基于網絡化的醫院藥品采購訂單分發服務系統的介紹

任娜，趙懷全，甄健存（北京積水潭醫院藥劑科，北京市100035）

隨著醫藥電子商務在世界范圍內的廣泛開展，其代替傳統的醫藥經營模式成為必然趨勢。必須充分了解發展醫藥電子商務的必要性和緊迫性，在實踐中及時進行探索和總結。

我院是“三甲”綜合醫院，近年來使用的藥品品種大幅增加，與藥品供應商之間的往來更加密切和頻繁。我院傳統的手工發票錄入方式人為影響因素大，工作繁重，耗費大量時間，且出錯率高，已經不適應現代藥庫的藥品管理工作要求。醫院信息系統（HIS）的不斷升級改進，計算機網絡技術水平不斷提高，為醫藥電子商務的發展提供了一個平臺。因此，我院與軟件公司合作，設計和應用了藥品采購訂單分發服務系統，以更好地保障藥品信息的準確性和數據傳遞的可靠性，從而降低庫存，提高資金的利用率。

1 傳統的工作流程和新規劃的基于網絡化的藥品采購工作流程比較

隨著“醫院管理年”活動的深入開展，建設節約型、效益型醫院，實現醫院物流、人流、資金流最佳配置、最佳利用是當代醫院管理者必須重視的課題[1]。藥品采購訂單分發服務系統的目的是提高藥品發票錄入工作效率，進行藥品信息監控，節省人工，節約時間，加強藥品批號管理。

現將傳統的工作流程和新規劃的基于網絡化的藥品采購工作流程比較如下。

1.1 傳統的工作流程

傳統的醫院工作流程是采購員通過電話或者網絡終端制定采購訂單，供應商根據訂單人工生成發票，庫管員根據各個供應商的紙質發票核對藥品，無誤后采購員根據發票信息手工錄入并經過庫管員核對后輸入HIS，各個環節大多通過人與人之間票據的傳遞和多次人工錄入銜接，發票錄入工作量大，驗收時不能與訂單及時核對，很容易出現誤差。傳統工作流程如圖1所示。

圖1 傳統的工作流程Fig 1 Traditionalworking process

1.2 新規劃的基于網絡化的藥品采購工作流程

新規劃的基于網絡化的藥品采購工作流程，在各個環節減少人為因素的影響，通過網絡和信息媒介直接完成了發票信息傳遞過程，發票信息直接導入HIS，大大縮短了時間，節省了人力，提高了效率。基于網絡化的藥品采購工作流程如圖2所示。

圖2 基于網絡化的藥品采購工作流程Fig 2 Drug procurementwork flow based on network

2 藥品采購訂單分發服務系統設計和運行的軟硬件平臺

我院與軟件公司根據實際工作情況，共同設計流程。軟件公司采用M icrosoftSQLServer2008數據庫軟件設計了該系統，采用HTTPS安全超文本傳輸協議，加密傳輸數據；通過LDAP（輕型目錄訪問協議）、CA數字認證等傳輸檢測協議保證了系統運作的穩定性、安全性及拓展性。

硬件平臺：計算機1臺，采用奔騰Ⅳ處理器及以上CPU，1 G以上內存，20G以上硬盤空間，寬帶上網端口。軟件平臺：操作系統Windows XP，通過軟件公司提供的Web Service平臺方式可以與HIS進行整合，達到無縫連接的效果。

3 藥品采購訂單分發服務系統的實施過程

3.1 初期準備階段

主要包括前期介紹及基礎數據準備。軟件公司提交書面協議，與各家藥品供應商聯系，商榷數據的對碼和相關的傳輸工作。根據我院的實際情況，綜合其他醫院目前電子發票的使用情況，結合不同軟件公司設計系統的優缺點，通過公開的選拔，確定了一家軟件公司。選定公司后，由于其設計的系統與我院HIS是獨立的2套系統，根據我院藥品的編碼、規格、價格等不同內容，實現數據的對接。

3.2 試運行階段

準備階段完成后，進行發票數據試運行，從供應商中選擇幾家藥品數據相對全面的藥品供應商，經過互聯網在軟件公司提供的網頁平臺進行數據文件的導入和導出，試傳送數據，并根據出現的問題，進行調整。

3.3 應用階段

主要是指第1批供應商試運行后，其他藥品供應商進行網上數據切換階段。試運行正常后1到2周為其他藥品供應商提供接口，測試后，將藥品供應商的數據切換（一般2周左右時間）。這個階段比較長，其原因主要是各個藥品供應商的配合程度不一樣，這項工作還將繼續努力和協調下去。

3.4 維護階段

系統的日常維護工作，如數據庫的升級，定期對新藥品進行信息導入，根據醫院需要調整功能。

3.5 藥品采購訂單分發服務系統發票信息傳送流程

藥品采購訂單分發服務系統發票信息傳送流程如圖3所示。

圖3 藥品采購訂單分發服務系統發票信息傳送流程Fig 3 Drug purchase order distribution service system process

4 藥品采購訂單分發服務系統的優勢

4.1 提高了工作效率

藥庫作為醫院藥品信息的入口端和醫院藥品的儲備庫，擔負著重要的管理任務[2]。藥庫能在最短的時間內將入庫藥品發票批量導入，有效保障了醫院藥庫實庫存管理的進行[3]。傳統手工發票錄入工作量大，勞動重復，常出現庫存藥品與賬目不符、藥品失效浪費等問題。我院現在平均每月發票約1 000張，每張發票的錄入核對項目為16項，還經常會遇到人工單位換算、價格換算等事宜，不僅發票錄入的工作量極大且差錯率高?，F在系統全部自動換算，直接導入，基本不再出現錯誤，工作時間大幅縮短，錄入時間減少為原來的1/4（例如原來需要8 h時間錄入的數據現在只需要2 h）。

4.2 保證了數據的準確性

計算機管理系統軟件在輸入藥品信息、出入庫管理、往來賬目、動態監控等方面可發揮其迅速、可靠、實用、準確、完整的優勢，并兼顧藥庫管理和系統信息收集分析的雙重職能，為醫院藥庫系統化、規范化管理提供了依據。節省了醫院和商業的重復性工作，只需一次接入，便可同接入平臺的其他藥品供應商交換數據，由于網上實時傳送的數據經系統自動核對導入HIS，其他人員不用重復審核，保證了數據的準確性。

4.3 降低了差錯率

以往我院專人負責發票入庫，隨著門診量的不斷上漲，藥品數量和品種的增多，其工作量也日益增大。藥庫有大量的發票信息需要手工錄入，單調、乏味、重復性工作易造成錄入錯誤，需要人員仔細認真核對多遍[4]。該系統可以減少手工入庫可能造成的數據錄入錯誤，加快藥品入庫的速度，可精簡環節、降低差錯概率和人力消耗。

4.4 加強了藥品批號管理

使得藥品批號等信息從進入醫院庫房到分發至各個部門，全程進行電子記錄、跟蹤管理。

5 藥品采購訂單分發服務系統相關的探討與建議

5.1 數據的保密性和安全性

隨著醫院對電子信息系統的依賴度日益提高，信息系統的安全問題越來越需要高度重視，要有安全的技術支持，才能保證數據的安全性。我院選擇的系統屬于被動調用型，不論是上傳數據還是下載數據，所有的操作都是由使用藥品供應商或醫院觸發，平臺不會對使用者的內部系統造成任何影響，在數據交換過程中，全部以文本的形式作為交換載體，不會有任何形式的可執行文件。避免了計算機病毒都借助平臺進行傳播的可能。

5.2 信息系統的擴展性

藥品采購訂單分發服務只是信息雙向互動平臺的一個嘗試，未來要加強其在電子商務應用中的信息化改造與升級，提高工作效率和管理水平?？梢酝卣狗矫妫浩湟?，根據實時的庫存和藥品使用情況，實現電子請領信息直接指導采購訂單，提升采購行為科學性；其二，現代物流與電子商務有效整合，使得信息交流更加暢通；其三，采購需求與供應商之間通過網絡平臺對接，快速響應需求；其四，進一步實現庫房電子收貨、驗貨、出庫，可以節省人力，保證藥品的及時供應。

6 結語

隨著電子商務的不斷發展，互聯網的普遍應用，醫院越來越重視計算機和網絡技術的應用。醫院是藥品流通的最后一站，承擔著指導廣大患者安全、合理用藥的神圣職責。現階段，醫療機構的藥品消費占到我國藥品消費總額的70%～80%，主導著藥品消費市場的基本動向[5]，因此其藥品的管理尤為重要。藥品采購訂單分發服務系統經過半年時間的推行和使用，大大降低了藥品采購管理時間成本，節省了人工，提高了效率和準確性，增加了數據的可控性及可靠性。該系統對電子商務在藥品流通領域的應用進行了實踐，對同行也有借鑒意義，值得進一步完善和推廣。

[1]嚴家舜，解滿平，張國桃.醫院物資集中招標采購和供應管理初探[J].江蘇衛生事業管理，2009，3（20）：65.

[2]付 鑫，呂 琪，吳秀玲，等.電腦網絡技術在醫院藥學部門的應用[J].中國藥事，2008，22（4）：304.

[3]沈 烽，張 健，楊傳敏，等.我院藥庫物流信息化管理實踐及體會[J].中國藥房，2009，20（31）：2 429.

[4]裴保香，馮 潔，劉皈陽，等.醫院藥庫信息雙向互動平臺的開發與應用[J].中國藥物應用與監測，2009，6（6）：371.

[5]蒯麗萍，陳盛新，裘雪友.淺談我國藥品費用構成、增長及控制的機制[J].中國藥事，2007，21（5）：3 221.