gòu)建合適的合同管理制度

在全面分析博覽城項(xiàng)目的信息結(jié)構(gòu)特征后，融合了現(xiàn)代合同管理理念，武漢國(guó)際博覽城的合同管理的制度體系構(gòu)建如圖3，在各種體系文件的基礎(chǔ)上，還構(gòu)建了一系列相關(guān)操作細(xì)則。例如合同會(huì)簽專(zhuān)用表、各類(lèi)合同簽訂流程、合同變更程序文件、補(bǔ)充合同的簽訂規(guī)定，適合多項(xiàng)目的合同分類(lèi)方法、合同編碼規(guī)則等具體辦法，這些都為逐步推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)奠定了制度基礎(chǔ)。

3.2 合同管理系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

為了更好的實(shí)現(xiàn)合同信息的共享和工作效率的提高，采用了XML及WEB等信息技術(shù)，構(gòu)建以開(kāi)放式、可擴(kuò)展的體系架構(gòu)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)版信息系統(tǒng)。建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)主體都分配相應(yīng)的權(quán)限對(duì)合同信息進(jìn)行交換、共享、協(xié)作。

本項(xiàng)目中合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)成項(xiàng)目管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，為項(xiàng)目管理研究提供基礎(chǔ)支持。如圖4所示，系統(tǒng)整體框架系統(tǒng)應(yīng)用層、數(shù)據(jù)資源層、基礎(chǔ)設(shè)施層三個(gè)層次。

3.3 合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

根據(jù)武漢國(guó)際博覽城的實(shí)地調(diào)研情況，有取舍地將業(yè)務(wù)流程和信息化流程相結(jié)合，制定了適合合同管理系統(tǒng)操作的工作流程。首先根據(jù)確定多層次的項(xiàng)目信息庫(kù)，然后設(shè)計(jì)可以根據(jù)項(xiàng)目分類(lèi)和合同性質(zhì)分類(lèi)的兩種分類(lèi)體系，最后根據(jù)合同管理各階段劃分，梳理相應(yīng)的功能。

(1)合同形成階段功能

實(shí)際業(yè)務(wù)中該階段涵蓋合同調(diào)研、策劃、招投標(biāo)、談判、擬定合同文本、審核、簽訂。在系統(tǒng)中主要設(shè)計(jì)了以下四點(diǎn):①潛在投標(biāo)人信息庫(kù)。此處設(shè)置了關(guān)聯(lián)到合同后評(píng)價(jià)結(jié)果的信用等級(jí)，可減少信用風(fēng)險(xiǎn);②各種類(lèi)型的合同范本。可以作為合同文本擬定的參考依據(jù);③合同會(huì)簽。各部門(mén)可以通過(guò)系統(tǒng)查看相關(guān)信息，并及時(shí)對(duì)合同簽訂給出意見(jiàn);④合同基本信息登記。包括合同編號(hào)、合同名稱、合同價(jià)款、履約期限等信息。在管理制度中設(shè)計(jì)了適合多項(xiàng)目的合同分類(lèi)規(guī)則，通過(guò)系統(tǒng)讀取填寫(xiě)的合同信息，自動(dòng)對(duì)每一份合同進(jìn)行編號(hào)。

(2)合同履行階段功能

實(shí)際業(yè)務(wù)中該階段涵蓋合同支付、合同變更、合同補(bǔ)充、合同索賠。在系統(tǒng)中主要設(shè)計(jì)了以下五點(diǎn):①合同支付管理。針對(duì)指揮部管理模式的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了支付計(jì)劃、支付申請(qǐng)、財(cái)務(wù)支付三個(gè)子模塊，并增加形象進(jìn)度上傳作為合同支付的依據(jù)。決策者可以清晰地看到每一步的工作流以及及定期的合同支付匯總報(bào)表，保證了資金運(yùn)作的透明化和高效化。②合同變更管理。合同變更在系統(tǒng)中作為主合同的附屬信息，可以讓決策者及時(shí)確認(rèn)合同變更的合理性和合法性，同時(shí)有利于合同分析模塊的功能實(shí)現(xiàn)。③合同補(bǔ)充。合同補(bǔ)充較合同變更金額大，需要重新執(zhí)行新合同簽訂的流程，并且具有獨(dú)立的合同文本，因此設(shè)置了與主合同關(guān)聯(lián)的獨(dú)立編號(hào)。④合同實(shí)時(shí)分析。在以上基礎(chǔ)性設(shè)計(jì)下，通過(guò)系統(tǒng)的程序設(shè)置，可以完成系統(tǒng)自動(dòng)分析功能，形成合同執(zhí)行情況報(bào)告，合同風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告等，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供給決策者及時(shí)的、統(tǒng)一的共享信息。

圖7 合同管理詳細(xì)功能界面

(3)合同收尾階段功能

實(shí)際業(yè)務(wù)中該階段涵蓋合同終止、合同總結(jié)、合同后評(píng)價(jià)。在系統(tǒng)中主要設(shè)計(jì)了以下三點(diǎn):①合同終止。主要提供給合同管理人員不同的狀態(tài)選擇來(lái)進(jìn)行歸類(lèi)，包括正在執(zhí)行、合同中止、合同終止三種狀態(tài)。②合同總結(jié)。各合同負(fù)責(zé)人對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行上報(bào)，合同管理人員根據(jù)上報(bào)的結(jié)果和系統(tǒng)生成的分析報(bào)告，總結(jié)每個(gè)合同的執(zhí)行情況。③合同后評(píng)價(jià)。該階段主要是對(duì)合同的乙方單位進(jìn)行信用評(píng)級(jí)，并將該結(jié)果關(guān)聯(lián)到潛在投標(biāo)人信息庫(kù)。

上述三個(gè)階段的功能在系統(tǒng)中相互聯(lián)系，通過(guò)合同相關(guān)信息的查詢，可以看到有關(guān)合同的全部信息。同時(shí)系統(tǒng)針對(duì)多項(xiàng)目管理情況，提供按項(xiàng)目分類(lèi)、合同性質(zhì)分類(lèi)、合同執(zhí)行情況分類(lèi)等分類(lèi)層次。

3.4 合同管理系統(tǒng)應(yīng)用

武漢國(guó)際博覽城項(xiàng)目管理系統(tǒng)主界面如圖5所示，提供員工每天上班的工作內(nèi)容，重點(diǎn)包括項(xiàng)目管理功能導(dǎo)航、內(nèi)部公告和工作提醒，通過(guò)更新頁(yè)面可以隨時(shí)得到最新的公司信息。合同基本信息編輯界面如圖6所示，除了合同管理之外提供造價(jià)管理、招投標(biāo)管理、合同支付管理、工程變更，點(diǎn)擊相應(yīng)的導(dǎo)航可進(jìn)入下一個(gè)層次的操作。可以通過(guò)關(guān)鍵字搜索合同信息，然后點(diǎn)擊查找所有詳細(xì)信息，提高了工作效率。合同管理詳細(xì)功能界面如圖7所示，其中合同管理模塊包括合同會(huì)簽查詢、合同會(huì)簽待辦、合同基本信息、合同查詢、合同范本、合同分析等子模塊。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)三個(gè)多月的試運(yùn)行，該系統(tǒng)在武漢國(guó)際博覽城項(xiàng)目得到了很好的推廣，系統(tǒng)開(kāi)放性的設(shè)計(jì)和兼容性也為后續(xù)的項(xiàng)目提供了良好的數(shù)據(jù)接口。目前我國(guó)正在建設(shè)的綜合性的會(huì)展設(shè)施項(xiàng)目都可參照該模式進(jìn)行推廣，有效地解決指揮部模式下的多項(xiàng)目困境。

[1]毛曉紅.會(huì)展與城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究[D].北京:對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)，2007.

[2]中國(guó)建設(shè)教育協(xié)會(huì).建設(shè)工程管理概論.中國(guó)建筑工業(yè)出版社.2010.10:227.

[3]陳慧超.建設(shè)工程合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范與控制[J].施工技術(shù).2010，1:108-110.

[4]陳志偉.工程項(xiàng)目業(yè)主方全面合同管理研究[D].青島:中國(guó)洋大學(xué)，2008.